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Vorlage - VII-F-01504-AW-01  

 
 
Betreff: IT-Ausstattung und Organisation der Arbeit der Verwaltung
Anlass: Verwaltungshandeln
Status:öffentlich (Vorlage abgeschlossen)Vorlage-Art:schriftliche Antwort zur Anfrage
Einreicher:Dezernat Allgemeine VerwaltungBezüglich:
VII-F-01504
Beratungsfolge:
Ratsversammlung

Sachverhalt

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Frage 1

 

Welche Veränderungen gab es bei der IT-Ausstattung und IT-Nutzung der Stadtverwaltung (Software, Hardware) im Zuge der Pandemiebewältigung und zur Aufrechterhaltung der Arbeitsfähigkeit der Stadtverwaltung sowie der kommunalen Gremienarbeit?

 

Antwort:

 

Für die Aufrechterhaltung der Arbeitsfähigkeit im Zuge der Pandemiebewältigung wurde in Ergänzung der bereits in der Stadtverwaltung vorhandenen IT-Ausstattung durch die Lecos zusätzliche mobile Technik (Notebooks, Tablets) beschafft und ausgereicht. Der Anteil an mobilen Endgeräten (Tablets/Laptops) wurde so kurzfristig erhöht (von 1.200 im Februar 2020 auf ca. 1.600 Geräte). Ein Teil dieser Geräte wurde aber wg. Lieferengpässen aus Beständen für die Schulen der Stadt entnommen und wird deshalb zurückgeführt. Im Ergebnis konnten ca. 20 % der PC –Arbeitsplätze mit mobiler Technik ausgestattet werden.

 

Für die Einrichtung der mobilen Endgeräte mussten die in der Stadtverwaltung bereits vorhandenen Endgeräte (Tablets, Notebooks) als auch die zusätzlichen Endgeräte mit einem sicheren Zugang zum Stadtnetz abgesichert werden, da aufgrund von Lieferengpässen die bereits erprobte Technologie nicht auf alle mobilen Endgeräte angewandt werden konnte.

 

Gleichzeitig wurde die Internetbandbreite erhöht, um u. a. die (neue) Konferenztechnik entsprechend einzusetzen (bspw. MS Teams für die Aufrechterhaltung der Ratsarbeit) und auch die mobile Arbeit abzusichern. Ein großes Augenmerk lag dann auf der Ausweitung der Nutzung von Telefon- und Videokonferenzen. Die Ausstattung von acht Beratungsräumen mit Videokonferenztechnik wurde verbessert. Vor dem Hintergrund der bereits im Einsatz befindlichen Lösungen für Telefonkonferenzen (inkl. Dokumenten teilen) sowie der bereits implementierten Videokonferenzlösung Skype for Business (SfB) konnten zudem kurzfristig entsprechende Lösungen bereitgestellt und von Seiten der Stadt intensiv genutzt werden. SfB stellte auch die wesentliche Plattform für den Verwaltungsstab dar, d. h. auch die externen Partner wurden mit entsprechender Technik durch die Stadt und Lecos ausgestattet. Zur effektiven Nutzung wurden auch komplette Konferenzsysteme (inkl. Monitor, Kamera, Mikrofon) bereitgestellt, welche in verschiedenen Lokationen der Stadtverwaltung genutzt werden. Darüber hinaus wird MS Teams zur Absicherung der Gremienarbeit genutzt.

 

Die Bereitstellung / Einbindung von Hotlines für das Gesundheitsamt, das Hauptamt und das Personalamt hat mit den bestehenden Lösungen funktioniert und konnte sehr kurzfristig erfolgen, d. h. inkl. PC- und Telefontechnik mit der Schaltung der Hotlinenummern im Sinne von CallCenter-Funktionalitäten.

 

Zudem wurden neue Datenbanken für die Pandemiebewältigung entwickelt und für die Hilfeprogramme Onlineanträge auf Amt24 bereitgestellt.

 

Frage 2

 

Welchen Kosten waren mit diesen Veränderungen bislang verbunden?

 

Antwort:

 

Die Kosten werden regelmäßig/monatlich im Fachausschuss Allgemeine Verwaltung offengelegt. Für IT-Ausstattung wurden aus dem „Corona-Budget“ entsprechend der Information an den Fachausschuss Allgemeine Verwaltung vom 18. August 2020 ca. 612.000 Euro für IT- ausgegeben. Davon wurden ca. 42 Prozent für die Ausstattung von Office-Notebooks verwendet und ca. 23 Prozent für die Erweiterung der Servicezeiten der Lecos. Die ausgereichten zusätzlichen Tablets/Notebooks bleiben teilweise als PC-Ersatz im Bestand der Fachämter und verursachen laufende Mehrkosten.

 

Frage 3

 

Welche Erfahrungen hat die Stadtverwaltung mit dem veränderten Einsatz von IT-Technologien gemacht, d. h. insbesondere, wie wurde diese genutzt und ist eine Nachnutzung zu erwarten?

 

Antwort:

 

Die Stadtverwaltung hat im Zuge der Pandemiebewältigung ihre Arbeitsweise angepasst. So können einzelne Funktionen der Stadtverwaltung viel einfacher IT-Technologien einsetzen und in ihre Prozesse integrieren. Das gilt insbesondere für die internen Services sowie für die „klassischen“ Antragsleistungen. Hierfür müssen die entsprechenden Datenbanken, Systeme und Prozesse in den kommenden Jahren angepasst werden. Andere Leistungen bspw. Betreuung von Kinder, können da weniger IT-Technologien einsetzen.

Während der ersten Welle der „Corona-Pandemie“ konnten im Durchschnitt ca. 300 zeitgleiche Einwahlen aus dem Home-Office festgestellt werden. Die Zahl lässt sich auch damit erklären, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht alle zur gleichen Zeit gearbeitet haben und auch die Bediensteten der Stadtverwaltung weiterhin in ihren Diensträumen ihren Aufgaben nachgehen konnten.

 

Kommunikationstools (Telefonkonferenzen, Videokonferenzen mit SfB und MS Teams) werden deutlich intensiver genutzt und sind Teil der normalen Verwaltungsarbeit geworden. Die erforderliche Nutzung in den letzten Monaten hat aus unserer Sicht bewiesen, dass eine Nutzung der Tools die effektive Arbeit der Stadtverwaltung unterstützen kann.

 

Eine Nachnutzung bzw. Ausweitung der Nutzung der mobilen Technik ist zu erwarten, d. h. die Erhöhung der Flexibilität der Arbeit durch mobiles Arbeiten und Homeoffice wird durch die bedarfsgerechte Ausgabe von mobilen Endgeräten stetig weiter unterstützt.

Bereits vorhandenen Systeme für die elektronische Zusammenarbeit wurden deutlich intensiver genutzt (Telefonkonferenz, Intranet, Skype-Videokonferenzen, in einzelnen Ämtern auch E-Akte) teilweise bestehende Vorbehalte zu solchen Lösungen konnten abgebaut werden.

 

In Abwägung der Vor- und Nachteile konnte als Fazit festgestellt werden, dass Home-Office eine zukunftsfähige Form des Arbeitens ist, die einen hohen Grad der Flexibilität ermöglicht, die Mitarbeiterzufriedenheit stärkt und deshalb grundsätzlich befürwortet wird. Die Risiken sind beherrschbar, sofern Festlegungen getroffen werden, die die Tätigkeit im Home-Office regeln.

Die Führungskultur muss sich dem anpassen; ebenso ist die notwendige IT-Infrastruktur und Softwarelösungen (u. a. elektronische Erfassung der An- und Abwesenheiten) zur Verfügung zu stellen.

 

Frage 4

 

Finden die im Rahmen der Corona-Krise gesammelten Erfahrungen mit der vermehrten digitalen Arbeitsweise und der damit möglichen Telearbeit bzw. mobilen Arbeit Niederschlag in den Planungen für die Arbeit der Verwaltung im Regelbetrieb? Welche Maßnahmen sind aus Sicht der Stadtverwaltung notwendig, um diese Arbeitsweise weiterhin zu ermöglichen bzw. auszubauen?

 

Antwort:

 

Zunächst muss hier klar zwischen Telearbeit und mobiler Arbeit differenziert werden. Die Anforderungen an die Einrichtung von Telearbeitsplätzen sind anspruchsvoll; hierfür gibt es noch keine städtische Lösung. Die Bezeichnung Home-Office während der Pandemie wurde eher synonym für mobiles Arbeiten verwendet. Hierzu erarbeitet die Stadtverwaltung nachhaltige Regelungen.

 

Es ist davon auszugehen, dass die deutlich intensivere Nutzung von IT-Technologien in die Prozesse integriert werden können. Die Stadtverwaltung befindet sich – im Übrigen unabhängig von der „Corona -Zeit“ – in intensiven Abstimmungen u. a. mit der Personalvertretung zu weiteren Möglichkeiten der Flexibilisierung der Arbeitsgestaltung und damit der Nutzung von mobiler Technologie. Derzeit werden entsprechende Konzepte in der Stadtverwaltung erarbeitet, welche die Fragen: „Welche Mitarbeiter/-innen sollen zukünftig mobile Endgerätetechnik nutzen und welche Anwendungsszenarien sind dafür relevant?“ betrachten. Für das mobile Arbeiten sind folgende Voraussetzungen notwendig: Mobiles Endgerät, Token zur Zweifaktor-Athentifizierung, Headset, Maus & Tastatur, Docking Station, Monitor, Optional Mobilfunkkarte bzw. WLAN. Perspektivisch sollte auch öffentliches WLAN in den Verwaltungsobjekten der Stadt Leipzig verfügbar sein um ortsunabhängig arbeiten zu können.

 

Die Einführung der eAkte stellt natürlich auch einen wesentlichen Baustein der Digitalisierung der Verwaltung dar, welcher eine mobile Arbeit ermöglichen kann. Hierzu sind natürlich bei der Einführung auch die dazugehörigen Prozesse wie Postein- und Postausgang zu beachten, da nur bei einem kompletten digitalen Prozess eine mobile Arbeit umgesetzt werden kann. Hier ist von einem Anstieg mobilir IT-Ausstattung auszugehen. Gleichzeitig wird bereits begonnen die Fragen hinsichtlich Speicherkonzepten (wo liegen welche Daten) und auch der Cloud-Nutzung zu prüfen, wo bereits erste Lösungen für die Mitarbeiter der Stadtverwaltung zur Verfügung stehen (u. a. LDrive).

 

Frage 5

 

Welche konkreten Planungen hinsichtlich technischer Voraussetzungen (IT-Ausstattung, E-Akte etc.) und künftiger personalrechtlicher Regelungen werden seitens der Stadtverwaltung zur Ermöglichung von Telearbeit, mobiler Arbeit und pandemievorbeugender Arbeit angestellt?

 

Antwort:

 

Aus Sicht der Stadtverwaltung betrifft dies die Fragen der Ausstattung eines Arbeitsplatzes mit Technik entsprechend der möglichen Anwendungsszenarien. D. h. ein Schwerpunkt liegt im ersten Schritt in der Definition von Anwendungsszenarien für die Arbeit und die daraus resultierende erforderliche Technik (z. B. PC vs. mobiles Endgerät; Zugriff auf das Stadtnetz, Headset, Adapter – siehe auch Frage 4). Die neue Standardausstattung muss bis Sommer 2021 gemeinsam mit der Personalvertretung, dem Informationssicherheitsbeauftragten und dem Datenschutzbeauftragten definiert werden, damit diese entsprechend ab 2022 ausgerollt werden kann.

Zudem wird das WLAN in Verwaltungsgebäuden bei Sanierung und Neubau sukzessive ausgebaut. Die eAkte wird in der Verwaltung (vgl. Vorlage VI-DS-06918) ausgerollt. Zudem werden schrittweise alle Beschäftigten der Stadtverwaltung an das Stadtnetz angebunden.

Das Personalamt hat gemeinsam mit dem Personalrat Stadtverwaltung im März dieses Jahres vor dem Hintergrund der Ausbreitung des Corona-Virus kurzfristig die Voraussetzungen dafür geschaffen, dass auch in der Stadtverwaltung Leipzig die Arbeit im Home-Office grundsätzlich möglich ist und die geltenden Regelungen zur flexiblen Arbeitszeit weiter ausgeweitet. Die unter dem Einfluss der Pandemie geschaffenen Regelungen gelten allerdings nur vorübergehend. Die Überführung dieser vorübergehenden Regelungen in einen dauerhaften Regelungszustand ist der Dienststelle ein wichtiges Anliegen und betrifft sowohl die Richtlinie zum Home-Office als auch die Regelungen zur flexiblen Arbeitszeit gleichermaßen. In beiden Fällen wird von Seiten der Dienststelle angestrebt, mit der Personalvertretung eine entsprechende Dienstvereinbarung zu verhandeln und abzuschließen.

 

Frage 6

 

Gibt es auch Erkenntnisse, wie die Eigenbetriebe der Stadt Leipzig technische und organisatorische Änderungen vorgenommen haben, um ihre Arbeitsfähigkeit zu sichern.

 

Antwort:

 

In den Eigenbetrieben wurde – soweit dies die Aufgaben zuließen – ebenfalls Möglichkeiten zur Inanspruchnahme von Home-Office geschaffen. Diesbezüglich wird auf die Antwort zur Anfrage VII-F-01489-AW-02 verwiesen.

 

Stammbaum:
VII-F-01504   IT-Ausstattung und Organisation der Arbeit der Verwaltung   Geschäftsstelle der SPD-Fraktion   Anfrage
VII-F-01504-AW-01   IT-Ausstattung und Organisation der Arbeit der Verwaltung   02.1 Dezernat Allgemeine Verwaltung   schriftliche Antwort zur Anfrage