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Vorlage - VII-DS-01949-NF-01  

 
 
Betreff: Ausführungsbeschluss zum technischen Austausch der SAP-Datenbank und der Analyselösung für Auswertungs-/Berichts-, Planungs-, Prognose- und erweiterte Analysefunktionen des städtischen SAP-Systems im Basisdienst ERP
Anlass: Verwaltungshandeln
Status:öffentlich (Vorlage freigegeben)Vorlage-Art:Neufassung
Einreicher:Dezernat FinanzenBezüglich:
VII-DS-01949
Beratungsfolge:
Verwaltungsausschuss Vorberatung
03.12.2020 
Verwaltungsausschuss vertagt   
FA Finanzen 2. Lesung
11.01.2021    FA Finanzen      
Ratsversammlung Beschlussfassung
FA Finanzen 1. Lesung

Beschlussvorschlag
Finanzielle Auswirkungen
Sachverhalt

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

 

 

 

Beschlussvorschlag:

 

1. Dem Ausführungsbeschluss zum technischen Austausch der SAP-Datenbank und der Analyselösung für Auswertungs-/Berichts-, Planungs-, Prognose- und erweiterte Analysefunktionen des städtischen SAP-Systems im Basisdienst ERP wird zugestimmt.

 

2. Die Kosten i. H. von rd. 1.800.000 EUR (insgesamt gerechnet auf vier Jahre) sind in der Haushaltsplanung 2021/2022 des Referates SAP berücksichtigt.

 

3. Die bestehenden und betroffenen EVB-IT-Verträge der Stadt Leipzig für den Basisdienst ERP bzw. das städtische SAP-System sind entsprechend zu ergänzen bzw. zu vereinbaren. 

 

4. Der Ausführungsbeschluss gilt vorbehaltlich der Beschlussfassung und der Genehmigung des Haushaltes 2021/2022.

 

Räumlicher Bezug:

 

Entfällt; die Datenbank kann jedoch von anderen Anwendungen ebenso verwendet werden.

 

Zusammenfassung:

 

Anlass der Vorlage:

 

Rechtliche Vorschriften   Stadtratsbeschluss   Verwaltungshandeln

Sonstiges:

Mit dieser Vorlage wird der technische Austausch der SAP-Datenbank und damit verbunden auch der Analyse-Lösung für Auswertungs-/Berichts-, Planungs-, Prognose- und erweiterte Analysefunktionen im Basisdienst ERP, konkret im städtischen SAP-System beschlossen

 

 


 


 


 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

 

 

 

 

Finanzielle Auswirkungen

 

nein

x

wenn ja,

Kostengünstigere Alternativen geprüft

 

nein

x

ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung

Folgen bei Ablehnung

 

nein

x

ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)?

 

nein

x

ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

 

 

Im Haushalt wirksam

von

bis

Höhe in EUR

wo veranschlagt

Ergebnishaushalt

Erträge

 

 

 

 

 

Aufwendungen

 

 

 

 

Finanzhaushalt

Einzahlungen

 

 

 

 

 

Auszahlungen

Ab 2022

 

860.000

70001708701

Entstehen Folgekosten oder Einsparungen?

 

nein

x

wenn ja,

 

Folgekosten Einsparungen wirksam

von

bis

Höhe in EUR (jährlich)

wo veranschlagt

Zu Lasten anderer OE

Ergeb. HH Erträge

Ab 2022

 

230.000

102211130103 bis 102211130105

 

Ergeb. HH Aufwand

 

 

 

 

Nach Durchführung der Maßnahme zu erwarten

Ergeb. HH Erträge

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand (ohne Abschreibungen)

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand aus jährl. Abschreibungen

 

 

 

 

 

Steuerrechtliche Prüfung

 

nein

x

wenn, ja

Unternehmerische Tätigkeit i.S.d. §§ 2 Abs. 1 und 2B UStG

x

nein

 

ja, Erläuterung siehe Punkt 4 des Sachverhalts

Umsatzsteuerpflicht der Leistung

x

nein

 

ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

Bei Verträgen: Umsatzsteuerklausel aufgenommen

 

ja

x

Nein, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

 

Auswirkungen auf den Stellenplan

 

Ja

x

Nein

Beantragte Stellenerweiterung:

   Vorgesehener Stellenabbau:

 

 

 


Hintergrund zum Beschlussvorschlag:

Welche strategischen Ziele werden mit der Maßnahme unterstützt?

 

 

2030 - Leipzig wächst nachhaltig!

Ziele und Handlungsschwerpunkte

 

Leipzig setzt auf Lebensqualität:

Balance zwischen Verdichtung und Freiraum

Qualität im öffentlichen Raum und in der Baukultur

Nachhaltige Mobilität

Vorsorgende Klima- und Energiestrategie

Erhalt und Verbesserung der Umweltqualität

Quartiersnahe Kultur-, Sport- und Freiraum­angebote

 

 

Akteure:

rgerstadt

Region

Stadtrat

Kommunalwirtschaft

Verwaltung

Leipzig besteht im Wettbewerb:

Positive Rahmen­bedingungen für qualifizierte Arbeitsplätze

Attraktives Umfeld für Innovation, Gründer und Fachkräfte

Vielfältige und stabile Wirtschaftsstruktur

Vorsorgendes Flächen- und Liegenschaftsmanagement

Leistungsfähige technische Infrastruktur

Vernetzung von Bildung, Forschung und Wirtschaft

 

Leipzig schafft soziale Stabilität:

Chancengerechtigkeit in der inklusiven Stadt

Gemeinschaftliche Quartiersentwicklung

Bezahlbares Wohnen

Zukunftsorientierte Kita- und Schulangebote

Lebenslanges Lernen

Sichere Stadt

 

 

 

Leipzig stärkt seine Internationalität:

Weltoffene Stadt

Vielfältige, lebendige Kultur- und Sportlandschaft

Interdisziplinäre Wissenschaft und exzellente Forschung

Attraktiver Tagungs- und Tourismusstandort

Imageprägende Großveranstaltungen

Globales Denken, lokal verantwortliches Handeln

 

Sonstige Ziele: Digitalisierung der Verwaltung

 

trifft nicht zu

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Beschreibung des Abwägungsprozesses:

 

Der Abwägungsprozess bestand darin, im Laufe der aktuellen Planungsperiode 2021/2022 zu entscheiden, das SAP S/4-Hana-Einführungsprojekt zu verschieben, den technischen Unterbau jedoch in 2022 zu erneuern (siehe im Detail unter Anlass). Mit der Vorlage eines Angebots seitens des Herstellers, der Firma SAP, vom 14.10.2020, welches eine Bindefrist bis zum 31.12.2020 hat und seitens der Firma SAP darüber hinaus nicht verlängert werden kann, entsteht ein positiver wirtschaftlicher Vorteil. Mit einer Beschlussfassung im Jahr 2020, die anschließende Haushaltsgenehmigung vorausgesetzt, und einer Produktivnahme der neuen Datenbank erst in 2022 entsteht für die Stadt Leipzig daher ein Einspareffekt von rd. 1,34 Mio. Euro, über vier Jahre bzw. rd. 190.000 jährlich für den gesamten Zeitraum des Einsatzes.

 

Als Datenbank für das städtische SAP-System kann ausschließlich die neue SAP-HANA-Datenbank eingesetzt werden.

 

 

 

I. Eilbedürftigkeitsbegründung

 

Aufgrund eines kurzfristig seitens der SAP am 14.10.2020 vorgelegten Angebots und dem damit verbundenen wirtschaftlichen Vorteil sowie der Angebotsfrist bis 31.12.2020 und damit dem Erreichen der Ratsversammlung am 16.12.2020 besteht Eilbedürftigkeit.

 

 

II. Begründung Nichtöffentlichkeit

 

entfällt

 

III.  Strategische Ziele

 

Das technische SAP-System ist ein wesentlicher Bestandteil des Basisdienstes ERP (VII-DS-00513 - Basisdienste für Digitalisierung der Stadtverwaltung Leipzig) und dieser Basisdienst ist eine wesentliche Komponente des städtischen IT-Systems, welches in jedem Amt eingesetzt wird und für die städtischen Gremien sowie die Bürgerschaft Dienstleistungen und Informationen zur Verfügung stellt. Ein ERP-System ist ein Ressourcenverwaltungsprogramm einer Organisation und hat damit eine Schlüsselfunktion für deren Steuerung. Es geht dabei nicht allein um das rechtssichere Buchen von Rechnungen, sondern um einen deutlich höheren und integrativeren Funktionsumfang. Ziel der städtischen Basisdienstlandschaft und all ihrer Basisdienste ist eine gut funktionierende und ausbaufähige IT-Architektur, die den Anforderungen an die Digitalisierung, wie sie die Stadt Leipzig fordert, gewachsen ist und die ihrerseits dem technologischen Stand Rechnung trägt. Das bedeutet auch, dass die einzelnen Basisdienste leistungsfähig und miteinander anschlussfähig sein müssen.

 

Insofern bezieht sich die Maßnahme auf die Verwaltung als Akteur, die eine leistungsfähige IT-Infrastruktur zur Verfügung stellt und betreibt. Über diese technische Infrastruktur wird Verwaltungsdigitalisierung noch besser möglich, aber auch der Austausch mit anderen städtischen Akteuren und IT-Systemen.

 

Ein direkter stadträumlicher Bezug liegt nicht vor. Allerdings kann die Datenbank auch von anderen Anwendungen und Basisdiensten der Stadt Leipzig genutzt werden.

 

Der Stadtrat hat nach den Beschlüssen zur Einführung des SAP-Systems als doppisches Finanzwesen mit der DS-00727/14 den Weiterbetrieb bestätigt. Zahlreiche weitere Beschlussvorlagen enthalten den Bezug zu SAP bzw. zur Abbildung von Prozessen im SAP-System bzw. dem Basisdienst ERP:

  • Organisationsentwicklung im Dezernat Finanzen - Einrichtung eines Referates SAP (VI-DS-03065-NF-01)
  • Historie, Stand und Ausblick der Einführung Doppik und SAP als doppisches Finanzverfahren (VI-DS-03759)
  • Umsetzungsbegleitung für eine rechtssichere Änderungsvereinbarung des SAP-EVB-IT-Vertrages (VI-DS-04096)
  • Konsolidierung der Vertragsbeziehungen der Stadt Leipzig mit der KISA und der GISA GmbH zum technischen Finanzwesen (VI-DS-04820)
  • Weiterentwicklung des Strategischen Flächenmanagements (VI-DS-06017-DS-01)
  • Betrieb und Nutzung der Geodateninfrastruktur Leipzig, GDI-L (VII-DA-00489) i.V.m. Aufbau einer Urbanen Datenplattform (VII-DS-00012)
  • Ausführungsbeschluss zur Beschaffung einer Software für das digitale Baum-, Spielplatz- und Grünflächenkataster der Stadt Leipzig (VI-DS-07849)
  • Mehrbedarfsanmeldung für die Eigenverwaltung bislang extern verwalteter städtischer Grundstücke (VII-DS-00588) i.V.m. Basisdienst CAFM (Famos)
  • Basisdienste für Digitalisierung der Stadtverwaltung Leipzig (VII-DS-00513)
  • IT-Anwendungsarchitektur (ebd.)
  • Basisdient Serviceportal (ebd.)
  • Basisdienst epayment (ebd.)

Die Gründung des Basisdienstes ERP, dessen Kern das SAP-System ist, ist in der Beschlussvorlage VII-DS-00513 verankert.

 

IV. Sachverhalt

1. Anlass

 

Die Stadt Leipzig setzt seit Einführung der Doppik das ERP-System der Firma SAP ein (Version ERP 6.0). Die bisher sichtbarsten Funktionen sind die Erstellung des Haushaltsplans, Jahresabschlusses und der Bilanz, das Rechnungs- und Anordnungswesen, der zentrale Rechnungseingang und das Halten sämtlicher Geschäftspartnerdaten der Stadt. Weitere projektierte Inhalte sind der städtische Einkauf, die gesamtstädtische Inventur, Instandhaltung, Bewirtschaftung städtischer Liegenschaften und Immobilien im Liegenschaftsamt, Baukostencontrolling, zentrales Vertragsmanagement, weiterer Ausbau des Anordnungswesens, elektronische Bezahlfunktion, Fördermittelmanagement etc.

 

Die Planungen vor der Corona-Pandemie sahen vor, das städtische SAP-System im Jahr 2024 durch die nächste Produktgeneration zu erneuern. Dies ist notwendig, da das bisherige System in der Herstellerwartung ursprünglich im Jahr 2025 auslaufen sollte. Dies wurde nun herstellerseitig auf 2027 verlängert. Dieser Umstand erlaubt es der Stadt, das neue SAP-System erst ab 2026 (geplant) produktiv einzusetzen und die vorher notwendigen Projektzeiträume – auch mit haushalterischer und personeller Entlastung – zu strecken. Dies macht allerdings eine Erneuerung am technischen Unterbau des Systems notwendig: Den Wechsel der unter dem SAP-System liegenden Datenbank und der damit verbundenen Analysemöglichkeiten und -funktionen.

 

Die Stadt hat sich im Rahmen der Doppik-Einführung zur Einführung einer betriebswirtschaft-lichen IT-Lösung auf Basis der SAP-Software festgelegt. Dazu hat die Stadt neben SAP-Funktions- und -Nutzerlizenzen auch SAP-Datenbanklizenzen für die MaxDB erworben. Die Funktions- und Nutzerlizenzen sind an die MaxDB gekoppelt, deren Support ursprünglich auch in 2025 auslaufen sollte. Daher besteht die Notwendigkeit einer Nachbeschaffung der HANA-Datenbank. Es besteht kein Grund, die erworbenen und im Einsatz befindlichen SAP-Funktions- und Nutzer-Lizenzen nicht weiter einzusetzen. Vielmehr ist es das Ziel, den Basisdienst ERP und in dessen Kern das städtische SAP-System für die Stadt Leipzig weiter effizient und wirtschaftlich auszugestalten und die bisher getätigten Investitionen zu schützen.

 

Die Vorlage noch für das Jahr 2020 anzumelden und dem Stadtrat zur Entscheidung vorzulegen, begründet sich in einem Angebot des Herstellers, der Firma SAP, vom 14.10.2020, welches eine Bindefrist bis zum 31.12.2020 hat und seitens der Firma SAP darüber hinaus nicht verlängert werden kann.

 

Darüber hinaus besteht die grundsätzliche Anforderung, die Datenbank auszutauschen, da die Datenmengen durch die zunehmende Digitalisierung steigen (aktuell 2 TB). Zudem be-steht bezüglich des aktuell verwendeten Betriebssystems (Suse) ebenfalls in 2022 sys-temsteitig Handlungsbedarf, da die aktuelle Kombination MaxDB und Suse in dieser Form nicht weiter vom Support abgedeckt ist. Daher wurde die Datenbank auch in die Invest-planung für 2022 aufgenommen. Ursprünglich war die Abstimmung für dieses Vorhaben in 2021 geplant.

 

Der technische Austausch der Datenbank und der Analyselösung dient auch der Vorbereitung für die Modernisierung des städtischen Haushaltsmanagements in den nächsten Planungszyklen in 2022 und 2024.

 

 


2. Beschreibung der Maßnahme

 

Austausch der SAP-Datenbank der Stadt Leipzig und damit verbunden auch der Analyse-Lösung für Auswertungs-/Berichts-, Planungs-, Prognose- und erweiterte Analysefunktionen.

 

In der Vergangenheit wurden für das städtische SAP-System Datenbanklizenzen SAP MaxDB erworben. Diese Datenbanklizenzen werden nun auf HANA Enterprise Edition & SAP SAC geändert und die Datenbank in der Folge auf den Servern der Stadt Leipzig ausgetauscht sowie die Infrastruktur für die Analyse eingerichtet.

 

Das aktuelle Datenvolumen des städtischen SAP-Systems umfasst 2 Terabyte (2.048 Gigabyte). Die Datenmengen werden mit zunehmender Nutzung und Digitalisierung größer. Dies verlangt nach einer performanten Datenbank. Die HANA-Datenbank gewährleistet über ihre neue Technologie diese Performanz und arbeitet mit einem Kompressionsfaktor von rd. 4. Diese Leistungsfähigkeit wird auch vor dem Hintergrund der anstehenden Digitalisierungs-maßnahmen benötigt.

 

Die HANA-Datenbank bietet folgende Vorteile:

-          uneingeschränkte Datenbank für alle Systeme und offen für verteilte Datenhaltung/-zugriffe

-          offen für Drittanbieter und lokale Dienstleister mit kleinen, funktionalen und leistungsfähigen Anwendungen

-          Einsatz geeignet für analytische Anwendungen, die sich mit hoher Geschwindigkeit realisieren lassen und/oder viele Daten gleichzeitig bearbeiten

-          In-Memory-Technologie, bei der die Daten im Arbeitsspeicher gehalten und dadurch wesentlich schneller verarbeitet werden können.

 

 

Quelle: SAP, Stand 2019

 

Die Analyselösung wird auf Basis der HANA-Datenbank über eine Cloudtechnologie realisiert. Dazu erhält die Stadt Leipzig eine eigene und sichere Cloud (private edition), die nach ISO 27001 und C5 Standard zertifiziert ist. Die Analyselösung stellt auf Basis der performanten Datenbank Funktionen für Auswertungen, Berichte, Planung, Prognose und erweiterte Analysen und Simulationen zur Verfügung. In Abhängigkeit der Anwendungsszenarien und im Einklang mit den datenschutzrechtlichen Regelungen kann es dabei zwei Szenarien geben: die Daten werden aus der Vor-Ort-Datenbank oder in die SAC-Cloud geladen. Insofern wird es voraussichtlich beides geben. Es wird also eine Mischung vorliegen, in Abhängigkeit der Anwendungsszenarien.

 

Bezüglich der Art des Rechtsgeschäftes handelt es sich um zwei Bausteine: eine Datenbank (Kauf) und eine auf dieser Datenbank basierende Analyseplattform (Softwareüberlassung auf Zeit, Miete).

 

3. Realisierungs- / Zeithorizont

 

Die Produktivnahme der Datenbank und Analyselösung soll in 2022 erfolgen. Konzeptionelle Vorarbeiten sind in 2021 notwendig.

 

Die Vorlage benennt in Beschlusspunkt 4 ausdrücklich den Vorbehalt der Haushaltsgenehmigung des Doppelhaushaltes 2021/2022. Dieser wird auch beachtet werden, die Einarbeitung in das Vertragsmuster ist sichergestellt.

 

4. Finanzielle Auswirkungen

 

Die finanziellen Auswirkungen gliedern sich für die Datenbank und Analyselösung in:

-          einmalige Kosten

-          Softwarepflege und Wartung

-          Nutzungsentgelte

 

Die Kosten hierfür fallen in 2022 an und sind im Rahmen der Haushaltsplanung angemeldet.

Die Auszahlungen für den Kauf erfolgen in 2022. Die Zahlungen für die Soft-wareüberlassung auf Zeit ab 2022, als Nutzungsentgelte ausgewiesen.

 

Diese Vorlage beinhaltet nicht die Kosten für eine turnusmäßige Erneuerung der Hardware bei der Lecos GmbH.

 

Nachfolgend die Darstellung der finanziellen Auswirkungen und die Gegenüberstellung der Varianten:

 

Variante A - Beschaffung und Beschluss in 2021 bzw. 2022, Produktivnahme in 2022:

-          Gesamtkosten über 4 Jahre, brutto:   3.094.952 Euro

-          Einmalige Kosten, brutto:    1.285.200 Euro

-          Softwarepflege (4 Jahre), brutto:     976.752 Euro

-          Nutzungsentgelte (4 Jahre), brutto:     833.000 Euro

 

Variante B - Beschaffung und Beschluss in 2020, Produktivnahme in 2022:

-          Gesamtkosten über 4 Jahre, brutto:  1.755.488 Euro

-          Einmalige Kosten, brutto:       856.800 Euro

-          Softwarepflege (4 Jahre), brutto:     651.168 Euro

-          Nutzungsentgelte (4 Jahre), brutto:     247.520 Euro 

 

 

Bezüglich der einmaligen Kosten liegen

 

Es liegen folgende Einspareffekte der Variante B gegenüber der Variante A bezüglich der einmaligen und der laufenden Kosten (Softwarepflege und Nutzungsentgelte) vor:

-          Einmalige Kosten, brutto      428.400 Euro

-          Softwarepflege (über 4 Jahre):      273.600 Euro

-          Nutzungsentgelte (über 4 Jahre):      492.000 Euro

-          Summe Softwarepflege und Nutzungsentgelte (über 4 Jahre):  765.600 Euro

-          Gesamteffekt                1.339.464 Euro 

 

Die Variante B ist insgesamt deutlich wirtschaftlicher und Gegenstand dieser Vorlage, da nur mit einem Beschluss im Jahr 2020 der Stadt Leipzig diese Konditionen zur Verfügung stehen.

 

Im Angebot enthalten ist sind Nutzer für die Anlayselösung. Die finale Nutzeranzahl muss durch ein Projekt, das gerade in Vorbereitung/Anmeldung der Digitalisierungsvorhaben ist "Modernisierung Haushaltsplanung und Haushaltsmanagement" ermittelt werden. Wichtig dabei: es handelt sich um ein Angebot des Herstellers an die Stadt Leipzig und nicht um eine Ermittlung der benötigten Nutzerzahlen.

 

Im Installationsaufwand sind die beiden o.g. Varianten gleich, auch im benötigten Aufwand oder Kapazität der Hardware. Da es sich technisch um die gleiche Datenbank handelt. Allein der Zeitpunkt macht hier den Unterschied. Im Übrigen stehen die SAP-Server der Stadt um 2022 turnusmäßig zur Erneuerung an, sind aber bereits jetzt grundsätzlich Hana-fähig.

 

5. Auswirkungen auf den Stellenplan

 

Es bestehen keine Auswirkungen auf den Stellenplan.

 

6. Bürgerbeteiligung

 

bereits erfolgt    geplant    nicht nötig

 

 

7. Besonderheiten

 

entfällt

 

8. Folgen bei Nichtbeschluss

 

Die Folgen bei Nichtbeschluss bestehen in der Nicht-Realisierung des oben dargestellten Wirtschaftlichkeitsvorteils. Eine Wiedervorlage des Beschlusses in 2021 mit anderen wirtschaftlichen Aufwendungen ist dann notwendig.

 

Anlagen:

 

entfällt

 

 

 

 

Stammbaum:
VII-DS-01949   Ausführungsbeschluss zum technischen Austausch der SAP-Datenbank und der Analyselösung für Auswertungs-/Berichts-, Planungs-, Prognose- und erweiterte Analysefunktionen des städtischen SAP-Systems im Basisdienst ERP   22 Referat SAP   Beschlussvorlage
VII-DS-01949-NF-01   Ausführungsbeschluss zum technischen Austausch der SAP-Datenbank und der Analyselösung für Auswertungs-/Berichts-, Planungs-, Prognose- und erweiterte Analysefunktionen des städtischen SAP-Systems im Basisdienst ERP   22 Referat SAP   Neufassung