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Vorlage - VII-DS-01727  

 
 
Betreff: IT-Konsolidierung in den Eigenbetrieben Kultur - Vertragsabschlüsse von Gewandhaus, Oper, Schauspiel und Theater der Jungen Welt mit der Lecos GmbH
Anlass: Verwaltungshandeln
Status:öffentlich (Vorlage freigegeben)Vorlage-Art:Beschlussvorlage
Einreicher:Dezernat Kultur
Beratungsfolge:
DB OBM - Vorabstimmung Vorberatung
Dienstberatung des Oberbürgermeisters Bestätigung
BA Kulturstätten 1. Lesung
05.11.2020 
BA Kulturstätten ungeändert beschlossen   
BA Kulturstätten Beschlussfassung

Beschlussvorschlag
Finanzielle Auswirkungen
Sachverhalt

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Beschlussvorschlag:

 

Die Betriebsleitungen der Eigenbetriebe Gewandhaus, Oper, Schauspiel und Theater der Jungen Welt werden ermächtigt, die Verträge mit der Lecos GmbH mit einer Laufzeit von 2020 – 2024, inkl. der Option einer Verlängerung bis 31.12.2029, abschließen zu dürfen.

 

 

Zusammenfassung:

 

Anlass der Vorlage:

 

Rechtliche Vorschriften   Stadtratsbeschluss   Verwaltungshandeln

Sonstiges:

 

Mit dieser Vorlage werden die Leistungsverträge zwischen dem Gewandhaus zu Leipzig, der Oper Leipzig, dem Schauspiel Leipzig und dem Theater der Jungen Welt mit der Lecos GmbH zur Beschlussfassung vorgelegt.

 

Die Beschlussfassung erfolgt gemäß § 10 Abs. 7 Nr. 5 der jeweiligen Eigenbetriebssatzungen.

 

 

 

 

 

 

 


 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

 

Finanzielle Auswirkungen

X

nein

 

wenn ja,

Kostengünstigere Alternativen geprüft

 

nein

 

ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung

Folgen bei Ablehnung

 

nein

 

ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)?

 

nein

 

ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

 

 

Im Haushalt wirksam

von

bis

Höhe in EUR

wo veranschlagt

Ergebnishaushalt

Erträge

 

 

 

 

 

Aufwendungen

 

 

 

 

Finanzhaushalt

Einzahlungen

 

 

 

 

 

Auszahlungen

 

 

 

 

Entstehen Folgekosten oder Einsparungen?

 

nein

 

wenn ja,

 

Folgekosten Einsparungen wirksam

von

bis

Höhe in EUR (jährlich)

wo veranschlagt

Zu Lasten anderer OE

Ergeb. HH Erträge

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand

 

 

 

 

Nach Durchführung der Maßnahme zu erwarten

Ergeb. HH Erträge

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand (ohne Abschreibungen)

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand aus jährl. Abschreibungen

 

 

 

 

 

Steuerrechtliche Prüfung

X

nein

 

wenn, ja

Unternehmerische Tätigkeit i.S.d. §§ 2 Abs. 1 und 2B UStG

 

nein

 

ja, Erläuterung siehe Punkt 4 des Sachverhalts

Umsatzsteuerpflicht der Leistung

 

nein

 

ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

Bei Verträgen: Umsatzsteuerklausel aufgenommen

 

ja

 

Nein, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

 

Auswirkungen auf den Stellenplan

 

Ja

X

Nein

Beantragte Stellenerweiterung:

   Vorgesehener Stellenabbau:

 

 

 


Hintergrund zum Beschlussvorschlag:

Welche strategischen Ziele werden mit der Maßnahme unterstützt?

 

 

2030 - Leipzig wächst nachhaltig!

Ziele und Handlungsschwerpunkte

 

Leipzig setzt auf Lebensqualität:

Balance zwischen Verdichtung und Freiraum

Qualität im öffentlichen Raum und in der Baukultur

Nachhaltige Mobilität

Vorsorgende Klima- und Energiestrategie

Erhalt und Verbesserung der Umweltqualität

Quartiersnahe Kultur-, Sport- und Freiraum­angebote

 

 

Akteure:

rgerstadt

Region

Stadtrat

Kommunalwirtschaft

Verwaltung

Leipzig besteht im Wettbewerb:

Positive Rahmen­bedingungen für qualifizierte Arbeitsplätze

Attraktives Umfeld für Innovation, Gründer und Fachkräfte

Vielfältige und stabile Wirtschaftsstruktur

Vorsorgendes Fchen- und Liegenschaftsmanagement

Leistungsfähige technische Infrastruktur

Vernetzung von Bildung, Forschung und Wirtschaft

 

Leipzig schafft soziale Stabilität:

Chancengerechtigkeit in der inklusiven Stadt

Gemeinschaftliche Quartiersentwicklung

Bezahlbares Wohnen

Zukunftsorientierte Kita- und Schulangebote

Lebenslanges Lernen

Sichere Stadt

 

 

 

Leipzig stärkt seine Internationalität:

Weltoffene Stadt

Vielfältige, lebendige Kultur- und Sportlandschaft

Interdisziplinäre Wissenschaft und exzellente Forschung

Attraktiver Tagungs- und Tourismusstandort

Imageprägende Großveranstaltungen

Globales Denken, lokal verantwortliches Handeln

 

trifft nicht zu

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

I. Eilbedürftigkeitsbegründung

 

Trifft nicht zu.

 

II. Begründung Nichtöffentlichkeit

 

Trifft nicht zu.

 

III.  Strategische Ziele

 

Trifft nicht zu.

 

IV. Sachverhalt

 

1. Anlass

 

Begründung

 

Mit dieser Vorlage werden die Leistungsverträge zwischen dem Gewandhaus zu Leipzig, der Oper Leipzig, dem Schauspiel Leipzig und dem Theater der Jungen Welt mit der Lecos GmbH zur Beschlussfassung vorgelegt.

 

Die Leistungserbringung durch die Lecos GmbH für die Kulturhäuser hat sich in den letzten Jahren bewährt. Aus diesem Grund wurde seit dem Jahr 2014 in verschiedenen Stufen ein Konzept für den Betrieb der IT der Kulturhäuser in einer gemeinsamen Infrastruktur, kurz: „IT-Kultur“, erarbeitet.

 

Die verschiedenen Konzeptphasen und Meilensteine wurden im Betriebsausschuss Kultur vorgestellt.

 

Gegenstand des abschließenden Konzeptes war eine gesamtwirtschaftliche Betrachtung, insbesondere mit Blick auf die relevanten IT-Kennzahlen. Die gemeinsame Nutzung der standardisierten Infrastrukturen, der Datenbestände, der notwendigen IT-Komponenten sowie eine Umsetzung der Anforderungen der IT-Sicherheit und des Datenschutzes führen zu positiven Effekten. Zudem wird die Beschaffung aus Rahmenverträgen sowie die Nutzung eines zentral gesteuerten Einkaufs- und Lizenzmanagements zu weiteren Synergieeffekten führen.

 

Auf Basis des Konzeptes erfolgte im Jahr 2018, eine Prüfung der bbvl hinsichtlich der wirtschaftlichen Effekte und der Auswirkungen der IT-Konsolidierung in den Kulturhäusern der Stadt Leipzig. Die Ergebnisse wurden im Betriebsausschuss Kultur am 13.12.2018 vorgestellt und bestätigt. Dabei wurde das Vorhaben als sinnvoll bewertet.

 

Die Konsolidierung ermöglicht einen sicheren und qualitativ steigenden IT-Betrieb in einer Größenordnung des bisherigen IT-Budgets über alle Kulturhäuser, d. h. dies führt nicht zu grundsätzlichen Kostensteigerungen in der Gesamtbetrachtung.

 

Im Ergebnis erfolgt eine Finanzierung aus den Budgets der einzelnen Kulturhäuser, die in den Wirtschaftsplänen der Kulturhäuser berücksichtigt werden. Für eine bessere Steuerung werden die IT-Budgets gesondert in den Wirtschaftsplänen ausgewiesen.

 

Auf dieser Basis und auf der Grundlage des bisherigen Leistungsvertrages mit dem Gewandhaus zu Leipzig sowie dem Betriebsleistungsvertrag mit der Stadt Leipzig wurden einzelne Leistungsverträge zwischen den Kulturhäusern und der Lecos GmbH verhandelt. Ziel war eine gemeinsame Vertragsgrundlage, um die aufgezeigten Effekte erzielen zu können, was mit den vorliegenden Verträgen nach Einschätzung aller Beteiligten auch gelungen ist.

 

Im Ergebnis der erfolgten Wirtschaftlichkeitsbetrachtung ist es zweckmäßig, die Leistungsverträge im Rahmen eines In-House Geschäftes an die Lecos GmbH zu vergeben. Die Inhouse-Fähigkeit der Lecos GmbH gegenüber den Eigenbetrieben Kultur der Stadt Leipzig ist gegeben.

 

 

 

2. Beschreibung der Maßnahme

 

Vertragsumfang

 

Der Vertrag regelt die Grundversorgung der Arbeitsplätze in den Kulturhäusern mit IT-Technik sowie den Betrieb der kompletten IT-Infrastruktur, inkl. Rechenzentrum und Netzwerk. Die Leistungen sind im Grundvertrag und darauf aufbauenden Anlagen definiert.

 

Darüber hinaus gehende Spezialbedarfe können nach einem Zusatzangebot beauftragt und von der Lecos GmbH erfüllt werden.

 

Der finanzielle Umfang der Leistungsverträge für die Jahre 2020 – 2021 ist in den Tabellen der Anlage 1 dargestellt.

 

Die Einzelpreise basieren auf der Preisbildung zum Vertragsbeginn. Eine Preisanpassung ist, analog des bisherigen Vertrages mit dem Gewandhaus zu Leipzig und des Betriebsleistungsvertrages mit der Stadt Leipzig, jeweils zum 30.04. für das Folgejahr möglich. Dies bezieht sich ausschließlich auf Leistungsbestandteile, welche während der Laufzeit auftreten.

Wesentliche Faktoren können sich verändernde Personalkosten für laufende Leistungen sein. Bereits getätigte Investitionen oder einmalige Leistungen können während der Laufzeit nicht zu einer Veränderung der Preise führen.

 

Diese Veränderungen müssen von der Lecos GmbH nachvollziehbar dargestellt und im Strategieboard mit allen Kulturhäusern bestätigt werden, soweit es sich um Leistungsarten handelt, welche von allen Kulturhäusern genutzt werden. In allen anderen Fällen erfolgt eine Abstimmung zwischen dem jeweiligen Kulturbetrieb und der Lecos GmbH.

 

Am Beispiel der Kosten für einen Arbeitsplatz-PC Bundle könnte sich das wie folgt darstellen:

 

Nr.

Leistungsbestandteil

Preis aktuell in EUR

Preis bei Personalkostensteigerung

i. H. h. von 2%

1

Hardware,PC inkl. Monitor und Zubehör, Lizenzen, Garantieerweiterung

20,45

20,45

2

Einmalige Leistungen zur Bereitstellung (Roll Out)

7,94

7,94

3

Laufende Leistungen für Betrieb, UHD, vor Ort Service

14,22

 

14,50

 

Gesamtpreis pro Monat netto

42,61

42,89

 

Gesamtpreis pro Monat brutto

50,71

51,04

 

Preissteigerung bei Bruttowert

 

0,65 %

 

 

Der Vertragstext (Grundvertrag und Anlage C - Vergütungen -) in der finalen Fassung für alle Häuser ist dieser Vorlage als nichtöffentliche Anlage beigefügt. Die Anlage ist aufgrund der Größe lediglich im Allris abrufbar.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Vergleich der Kulturhäuser hinsichtlich der Serviceausprägung (aus Sicht Lecos)

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Realisierungs- / Zeithorizont

 

Vertragslaufzeit: 2020 – 2024, inkl. der Option einer Verlängerung bis 31.12.2029

 

4. Finanzielle Auswirkungen

 

Die aus den Verträgen resultierenden Kosten für IT-Dienstleistungen in den Eigenbetrieben Kultur werden aus den laufenden Budgets der Eigenbetriebe finanziert und sind in den Wirtschaftsplänen entsprechend auszuweisen.

 

 

 

 

Vergleich der Kulturhäuser hinsichtlich der Kosten

 

 

 

 


5. Auswirkungen auf den Stellenplan

 

keine

 

6. Bürgerbeteiligung

 

bereits erfolgt    geplant    nicht nötig

 

 

7. Besonderheiten

 

keine

 

8. Folgen bei Nichtbeschluss

 

Bei Nichtbeschluss dürften die Eigenbetriebe Kultur die Verträge mit der Lecos GmbH nicht abschließen; die IT-Versorgung in den Eigenbetrieben Kultur wäre nicht sichergestellt.

 

Anlagen:

 

  • Anlage 1: Vertragsentwurf Leistungsvertrag Gewandhaus
    Nicht – Öffentlich - Lediglich über Allris abrufbar
  • Anlage 2: Vertragsentwurf Leistungsvertrag Oper
    Nicht – Öffentlich - Lediglich über Allris abrufbar
  • Anlage 3: Vertragsentwurf Leistungsvertrag Schauspiel
    Nicht – Öffentlich - Lediglich über Allris abrufbar
  • Anlage 4: Vertragsentwurf Leistungsvertrag Theater der Jungen Welt
    Nicht – Öffentlich - Lediglich über Allris abrufbar