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Vorlage - VII-F-01489-AW-01  

 
 
Betreff: Homeoffice von Mitarbeitern der Stadtverwaltung und der Eigenbetriebe
Anlass: Sonstiges
Status:öffentlich (Vorlage abgeschlossen)Vorlage-Art:schriftliche Antwort zur Anfrage
Einreicher:Dezernat Allgemeine VerwaltungBezüglich:
VII-F-01489
Beratungsfolge:
Ratsversammlung

Sachverhalt
Anlagen:
Anlage

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Die Fragen 1 bis 10 wurden jeweils für die Stadtverwaltung sowie pro Eigenbetrieb beantwortet. Die Antworten für die Eigenbetriebe können der Anlage entnommen werden. Zur Frage 11 wurde eine überschlägige Rechnung für die Stadtverwaltung und die Eigenbetriebe vorgenommen.

 

Antworten für Stadtverwaltung:

 

Zu Frage 1: Wie schätzen Sie nach den Erfahrungen der letzten Monate die Vorzüge und Risiken von vermehrter Home-Office-Nutzung durch Beschäftigte der Stadtverwaltung ein (Mitarbeiterzufriedenheit, Vereinbarkeit Familie & Beruf, Versicherungsschutz)?

 

Vorteile:

 

-          Home-Office erleichtert den Beschäftigten die Vereinbarkeit von Familie/Privatleben und Beruf, indem Arbeitswege erspart werden.

 

-          Ein weiterer Vorteil ist das Vermeiden von Arbeitsausfällen, wenn Beschäftigte normalerweise tageweise zu Hause sein müssten.

 

-          Einzelne Mitarbeiter zeigten sogar an, dass die Reduzierung der wöchentlichen Arbeitszeit nicht mehr erforderlich wäre, wenn sie Home-Office weiter nutzen können.

 

-          Ebenso kann Home-Office die Produktivität durch konzentriertes Arbeiten an einem Thema und den Ausschluss von Störungen durch Dritte erhöhen.

 

-          Das Mehr an Freiräumen der flexibleren Arbeitszeit über den Tag verteilt wurde ebenfalls sehr begrüßt.

 

Nachteile:

 

-          Der Koordinations- und Organisationsaufwand für die Führungskräfte wird als höher empfunden.

 

-          Der persönliche Kontakt zwischen Beschäftigten und zwischen Vorgesetzten und Beschäftigten fehlt. Dies schränkt die Mitarbeiterführung ein, erschwert Absprachen und Kommunikation und schwächt den Teamgedanken. Auch eine gegenseitige Unterstützung und das Aufgabenverständnis angrenzender Bereiche können verloren gehen.

 

-          Teilweise kommt es auch zu Mehrbelastungen der Beschäftigten, die im Büro sind, da häufig ein persönlicher Kontakt zur Klärung von Fragen gesucht wird.

 

-          Voraussetzung für Home-Office ist zudem ein geeignetes Zeit- und Selbstmanagement, um eine ausreichende Abgrenzung zwischen Privat- und Berufsleben an einem Ort zu leben. Nicht jede/-r Beschäftigte/-r ist aufgrund seiner Persönlichkeit, aber auch aufgrund der Arbeitsaufgaben für Home-Office-Arbeiten geeignet.

 

-          Kritisch ist darüber hinaus auch die Arbeitsumgebung im Hinblick auf die Arbeitssicherheit und Gesunderhaltung zu sehen. (Couch, Küchentisch und Terassenmöbel bieten keinen ergonomischen Arbeitsplatz). Es müssen ergonomische Arbeitsplätze vorhanden sein. 

 

Fazit:

 

Home-Office ist eine zukunftsfähige Form des Arbeitens, die einen hohen Grad der Flexibilität ermöglicht, die Mitarbeiterzufriedenheit stärkt und deshalb grundsätzlich befürwortet wird. Die Risiken sind beherrschbar, sofern Festlegungen getroffen werden, die die Tätigkeit im Home-Office regeln.

 

Die Führungskultur muss sich dem anpassen; ebenso ist die notwendige IT-Infrastruktur und Softwarelösungen (u. a. elektronische Erfassung der An- und Abwesenheiten) zur Verfügung zu stellen.

 

Zu Frage 2: Wie viele Mitarbeiter von Stadtverwaltung und Eigenbetrieben waren während des Lockdowns im Home-Office tätig?

 

Im Zeitraum 16. März 2020 bis 31. Mai 2020 waren 1.615 Beschäftigte mindestens an einem Tag im Home-Office tätig.

 

Zu Frage 3: Wie viele Mitarbeiter von Stadtverwaltung und Eigenbetrieben haben Home-Office-Arbeit abgelehnt und aus welchen Gründen?

 

Der Stadtverwaltung sind keine Einzelfälle bekannt, in denen ein/-e Bedienstete/-r seitens des Arbeitgeber angeordnetes Home-Office abgelehnt hat.

 

Zu Frage 4: Wie viele Mitarbeiter haben den Wunsch geäußert auch künftig vermehrt Arbeit im Home-Office leisten zu können?

 

Zu diesem Thema gibt es keine aktuellen Erhebungen. Daher wird zur Beantwortung der Frage auf die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung 2019 zurückgegriffen.

 

In der Mitarbeiterbefragung, die in der Stadtverwaltung im März 2019 durchgeführt wurde, wurden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gefragt, ob es ihnen helfen würde, wenn sie "zeitweise Arbeit von zu Hause erledigen" können. von den 2788 Teilnehmerinnen an dieser Frage antworteten 1078 mit "trifft völlig zu". Das entspricht einem Anteil von 38,7 Prozent. 534 Befragte gaben an, dass die eher zutrifft (entspricht einem Anteil von 19,2%). Insgesamt gab also 57,9 % der Befragten an, dass es ihnen helfen würde, wenn sie zeitweise Arbeit von zu Hause erledigen könnten.

 

In einem Freitextfeld gab es darüber hinaus die Möglichkeit, eigenständig Vorschläge zu unterbreiten, was zur besseren Vereinbarkeit von Familie und Beruf helfen könnte. Hier gaben 201 Personen explizit Home Hoffice als Wunsch aus.

Für ein Freitextfeld, bei dem die Hürde zum Ausfüllen erstens deutlich höher liegt als bei einem Feld zum Ankreuzen und bei dem die Mitarbeiter sich sehr konkret auf einzelne Vorschläge konzentrieren, ist die Zahl von 201 gegebenen Antworten zu genau diesem Thema als sehr hoch einzuschätzen.

 

Zu Frage 5: Wie vielen Mitarbeitern von Stadtverwaltung und Eigenbetrieben wurde die Arbeit im Home-Office durch den Arbeitgeber verweigert und aus welchen Gründen?

 

Es liegt keine zentrale Erhebung zu diesem Thema vor.

 

Zu Frage 6: Wie viele Arbeitsplätze in Verwaltung und Eigenbetrieben hält der Oberbürgermeister generell für Home-Officefähig? (Bitte nach Ämtern und Eigenbetrieben aufgliedern.)

 

Eine Anzahl der Home-offfice-fähigen Arbeitsplätze kann pauschal nicht genannt werden. Derzeit befindet sich das Personalamt in Abstimmung mit dem Personalrat zur Erstellung einer entsprechenden Dienstvereinbarung. Die Einstufung des Arbeitsplatzes als home-office-fähig bleibt den Modalitäten dieser Dienstvereinbarung vorbehalten.

 

Zu Frage 7: Wird die Möglichkeit von Home-Office-Arbeit jetzt schon und in Zukunft bei allen hierfür geeigneten Stellenausschreibungen angeboten? Falls nein, warum nicht?

 

Derzeit wird die Möglichkeit von Home-Office-Arbeit nicht in den Stellenausschreibungen aufgeführt, da die Home-Office-Arbeit nicht pauschal für alle Vakanzen gilt. Zum aktuellen Zeitpunkt kann Home Office nur in den Fällen genutzt warden, in denen dies zur Einhaltung des Infektionsschutzes erforderlich ist, sodass die Gewährung von Home Office gegenwärtignoch  eine Einzelfallentscheidung ist. Damit kann Home Office nicht grundsätzlich als Arbeitgeber-Attraktivitätsfaktor in den Stellenausschreibungen aufgeführt werden.

 

Zu Frage 8: Welche technischen Voraussetzungen mussten durch den Arbeitgeber für Home-Office-Arbeitsplätze geschaffen werden und welche Kosten sind hierfür angefallen?

 

      Voraussetzungen für Home-Office

Der Anteil an mobilen Endgeräten (Tablets/Laptops) wurde kurzfristig erhöht (von 1.200 im Februar 2020 auf ca. 1.600 Geräte).

 

Für das Büro für Ratsangelegenheiten wurde eine neue Lösung zur Durchführung digitaler Gremienarbeit beschafft (MS Teams).

 

Zur Absicherung der erhöhten Anzahl an Videokonferenzen wurde eine Bandbreitenerhöhung durchgeführt.

      Kosten für die Einrichtung von Home-Office:

Einmal- und zeitlich befristete Kosten: Die Kosten werden regelmäßig/monatlich im Fachausschuss Allgemeine Verwaltung offengelegt.

 

Laufende Kosten: Die ausgereichten zusätzlichen Tablets/Notebooks bleiben teilweise als PC-Ersatz im Bestand der Fachämter und verursachen laufende Mehrkosten.


Zu Frage 9: Welche Veränderungen der technischen Infrastruktur sind noch geplant um die Home-Office-Fähigkeit der Verwaltung zu erhöhen / optimieren und wie hoch schätzen Sie die Kosten?

 

      Schaffung der technischen Voraussetzungen:

Die Erhöhung der Flexibilität der Arbeit durch mobiles Arbeiten und Home-Office wird durch die bedarfsgerechte Ausgabe von mobilen Endgeräten stetig weiter unterstützt. Die Einführung der eAkte in der Verwaltung (vgl. Vorlage VI-DS-06918) und der Auf- und Ausbau des Intranets wird weiter vorangetrieben.

 

      Kosten für die Schaffung der technischen Voraussetzungen:

Die Einmalkosten für einen mobilen Arbeitsplatz inkl. Dockingstation, Monitor, Tastatur, Maus, Headset betragen ca. 600 Euro pro Arbeitsplatz. Die laufenden Kosten pro Jahr für einen mobilen Arbeitsplatz als PC-Ersatz inkl. Token betragen ca. 2.650 Euro.

 

Zu Frage 10: Nachhaltige Finanzielle Entlastung: Könnten Einsparungen, insbesondere hinsichtlich der Miete für benötigte Büroflächen durch Home-Office-Arbeit aller hierfür geeigneten Stellen bei Stadtverwaltung und Eigenbetrieben erzielt werden? Falls nein, warum nicht?

 

Die Auswirkungen von Home-Office auf die Verwaltungsunterbringung muss differenziert nach Ämtern, Funktionen und Aufgaben betrachtet werden und ist abhängig von den mit dem Personalrat genannten Abstimmungen. Es ist denkbar, dass sich dadurch eine Flächenoptimierung, zugunsten zukünftiger Arbeitswelten, erreichen lässt und sich Mieteinsparungen erzielen lassen. Diese und andere Einflüsse werden dann für die Verwaltungsunterbringung innerhalb der Erarbeitung des Bürokonzepts bei den objektspezifischen Planungen berücksichtigt.

 

überschlägige Rechnung für die Stadtverwaltung und die Eigenbetriebe:

 

Zu Frage 11: Klimapolitische Effekte: Wie hoch beziffert die Stadtverwaltung mögliche CO2-Einsparungen durch verringertes (Berufs-)Verkehrsaufkommen, die durch Home-Office-Arbeit aller hierfür geeigneten Stellen bei Stadtverwaltung und Eigenbetrieben erzielt werden?

 

Die klimawirksamen Effekte durch die im Home-Office eingesparten Arbeitswege sind nur schätzungsweise zu beziffern und unterliegen folgenden Annahmen:

 

Wie bereits aufgeführt, bleiben die Modalitäten unten denen ein Arbeitsplatz als Home-Office-geeignet eingestuft werden kann, den Dienstvereinbarungen mit den Personalräten vorbehalten. Sofern man davon ausgeht, dass bei rund 14.000 Bediensteten in Stadtverwaltung und Eigenbetrieben die Hälfte der Arbeitsplätze als Home-Office-geeignet eingestuft werden kann, ergibt sich folgendes Berechnungsszenario der klimawirksamen Effekte:

 

 

Die Mitarbeiter haben tägliche Arbeitswege von 10 km an 200 Tagen im Jahr und legen diese gemäß aktuellem Modal Split wie folgt zurück: 18 % ÖPNV, 25 % zu Fuß, 17 % Fahrrad, 40 % MIV.

 

Für die unterschiedlichen Verkehrsträger werden folgende Emissionswerte angenommen:

 

ÖPNV:     60,00 g CO2/km

Fuß & Rad:       0,00 g CO2/km

MIV:    150,00 g CO2/km

 

Zudem wird angenommen, dass sich das ÖPNV-Angebot in Taktung und Fuhrparkeinsatz durch das Home-Office städtischer Mitarbeiter nicht verändert, sodass lediglich die vermiedenen MIV-Emissionen betrachtet werden. Im Folgenden sind die erzielbaren CO2-Einsparpotentiale bei unterschiedlichen Home-Office-Anteilen dargestellt:  

 

25 % Home-Office:     700 MA x 2.000 km/a x 150 g/km  = 210 t CO2/a

50 % Home-Office:  1.400 MA x 2.000 km/a x 150 g/km  = 420 t CO2/a

75 % Home-Office: 2.100 MA x 2.000 km/a x 150 g/km  = 630 t CO2/a

100 % Home-Office:  2.800 MA x 2.000 km/a x 150 g/km  = 840 t CO2/a

 

Der ganzjährige Treibhausgasausstoß des Leipziger Verkehrssektors lag 2017 bei 769.514 t, sodass sich durch Home-Office städtischer Bediensteter im besten Szenario 0,1 % der Gesamtemissionen einsparen lassen. Dieser klimapolitische Effekt lässt sich durch den Umstieg auf das Fahrrad mit positiven Nebenwirkungen für die Gesundheit, Stressresistenz und öffentliche Vorbildwirkung ebenso realisieren.

 

Die Stärkung von Home-Office-Möglichkeiten ist vielmehr aus Gründen der Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie des vorsorgenden Gesundheitsschutzes im Pandemiefall geboten. Wirksamer Klimaschutz lässt sich durch umfassende Maßnahmen zur Einleitung und Umsetzung einer urbanen Mobilitätswende effizienter und gerechter für die gesamte Stadtbevölkerung erreichen.

 

 

 

Anlagen:

Anlage Eigenbetriebe

 

Anlagen:  
  Nr. Name    
Anlage 1 1 Anlage (238 KB)    
Stammbaum:
VII-F-01489   Homeoffice von Mitarbeitern der Stadtverwaltung und der Eigenbetriebe   01.15 Büro für Ratsangelegenheiten   Anfrage
VII-F-01489-AW-01   Homeoffice von Mitarbeitern der Stadtverwaltung und der Eigenbetriebe   11 Personalamt   schriftliche Antwort zur Anfrage