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Vorlage - VII-Ifo-02076  

 
 
Betreff: Sonderbudget im Dezernat Allgemeine Verwaltung zur Bewältigung der Corona-Pandemie gem. § 79 Abs. 1 SächsGemO. Information zur Ausgabenstruktur zum Stichtag 31.10.2020
Anlass: Verwaltungshandeln
Status:öffentlich (Vorlage freigegeben)Vorlage-Art:Informationsvorlage
Einreicher:Dezernat Allgemeine Verwaltung
Beratungsfolge:
Dienstberatung des Oberbürgermeisters Information zur Kenntnis
DB OBM - Vorabstimmung Vorberatung
FA Allgemeine Verwaltung Information zur Kenntnis
02.02.2021    FA Allgemeine Verwaltung, abgehalten in Form einer Videokonferenz      
16.02.2021    FA Allgemeine Verwaltung, abgehalten in Form einer Videokonferenz      

Beschlussvorschlag
Finanzielle Auswirkungen
Sachverhalt

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Die Vorlage und Übersicht zur Ausgabenstruktur des Sonderbudgets wird zur Kenntnis genommen.

 

Räumlicher Bezug:

 

Stadt Leipzig

Zusammenfassung:

 

Anlass der Vorlage:

 

Rechtliche Vorschriften   Stadtratsbeschluss   Verwaltungshandeln

Sonstiges:

 

Am 24.03.2020 wurde per Beschluss des Oberbürgermeisters als Eilentscheidung gemäß § 52 Abs. 4 SächsGemO die Vorlage VII-DS-01081 und damit die Bereitstellung eines Sonderbudgets zur Durchführung von Maßnahmen zur Reduzierung bzw. Vermeidung von Gefahren auf Grund von Covid 19 beschlossen. Das Sonderbudget wurde mit einem Volumen von 1.000.000 EUR ausgestattet.

Am 07.04.2020 wurde das Sonderbudget im Rahmen der Vorlage VII-DS-01081-DS 01 für das Haushaltsjahr 2020 um weitere 5.000.000 EUR aufgestockt. Die Eilentscheidung zur Aufstockung des Sonderbudgets im Dezernat Allgemeine Verwaltung stimmten alle Fraktionen des Ältestenrates am 14.04.2020 zu. Die Deckung erfolgte aus den Allgemeinen Schlüsselzuweisungen (PSP-Element 1.100.61.1.0.01.01/Sachkonto 31110000). Der Gesamtansatz beträgt damit 6.000.000 EUR.

Die Vorlage informiert über die Ausgabenstrukturen des Sonderbudgets zum Stichtag 30.10.2020.

Die Einrichtung und Aufstockung des Sonderbudgets war für die Aufrechterhaltung des Verwaltungsbetriebs und damit vor allem für die Absicherung der Servicequalität für die Bürger unumgänglich. Innerhalb kürzester Zeit mussten zahlreiche Maßnahmen getroffen werden, um weiterhin alle Dienstleistungen vor dem Hintergrund des Aufbaus einer pandemieresilienten Verwaltung, abzusichern.

 


 

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Finanzielle Auswirkungen

X

nein

 

wenn ja,

Kostengünstigere Alternativen geprüft

x

nein

 

ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung

Folgen bei Ablehnung

X

nein

 

ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)?

X

nein

 

ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

 

 

Im Haushalt wirksam

von

bis

Höhe in EUR

wo veranschlagt

Ergebnishaushalt

Erträge

 

 

 

 

 

Aufwendungen

 

 

 

 

Finanzhaushalt

Einzahlungen

 

 

 

 

 

Auszahlungen

 

 

 

 

Entstehen Folgekosten oder Einsparungen?

 

nein

 

wenn ja,

 

Folgekosten Einsparungen wirksam

von

bis

Höhe in EUR (jährlich)

wo veranschlagt

Zu Lasten anderer OE

Ergeb. HH Erträge

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand

 

 

 

 

Nach Durchführung der Maßnahme zu erwarten

Ergeb. HH Erträge

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand (ohne Abschreibungen)

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand aus jährl. Abschreibungen

 

 

 

 

 

Steuerrechtliche Prüfung

X

nein

 

wenn, ja

Unternehmerische Tätigkeit i.S.d. §§ 2 Abs. 1 und 2B UStG

X

nein

 

ja, Erläuterung siehe Punkt 4 des Sachverhalts

Umsatzsteuerpflicht der Leistung

X

nein

 

ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

Bei Verträgen: Umsatzsteuerklausel aufgenommen

X

ja

 

Nein, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

 

Auswirkungen auf den Stellenplan

 

Ja

x

Nein

Beantragte Stellenerweiterung:

   Vorgesehener Stellenabbau:

 

 

 


Hintergrund zum Beschlussvorschlag:

Welche strategischen Ziele werden mit der Maßnahme unterstützt?

 

 

2030 - Leipzig wächst nachhaltig!

Ziele und Handlungsschwerpunkte

 

Leipzig setzt auf Lebensqualität:

Balance zwischen Verdichtung und Freiraum

Qualität im öffentlichen Raum und in der Baukultur

Nachhaltige Mobilität

Vorsorgende Klima- und Energiestrategie

Erhalt und Verbesserung der Umweltqualität

Quartiersnahe Kultur-, Sport- und Freiraum­angebote

 

 

Akteure:

rgerstadt

Region

Stadtrat

Kommunalwirtschaft

Verwaltung

Leipzig besteht im Wettbewerb:

Positive Rahmen­bedingungen für qualifizierte Arbeitsplätze

Attraktives Umfeld für Innovation, Gründer und Fachkräfte

Vielfältige und stabile Wirtschaftsstruktur

Vorsorgendes Flächen- und Liegenschaftsmanagement

Leistungsfähige technische Infrastruktur

Vernetzung von Bildung, Forschung und Wirtschaft

 

Leipzig schafft soziale Stabilität:

Chancengerechtigkeit in der inklusiven Stadt

Gemeinschaftliche Quartiersentwicklung

Bezahlbares Wohnen

Zukunftsorientierte Kita- und Schulangebote

Lebenslanges Lernen

Sichere Stadt

 

 

 

Leipzig stärkt seine Internationalität:

Weltoffene Stadt

Vielfältige, lebendige Kultur- und Sportlandschaft

Interdisziplinäre Wissenschaft und exzellente Forschung

Attraktiver Tagungs- und Tourismusstandort

Imageprägende Großveranstaltungen

Globales Denken, lokal verantwortliches Handeln

 

Sonstige Ziele:

 

trifft nicht zu

 

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Beschreibung des Abwägungsprozesses:

 

Nicht notwendig.

 

I. Eilbedürftigkeitsbegründung

 

Es ist keine Eilbedürftigkeit gegeben.

 

II. Begründung Nichtöffentlichkeit

 

Nicht notwendig

 

III.  Strategische Ziele

 

Nicht notwendig

 

 

IV. Sachverhalt

1. Anlass

 

Die Vorlage informiert über die Ausgabenstrukturen des Sonderbudgets zum Stichtag 30.10.2020

 

2. Ausführliche Darstellung der Information

 

Die seit März 2020 vorherrschende Pandemiesituation erforderte zu diesem Zeitpunkt ein kurzfristiges Handeln der Verwaltung in den

 

Bereichen:

 

- Gefahrenabwehr

- Gesundheitsschutz der Mitarbeiter

- Aufrechterhaltung der öffentlichen Ordnung

- Sicherung der Funktionsfähigkeit kritischer Infrastrukturen

 

Hierzu hatte die Verwaltung bereits seit März 2020 umfangreiche Maßnahmen

getroffen und Entscheidungsstrukturen eingerichtet (täglicher Verwaltungsstab mit OBM,

morgendliche Koordinierungsrunde Verwaltungsbetrieb im Dezernat I etc.). Die damalige Lage entwickelte sich äußert dynamisch durch regelmäßig Entscheidungen von Bund,

Land und anderen Behörden. Auf Grund vorgenannten Umständen erforderte dies ein schnelles, unbürokratisches und pragmatisches Handeln innerhalb der gesamten Verwaltung. Das Dezernat Allgemeine Verwaltung trug bereits zu diesem Zeitpunkt als Querschnittsdezernat einen Großteil der Verantwortung zur Aufrechterhaltung der verwaltungsinternen Infrastruktur. Mit der Vorlage VII-DS-01081 (Eilentscheidung - Einrichtung eines Sonderbudgets im Dezernat Allgemeine Verwaltung zur Gefahrenabwehr infolge des Covid 19-Virus gem. § 79 Abs. 1 SächsGemO) wurden daher dem Dezernat Allgemeine Verwaltung zunächst 1.000.000 EUR und mit der Vorlage VII-DS-01081-DS-01 weitere 5.000.000 EUR in Form eines Sonderbudgets zur Finanzierung von verwaltungsinternen Ausgaben zur Bewältigung der Pandemie und zur Aufrechterhaltung der zentralen Verwaltungsdienstleistungen für Bürgerinnen und Bürger, sowie Unternehmen und Institutionen bereitgestellt.

 

Mit der Einrichtung des „Entscheidungsgremiums Verwaltungsbetrieb“ (EGV) zum 31.03.2020 unter Vorsitz des Beigeordneten für Allgemeine Verwaltung, wurde ein Gremium für Entscheidungen zu verwaltungsinternen Maßnahmen im Rahmen der Pandemiebekämpfung geschaffen. Unmittelbar mit Einrichtung des Sonderbudgets erfolgten engmaschige Abstimmungen und Festlegungen zwischen dem Haushaltsbereich des Dezernats Allgemeien Verwaltung, dem Dezernat Finanzen sowie dem Rechnungsprüfungsamt über die Verwendungen von Mitteln, die Nachverfolgbarkeit von Ausgabeentscheidungen und die spätere Abwicklung des Gesamtbudgets. Alle beteiligten Akteure waren sich einig, dass zur Aufrechterhaltung des Dienstbetriebs sowie dem Aufbau einer pandemieresilienten Verwaltung stark beschleunigte Entscheidungs- und Zeitabläufe notwendig sein müssen. Neben der Genehmigung von Beträgen unterhalb einer bestimmten Wertschwelle sowie notwendigen finanziellen Eilentscheidungen des Beigeordneten für Allgemeine Verwaltung wurden die meisten Ausgaben des Sonderbudgets im EGV getroffen.

 

Über die Verausgabung des Sonderbudgets informierte der Beigeordnete für Allgemeine Verwaltung regelmäßig den Fachausschuss Allgemeine Verwaltung unter dem Tagesordnungspunkt „Bericht des Bürgermeisters“ und stand für Rückfragen der Mandatsträger zur Verfügung. Dem Fachausschuss wurden die Übersichten zu den Ausgabenstrukturen mit den Berichtsständen 31.05.2020, 18.08.2020 und 09.10.2020 zur Kenntnis gegeben.

 

Zum Stichtag 30.10.2020 waren aus dem Sonderbudget 5,547 Mio. € für Aufwendungen im Kontext einer pandemieresilienten Arbeitsumgebung verausgabt. Diese Summe setzt sich aus den folgenden Kategorien zusammen:

 

(1)   Technik (Hardware) 

(2)   Technik (Software) 

(3)   Bewachung und Unterbringung 

(4)   Schutzmaterialien 

(5)   Kommunikationsmaßnahmen 

(6)   Gesundheitsmaßnahmen 

(7)   Sonstiges 

 

Unter den vorgenannten Kategorien sind Maßnahmen folgender Inhalte subsumiert, welche auf Ebene der Kategorien zu benannten Aufwendungen geführt haben:

 

Pkt.

Kategorie

Inhalte (beispielhaft)

Aufwendungen

1

Technik (Hardware)

-          Headsets

-          Tablets

-          Mobiltelefone

-          Ertüchtigungen an der TK-Anlage

-          Konferenztechnik

-          Selbstbedienungsterminals

511.489 €

 

2

Technik (Software)

-          Lizenzen für Videotelefonie (bspw. Skype/MS Teams)

-          Ausbau Personalwirtschafssoftware „Loga“

148.626 €

 

3

Bewachung und Unterbringung

-          Bewachung Verwaltungsgebäude

-          Mietkosten für alternative Standorte für Gremiensitzungen RV, SBB usw.

-          Einrichtung Hotline / Kontaktnachverfolgung

920.134 €

 

4

Schutzmaterialien

-          Spuckschutzwände

-          MNS Masken

-          Overalls

-          Gesichtsvisiere

-          Desinfektionsmittel

-          Umzugs- und Ausstattungskosten Schutzmaterialienlager

3.356.318 €

 

5

Kommunikations-maßnahmen

-          Kosten für Maßnahmen des Referates Kommunikation

-          Kosten für Übersetzungsleistungen des Referates für Migration und Integration

214.788 €

 

6

Gesundheitsmaßnahmen

-          Kosten für Covid-19 Tests

-          Kosten für Anmietung von „Teilauto“

136.267 €

 

7

Sonstiges

-          Versand Arbeitgeberbescheinigung

-          Bandbreitenerhöhung 5 GBit

-          Anpassung Servicezeiten Lecos GmbH

-          Dienstausweise Mitarbeiter

-          Druckleistungen LVB

-          Druckleistungen Arbeitgeberbescheinigung

-          Eurobehälter zur Quarantäne von Büchern, Spielen und Medien in den städt. Bibliotheken

-          WLAN-Installation „Große Fleischergasse“

259.653 €

 

Gesamtsumme

5.547.275 €

Im Folgenden sollen am Beispiel ausgewählter Bereiche die Mittelverwendung sowie der gewonnene Mehrwert verdeutlich werden:

 

1)      Kategorie Bewachung und Unterbringung am Beispiel „Hotlines

 

Innerhalb kürzester Zeit mussten an mehreren unterschiedlichen Standorten der Stadtverwaltung Lösungen für die Verortung von Informations- und s.g. „Corona-Hotlines“ geschaffen werden. Betroffen waren und sind hierbei unter anderem das Gesundheitsamt, das Bürgertelefon des Hauptamtes aber auch interne Verwaltungsbereiche wie das Personalamt. Zwischen März 2020 bis Ende Oktober konnten nach anfänglichen Interimsstationen feste Standorte für die Hotlines eingerichtet und ausgestattet werden.

 

Abbildung 1: Interimsstandort „Corona-Hotline“ im Festsaal des Neuen Rathauses am 30.03.2020 mit Leiterin der Bürgerämter, Frau Hanna Saur.

 

 

 

2)      Kategorie Schutzmaterialien am Beispiel „Schutzmaterialienlager“  

 

Eine der ersten Maßnahmen mit Beginn der Pandemie war der Aufbau eines umfangreichen Lagers für alle Arten von Schutzmaterialien. Dabei stand neben dem Schutz und der Ausstattung der Beschäftigten der Stadtverwaltung auch der Fokus in der Bereitstellung von Materialien gegenüber Dritten (bspw. Krankenhäuser, Pflegeheimen, etc.). Auf Grund der anwachsenden Bedarfe und benötigten Lagerkapazitäten wurden Bestände zunächst in den Räumlichkeiten des Stadtarchivs auf der Alten Messe gelagert. Im Juni 2020 erfolgte der Umzug des Materialienlagers in die Liegenschaft „Große Fleischergasse“, wo auf Grund des Wahllagers des Amtes für Statistik größere Räumlichkeiten zur Verfügung standen.

Mit Erwerb von zwei Großcontainern, in welchem laut Brandschutzvorgaben auch leicht entflammbare Materialien (bspw. Desinfektionsmittel) gelagert werden dürfen, wird parallel ab Dezember 2020 ein Notfallbestand mit Materialienvorräten für 4 Wochen auf einem Außenstandort im Stadtgebiet untergebracht.

 

Abbildung 2: Anlieferung am Schutzmaterialienlager Standort „Stadtarchiv“ am 12.04.2020. Im Bild die Mitarbeiter Herr Natho und Herr Döhler vom Hauptamt (v.l.n.r.)

 

Abbildung 3 Schutzmaterialienlager am Standort „Große Fleischergasse“ im Juni 2020.

 

3)      Kategorie Technik (Software) und Schutzmaterialien am Beispiel „Servicebereiche“  

 

Die im Stadtgebiet befindenden Bürgerämter und Bürgerservicebereiche anderer Fachämter (bspw. Sozialamt, Ordnungsamt, Amt für Jugend, Familie und Bildung) mussten mit Beginn der Pandemie den Bürgerservice in Bezug auf Warteräume und Terminvergaben mehrfach an die geltenden Bestimmungen des Freistaates anpassen. Wie in anderen öffentlichen Bereich der Verwaltung, wurde der Zugang zu den Bürgerservicebreichen bereits sehr zeitig auf ausschließlich vorherige Terminvergabe umgestellt. Damit sollte und konnte verhindert werden, dass sich zu viele Personen in der Warte- und Beratungsräumen der Bereiche aufhalten und die Gefahr des Unterschreitens von Mindestabständen entstehen. Darüber hinaus wurden die Öffnungszeiten der Fachbereiche verlängert, um dem bestehenden Beratungs- und Servicebedarf der Bürger nachzukommen.

Seit März 2020 wurden beispielsweise alle Arbeits- und Serviceplätze der Bürgerämter mit Schutzmaterialien ausgestattet, so auch mit Spuckschutzwänden.

 

Abbildung 4: Spuckschutzwand am Serviceschalter des Bürgeramtes Otto-Schill-Straße am 02.04.2020.

 

Abbildung 5: Spuckschutzwand an einem Beratungsplatz im Bürgeramt Otto-Schill-Straße am 02.04.2020.

Bis auf sechs Standorte wurden alle Bürgerämter und Außenstellen ab dem 17.03.2020 geschlossen. Die Leistungen der geöffneten Bürgerämter wurden stark eingeschränkt, allerdings der Betrieb für dringendste Angelegenheiten mit persönlicher Vorsprache immer gewährleistet.

Ab dem 19.03.2020 war der Zugang nur noch mit Termin möglich. Nach sukzessiver Öffnung weiterer Bürgerämter wurden in den folgenden Wochen wieder mehr Leistungen für die Bürger angeboten. Auch in den Ortsteilen wurden die Außenstellen wieder geöffnet und bieten mehr Termine für die Bürger an.

Eine Öffnung ohne Termine und Besuchersteuerung war und ist in den meisten Räumlichkeiten der Bürgerämter nicht möglich, ohne dass vor den Gebäuden Warteschlangen stehen. Die Besuchersteuerung wird aktuell vor Ort mithilfe von Mitarbeitern des KEE umgesetzt. In den Warteräumen sind wenig Lüftungsmöglichkeiten vorhanden. Die Leistungen digital bzw. ohne direkten Bürgerkontakt anzubieten, wurde geprüft und ist u.a. aus rechtlichen Gründen (Meldegesetz) nicht möglich. Weitere Maßnahmen zur Bewältigung des Besucheraufkommens wurden mittels Terminverdichtung umgesetzt. Außerdem wurde die Leistung „Meldeauskunft“ durch zusätzlichen Zugriff für das Standesamt auf das Einwohnermeldeverfahren umgestellt. Seit der 42. KW können Bürger/-innen vorab beantragte Dokumente auch ohne Termin abholen. Die vorgenannten Maßnahmen haben dazu geführt, dass die Servicequalität und auch die Terminverfügbarkeiten in den Bürgerämter seit Mai 2020 sukzessive wieder erhöht werden konnten.

 

 

4)      Kategorie Bewachung und Unterbringung am Beispiel „Bewachungsleistungen Verwaltungsliegenschaften“   

 

Mit Umstellung der Beratungs- und Serviceangebote der Fachämter der Stadtverwaltung auf ausschließlich vorherige Terminvereinbarung, mussten entsprechende Zugangskontrollen in einen Großteil bestimmter Liegenschaften eingerichtet werden. Dies betraf vor allem das Technische Rathaus, das Sozialamt in der Prager Straße 21, die Liegenschaft Naumburger Straße sowie einige Bürgerämter. Durch Dienstleistungsfirmen wurde sichergestellt, dass die Liegenschaften nur durch Personen mit Nachweis auf einen Termin sowie Verwaltungsmitarbeiter betreten werden. Darüber hinaus wurde auf die Einhaltung der MNS-Pflicht in Verwaltungsliegenschaften hingewiesen.

 

Abbildung 6: Zugangskontrolle Haus A, Technisches Rathaus im Juni 2020. Im Bild: Herr Danny Fabian von der Firma WISAG und Herr Ronny Kanis vom Amt für Gebäudemanagement (v.l.n.r.).

 

Anlagen:

 

Keine.