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Vorlage - VII-DS-02478  

 
 
Betreff: Ausführungsbeschluss zur Beschaffung, Implementierung und Integration einer Software zum Managen von Verträgen und Vertragsdaten in einer zentralen Vertragsdatenbank (ZVD)
Anlass: Sonstiges
Status:öffentlich (Vorlage freigegeben)Vorlage-Art:Beschlussvorlage
Einreicher:Dezernat Finanzen
Beratungsfolge:
DB OBM - Vorabstimmung
07.05.2021    DB OBM - Vorabstimmung      
Dienstberatung des Oberbürgermeisters
Verwaltungsausschuss Vorberatung
02.06.2021 
Verwaltungsausschuss      
FA Allgemeine Verwaltung 1. Lesung
08.06.2021    FA Allgemeine Verwaltung, abgehalten in Form einer Videokonferenz      
FA Finanzen Vorberatung
14.06.2021    FA Finanzen      
FA Allgemeine Verwaltung 2. Lesung
Ratsversammlung Beschlussfassung
23.06.2021 
Ratsversammlung      

Beschlussvorschlag
Finanzielle Auswirkungen
Sachverhalt
Anlagen:
Anlage 1 - Architekturentscheidung Nr. 20/01
Anlage 2 - Abkürzungsverzeichnis

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Beschlussvorschlag:

 

  1. Der Ausführungsbeschluss zur "Beschaffung, Implementierung und Integration" einer Software zentrale Vertragsdatenbank (ZVD) / Vertragsmanagement über ein Vergabeverfahren wird gefasst.

 

  1. Die stadtweite Einführung der Software als führendes System für Verträge, fachverfahrensneutrale Vertragsdaten, digitale Vertragsdokumente und die Verwendung von Vertragsmustern wird, unter Berücksichtigung der Entscheidungen des Architekturboards Nr. 2020/011 vom 13.03.2020 (Anlage 1) beschlossen.

 

  1. Zur Beschaffung, Anpassung und Inbetriebnahme der Softwarelösung ZVD, sowie zur Beschaffung erforderlicher Arbeitsplatzlizenzen, besteht für die Jahre 2021 – 2024 in der Stadtkämmerei (PSP: 7.0001620.701 - Software) und dem Referat SAP (PSP: 7.0001708.701 - Software) nachfolgender Finanzmittelbedarf:
  • 2021 – 2023: in Höhe von 1.061.300€
  • 2024:              in Höhe von      83.700€

 

Für die Jahre 2021 - 2023 sind im Finanz-HH (PSP: 7.0001620.701 - Software) veranschlagt:

  • 2021 – 2023: 1.001.100€ (inkl. Ermächtigungsübertrag gem. §21 Sächs. KomHVO von 200.000€ aus 2020)

 

      Für die Jahre 2023 – 2024 sind im Finanz-HH anzumelden / zu berücksichtigen:

  • 2023: in Höhe von 60.200€
  • 2024: in Höhe von 83.700€

 

  1. Die im Haushaltsjahr 2023 ff., entsprechend Anlage 4, anfallenden Folgekosten in Höhe von 456.300 € werden zukünftig innerhalb des Budgets des projektverantwortlichen Amtes (derzeit Stadtkämmerei) finanziert und durch das projektverantwortliche Amt entsprechend bei der Haushaltsplanung berücksichtigt.

 

 

 

Räumlicher Bezug:

Entfällt. Das Führen von Standortkoordinaten in der ZVD ist nicht vorgesehen.

 


 

Zusammenfassung:

 

Anlass der Vorlage:

 

Rechtliche Vorschriften   Verwaltungshandeln

Sonstiges: Prüfungsfeststellungen des Rechnungsprüfungsamtes

 

Mit dieser Vorlage werden:

-          die Beschaffung einer in den Basisdienst ERP integrierten Software „zentrale Vertragsdatenbank“ (ZVD) mittels Vergabeverfahren,

-          die Implementierung und Integration der Software in die städtische IT Infrastruktur sowie

-          die stadtweite Einführung der Software als führendes System für Verträge, fachverfahrensneutrale Vertragsdaten, digitale Vertragsdokumente und -muster beschlossen.

 

Die für die Realisierung u.a. notwendigen, wesentlichen technischen Infrastrukturvoraussetzungen sind mit dem Basisdienst ERP und dem Basisdienst EVA (enaioDMS) in der Stadtverwaltung vorhanden.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

 

Finanzielle Auswirkungen

nein

wenn ja,

Kostengünstigere Alternativen geprüft

nein

ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung

Folgen bei Ablehnung

nein

ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)?

nein

ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

 

 

Im Haushalt wirksam

von

bis

Höhe in EUR

wo veranschlagt

Ergebnishaushalt

Erträge

 

 

 

 

 

Aufwendungen

2021

2022

 

50.500

64.600

BE 10_Digitalisierung

BE 10_Digitalisierung

Finanzhaushalt

Einzahlungen

 

 

 

 

 

Auszahlungen

2021

2023

1.001.100 (einschl. Ermächtigungsübertrag gem. §21 Sächs.KomHVO)

7.0001620.701.

 

Entstehen Folgekosten oder Einsparungen?

nein

wenn ja,

 

Folgekosten Einsparungen wirksam

von

bis

Höhe in EUR

wo veranschlagt

Zu Lasten anderer OE

Ergeb. HH Erträge

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand

 

 

 

 

Nach Durchführung der Maßnahme zu erwarten

Ergeb. HH Erträge

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand (ohne Abschreibungen)

2023

2025

456.300

 

 

Ergeb. HH Aufwand aus jährl. Abschreibungen

 

 

 

 

 

Steuerrechtliche Prüfung

nein

wenn, ja

Unternehmerische Tätigkeit i.S.d. §§ 2 Abs. 1 und 2B UStG

nein

ja, Erläuterung siehe Punkt 4 des Sachverhalts

Umsatzsteuerpflicht der Leistung

nein

ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

Bei Verträgen: Umsatzsteuerklausel aufgenommen

ja

Nein, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

 

Auswirkungen auf den Stellenplan

Ja

Nein

Beantragte Stellenerweiterung:

   Vorgesehener Stellenabbau:

 

 


Hintergrund zum Beschlussvorschlag:

Welche strategischen Ziele werden mit der Maßnahme unterstützt?

 

 

2030 - Leipzig wächst nachhaltig!

Ziele und Handlungsschwerpunkte

 

Leipzig setzt auf Lebensqualität:

Balance zwischen Verdichtung und Freiraum

Qualität im öffentlichen Raum und in der Baukultur

Nachhaltige Mobilität

Vorsorgende Klima- und Energiestrategie

Erhalt und Verbesserung der Umweltqualität

Quartiersnahe Kultur-, Sport- und Freiraum­angebote

 

 

Akteure:

rgerstadt

Region

Stadtrat

Kommunalwirtschaft

Verwaltung

Leipzig besteht im Wettbewerb:

Positive Rahmen­bedingungen für qualifizierte Arbeitsplätze

Attraktives Umfeld für Innovation, Gründer und Fachkräfte

Vielfältige und stabile Wirtschaftsstruktur

Vorsorgendes Flächen- und Liegenschaftsmanagement

Leistungsfähige technische Infrastruktur

Vernetzung von Bildung, Forschung und Wirtschaft

 

Leipzig schafft soziale Stabilität:

Chancengerechtigkeit in der inklusiven Stadt

Gemeinschaftliche Quartiersentwicklung

Bezahlbares Wohnen

Zukunftsorientierte Kita- und Schulangebote

Lebenslanges Lernen

Sichere Stadt

 

 

 

Leipzig stärkt seine Internationalität:

Weltoffene Stadt

Vielfältige, lebendige Kultur- und Sportlandschaft

Interdisziplinäre Wissenschaft und exzellente Forschung

Attraktiver Tagungs- und Tourismusstandort

Imageprägende Großveranstaltungen

Globales Denken, lokal verantwortliches Handeln

 

Sonstige Ziele: Digitalisierung der Verwaltung; Qualitätssteigerung, Risikominimierung

 

 

 

trifft nicht zu

 

 


Klimawirkung durch den Beschluss der Vorlage

Stufe 1: Grobe Einordnung zur Klimawirkung (Klimaschutzes und zur -wandelanpassung)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Eingesetzte Energieträger (Strom, Wärme, Brennstoff)

keine / Aussage nicht möglich

erneuerbar

fossil

 

Reduziert bestehenden Energie-/Ressourcenverbrauch

Aussage nicht möglich

ja

nein

 

Speichert CO2-Emissionen (u.a. Baumpflanzungen)

 

Aussage nicht möglich

ja

nein

 

Mindert die Auswirkungen des Klima­wandels (u. a. Entsiegelung, Regen­wassermanagement)

Aussage nicht möglich

ja

nein

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Abschätzbare Klimawirkung mit erheblicher Relevanz

ja, da Beschlussgremium RV, GVA, oder VA und mind. 5 Jahre Betriebs- und Nutzungsdauer

nein

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Vorlage hat keine abschätzbare Klimawirkung

ja (Prüfschema endet hier.)

 

 

 

 

 

 

 

 

Stufe 2: Die Vorlage berücksichtigt die zentralen energie- und klimapolitischen Beschlüsse (s. leipzig.de)

 

                        

ja

nein (Begründung s. Abwägungsprozess)

nicht berührt (Prüfschema endet hier.)

 

 

 

 

 

 

 

 

Stufe 3: Detaillierte Darstellung zur abschätzbaren Klimawirkung nur bei erheblicher Relevanz

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Berechnete THG-Emissionen (in t bzw. t./a): ____________________

 

liegt vor: s. Anlage/Kapitel der Vorlage: ________________________

 

 

wird vorgelegt mit: ________________ (z. B. Planungsbeschluss, Baubeschluss, Billigungs- und Auslegungsbeschluss)

 

 

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Beschreibung des Abwägungsprozesses:

 

Derzeit existiert keine stadtweite Softwarelösung, welche die Anforderungen an eine einheitliche, ordnungsgemäße Verwaltung von Verträgen erfüllt. In Vorbereitung des Beschaffungsprozesses einer ZVD-Lösung wurde zunächst die technische Basis (Infrastruktur) der zukünftigen Software abgewogen.

Dabei wurden zentrale Anforderungen hinsichtlich der notwendigen Integration in bestehende und zukünftige ERP Prozesse sowie die direkte Anbindung des führenden DMS der Stadt (enaio Dokumentenmanagement) berücksichtigt.

Zu den zentralen Anforderungen an die Softwareinfrastruktur zählen:

(1) Berücksichtigung der zentralen IT-Strategie Vorgaben der Stadt

(2) Nutzung vorhandener Stamm-, Geschäftspartner-, Kontierungsdaten

(3) Integration mit den wesentlichen kaufmännisch-finanziellen, haushaltsplanerischen sowie beschaffungs- und steuerrelevanten Prozessen der Stadt

(4) Anbindung des führenden DMS zur Ablage von digitalen Vertragsdokumenten


Begründungen zur Beschaffung eines Add-On auf Basis SAP

 

Das Projekt ZVD hat sich einen Überblick über die in der Stadt vorhandene Infrastruktur, als auch am Markt angebotenen Vertragsverwaltungsprogramme und deren technische Basis verschafft.

Mit dem Basisdienst ERP (SAP) existiert innerhalb der Stadt eine techn. Infrastrukturkomponente, welche o.g. Anforderungen bestmöglich erfüllt und für die eine Vielzahl an direkt vollständig integrierbaren Vertragsmanagement-Lösungen (Add-On) am Markt etabliert sind.

Die Entscheidung zur Beschaffung einer Vertragsdatenbank auf SAP Basis (SAP-Add-On), an Stelle eines Drittproduktes oder einer anderen, in der Stadtverwaltung genutzten Softwarekomponente, basiert auf den nachfolgend beschriebenen Überlegungen und Anforderungen.

 

Orientierung an zentraler IT-Strategie

Mit dem strategischen Ziel, die bestehende IT-Infrastruktur zu konsolidieren, wurden stadtweit zentrale Basisdienste definiert[1]  (u.a.: der Basisdienst ERP - Geschäftsressourcenplanungssystem[2], der Basisdienst EVA - Elektronische Vorgangsverarbeitung[3] und Weitere) und ausgebaut. 

Das technische SAP System ist ein wesentlicher Bestandteil des Basisdienstes ERP. Mit der Entscheidung für eine in SAP integrierte ZVD-Lösung und der Realisierung einer Anbindung an die DMS-Komponente des städtischen Basisdienst EVA, zur Ablage der digitalen Vertragsdokumente, trägt das Projekt ZVD der o.g. Gesamt-IT-Strategie der Stadt Leipzig Rechnung. Wesentliche Vorteile entstehen u.a. durch:

  • Realisierung von Einspareffekten aufgrund der Nutzung bestehender Basis(dienst)-infrastrukturen und Schnittstellen
  • Verfügbares Prozess-Knowhow innerhalb der Stadt oder bei Vertragspartnern / Dienstleistern
  • Interaktion der Anwender und Administratoren in gewohnten Systemumgebungen, verbunden mit geringeren Schulungsaufwänden

Mit der Architekturentscheidung Nr. 2020/01 (gem. VII-DS-00513) wurde die vorliegende Entscheidung durch das Gremium IT Architekturboard bestätigt.

 

Wachsende Bedeutung verfügbarer Vertragsdaten

Die alleinige Abbildung von Verträgen in Form digitaler Vertragsdokumente, mit einigen wenigen Dokumentmetadaten, über ein DMS System (z.B.: enaioDMS) wird, im Ergebnis der Anforderungsanalyse, als nicht ausreichend bewertet.

 

Verträge müssen nicht nur für sich allein verwaltet, sondern im Zusammenhang mit kaufmännischen und (Haushalts-)planerischen Prozess-, Vertrags-, Kosten- und Buchungszusammenhängen konsistent und transparent abgebildet werden können. Die Rolle und das Verständnis eines Vertrages wandelt sich, weg vom reinen Vertragsdokument hin zum digitalen Vertrag und dessen Vertragsdaten. Die Bedeutung an verfügbaren, auswertbaren und integrierbaren Vertragsinformationen für die Stadtverwaltung Leipzig wächst (z.B.: Bereitstellung von Informationen über finanzielle Verpflichtungen eines Vertrages im jeweiligen Haushaltsjahr).

 

Mit einer zentralen Vertragsdatenbank im ERP (SAP) können vertragsrelevante Daten erfasst, einem Vertrag zugeordnet und zu anderen ERP (SAP) Daten (z.B.: Geschäftspartnerdaten) in Beziehung gesetzt werden. In der Folge lassen sich diese digital auswerten oder in weiterführenden ERP (SAP) Business Prozessen (z.B.: Anordnungen) verarbeiten.

 

 

 

Verträge als Grundlage kaufmännischer Prozesse

Verträge stellen im ganzheitlichen Ansatz die wesentliche Grundlage des kaufmännischen/kommunalen Planens und Handelns der Stadt dar. Der Basisdienst ERP ist das führende System der Stadt Leipzig zur Abbildung dieser kaufmännischen Prozesse (z.B.: Rechnungs-, Anordnungs- und Mahnwesen) und der Geschäftspartner. Der Bedarf zur Identifikation und Abbildung von Beziehungen, Abhängigkeiten und Zusammenhängen dieser Prozesse mit den vertraglich gebundenen Verpflichtungen der Stadt Leipzig spricht für das Führen von Verträgen im Basisdienst ERP. 

Die Investition in den bereits vorhandenen Basisdienst ERP ist in dieser Form besonders nachhaltig. Eine Vielzahl an Diensten mit Vertragsbezug sollen perspektivisch durch SAP-Systeme abgelöst und vereinheitlicht werden, darunter auch die Prozesse Einkauf, Beschaffung, Haushaltsplanung und Instandhaltung sowie die Abbildung eigenverwalteter städtischer Grundstücke im Basisdienst ERP.

Aus den vorgenannten Gründen bergen die Verwaltungsprogramme alternativer Anbieter das Risiko, nur eine Insel- oder Übergangslösung darzustellen. Die Implementierung von Schnittstellen zu den bestehenden ERP-Prozessen ist bei alternativen Lösungen nicht oder nur aufwendig möglich und somit in Bereitstellung und Betrieb kostenintensiv.

 

Nutzung bestehender SAP Stamm- & Geschäftspartnerdaten & SAP Transaktionen

Im SAP werden bereits Stamm-& Bewegungsdaten, wie Geschäftspartnerdaten, Kontierungsdaten, OE-Strukturen oder verfahrensrelevante Informationen, erfasst und können im Rahmen der Vertragsdatenerfassung, -pflege und Vertragsentwurfserstellung direkt verwendet werden. Redundanzen und doppelte Datenhaltung sowie Schnittstellen zu einem Drittprodukt werden vermieden. Die im ERP integrierte ZVD-Lösung bedient sich somit der bereits verfügbaren Daten oder nutzt bestehende Transaktionen aus spezialisierten Modulen im SAP, ohne diese selbst abbilden zu müssen (z.B.: Anlegen eines Geschäftspartners, Anlegen einer Mittelbindung).

 

Integration der bereits in SAP abgebildeten Verträge

SAP bietet durch seinen modularen Aufbau mit seinen verschiedenen Komponenten und Branchenlösungen die Möglichkeit, modulspezifisch vielfältige Verträge abzubilden, allerdings nicht per se in Form einer gemeinsamen, übergreifenden Vertragsdatenbank. 

Mit den Entscheidungen zur Abbildung der Einkaufs- & Beschaffungsprozesse sowie der eigenverwalteten städtischen Grundstücke im Basisdienst ERP (SAP), wird unabhängig des Projektes ZVD, das Erfassen von Verträgen (z.B.: Rahmenverträge oder Garagenmietverträge) in den dafür vorgesehenen ERP (SAP)-Modulen (z.B.: MM und RE-FX) erforderlich.

 

Gemessen an der Zielstellung, einen vollständigen Überblick über alle Verträge der Stadt erhalten zu wollen, müssen diese Verträge, gemeinsam mit Verträgen ohne SAP Bezug, in einer zentralen Datenbank registriert werden können. Die Markterkundung zeigte, dass sich die Hersteller einer SAP basierten Vertragsmanagementlösung auf die Zusammenführung unterschiedlichster Verträge, spezialisierten[4]. Die Verträge aus diesen ERP-(SAP) Modulen sowie Verträge ohne SAP-Kontext lassen sich in einer gemeinsamen Datenbank führen, durch einheitliche Funktionen verwalten und untereinander in Beziehung setzen.


 

 

I. Eilbedürftigkeitsbegründung

 

ENFÄLLT

 

II. Begründung Nichtöffentlichkeit

 

ENFÄLLT

 

III.  Strategische Ziele

 

Ausgehend von den strategischen Zielen des integrierten Stadtentwicklungskonzeptes Leipzig 2030 sowie der Konzepte „Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig“ (VI-DS-05136-DE-01) und

Digitalisierung der Verwaltung“ (VI-DS-04814) wurden Grundlagen geschaffen, welche darauf abzielen, dass die Stadt Leipzig sich zu einer modernen und effizienter arbeitenden Verwaltung entwickelt.

 

Im Handlungsfeld 3 „Organisation und E-Gouvernement“ des Stadtentwicklungskonzeptes Leipzig 2030 liegt das Augenmerk u.a. auf die der Schaffung technischer Voraussetzungen für rechtssichere und medienbruchfreie Abläufe. Diese sollen das organisationsübergreifende Arbeiten in der Verwaltung unterstützen. Als eine der umzusetzenden Maßnahmen dieses Handlungsfeldes wurde die Einführung des „Vertragsdatenbankmanagements“ mit folgenden Zielen beschlossen:

  • in einem ersten Schritt, sämtliche definierte Verträge[5] in einer zentralen Vertragsdatenbank standardisiert zu erfassen / zu registrieren,
  • langfristig den Verwaltungsprozess von Verträgen so umfassend wie möglich digital abzubilden sowie die Weiternutzung im Rechnungswesen (ERP) zu optimieren.

 

Mit der Einführung einer Software zum Managen von Verträgen über eine zentrale Vertragsdatenbank wird zudem ein Beitrag zur Erreichung der Zielstellungen nachfolgender Handlungsfelder des Stadtentwicklungskonzeptes Leipzig 2030 geleistet:

  • Handlungsfeld 2Strategie und Steuerung“ (Konzipierung und Entwicklung von Steuerungsinstrumente)
  • Handlungsfeld 4IT Infrastruktur und IT Steuerung“ (Einsatz effektiver und zukunftsweisender Informations- und Kommunikationstechnik auf Basis technischer Standards zur Realisierung effizienter Prozesse und Strukturen)
  • Digitalisierung der Verwaltung (u.a. leichteren Zugriff auf aktuelle Informationen sowie Bearbeitungsstände der Verwaltungsvorgänge, die Vorgabe und Umsetzung verbindlicher Standards, die Schaffung moderner Arbeitsformen und die Beschleunigung von Geschäftsprozessen).

 

Mit der ZVD erhält die Stadt Leipzig zudem eine sehr werthaltige, vertragsintegrative Managementkomponente, mit der auch der Erfolg der strategischen Ausrichtung des gesamtstädtischen Handelns, durch die Untersetzung mit entsprechenden Verträgen und der aus dem aktuellen Vertragsbestand abgeleiteten Erkenntnisse, abgleichbar wird.

 


 

IV. Sachverhalt

1. Anlass

 

1.1. Rechtliche Grundlagen und vorhandene Beschlüsse:

 

Die Beschaffung bzw. stadtweite Einführung einer zentralen Vertragsdatenbank (ZVD) wurde erstmals in der Dienstberatung des Oberbürgermeisters am 30.08.2016 behandelt und durch einen entsprechenden Beschluss des Oberbürgermeisters vom 06.03.2018 („Einführung einer zentralen Vertragsdatenbank in der Stadtverwaltung Leipzig‘) bestätigt.

 

Anlass des Projektes sind im Wesentlichen die Prüfungsfeststellungen des Rechnungsprüfungsamts in den Prüfberichten zur Eröffnungsbilanz bzw. dem Jahresabschluss 2012 sowie der Folgejahre. Demnach müssen alle von der Stadtverwaltung Leipzig eingegangenen vertraglichen Leistungen und Verpflichtungen für aktuelle und künftige Haushaltsjahre bekannt und bewertbar sein[6]. Nach den Regelungen des §72 SächsGemO ist die Stadt verpflichtet, ihre Haushaltswirtschaft so zu planen und zu führen, dass eine stetige Erfüllung ihrer Aufgaben gesichert ist. Die zentrale Vertragsdatenbank sollte so gestaltet sein, dass ihr wichtige Informationen für die Aufstellung des Haushaltsplanes entnommen werden können. Zudem sind nach haushaltsrechtlichen Vorschriften (§ 36 Abs. 1 SächsKomHVO i. V. m. § 88 SächsGemO)[7]  für Verträge mit ungewissen Verbindlichkeiten und für Verträge, die ein etwaiges Ausfallrisiko beinhalten, Rückstellungen zu bilden. Vertragliche Risiken sind im Anhang des Jahresabschlusses darzustellen. 

 

Diese Sachverhalte lassen sich aus einer Vertragsdatenbank mit Vertragsregister ableiten. 

 

Ein weiterer Anlass ergibt sich aus den für Kommunen verbindlich anzuwendenden, neuen Regelungen zur §2b Umsatzsteuerbewertung (gem. § 27 Absatz 22a UStG) [8], nachdem Verträge nach § 2b UStG bewertet werden müssen. Die Grundlage dafür ist eine vorhandene Übersicht über die Vertragsbeziehungen der Stadt Leipzig.

Auch wurde das Vorhandensein einer zentralen Vertragsdatenbank als ein wesentlicher Baustein für den Aufbau des städtischen IKS - Internes Kontrollsystem -  definiert (Vgl. VI-A-03534 / VI-A-03534-VSP-01).

 

Zwingend erforderlich wird die Einführung der ZVD u.a. auch durch einen Beschluss zur Ablösung von IBM Notes in der Stadtverwaltung Leipzig, verbunden mit der Migration der in den IBM Notes Datenbanken geführten Vertragsdaten bis Ende 4. Quartal 2023.

 

Die Realisierung des Vorhabens ZVD ist Bestandteil des Handlungskataloges des Digitalisierungsfahrplans 2021/22 zur Modernisierung neuer oder bestehender Verwaltungsabläufe.

 

 

1.2. fachliche Begründungen

 

Derzeit existiert in der Stadtverwaltung Leipzig keine fachbereichsübergreifende, digitale Übersicht über vorhandene Verträge und verbundene Vertragsinformationen in Form eines zentralen Vertragsregisters bzw. einer Vertragsdatenbank. Das Erstellen, Verwalten, Aufbewahren sowie das Controllen von Verträgen (Vertragsdokumente, -daten) ist im Wesentlichen innerhalb der Fachämter selbst oder über zentrale Beschaffungsstellen organisiert. Daraus resultieren unterschiedliche Prozessausprägungen, Digitalisierungsgrade und Aufbewahrungsformen innerhalb der Stadtverwaltung, mit keiner bis geringer IT-Unterstützung sowie eingeschränkten Zugriffsmöglichkeiten.  Abgeleitet aus den Ergebnissen der IST-Analyse des Vorprojektes ZVD werden nachfolgend wesentliche Defizite genannt, welche durch den softwaregestützten Einsatz einer zentralen Vertragsdatenbank in der Stadtverwaltung Leipzig minimiert bzw. behoben werden könnten:

 

  • Fehlende Transparenz und Auskunftsfähigkeit

Eine stadtverwaltungsweite Übersicht aller Verträge existiert nicht. Dies birgt für die Stadt entsprechende Risiken. Nicht identifizierte, ungenutzte (Rahmen)-Verträge verursachen vermeidbare Kosten. Änderungen an Verträgen, zum Beispiel mit Auswirkungen auf Vertragslaufzeiten, Leistungs- und Zahlungspflichten oder auf Haushaltsplanungsprozesse, stehen relevanten Bedarfsgruppen gar nicht oder lediglich auf Anfrage zur Verfügung. Teilweise haben Ämter mitunter keinen direkten, aktuellen Einblick, auf die für Sie relevanten Verträge und Fristen, welche durch vertragsführende Ämter (z.B.: Beschaffungsstellen) abgeschlossen und verwaltet werden. Ansprechpartner oder Vertreter sind verwaltungsübergreifend nicht bekannt. Vereinzelt sind Verträge mitunter gar nicht auffindbar.

 

  • Uneinheitliche Prozesse

Die einheitliche, standardisierte Führung, Verwaltung sowie Beauskunftung / Auswertung von Vertragsdaten ist bereichsübergreifend nicht gegeben. Vertragsinformationen werden aufwendig mehrfach in verschiedenen Systemen und Vertragsdokumente in mehrfachen Kopien vorgehalten. Aufgrund der fehlenden einheitlichen Informationsbasis kann die Aktualität von Vertragsinformationen innerhalb der Stadtverwaltung nicht durchgehend gewährleistet werden. Die Nutzung von verwaltungsinternen Vertragsmustern ist nicht verpflichtend und in keinem IT-gestütztem V-Entwurfserstellungsprozess eingebunden. Zudem fehlt es größtenteils an techn. Unterstützungs- oder Dokumentationsmöglichkeiten im Rahmen der Zusammenarbeit und Abstimmungen zu Verträgen. 

 

  • Ungenügende Auswertbarkeit und Verfügbarkeit von Vertragsinformationen

Die operative und planungstechnische Auswertung und Bereitstellung von Vertragsdaten zwischen den Ämtern erfolgt oftmals manuell, verbunden mit zeitintensiven Aufwänden. Beziehungen zwischen Verträgen, zu Geschäftspartnern oder Vorgängen können nur aufwendig oder gar nicht identifiziert und ausgewertet werden, da jene Informationen in unterschiedlichen Systemen geführt werden. So lassen sich fristen- und kostenrelevante Informationen aus Verträgen nicht einheitlich IT-gestützt recherchieren und überwachen. Eine systemgestützte Aufstellung aller vertraglichen Verpflichtungen der Stadtverwaltung als Anlage zum Jahresabschluss, aus einer zentralen Datenbasis heraus, ist derzeit ebenfalls nicht möglich.

 

Zudem ist die techn. Nutzung / Bereitstellung relevanter Vertragsinformationen in bestehende Fachanwendungen und Fachverfahren aufgrund des fehlenden zentral zur Verfügung stehenden Vertragsgesamtbestandes oder aufgrund fehlender technischer Anbindungen nicht möglich. Potentiale existieren hier insbesondere in den Bereichen Einkauf & Beschaffung, Haushaltsplanung sowie Anordnungswesen / Rechnungslegung.

 

  • Risiken

Risiken existieren u.a. durch fehlende IT-Unterstützung im Vertragscontrolling im Kontext des fehlenden Gesamtüberblicks über vertraglichen Verpflichtungen und deren finanziellen Auswirkungen für die Stadt Leipzig, aber auch durch fehlende IT-Unterstützung im Bereich der Vertragsfristenkontrolle und dem uneinheitlichen Einsatz von geprüften Vertragsmustern und der damit verbundenen Rechts(un)sicherheit abgeschlossener Verträge.

 

 

 

 

2. Beschreibung der Maßnahme

 

Die stadtweite Einführung einer zentralen Vertragsdatenbank (ZVD) wurde in entsprechenden Beschlüssen des Oberbürgermeisters von 2016 und 2018 bestätigt. Daraufhin wurde ein (Vor)Projekt zur Beschaffung und Implementierung einer zentralen Vertragsdatenbank (ZVD) unter Federführung der Stadtkämmerei mit dezernatsübergreifender Beteiligung initialisiert.

 

2.1. Ziele

Mit dieser Vorlage soll eine Standardsoftware zur digitalen Führung, Verwaltung und Auswertung von Verträgen beschafft, stadtweit eingeführt und mit relevanten SAP-Business Prozessen integriert werden. Die ZVD soll als führendes System für Verträge, Vertragsdaten, Vertragsdokumente als auch zur Vertragsmusterverwendung etabliert werden (Beschlusspunkt 2) sowie eine zentrale Übersicht über den aktuellen Vertragsbestand der Stadt Leipzig ermöglichen.

 

Dies kann nur erreicht werden, wenn im Kontext des Gesamtbestandes des städtischen Vertragsaufkommens die Vollständigkeit und Aktualität der in der ZVD zentral registrierten Verträge und Vertragsdaten gewährleistet werden. Daraus leitet sich eine zukünftige Pflicht zur Registrierung von Verträgen in der ZVD für alle Ämter und Referate der Stadtverwaltung Leipzig ab.

 

Neben den o.g. Zielen werden mit Realisierung des Projektes ZVD weitere Zielstellungen verfolgt:

  • ein dezentraler Zugang zu zentral geführten Verträgen,
  • die digitale Unterstützung der Anwender entlang des Vertragslebenszyklus - beim:
    • Entwerfen, Annehmen, Erfassen,
    • Registrieren, Pflegen, Verwalten, Controlling,
    • Integrieren, Aufbewahren, Beenden

von Verträgen, Vertragsdokumenten und fachverfahrensneutralen Vertragsdaten sowie in der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit,

  • die Verfolgung von signifikanten Vertragsdaten, Vertragsfristen & Laufzeiten, Zahlungsterminen und finanziellen Auswirkungen (Reporting),
  • die Unterstützung der Haushaltsplanungs-, Anordnungs- und Jahresabschlussprozesse, durch:
    • Zuordnung von Kosten bzw. Ein- und Auszahlungen zu Verträgen,
    • Überblick über vertraglich gebundene Mittel der Stadt,
    • Generieren von Anordnungen aus (spezifischen) ZVD Verträgen heraus,
    •  Aufstellung vertraglicher Verpflichtungen als Anlage zum Jahresabschluss,
  • die Gewährleistung der Rechtssicherheit abgeschlossener Verträge, durch:
    • Verwendung freigegebener Musterverträge (für standardisierbare Verträge), 
    • Realisierung digitaler Unterschriften innerhalb der Vertragsentwurfserstellung,
  • die Identifizierung / Reduzierung vertraglicher Risiken durch:
    • zentraler Überblick / Transparenz / einheitlicher, vollständiger Informationsstand / Aktualität und Auswertbarkeit über den gesamtstädtischen Vertragsdatenbestand,
    • Nutzung einer IT-gestützten Vertragsfristenüberwachung,
    • am Vertrag hinterlegbare Vertragsverantwortliche und Vertreter,
  • die Unterstützung der Neuregelungen zur §2b Umsatzsteuerbewertung,
  • Kostenreduzierung u.a. durch
    • Standardisierung, Strukturierung / Automatismen / Durchgängigkeit von Prozessen,
    • Einheitliches, aktives Vertragscontrolling, z.B.: hinsichtlich Wahrung auslaufender Fristen, Kündigungsstichtage,
    • Vermeidung von Kopien / Entlastung des Papierarchivs,
    • Reduzierung von Such- und Bearbeitungszeiten.

 

Durch die Registrierung der Verträge in der Vertragsdatenbank, wird ein verwaltungsweiter Überblick über bestehende Vertragsverhältnisse, insbesondere zu eingegangenen vertraglicher Verpflichtungen, als auch zu auslaufenden oder zu kündigenden Verträgen ermöglicht.

 

Um zugehörige digitale Vertragsdokumente über die ZVD Speichern und Aufrufen zu können, ist es das Ziel, den bestehenden Basisdienst EVA unter Nutzung des enaioDMS anzubinden und mit den ZVD-Verträgen zu verknüpfen. Die notwendigen Benutzerzugriffe werden über ein entsprechend granulares Rollen-& Rechtekonzept geregelt.

 

Mit der Bereitstellung der ZVD als Add-On des Basisdienstes „Geschäftsressourcenplanungssystem“ (SAP) sind im Wesentlichen integrative Zielstellungen verbunden.[9] Die in ZVD geführten Verträge sollen mit wesentlichen kaufmännischen Prozessen des Basisdienst ERP (SAP) integriert werden, um zukünftig:

  • Verträge und Vertragsdaten mit kaufmännischen Vorgängen und Objekten im SAP/ERP (z.B.: Bestellungen aus Rahmenverträgen) technisch verknüpfen zu können,
  • die bereits in SAP zur Verfügung stehenden Stammdaten (z.B.: Geschäftspartnerdaten) im Rahmen der Vertragsdatenerfassung & -Entwurfserstellung nutzen zu können,
  • die in SAP geführten Verträge der Module MM, RE-FX, PSCD (Rahmenverträge, Garagenmietverträge etc.) in der zentralen ZVD-Übersicht registrieren zu können,
  • Die in ZVD geführten Verträge bzw. vertraglichen Verpflichtungen als Grundlage für ausgewählte Bestell-, Haushaltsplanungs- und Anordnungsprozesse zu nutzen bzw. relevante SAP Transaktionen initialisieren zu können.

 

Mittel bis langfristig werden die Ziele verfolgt, die Bearbeitungs- und Prüfprozesse von Verträgen so umfassend wie möglich digital abzubilden sowie Durchlaufzeiten und die Weiterverarbeitung im Rechnungswesen (ERP/SAP) zu optimieren. Zudem soll der Papierbestand an Vertragsdokumenten samt Kopien reduziert werden.

 

 

2.2. Bisherige Projekttätigkeit (Vorprojekt)

Im Rahmen des (Vor)-Projektes wurden bislang u.a. folgende Aufgaben abgeschlossen:

  • Bestätigung Projektskizze und Projektantrag im Steuerungskreis Digitalisierung und Veränderungsmanagement,
  • Zusammenstellung Projektgruppe und Definition Pilotämter [10],
  • Erhebung IST Analyse,
  • Markterkundung,
  • Durchführung Interkommunale Umfrage zu vergleichbaren Projekten in anderen Kommunen,
  • Erfahrungsaustausch mit den Städten Dortmund und Dresden,
  • Durchführung Anforderungserhebung inkl. Qualifizierung und Bewertung d. Ergebnisse,

(u.a. Pilotämter, Bereiche Einkauf & Beschaffung, HH-Planung und -bewirtschaftung, §2b Umsatzsteuerbewertung und wesentlichen vertragsabhängigen SAP Bereichen,

  • Bestätigung Architekturentscheidung im Architekturboard[11],
  • Festlegung des Projektumfangs und Abgrenzung,
  • Beginn Konzeption und Erstellung Leistungsverzeichnis für Ausschreibung.


 

2.3. Umfang des Vorhabens

Es soll die Lieferung, Installation, Anpassung und Pflege einer Standardsoftware zum Verwalten von Verträgen und Vertragsdaten in einer zentralen Vertragsdatenbank (ZVD) ausgeschrieben werden (Beschlusspunkt 1). Es ist hervorzuheben, dass explizit keine Individualentwicklung für die Stadt Leipzig ausgeschrieben wird. Der Vorteil ist, dass ausgereifte Produkte qualitätsgesichert bereits bei mehreren Kunden, insbesondere Großstädten (z.B.: Dortmund) eingesetzt werden und nach der Beschaffung grundsätzlich einsetzbar sind. Bei Verwendung einer Standardsoftware profitiert die Stadt Leipzig somit von der kontinuierlichen fachlichen und technischen Weiterentwicklung eines marktgängigen Produktes und den Erfahrungen/Anforderungen anderer Anwender.

 

Der Projektumfang des Vorhabens ZVD wird über einer initialen Ausbaustufe 1 beschrieben. Das Projekt endet nach Realisierung dieser Ausbaustufe 1. Danach wird die Betreuung des Verfahrens ZVD in die Linie übergeben.

Die Software wird in ihrem Funktionsumfang Möglichkeiten bieten, um weitere Optimierungspotentiale innerhalb der Stadtverwaltung zu heben und prozessuale, integrative Anforderungen abbilden zu können, die in Ausbaustufe 1 zunächst nicht berücksichtigt wurden.[12] Um die mittel- und langfristigen Ziele erreichen zu können, muss die konkrete Ausgestaltung dieser Potentiale über kontinuierliche Weiterentwicklungsmaßnahmen oder über Folgeprojekte im Rahmen  der  o.g. Betreuung realisiert werden.

 

Das Gesamtvorhaben des Projektes ZVD in der Stufe 1 umfasst wesentliche Leistungspakete, die über ein Vergabeverfahren ausgeschrieben werden. Zudem enthält es Leistungspakete, an denen bestehende IT-Dienstleister der Stadt über entsprechende Beauftragung mitwirken werden (z.B.:  Lecos – Anbindung enaioDMS):

  1. Erwerb der Software- & Zugriffslizenzen ZVD,
  2. Erwerb Software- & Zugriffslizenzen integrativer Produkte[13],
  3. Bereitstellung techn. Infrastruktur / Systemvoraussetzungen (u.a. Produktiv- und Testsystem),
  4. Feinspezifikation, Implementierung und Schulung des ZVD-Lösungssystems,
  5. Bereitstellung, Customizing ZVD Basis Komponenten,
  6. Prozessuale und verfahrenstechnische Integration in bestehende ERP (SAP) –Umgebung,
  7. Bereitstellung, Anbindung von Lösungskomponenten zur Vertragsentwurfserstellung, digitalen Vertragsunterzeichnung und mobilen Zugriffen,
  8. Wartung und Pflege des ZVD Verfahrens,
  9. Anbindung des Basisdienstes EVA (enaioDMS),
  10. Aufbau Vertragsbestand / Migration von Vertragsdaten,
  11. Definition von Standards und Verantwortlichkeiten / Erstellung von Berechtigungskonzept, Betriebskonzept und Dienstanweisung.

 

Die Punkte 1 sowie 4-8 sind Hauptbestandteile des Vergabeverfahren.

Aufbauend auf den Projektzielstellungen und den o.g. Leistungspaketen wurden nachfolgende Teilprojektphasen zur Realisierung des ZVD Vorhabens definiert:

TP Phase 1 - ZVD Basis

Fokus: Bereitstellung ZVD Standardlösung & Basiskomponenten insb. Vertragsregister

  • Bereitstellung Systeminfrastruktur / Systemvoraussetzungen (Test- u. prod. System)
  • Implementierung ZVD Standard-Software:
    • Registrierungsprozess zum Führen und Verwalten von Verträgen und wesentlichen fachverfahrensneutralen Vertragsdaten in der ZVD bzw. im Vertragsregister,
    • Verwalten von vertragl. Fristen & Terminen,
    • Verwalten von Vertragspartnern,
    • Überwachen, Auswerten, Reporten von Vertragsinformationen insbesondere Fristen, Status, Vertragsbeziehungen und (finanziellen) Verpflichtungen,
  • Integration in SAP (LE) Standard
    • Nutzung von Stammdaten & Kontierungsdaten bei Vertragsanlage,
    • Verknüpfung mit relevanten SAP Objekten,
    • Einbettung im Prozess zur SAP-Geschäftspartneranalage
  • Anbindung BD - EVA - (enaioDMS Fachschrank Verträge)
    • Prozess zur Ablage, Verknüpfung und Verschlagwortung digitaler Vertragsdokumente[14] über ZVD Oberfläche,
  • Anbindung vertragsführender SAP Module (MM, RE-FX, PSCD)
    • Registrierungsprozess jeweiliger Verträge im ZVD Vertragsregister
  • Definition von Standards & Konzepte
    • führende Vertragsarten, wesentliche Vertragsdaten,
    • Verantwortlichkeiten,
    • U.a.: Berechtigungskonzept, Betriebskonzept und Dienstanweisung,
  • Durchführung Roll-Out (s)

 

TP Phase 2 - Vertragsbestandsaufbau & Migration

Fokus: Vertragspflege, Vollständigkeit, Auswertbarkeit

  • Sukzessiver Aufbau Vertragsbestand durch Fachämter & Referate
  • Migration digitaler Verträge, Vertragsdaten / Ablösung Lotus Notes Datenbank 

 

TP Phase 3 - Integration in SAP (ERP) Business Prozesse

Fokus: Vertragsdatennutzung in SAP Prozessen, Initialisierung von SAP Transaktionen, Reduzierung manueller Aufwände

  • Integration Verträge, Vertragsdaten in SAP(ERP) Prozesse:
    • Haushaltsplanung - Übernahme der Finanzströme (Vertragswertvorschau) in den Planungsprozess,
    • Haushaltsbewirtschaftung - Anlegen von Obligos bzw. Mittelbindungen aus vertragl. Verpflichtungen,
    • Jahresabschlusserstellung - Ermittlung vertraglicher Verpflichtungen als Anlage zum Jahresabschluss,
    • Digitales Anordnungswesen - Generieren von Zahlungsanordnungen aus spezifischen Verträgen,
    • Einkauf & Beschaffung - Generieren v. Bestellungen aus Rahmenverträgen.

 

TP Phase 4 - Vertragserstellung & Mobiler Zugriff

 Fokus: Reduzierung Jurist. Risiken im Kontext Vertragsmusterverwendung, Vertragsunterzeichnung

  • Prozess zur Nutzung von zentralen Musterverträgen bei ZVD Vertragsentwurfserstellung,
  • Prozesses zur dig. Signatur von ZVD Vertrags(dokument)entwürfen (Nutzung des Signaturdienstes Governikus Signer),
  • Grds. Bereitstellung von Collaborationswerkzeugen & Checklisten [15],
  • Realisierung mobiler Zugriffsmöglichkeiten auf ZVD Daten & Dokumente (ab Umstellung auf SAP S/4HANA).


 

2.4. Abgrenzung / Rahmenbedingungen

Nachfolgend aufgeführte Punkte beschreiben den beabsichtigten Rahmen im Kontext definierter Vorgaben der Stufe 1, die mit der Umsetzung des Vorhabens einhergehen werden.  Sie dienen u.a. der Abgrenzung des Projektumfangs hinsichtlich der möglichen Erwartungshaltung an das Projekt. Wesentliche Vorgaben resultieren u.a. aus Entscheidungen des Architekturboards (Siehe Anlage 1 - Architekturentscheidung Nr. 2020/01).

 

Einsatzbereich:

Der Einsatzbereich der ZVD in Stufe 1 ist für die KeyUser des neuen Verfahrens gedacht und erstreckt sich über Organisationseinheiten (Dezernate, Ämter und Referate) der Stadtverwaltung Leipzig.

 In deren Zuständigkeitsbereich fallen u.a.:

-          die Erfassung, Bearbeitung, Verwaltung sowie Auswertung von Verträgen & Vertragsdaten,

-          die Verwaltung und Kontrolle von Vertragsfristen,

-          das Recherchieren / Prüfen von Verträgen, Vertragsdaten und Vertragsdokumenten,

-          die Erstellung von Vertragsdokumenten(entwürfen) im Kontext der Vertragsmusterverwendung,

-          das Signieren von erstellten Vertragsentwürfen,

-          das Erfassen und Übermitteln von vertraglichen Verpflichtungen im Rahmen der HH-Planung,

-          die Bindung vertraglicher Mittel im SAP,

-          die Qualitätssicherung von Verträgen,

-         

ZVD Zugriffe (insbesondere für organisationsübergreifende ZVD-Auswertungen) unterliegen der Rollen-& Rechtevorgaben sowie den datenschutzrechtlichen Vorgaben der Stadtverwaltung Leipzig.

Die perspektivische Nutzung der Funktionalität der Vertragsdatenbank durch die Eigenbetriebe der Stadt wird im Zuge der SAP Hana Einführung verfolgt (Vgl. Anlage 1: Architekturentscheidung Nr. 2020/01). 

 

Verträge / Vertragsarten:

Grundsätzlich sind alle laufenden Verträge (inkl. Ergänzungsverträge), aus denen sich Rechte und Pflichten ergeben und die durch die Stadt Leipzig bzw. durch ein ihr vertretungsberechtigtes Organ abgeschlossen worden sind, in der ZVD zu registrieren / zu führen. Dies umfasst insbesondere Verträge, aus denen sich finanzielle Forderungen und Verbindlichkeiten aus vertraglichen Rechten und Verpflichtungen ableiten lassen. Auch nicht-zahlungswirksame Verträge sind, unabhängig von der jeweiligen Vertragsart, in der ZVD zu erfassen.

 

Ein wesentliches Projektziel ist, einen Gesamtüberblick über alle vertraglichen Verhältnisse (Vertragsbestand) der Stadtverwaltung Leipzig zu ermöglichen. Ab der jeweiligen ämterspezifischen Einführung der künftigen ZVD-Lösung sind o.g. Verträge (exklusiv begründeter Ausnahmen) durch alle Ämter und Referate in der ZVD-Lösung zu erfassen, zu pflegen und zu verwalten.

 

Die in der ZVD Lösung zu führenden Verträge werden künftig nach definierten Vertragsarten einheitlich klassifiziert. Verträge der nachfolgenden Vertragsarten sollen nach aktuellem Stand (im Wesentlichen aufgrund datenschutzrechtlicher Gründe) abgegrenzt und nicht in der ZVD geführt werden:

  • Kita Verträge (umfasst auch Hortverträge gemäß SächsKitaG),
  • Personalverträge.

Verträge, die durch Bedienstete der Stadt Leipzig abgeschlossen wurden, in denen diese aber nicht als Vertreter der Stadt, sondern für Dritte (z.B.: für Eigenbetriebe, Beteiligungen, Fördervereine etc.) handeln, sind nicht in der ZVD zu führen. Weitere begründete Abgrenzungsbedarfe (z.B.: aus rechtl. Gründen) werden, mit Verweis auf o.g. Grundsatz (Absatz 1), in den Einführungs- und Umsetzungsphasen ämterspezifisch/-übergreifend geprüft. Die zur Einführung der ZVD gültigen Abgrenzungen werden in einer Dienstanweisung formuliert.

 

Forderungen und Verbindlichkeiten:

Die in der ZVD zu erfassenden Forderungen und Verbindlichkeiten müssen sich stets auf ein wirksam geschlossenes Vertragsverhältnis (aus öffentlich-rechtlichen Verträgen gem. §§ 54-62 VwVfG oder Verträgen aus privatrechtlicher Tätigkeit der Kommune) begründen lassen. Davon abzugrenzen sind Forderungen und Verbindlichkeiten aus Verwaltungsakten.

Forderungen und Verbindlichkeiten auf Grundlage von Gesetzen, Verordnungen oder Satzungen sind nicht in der ZVD zu führen (z.B. aus Beiträge, Gebühren, Steuern).

 

Musterverträge:

Technisch soll die Nutzung von Musterverträgen aus standardisierbaren Verträgen über die ZVD ermöglicht werden. Als Voraussetzung für die Nutzung von Mustern in der ZVD, muss im Rahmen des IKS (bis zum Abschluss der Teilprojektphase 3) evaluiert werden, welche Musterverträge derzeit in der Stadtverwaltung zur Verfügung stehen und welche potentiellen (neuen) Muster für die zukünftige Nutzung in der ZVD erarbeitet werden sollen. Zur Gewährleistung der Rechtssicherheit und Aktualität der in der ZVD verwendbaren Muster, sind diese inhaltlich auf juristische Gültigkeit zu prüfen.

Die Erstellung / Erarbeitung der Muster ist nicht Gegenstand des Projektumfangs Stufe 1. Bezüglich der Festlegung dieser Zuständigkeiten wird auf Kapitel 2.5 (Verantwortlichkeiten) verwiesen.

 

SAP Version:

Die Software wird zunächst für die aktuelle SAP ERP 6.0 Version beschafft. Als Voraussetzung muss, aufgrund der zu erwartenden Menge an zukünftigen Vertragsdaten, die derzeitige Speicherkapazität der physischen SAP Infrastruktur erweitert werden. Wesentliches Augenmerk wird auf die Zukunftsfähigkeit des Lösungssystems gelegt. Die ZVD Lösung muss nach Umstellung des städtischen SAP-Systems auf die neuste Produktversion, auch auf der zukünftigen S/4 HANA Umgebung lauffähig sein. Im Rahmen der geplanten Umstellung auf SAP S/4HANA, werden Auswirkungen auf die Lizenzgestaltung sowie der ersatzweise Einsatz von SAP S/4HANA Funktionalitäten „SAP for Legal Content“ durch das Referat SAP geprüft.[16]

 

Ablösung Fachverfahren:

Lt. Architekturentscheidung Nr. 2020/01 (Siehe Anlage 1 – Pkt. Datenhaltung) sind mit Einführung der ZVD, jene Verfahren, die bislang ausschließlich Vertragsdaten verwalteten, nicht mehr für die Pflege der Vertragsdaten zu verwenden. Die Migration von relevanten Verträgen und Vertragsdaten aus diesen Fachverfahren in die ZVD (insbesondere aus Lotus Notes Datenbanken) wird technisch unterstützt werden. Die Ablösung der Lotus Notes Datenbanken sind zeitlich im Projekt ZVD – Stufe 1 berücksichtigt.

 

Anbindung Fachanwendungen, -verfahren:

Datenhaltung

Fachverfahrensneutrale Vertragsdaten sind je Vertragstyp zwingend in der ZVD zu führen.

Siehe dazu: Anlage 1 - Architekturentscheidung Nr. 2020/01 – Datenhaltung (insbes. Punkt 2).

Hinweis: Die Entscheidung des Architekturboards Nr. 2020/01 – Datenhaltung, Punkt 1 ersetzt nicht die zukünftige Pflicht zur Führung der Verträge und wesentl. Vertragsdaten in der zentralen Vertragsdatenbank.

 

Schnittstellen zu Fachanwendungen und Basisdiensten

Prozesse zur ämter- und referatsspezifischen Leistungssteuerung /-erbringung im Rahmen der operativen Fachverfahren werden nicht in der ZVD Lösung abgebildet.

Werden in Fachanwendungen Vertragsinformationen der ZVD benötigt, können diese zusätzlich in den jeweiligen Fachanwendungen erfasst bzw. über Schnittstellen aus der ZVD versorgt werden. Die technische Integration zur direkten Verwendung der ZVD-Vertragsdaten in dedizierten Fachanwendungen und unterstützten Fachverfahren wird auf Basis einer jeweiligen Entscheidung des Architekturboards erfolgen, ist jedoch explizit nicht das angestrebte Architekturziel (Siehe Anlage 1: Architekturentscheidung Nr. 2020/01 gem. VII-DS-00513 – Schnittstellen zu Fachanwendungen und Basisdiensten). Hinweis: Genehmigungspflichtige Einzelfallentscheidungen sind separat zu planen und nicht Bestandteil des vorliegenden Vorhabenumfangs in Stufe 1.

 

Datenmigration & Digitalisierung

Die Migration von Bestandsverträgen bzw. von Vertragsdaten aus abzulösenden Systemen zur initialen Bestückung der ZVD obliegt eigenverantwortlich den jeweiligen Ämtern im Rahmen der Go-Live Phasen in fachlicher Abstimmung mit dem Projekt ZVD. Das Projekt unterstützt und berät die Ämter & Referate diesbezüglich. Im Laufe des Projektes werden die notwendigen technischen Voraussetzungen zur Verfügung gestellt und der Datenimport technisch begleitet.

Bzgl. der Digitalisierung von Bestandsverträgen kann dies mit eigenem Personal des Fachamtes oder über die Lecos (nach Anmeldung der Kosten für dem jeweiligen Doppel-HH bei der ITK  -Siehe dazu: Anlage 1 - Architekturentscheidung) erfolgen.

 

 

2.5. Verantwortlichkeiten

 

Die Wahrnehmung (fachspezifischer) vertragsbezogener Aufgaben wie z.B.: das Erstellen, Erfassen, Pflegen oder das Verwalten, Recherchieren und Controllen von Vertragsdaten, und -dokumenten in der ZVD, wird auf Basis der zum jeweiligen Zeitpunkt geltenden organisatorischen Festlegungen, Richtlinien oder Arbeits- oder Dienstanweisungen erfolgen (derzeit fachamtsspezifisch dezentral organisiert).

Für alle Ämter & Referate sind mit der Einführung einer Software zentrale Vertragsdatenbank (ZVD) / Vertragsmanagement als zusätzliche Aufgabe mit neuer verwaltungsinterner Auswirkung zunächst folgende Punkte verbunden:

 (a) die ämterspezifische Registrierung sowie Pflege und Verwaltung der Verträge (Vertrags-daten & -dokumente) in der ZVD.

Zusätzliche Möglichkeiten ergeben sich abhängig von den jeweils bestehenden Arbeitsweisen im Kontext des Digitalisierungsgrades der Vertragsverwaltungen in den Ämtern & Referaten mit:

(b) einheitlichen Vertrags- & Fristenkontrollen, (c) einheitlichen Verfahren der digitalen Vertragsdokumentenablage / -aufbewahrung im DMS enaio, (d) Nutzung von Kollaborations-möglichkeiten und (d) direkte SAP(ERP) Integrationen in ämterspezifische Fachverfahren/ Fachanwendungen. (e.) ff. … (gemäß Ausführungen im. Kapitel 2.4 Einsatzbereich).

Weitere verwaltungsinterne Auswirkungen ergeben sich aus der konkreten, ämterspezifischen Nutzung der ZVD Lösung.

Zum Zeitpunkt des Ausführungsbeschlusses ist die Übernahme von Verantwortlichkeiten für einzelne Bereiche noch nicht abschließend geklärt. Zur Sicherstellung, dass mit Produktivsetzung der ZVD keine Lücken in den Vertragsverantwortungsbereichen existieren, müssen klare Verantwortlichkeiten, bis zum Abschluss der Teilprojektphase 1 (Siehe Kapitel 3.2.), neu festgelegt oder bestätigt werden. Zuständigkeitsfragen und Festlegungen notwendiger ZVD Verfahrens-, Vertrags- & Musterverantwortlichkeiten werden separat über eine gemeinsame Vorlage der Dezernate I und II konkretisiert / entschieden.

Die techn. Verfahrensverantwortlichkeit übernimmt das Referat SAP (OE 22). Dies beinhaltet die Sicherstellung des technischen Systembetriebs (Schnittstellen, Services, Dienste), die Integration in den Basisdienst ERP, die Aufnahme und Verfolgung von Anpassungsanforderungen an ZVD-SAP-Systemlandschaft, das Ausführen von Systemkonfigurationen, die Ticketbearbeitung, die HH-Planungs-/Budget-, Vertrags- und Beschaffungsverantwortung für ZVD-SAP-Systemlandschaft, fachliche/technische Planungen, Analyse, Design und Steuerung der Implementierung komplexer Anforderungen in ZVD-SAP-Systemlandschaft, die Sicherstellung technischer Dokumentationen.


 

3. Realisierungs- / Zeithorizont

 

3.1. Weiteres Vorgehen – Umsetzung des Vorhabens

 

Nach Bestätigung des Ausführungsbeschlusses erfolgt die Zusammenstellung der Vergabeunterlagen in Zusammenarbeit zwischen dem Projekt ZVD und der IT-Koordination. Schwerpunkt ist dabei die Erarbeitung der techn. und fachlichen Anforderungen für das Pflichtenheft und der Vergabeunterlagen. In diesen Prozess werden die interdisziplinäre Projektgruppe (bestehend aus Vertretern der Pilotämter[17] mit fachlicher Expertisen bei der Verwaltung von Verträgen) sowie das Referat SAP, Hauptamt und Lecos einbezogen. Im Anschluss wird das Vergabeverfahren initiiert. Für die Angebotsprüfung, sowie dem sich der Zuschlagserteilung anschließenden Einführungs- und Migrationsprozess, einschließlich notwendiger Teststellungen und der Erarbeitungen von Konzepten (u.a. Betriebskonzept, Dienstanweisungen) werden zusätzliche Organisationseinheiten der Stadt mitwirken.

 

3.2. Terminplanung / Projektphasen

 

Ziel ist es, das Vergabeverfahren 07/2021 zu eröffnen und in Q1/2022 abzuschließen. Anschließend soll die Software samt Lösungskomponenten ab dem ersten Halbjahr 2022, beginnend mit der Realisierung des Teilprojektes (TP) – Phase I, implementiert werden.  Das Vorhaben ZVD – Stufe 1 umfasst insgesamt 4 Teilprojektphasen (Siehe dazu Kapitel 2.3. - "Umfang des Vorhabens").

 

In TP-Phase 1 werden die Basiskomponenten der ZVD implementiert, konfiguriert und in den Ämtern ausgerollt. Zudem erfolgt die Anbindung an das enaioDMS.

Der Roll-Out der ZVD Basis Lösung in den Ämtern und Referaten wird stufenweise erfolgen. Ein konkretes Einführungs-, Schulungs- und Roll-Outkonzept wird gemeinsam mit dem Implementierungspartner erarbeitet.  Ziel ist es, mit den Pilotämtern zu beginnen und sukzessive die verwaltungsweite Einführung vorzunehmen. Die konkrete Ressourcen- und Terminplanung wird von der zuständigen Projektleitung im Rahmen des Projektes mit den beteiligten Ämtern gemeinsam abgestimmt. Nach Abschluss der einzelnen Roll-Outs können die Ämter und Referate in TP-Phase 2 jeweils mit der Überführung ihrer Bestandsverträge und/oder -Daten in die ZVD beginnen, sodass frühzeitig ein vollständiger, gesamtstädtischer Vertragsbestand aufgebaut werden kann. Mit Abschluss der TP-Phase 2 wird die ZVD (funktionell eingeschränkt) produktiv nutzbar sein, um Verträge, Vertragsdaten und Dokumente in der ZVD führen und Fristen überwachen zu können. Es schließen sich die Realisierung der Teilprojektphasen 3 und 4 an.

 

Der Abschluss der verwaltungsweiten Produktivsetzung der Stufe 1, mit allen Teilprojektphasen 1-4, ist in Q4/2024 geplant.

 

Für die Umsetzung des Vorhabens in Stufe 1 ist die folgende Zeitschiene vorgesehen:

  • Herbeiführung Ausführungsbeschluss:           bis 06/2021
  • Erarbeitung LV:       bis 04/2021
  • Abschluss Feinkonzeption:      bis 05/2021
  • Erarbeitung Vergabeunterlagen:     bis 06/2021
  • Vergabeverfahren:         07/2021 – 02/2022
  • Realisierung TP Phase 1 (ZVD Basis):     Q1/2022 – Q4/2023
  • Realisierung TP Phase 2 (Vertragsbestandsaufbau / Migration): Q1/2023 – Q2/2024
  • Realisierung TP Phase 3 (Integration SAP Business Prozesse): Q2/2023 – Q2/2024
  • Realisierung TP Phase 4 (Vertragserstellung / Mobiler Zugriff):  Q1/2024 – Q4/2024
  • Projektabschluss / vollständiger Betrieb Stufe 1:    Q4/2024

 

Die zeitliche Aufstellung zeigt, dass bereits für das Ausschreibungsverfahren ein Zeitraum von mind. sechs Monaten eingeplant werden muss. Die dem Vergabeverfahren anschließenden Termine sind vom Ergebnis des Vergabeverfahrens und der Verfügbarkeiten des Implementierungspartners abhängig.

 

Zudem existieren in der Stadtverwaltung vielfältige Digitalisierungsvorhaben, die im Kontext ihrer Realisierung in direkter oder indirekter Abhängigkeit zum Projekt ZVD stehen. Bedingt durch den hohen Integrationsgrad des Lösungssystems ZVD, können sich relevante Projekte ggfs. auf die geplante Projektlaufzeit, den avisierten Lösungsumfang und die angestrebten Projektziele auswirken.

Insbesondere sind hierbei zu nennen: die Umstellung SAP auf SAP 4/Hana sowie die Modernisierung der Einkaufs- und Beschaffungsprozesse.

 

Weiteren Einfluss auf das Projekt können bislang noch unbekannte, vertragsführende Fachanwendungen sein, die es abzulösen gilt.

 

Jede Verlängerung der Projektlaufzeit würde durch Bindung von Personalressourcen, aber auch im Sachkostenbereich, eine Erhöhung der Gesamtkosten verursachen.

 


 

4. Darstellung der Wirtschaftlichkeit

 

Die Anschaffung, Integration und der Betrieb einer Software zum Managen von Verträgen und Vertragsdaten in einer zentralen Vertragsdatenbank (ZVD) ist Bestandteil der Digitalisierungsvorhaben der Stadtverwaltung Leipzig.

Im vertraglichen Focus stehen grundsätzlich alle Verträge aller Ämter und Referate der Stadtverwaltung, mit Ausnahme von Kita- und Personalverträgen.

 

Unter Beachtung einer angestrebten starken Gesamt- und SAP(ERP)-Integration, wird eine künftige ZVD-Lösung als SAP-Modul, inklusive einer DMS-enaio-Integration, eingeführt. In der Marktbeobachtung hat sich gezeigt, dass Städte wie Dortmund und Düsseldorf ebenfalls diesen Lösungsansatz verfolgen bzw. schon umgesetzt haben. Im künftigen, zentralen Vertragsregister der ZVD müssen im aktiven Vertragsbestand für die gesamte Stadtverwaltung Leipzig[18], ca. 200 Tsd. bis 300 Tsd. Verträge geführt werden können.

Bei einem Lösungsgesamtaufwand von 1.2 Mio.€ (ohne Folgekosten) wird je Vertrag ein Aufwand von ca. 5€ gerechnet.

 

Die Vorteile dieser zentralen Vertragslösung werden hauptsächlich gesehen in:

  • einem einheitlichen aktiven fachverfahrensneutralen Vertragscontrolling (u.a. Fristen, Termine),
  • zentralen Übersichten für Haushaltsplanungen & -bewirtschaftungen,
  • Stärkung / Verbesserung des IKS" sowie "Unterstützung bei der Aufstellung des Jahresabschlusses,
  • Prozessintegrationen verschiedener vertragsabhängiger Verfahren,
  • einheitliche, zentrale Verwendung von vertragsartenspezifischen Vertragsmustern,
  • Reduzierung von Such- und Bearbeitungszeiten,
  • einheitliche Verwendung einer digitalen Vertragsdokumentablage.

 

Daraus resultieren nicht näher evaluierte Einsparpotentiale für die gesamte Stadtverwaltung durch:

  • Standardisierung, Strukturierung / Automatismen / Durchgängigkeit von Prozessen,
  • Vermeidung von Vertragskosten durch Einhaltung von Vertragsfristen,
  • Vermeidung von Kopien / Entlastung des Papierarchivs,
  • Reduzierung von Such- und Bearbeitungszeiten durch integrierte digitale Prozesse,
  • Reduzierung div. Pflegeaufwände für Lotus Notes Datenbanken.

 

Der gewählte integrale Lösungsansatz für eine zentrale Vertragsdatenbank hat sich in der Markterkundung bestätigt.


 

5. Finanzielle Auswirkungen

 

Die in diesem Kapitel aufgeführten Mittelbedarfe resultieren aus: Expertenschätzungen (insbesondere der städtischen Dienstleister), bestehenden Preisvorgaben, Ergebnissen der Marktbeobachtung sowie aus Erfahrungswerten vergleichbarer Kommunen (Stadt Dortmund). Die Implementierung der ZVD ist ein sehr integratives Projekt und erfordert insbesondere die Integration der zukünftigen Lösung in die städtische IT-Infrastruktur, mit zentralen Basisdiensten sowie mit bestehenden und zukünftigen Prozessen.

Nach derzeitigem Erkenntnisstand werden für:

  1. die Beschaffung, Anpassung und prozessualen Integration der Standardsoftware ZVD,
  2. die Anbindung an das enaio DMS,
  3. die Bereitstellung SAP seitiger Infrastrukturvoraussetzungen
    • Beschaffung zusätzlicher SAP Basislizenzen für den SAP seitigen Zugriff,
    • Erweiterung der physischen SAP Infrastruktur (Speicher),

die nachfolgend, in der Tabelle dargestellten Finanzmittel benötigt.

Es sind insgesamt 1.145,0 T€ (brutto) im Investitionshaushalt und 501,3 T€ (brutto) im Ergebnishaushalt für die Jahre 2021 bis 2025 geplant.

 

6. Auswirkungen auf den Stellenplan

 

Auf den aktuellen Stellenplan ergeben sich derzeit keine Auswirkungen.

 

 

7. Bürgerbeteiligung

 

nicht nötig

 

 

8. Besonderheiten

 

Keine

 

 

9. Folgen bei Nichtbeschluss

 

Sollte diese Vorlage nicht zur Ausführung gebracht werden, kann die benötigte Software ZVD nicht beschafft und stadtweit eingeführt werden. Die angeführten Anlässe, Defizite und Risiken bleiben bestehen. Die o.g. strategischen und operativen Ziele werden nicht erreicht. Insbesondere können die wiederkehrenden Prüfungsfeststellungen des Rechnungsprüfungsamtes nicht aufgelöst werden. Zudem kann die geplante Migration im Kontext der Ablösung der Lotus Notes Datenbanken nicht vollumfänglich vollzogen werden. Die digitale Umsetzung wesentlicher Prozesse z.B.: des Beschaffungsprozesses bleibt lückenhaft und nicht medienbruchfrei. Die Gesamtstrategische Komponente der Stadt Leipzig wird nicht wirksam (Siehe strategische Ziele).

 

 

 

Anlagen:

 

Anlage 1 - Architekturentscheidung Nr. 2020/01 (vom 13.03.2020) gem. VII-DS-00513

Anlage 2 - Abkürzungsverzeichnis

Anlage 3 (Nicht Öffentlich) - Details finanzieller Auswirkungen

Anlage 4 (Nicht Öffentlich) - Übersicht Folgekosten / Sonstige Projektkosten

Anlage 5 (Nicht Öffentlich) - Erläuterungen Kostenschätzung und Vorgaben

 

 

 

 

 

 

 

 


[1] Vgl.  VII-DS-00513 - Basisdienste für Digitalisierung der Stadtverwaltung Leipzig

[2] Vgl. DS-00727/14 - Grundsatzbeschluss zum Weiterbetrieb des SAP Systems sowie Ausführungsbeschluss zur strategischen Weiterentwicklung von SAP

[3] Vgl. VI - DS-06918-DS-01 - Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) enaio als führendes System für die elektronische Akte der Stadtverwaltung

 

 

[4] In Abhängigkeit der Software Lösung

[5] Vgl. Kapitel 2.4 (Abgrenzung / Rahmenbedingungen; Pkt. Verträge / Vertragsarten)

[6] Mit der Einführung der kaufmännischen doppischen Buchführung ist durch die Stadtverwaltung Leipzig eine Vermögensrechnung aufzustellen, in der alle Vermögensgegenstände und Schulden vollständig auszuweisen sind (§ 36 Abs. 1 SächsKomHVO i. V. m. § 88 SächsGemO).

[7] Vgl. Kommentierung zu §88 SächGemO – Hinweise zum Vertragsregister (Trommer in Quecke/Schmid)

[8] Siehe veröffentlichtes Steueränderungsgesetz 2015 (BGBL. 2015 Teil I Nr. 43)

[9] Lauffähig sowohl für die derzeitige SAP Version (ERP 6.0), als auch ab 2026 auf SAP 4/Hana

[10] Pilotämter: Rechtsamt, Liegenschaftsamt, Amt für Gebäudemanagement, Amt für Stadtgrün und Gewässer, Gesundheitsamt, Stadtkämmerei, Kulturamt (vertreten durch Museum Bildende Künste)

[11] Siehe Architekturentscheidung Nr. 2020/01 (gem. VII-DS-00513)

[12] z.B.: fachamtsspezifische Freigabe- & Prüfprozesse oder Mitzeichnungsverfahren (Vgl. langfristige Ziele)

[13] u.a.: enaioDMS und SAP Basis

 

[15] Jeweils ohne ämterspezifische Ausgestaltung in Stufe 1

[16] Gemäß Architekturentscheidung Nr. 2020/01 (Siehe Anlage 1; Pkt. Kosten)

[17] Pilotämter: Rechtsamt, Liegenschaftsamt, Amt für Gebäudemanagement, Amt für Stadtgrün und Gewässer, Gesundheitsamt, Stadtkämmerei, Kulturamt (vertreten durch Museum Bildende Künste)

[18] Ergebnis aus IST-Analyse in Pilotämtern und Gesamthochrechnung

Anlagen:  
  Nr. Name    
Anlage 1 1 Anlage 1 - Architekturentscheidung Nr. 20/01 (711 KB)    
Anlage 2 2 Anlage 2 - Abkürzungsverzeichnis (436 KB)