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Vorlage - VII-DS-00630-DS-01  

 
 
Betreff: Weiterentwicklung des Bürgerservices der Stadtverwaltung Leipzig ("Bürgerservice 2030") - Meilenstein des Arbeitsprogramms 2023
Anlass: Verwaltungshandeln
Status:öffentlich (Vorlage freigegeben)Vorlage-Art:Beschlussvorlage
Einreicher:1. Dezernat Allgemeine Verwaltung
2. Dezernat Umwelt, Klima, Ordnung und Sport
Bezüglich:
VII-DS-00630
Beratungsfolge:
Dienstberatung des Oberbürgermeisters Beschlussfassung
FA Allgemeine Verwaltung Information zur Kenntnis
05.01.2021    FA Allgemeine Verwaltung, abgehalten in Form einer Videokonferenz      
19.01.2021    FA Allgemeine Verwaltung, abgehalten in Form einer Videokonferenz      
FA Umwelt, Klima und Ordnung Information zur Kenntnis
05.01.2021    FA Umwelt, Klima und Ordnung      
19.01.2021    FA Umwelt, Klima und Ordnung      

Beschlussvorschlag
Finanzielle Auswirkungen
Sachverhalt
Anlagen:
Umsetzungskonzept
Umsetzungskonzept (Anlagen)

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Beschluss des Oberbürgermeisters vom 15.12.2020:

 

  1. Basierend auf der Vorlage VII-DS-00630 und dem Beschluss der DB OBM vom 18. Februar 2020 wird das "Konzept zur Weiterentwicklung des Bürgerservices der Stadtverwaltung Leipzig" (kurz: "Bürgerservice 2030") bestätigt.

 

  1. Der beschriebene Aufbaustab wird bestätigt und nimmt zum 1. Januar 2021 seine Tätigkeit auf. Der Aufbaustab wird im Dezernat I verortet.

 

  1. Durch den Aufbaustab ist bis zum 30. Juni 2021 ein Projektplan zu erarbeiten, welcher die im Punkt 5.1.2 der Anlage 1 benannten Umsetzungspakete zeitlich und ressourcenseitig untersetzt.

 

  1. Durch den Aufbaustab sind bis zum 31. Dezember 2021 die inhaltlichen, organisatorischen und strukturellen Grundlagen zur Bildung eines „Bürger-Service-Amtes (OE 33) “ (Arbeitstitel) ¬- bestehend aus den Organisationseinheiten 10.70 Bürgerämter, 10.71 Bürgertelefon, 32.33 Melde-/Pass- und Personalausweisbehörde und 34 Standesamt - zu erarbeiten, mit dem Ziel, dass diese neue Struktureinheit zum 1. Januar 2022 ihren Betrieb aufnimmt.

 

  1. Die Bereitstellung und Besetzung der erforderlichen Personalressourcen für den Aufbaustab werden aus den Dezernaten Allgemeine Verwaltung und Umwelt, Klima, Ordnung und Sport - wie unter 5 beschrieben - sichergestellt.

 

  1. Für die Haushaltsjahre 2021 und 2022 besteht im Ergebnis- und Finanzhaushalt - wie unter 4 beschrieben - jeweils ein Finanzbedarf von 150.000 EUR pro Haushaltsjahr. Die erforderlichen finanziellen Mittel werden gemäß der Festlegung aus der Haushaltsklausur (TOP 9b) bei Bedarf zur Verfügung gestellt.

 

 

 

 

Räumlicher Bezug:

Gesamtes Stadtgebiet

 

Zusammenfassung:

 

Anlass der Vorlage:

 

Rechtliche Vorschriften   Stadtratsbeschluss   Verwaltungshandeln

Sonstiges:

 

Die Vorlage beschreibt die Ableitung aus den Visionen und Zielen des Bürgerservices 2030 sowie die organisatorische Untersetzung zur Umsetzung, durch die Gründung eines Bürger-Service-Amtes ab 01.01.2022 und deren Aufbau im Jahr 2021. Zudem setzt die Vorlage an der Weiterentwicklung des Konzeptes des Bürgerservices 2030“ an.

 

 

 

 


 

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Finanzielle Auswirkungen

 

nein

x

wenn ja,

Kostengünstigere Alternativen geprüft

 

nein

 

ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung

Folgen bei Ablehnung

 

nein

 

ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)?

 

nein

 

ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

 

 

Im Haushalt wirksam

von

bis

Höhe in EUR

wo veranschlagt

Ergebnishaushalt

Erträge

 

 

 

 

 

Aufwendungen

2021

2022

2021

2022

150.000

150.000

 

Finanzhaushalt

Einzahlungen

 

 

 

 

 

Auszahlungen

2021

2022

2021

2022

150.000

150.000

 

Entstehen Folgekosten oder Einsparungen?

 

nein

 

wenn ja,

 

Folgekosten Einsparungen wirksam

von

bis

Höhe in EUR (jährlich)

wo veranschlagt

Zu Lasten anderer OE

Ergeb. HH Erträge

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand

 

 

 

 

Nach Durchführung der Maßnahme zu erwarten

Ergeb. HH Erträge

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand (ohne Abschreibungen)

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand aus jährl. Abschreibungen

 

 

 

 

 

Steuerrechtliche Prüfung

x

nein

 

wenn, ja

Unternehmerische Tätigkeit i.S.d. §§ 2 Abs. 1 und 2B UStG

 

nein

 

ja, Erläuterung siehe Punkt 4 des Sachverhalts

Umsatzsteuerpflicht der Leistung

 

nein

 

ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

Bei Verträgen: Umsatzsteuerklausel aufgenommen

 

ja

 

Nein, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

 

Auswirkungen auf den Stellenplan

x

Ja

 

Nein

Beantragte Stellenerweiterung:

   Vorgesehener Stellenabbau:

 

 

 


Hintergrund zum Beschlussvorschlag:

Welche strategischen Ziele werden mit der Maßnahme unterstützt?

 

 

2030 - Leipzig wächst nachhaltig!

Ziele und Handlungsschwerpunkte

 

Leipzig setzt auf Lebensqualität:

Balance zwischen Verdichtung und Freiraum

Qualität im öffentlichen Raum und in der Baukultur

Nachhaltige Mobilität

Vorsorgende Klima- und Energiestrategie

Erhalt und Verbesserung der Umweltqualität

Quartiersnahe Kultur-, Sport- und Freiraum­angebote

 

 

Akteure:

rgerstadt

Region

Stadtrat

Kommunalwirtschaft

Verwaltung

Leipzig besteht im Wettbewerb:

Positive Rahmen­bedingungen für qualifizierte Arbeitsplätze

Attraktives Umfeld für Innovation, Gründer und Fachkräfte

Vielfältige und stabile Wirtschaftsstruktur

Vorsorgendes Flächen- und Liegenschaftsmanagement

Leistungsfähige technische Infrastruktur

Vernetzung von Bildung, Forschung und Wirtschaft

 

Leipzig schafft soziale Stabilität:

Chancengerechtigkeit in der inklusiven Stadt

Gemeinschaftliche Quartiersentwicklung

Bezahlbares Wohnen

Zukunftsorientierte Kita- und Schulangebote

Lebenslanges Lernen

Sichere Stadt

 

 

 

Leipzig stärkt seine Internationalität:

Weltoffene Stadt

Vielfältige, lebendige Kultur- und Sportlandschaft

Interdisziplinäre Wissenschaft und exzellente Forschung

Attraktiver Tagungs- und Tourismusstandort

Imageprägende Großveranstaltungen

Globales Denken, lokal verantwortliches Handeln

 

Sonstige Ziele: Verbesserung des Bürgerservice

 

trifft nicht zu

 

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Beschreibung des Abwägungsprozesses:

 

Die Neuausrichtung des Bürgerservices 2030 mit seinen Visionen und Zielen (siehe VI-DS-00630) ist eine grundlegende strategische Entscheidung der Verwaltungsspitze, welche mittels dieser Vorlage organisatorisch untersetzt wird.

 

I. Eilbedürftigkeitsbegründung

 

Nicht relevant.

 

II. Begründung Nichtöffentlichkeit

 

Nicht relevant.


 

III.  Strategische Ziele

 

Grundauftrag der Verwaltung ist es, Daseinsvorsorge und Rechtsstaatlichkeit in einer sich stark wandelnden, digitalisierten Welt zu sichern und durchzusetzen. In dieser Umgebung ändern sich die Erwartungen und Bedürfnisse der Kunden[1] an die Verwaltung rasant. Individuelle, praktikable und der jeweiligen Lebenssituation angepasste Dienstleistungen werden von den Kunden erwartet und gefordert.

 

Die gesamtstädtisch fokussierte, strategische Ausrichtung aus dem integrierten Stadtentwicklungskonzepts 2030 (INSEK) mit den daraus abgeleiteten Maßnahmen für das Arbeitsprogramm 2023 und das Konzept "Moderne Verwaltung" (MoVe) als Grundlage sowohl für die Modernisierung des nach innen wirkenden Verwaltungshandelns als auch der nach außen gerichteten Verwaltungsarbeit bilden den strategischen Rahmen zur Weiterentwicklung des Verwaltungs- und Bürgerservice der Stadtverwaltung Leipzig ("Bürgerservice 2030").

 

Das Herz der Strategie für die Weiterentwicklung des „Verwaltungs- und Bürgerservice“ bilden die sechs erarbeiteten Visionen, unterlegt mit entsprechenden Zielen. Die Inhalte der Visionen und Ziele lassen sich unter einem „Big Picture“ zusammenfassen:

 

 

In der gesamtstädtischen Betrachtung muss die Weiterentwicklung des Verwaltungs- und Bürgerservices als ein Baustein von vielen gesehen werden. Es bestehen viele Wechselwirkungen und Abhängigkeiten mit bzw. von anderen parallellaufenden Vorhaben und Entwicklungen, woraus Potentiale für Synergieeffekte gewonnen werden können.

 

Eine große Bedeutung kommt daher der Vernetzung dieser Vorhaben bzw. Entwicklungen zu. Eine aufeinander abgestimmte Betrachtung dieser „Bausteine“ wird für die erfolgreiche Weiterentwicklung des Verwaltungs- und Bürgerservices ausschlaggebend sein.

 

Ein wichtiger Fokus liegt in diesem Zusammenhang auf der ab Punkt 5.2.2 in der Anlage beschriebenen neuen Organisationseinheit und der damit verbundenen „Strategieabteilung“. Eine wesentliche Aufgabe wird es sein, die Vernetzung/Verknüpfung der Weiterentwicklung des Verwaltungs- und Bürgerservices im gesamtstädtischen Kontext zu steuern. Die Strategie zur Weiterentwicklung des Verwaltungs- und Bürgerservices ist „nur“ ein Baustein von vielen und muss daher stets im gesamtstädtischen Kontext bearbeitet werden und im Einklang mit anderen strategischen Aspekten der Stadtverwaltung stehen. Projekte wie die „mittel- und langfristige Verwaltungsunterbringung“ und der „Basisdienst Serviceportal“ berühren in ganz wesentlichen Punkten und erheblichen Schnittmengen die strategischen Ziele des „Verwaltungs- und Bürgerservices“. In diesen Fällen muss besonderes Augenmerk auf eine abgestimmte, klar kommunizierte und ggf. in Teilen zusammengeführte Bearbeitung der Umsetzungen gelegt werden.

 

Die Weiterentwicklung des Verwaltungs- und Bürgerservices berührt – wie bereits be-schrieben – alle Punkte innerhalb der Modernisierungsbestrebungen der Stadt Leipzig, dieser Fakt muss in der Empfehlung für die Organisationsform Beachtung finden.

 

Abbildung: Modernisierungsbestrebungen in der Stadt Leipzig

 

IV. Sachverhalt

 

1. Anlass

 

Bürgerservice sieht sich aktuell und in der Zukunft tendenziell zunehmend starken Treibern und großen Veränderungen gegenüber.

 

Die rasante technologische Entwicklung ist in allen Lebensbereichen deutlich spürbar und verändert die Erwartungen und Wünsche der Kunden an ihre Verwaltung. In unserer globalisierten Welt gehört die sekundenschnelle Abwicklung komplexer Serviceleistungen, mit smarter Technik - unabhängig von Ort oder Zeit – mittlerweile zum Alltag. Unternehmen bauen mit kundenfreundlichen, schnellen, transparenten und praktikablen Serviceangeboten ihre Reichweite und Akzeptanz beständig aus und verändern damit auch die Wahrnehmung der Kunde gegenüber ihrer Verwaltung. Die Kunden übertragen ihre Erwartungshaltungen an Service auf die Verwaltung und wünschen sich Modelle, die ihrer jeweiligen privaten und beruflichen Situation Rechnung tragen.

 

Besonders in einer so dynamisch wachsenden Stadt wie Leipzig führen steigende Fallzahlen, komplexer werdende Sachverhalte und vielschichtige Konfliktsituationen zu einer Arbeitsverdichtung, gerade in Bereichen mit intensivem Bürgerkontakt.

 

Die Erwartungshaltungen und die Wünsche der Kunden, die Arbeitsverdichtung und der technologische Fortschritt sind zentrale Faktoren, um den Bürgerservice zu modernisieren. Dabei sind eine verbesserte Bürgerorientierung über unterschiedliche Kommunikations- und Transaktionskanäle, ein adressatengerechtes Leistungs- und Informationsangebot und eine Reduzierung bzw. Vermeidung von Warte-, Wege- und Bearbeitungszeiten anzustreben.

 

Die heutigen (und zukünftigen) technologischen Möglichkeiten sind ein unverzichtbarer Baustein, um die o. g. Ziele zu erreichen. Mit der intelligenten Vernetzung von physischen und digitalen Dienstleistungen können neue Formen der Prozessgestaltung, Organisation und Steuerung ermöglicht werden.

 

Dieser Prozess bedarf einer zentralen Steuerung und eine Einordnung in die Organisationsstrukturen der Stadtverwaltung.

 


2.  Beschreibung der Maßnahme

 

Organisatorische Grundausrichtung im Bürgerservice

Mit der Strategie zur „Weiterentwicklung des Verwaltungs- und Bürgerservices 2030“ ist nunmehr die Frage „Was soll weiterentwickelt werden?“ beantwortet.

 

Ebenso essenziell ist hingegen die Frage: „Wie und durch wen soll die Strategien umgesetzt und kontinuierlich weiterentwickelt werden?“. Demnach ist zu überlegen, welche Organisationsform mit welchem Aufgabenzuschnitt es hierfür bedarf.

 

Für die zielgerichtete Umsetzung der Strategie muss eine gesamtheitliche Betrachtung des Themenfeldes Bürgerservice gewährleistet sein. Hierfür erfordert es einer „zentralen Steuerungseinheit“ und Verantwortungsstruktur. Dies ist gegenwärtig nicht gegeben.

 

Aktuell findet Bürgerservice dezentral organisiert innerhalb der „Amtsgrenzen“ statt (ausgenommen Bürgerämter und Bürgertelefon, welche organisationsübergreifend tätig sind).

 

Abbildung: Bürgerservice-Landkarte in der Stadt Leipzig

Damit ist nicht nur die direkte Interaktion mit den Bürgerinnen und Bürgern gemeint, sondern sind darüberhinausgehende Aspekte wie einheitliche Standards bzw. Rahmenbedingungen und deren Außenwirkung sowie die Verknüpfung von sachlogisch zusammenhängenden Dienstleistungen (amtsunabhängig) zu berücksichtigen.

 

Dieser Zentralisierungsgedanke ist kein Sonderweg im Bürgerservice, sondern fügt sich in ein bestehendes Umfeld an vorhandenen Spezialisierungen in der Verwaltung ein (IT-Koordination, Gebäudemanagement, Personalentwicklung, Haushalts- und Buchhaltungsprozesse, Referat Integrierte Arbeitsgestaltung und Unterbringung).

 

Im Gegensatz zur Erarbeitung der Strategie haben die Umsetzung und Fortschreibung sowie die gesamtheitliche, verwaltungsweite Steuerung des Bürgerservice keinen Projektcharakter, sondern stellen eine Daueraufgabe dar. Die sich daraus ergebenden Anforderungen können mit einem dezentralen Steuerungsansatz nicht ausreichend gewährleistet werden.

 

Nachfolgende aufgeführte Visionen und Ziele begründen insbesondere diesen zentralen Steuerungsansatz:

 

V 1

Wir haben gesamtstädtische Standards für das Themenfeld Bürgerservice.

Z 1.3

Wir haben verbindliche und einheitliche Standards für die Dienstleistungen der Stadtverwaltung.

 

V 2

Wir sind mit den Dienstleistungen beim Kunden zu Hause.

Z 2.2

Im Jahr 2030 werden 90% aller Pflichtleistungen (bezogen auf digitalisierbare Prozesse) digital genutzt.

 

V 4

Wir verbessern die Serviceangebote und -qualität kontinuierlich.

Z 4.1

Wir haben Beteiligungsstrukturen für unsere Kunden.

Z 4.2

Wir haben Beteiligungsstrukturen für unsere Mitarbeiter/-innen.

Z 4.3

Es besteht eine gesamtstädtische Ausrichtung bei neuen oder geänderten Angeboten.

Z 4.4

Der/Die Mitarbeiter/-in ist die kleinste „Serviceeinheit“ der Verwaltung.

Z 4.5

Die Serviceangebote sind barrierefrei sowie mehrsprachig.

 

V 6

Wir stellen lebenslagenorientierte Angebote zur Verfügung.

Z 6.1

Basierend auf den Lebenslagen der Kunden wird die Inanspruchnahme von Dienstleistungen „aus einer Hand“ durch die Stadtverwaltung gewährleistet.

Z 6.2

Wir haben Kooperationsangebote mit Eigenbetrieben und städtischen Unternehmen zur organisationsübergreifenden Umsetzung des Lebenslagenprinzips.

 

Um die vorgenannten Aspekte zu konkretisieren werden nachfolgende Aufgaben benannt, die innerhalb einer zentralen Steuerungseinheit anzusiedeln sind:

 

  • Sie ist ein Kompetenzzentrum und zentrale Anlaufstelle für Zukunfts-/Strategiethemen bezüglich "Verwaltungs- und Bürgerservice"
    • innerhalb der Stadtverwaltung sowie
    • nach „außen“ in Zusammenarbeit mit Unternehmen, Zivilgesellschaft sowie ggf. Wissenschaft und
    • trägt aktiv zur Vernetzung der genannten Akteure bei.

 

  • Sie fungiert als Impulsgeber für die Projektentwicklung und -umsetzung, interne Schnittstelle und Beratungseinheit für die gesamte Stadtverwaltung auf dem Themenfeld "Verwaltungs- und Bürgerservice". Dies beinhaltet insbesondere:

 

  • im strategischen Kontext:
    • Evaluierung und Fortschreibung der Strategie "Weiterentwicklung des Verwaltungs- und Bürgerservice 2030"
    • aktive Suche von Innovationen/Zukunftsthemen im Verwaltungs- und Bürgerservice

 

  • im operativen Geschäft:
    • Berichtswesen, Controlling und gesamtstädtische Steuerung der laufenden Maßnahmen zur Weiterentwicklung des Verwaltungs- und Bürgerservice

(= Umsetzung des Projektplans aus dem Konzept "Weiterentwicklung des Bürgerservice 2030")

  • Serviceeinheit mit den Funktionen:
    • zentraler Anlaufpunkt für Fachämter
    • Beratung und Unterstützung dieser bei der Entwicklung und Umsetzung von Projekten
    • Wissensmanagement und Fortbildung steuern
  • aktive Suche von Optimierungspotentialen im Verwaltungs- und Bürgerservice

 

Die Abhängigkeiten und Schnittstellen zwischen der Funktion „Steuerungseinheit“ und dem operativen Tagesgeschäft sind im Gesamtkontext nicht zu vernachlässigen. Beide „Disziplinen“ müssen gut aufeinander abgestimmt sein, damit funktionierende und bedarfsgerechte Lösungen bzw. Instrumente bereitgestellt werden können.

 

Somit ergeben sich in Bezug auf die organisatorische Ausrichtung folgende Einflussfaktoren bzw. Schwerpunktthemen:

 

  • Aufbau Kompetenzzentrum Bürgerservice (nach innen und außen)
  • Umsetzung und kontinuierliche Fortschreibung des Umsetzungskonzeptes „Bürgerservice 2030“
  • Rahmenbedingungen und gesamtstädtische Standards für das operative Geschäft setzen, implementieren und stetig weiterentwickeln
  • enge Verzahnung und Anbindung an das operative Tagesgeschäft gewährleisten

Daraus abgeleitet bedarf es einer neuen Organisationseinheit, die beide Aspekte in sich vereint, d. h. sowohl im operativen Tagesgeschäft verankert ist und zudem über eine „Strategieabteilung Bürgerservice“ verfügt. Dabei ist diese Strategieabteilung nicht ausschließlich für die Aufgabengebiete in der eigenen Organisationseinheit verantwortlich, sondern steuert das Themenfeld Bürgerservice gesamtstädtisch.

 

Im Fokus stehen dabei Fachbereiche, welche im operativen Tagesgeschäft die folgenden Kriterien erfüllen:

 

  • hohe Anzahl an Geschäftsvorfällen mit…
    • einem hohen Anteil an repetitiven Tätigkeiten und
    • einer geringen Komplexität in den Tätigkeiten

 

  • Fokus auf die transaktionale Ebene
    • mit Schwerpunkt auf persönlichen Kontakt vor Ort und
    • aufsuchendes Verhalten durch die Kunden

Mit Blick auf die am Projekt „Bürgerservice 2030“ beteiligten Organisationseinheiten (10.7 Hauptamt, 32.33 Ordnungsamt, 34 Standesamt) ist diesbezüglich folgendes festzustellen:

  • Die genannten Kriterien werden nahezu zu 100% erfüllt[2].
  • Es existiert eine gemeinsame inhaltslogische Schnittmenge mit dem thematischen Schwerpunkten Melde- sowie Personenstandswesen.
  • Die Bürgerämter und das Bürgertelefon sind im Zusammenspiel mit den Fachbereichen als ausführendes bzw. Auskunft gebendes Organ tätig.[3]

Worin liegen die Vorteile, wenn die o. g. Organisationseinheiten zusammengefasst werden und welche Synergieeffekte entstehen?

  • Optimierung der Zusammenarbeit zwischen Meldebehörde und Bürgerämtern lässt sich innerhalb eines Amtes reibungsloser organisieren
    • Gegenseitige Aushilfe bei Auftragsspitzen (Back-Office im Front-Office und umgekehrt)
    • Dienst- und Fachaufsicht liegt in einer Organisationseinheit
  • Informations-, Kommunikations- und Abstimmungsprozesse werden durch „gestraffte“ Verantwortungsstruktur erleichtert
  • Durch die Konzentration von Aufgaben mit einer hohen Anzahl an repetitiven Geschäftsprozessen, die i.d.R. direkt vor Ort abschließend bearbeitet werden …
    • kann eine einheitliche Infrastruktur (Dokumentenkurier, Dokumentenschränke, Kassenautomaten, Aufrufsystem etc.) besser genutzt und ausgebaut werden
    • kann das gesamtheitliche und aufgabenübergreifende Denken gefördert werden

Es wird demnach vorgeschlagen, dass folgende Organisationseinheiten in einer eigenständigen Amtsstruktur im Sinne eines „Bürger-Service-Amtes“ (Arbeitstitel) zusammengeführt werden:

 

  • 10.70 Hauptamt, Bürgerämter
  • 10.71 Hauptamt, Bürgertelefon
  • 32.33 Ordnungsamt, Melde- / Pass- und Personalausweisbehörde
  • 34 Standesamt

Zusätzlich ist darin eine „Strategieabteilung“ zu verankern, welche das Themenfeld Bürgerservice gesamtstädtisch koordiniert und unter Berücksichtigung von noch zu entwickelnden Standards stetig weiterentwickelt.

 

Aufbaustab und neue Organisationseinheit

Um die soeben beschriebene Umstrukturierung zeitnah realisieren zu können, sollte ein fließender Übergang der im Projekt initiierten Aktivitäten organisiert werden.

 

Für die Phase zwischen Projektende und Start des neuen Amtes wird dafür ein Aufbaustab gebildet, welcher im Zeitraum 01.01.202131.12.2021 die Thematik federführend übernimmt.

 

Der Aufbaustab steuert den Gesamtprozess und trägt die Verantwortung für den Aufbau der neuen Organisationseinheit und die Etablierung des zentralen Steuerungsansatzes für einen verwaltungsweit einheitlichen Bürgerservice. Insbesondere entfallen auf den Aufbaustab zwei wesentliche Funktionen:

 

  • Aufbau Organisationseinheit (einmaliges Thema mit definiertem Ende)
    • Organisationsstruktur des Amtes aufbauen
    • verwaltungsorganisatorische und personalwirtschaftliche Realisierung in Zusammenarbeit mit Hauptamt (10.3) und Personalamt (11) steuern
    • Integration der „Strategieabteilung“ in die neue Organisationsstruktur

 

  • Umsetzung und Weiterentwicklung der Strategie „Bürgerservice 2030“ (laufendes Thema ohne definiertes Ende, welches in neuer Amtsstruktur als „Strategieabteilung“ fortgesetzt wird)
    • Projektplan gemäß Punkt 5.1 (des Umsetzungskonzeptes) für Zeitraum von 2 Jahren konkretisieren und beginnen umzusetzen
    • zentralen Steuerungsansatz im Bürgerservice etablieren (Aufbau „Strategieabteilung“, Kompetenzzentrum, Reportingstrukturen, Wissensmanagement, Fortbildung etc.)
    • Standortkonzept für Konzentration der Bürgerservicestandorte in Zusammenarbeit mit dem Projekt Verwaltungsunterbringung (Referat 16) entwickeln

Zusammensetzung und Verortung Aufbaustab

 

Der Aufbaustab wird direkt im Dezernat I beim Bürgermeister für Allgemeine Verwaltung angebunden. Das hierfür nötige Personal wird aus den Dezernaten I und III gestellt.

 

Zudem wird der Aufbaustab unter Berücksichtigung der zuvor genannten Themengebiete und entsprechend der Zuständigkeit innerhalb der Stadtverwaltung durch das Hauptamt (10.32) und der Projektmanagementeinheit unterstützt.

 

Im Zentrum steht der Aufbaustab, welcher den Gesamtprozess steuert. Der Aufbaustab sollte um Fachbereiche bzw. Querschnittsbereiche der Verwaltung erweitert werden, die einen starken fachlichen Bezug zur Strategie „Weiterentwicklung des Verwaltungs- und Bürgerservices 2030“ sowie zu den bevorstehenden verwaltungsorganisatorischen und personalwirtschaftlichen Anpassungsprozessen haben.

Demzufolge sollten Vertreter aus den folgenden Dezernaten mit ihren entsprechenden Fachbereichen beteiligt sein:

 

Dezernat I Allgemeine Verwaltung:

 

  • Hauptamt mit den Abteilungen Bürgerservice (10.7), Organisation und Projektmanagement (10.3) sowie IT-Koordination (10.2)
  • Standesamt (34)
  • Personalamt mit den Abteilungen Personalbetreuung (11.2) und -entwicklung (11.3)
  • Projekt „VWU“ / Referat 16

 

Dezernat III Umwelt, Klima, Ordnung und Sport:

 

  • Ordnungsamt / Abteilung Kfz-Zulassungs-/Fahrerlaubnis-/Melde- und Passbehörde (32.3)

Dezernat VI Stadtentwicklung und Bau:

 

  • AGM (Abt. 65.0) – im Zusammenhang mit Projekt „VWU“
  • AGM (Abt. 65.2) – im Zusammenhang mit räumlicher Unterbringung

 

Strategieebene

Auf der Strategieebene werden die Dezernate I -mit Federführung- und III sowie die Amtsleitungen des Hauptamtes, Standesamtes und Ordnungsamtes vertreten sein.

Aufgaben und Funktion dieser Ebene sind es, grundlegende Entscheidungen beim Aufbau der neuen Organisationseinheit sowie bei der Umsetzung und Weiterentwicklung der Strategie „Bürgerservice 2030“ zu treffen. Zudem wird die Strategieebene mittels Statusberichten regelmäßig durch den Aufbaustab über den Fortschritt informiert.

 

3. Realisierungs- / Zeithorizont

 

Für die Phase zwischen Projektende und Start des neuen Amtes wird dafür ein Aufbaustab gebildet, welcher im Zeitraum 01.01.202131.12.2021 die Thematik federführend übernimmt. Ziel ist, dass die neue Organisationseinheit (BSA) zum 01.01.2022 ihren Regelbetrieb aufnimmt.

 

Abbildung: Übersicht Zeitstrahl

 

4. Finanzielle Auswirkungen

 

In der Haushaltsplanung wurden für die Haushaltsjahre 2021 und 2022 jeweils 150.000 EUR im Ergebnis- und Finanzhaushalt angemeldet. In Vorbereitung auf die Haushaltsklausur am 06./07.10.2020 wurden diese Ansätze bereits inhaltlich untersetzt und vom Beigeordneten für Allgemeine Verwaltung eingereicht (siehe Beschlussvorschlag unter TOP 9b).

 

Inhaltlich wurden im wesentlichen 2 Maßnahmen beschrieben:

 

Maßnahme A: Mobiler Prototyp

 

Ein wichtiger Bestandteil der Pilotphase ist ein mobiler, modularer Prototyp für den zukünftigen Bürgerservice. Der Prototyp soll einer Art „Pop-up-Store“ entsprechen, der temporär an variierenden städtischen Standorten aufgestellt werden kann, aber auch als kleinteilige Lösung in den bestehenden Räumlichkeiten, z.B. den Wartebereichen, der dienstleistenden Ämter integriert werden kann.

 

Maßnahme B: Prototyp mit festem Standort

 

An einem festen Standort, bspw. Technisches Rathaus, soll ein dauerhaftes prototypisches „Bürgerservicebüro“ (Arbeitstitel) anzusiedeln. Diese Möglichkeit soll genutzt werden, um ein prototypisches Bürgerservicebüro mit festem Standort zu etablieren. Im Unterschied zum mobilen Prototypen sollen hier zudem zusätzliche Ausstattungsmöglichkeiten getestet werden, wie ein Ausweis- bzw. Dokumentenausgabeautomat oder zusätzliche Speed-Capture-Stations.

 

Im Protokoll des Dezernates Finanzen zur Klausurtagung am 06./07.10.2020 wurden festgehalten, dass die Mehrbedarfe zunächst zur Kenntnis genommen und eine unterjährige Mittelbereitstellung in Aussicht gestellt wird. Voraussetzung hierfür ist der Beschluss des Umsetzungskonzeptes, was mit dieser Vorlage erfolgt.

 

5. Auswirkungen auf den Stellenplan

 

Das Personal für den Aufbaustab wird durch die beiden Dezernate I und III gestellt und für den Zeitraum des Aufbaus des Amtes dem Dezernatsbüro I zugeordnet. Hierfür werden zwei Stellen im Dezernatsbüro I befristet bis zum 31.12.2021 eingerichtet. Die hierfür notwendigen Stellen werden stellenplanneutral aus den Dezernaten I und III zur Verfügung gestellt.

 

 

6. Bürgerbeteiligung

 

bereits erfolgt    geplant    nicht nötig

 

Gemäß Beschlusspunkt 3 der Beschlussvorlage Nr. VII-DS-00630 ist das Konzept nach Fertigstellung in geeigneter Form mit der Bürgerschaft zu reflektieren. Hierzu erfolgte im Rahmen des Projekts „Bürgerservice 2030“ eine erste Kontaktaufnahme mit Mitarbeitern aus dem Referat Digitale Stadt, da die Kollegen bzgl. der Digitalisierungsstrategie eine Bürgerbeteiligung planen. Eine Integration der Bürgerservicethemen ist diesbezüglich grundsätzlich möglich, muss aber zu gegebener Zeit noch im Detail abgestimmt werden. Dies wird eine Aufgabe des Aufbaustabes bzw. der neuen Organisationseinheit sein.

 

7. Besonderheiten

 

keine

 

8. Folgen bei Nichtbeschluss

 

Bei Nichtbeschluss wird keine zentrale Organisationseinheit gegründet, die eine zentrale Steuerung des Bürgerservices übernimmt.

 

Anlagen:

Anlage 1 Umsetzungskonzept (ohne Anlagen)

Anlage 2 Umsetzungskonzept (nur Anlagen)in ALLRIS einsehbar

 

 

 

 

 


[1] Der Kundenbegriff umfasst unterschiedliche Ebenen (Bürger, Einwohner, Co-Produzent, Subjekt und Kunde).

[2] siehe auch Anlagen 1 und 3 des Umsetzungskonzeptes

[3] 50 % der in den Bürgerämtern erbrachten Leistungen beziehen sich auf das Meldewesen.

Anlagen:  
  Nr. Name    
Anlage 2 1 Umsetzungskonzept (1409 KB)    
Anlage 1 2 Umsetzungskonzept (Anlagen) (3268 KB)    
Stammbaum:
VII-DS-00630   Eckpunkte zur Weiterentwicklung des Verwaltungs- und Bürgerservices der Stadtverwaltung Leipzig ("Bürgerservice 2030")   02.1 Dezernat Allgemeine Verwaltung   Beschlussvorlage
VII-DS-00630-DS-01   Weiterentwicklung des Bürgerservices der Stadtverwaltung Leipzig ("Bürgerservice 2030") - Meilenstein des Arbeitsprogramms 2023   02.1 Dezernat Allgemeine Verwaltung   Beschlussvorlage