Ratsinformationssystem

Vorlage - VII-Ifo-01419  

 
 
Betreff: Testphase und Produktivsetzung des elektronischen Kommunalarchivs (elKA) 2020/21
Anlass: Verwaltungshandeln
Status:öffentlich (Vorlage freigegeben)Vorlage-Art:Informationsvorlage
Einreicher:Dezernat Allgemeine Verwaltung
Beratungsfolge:
Dienstberatung des Oberbürgermeisters Information zur Kenntnis
DB OBM - Vorabstimmung
FA Allgemeine Verwaltung Information zur Kenntnis
29.09.2020    FA Allgemeine Verwaltung - Videokonferenz      

Beschlussvorschlag
Finanzielle Auswirkungen
Sachverhalt
Anlagen:
Anlage 1 2020-05-26_Anschreiben_KF-KVV_komplett
Anlage 2 DIMAG Kurzbeschreibung

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

 

Der Aufbau der interkommunalen Verbundlösung für ein elektronisches Kommunalarchiv (elKA) beim Sächsischen Städte- und Gemeindetag sowie mögliche Nutzungsperspektiven werden zur Kenntnis genommen.

 

 

Räumlicher Bezug:

 

nicht zutreffend

Zusammenfassung:

 

Anlass der Vorlage:

 

Rechtliche Vorschriften   Stadtratsbeschluss   Verwaltungshandeln

Sonstiges:

 

Die Stadt Leipzig hat die Möglichkeit, sich an der interkommunalen Verbundlösung elektronisches Kommunalarchiv (elKA) zu beteiligen, welche sich derzeit in Testphase befindet und ab dem 3. Quartal 2021 produktiv gehen wird. Das elKA ermöglicht die Archivierung elektronischer Unterlagen, die nach dem sächsischen Archivgesetz von den Kommunen gesetzlich gefordert wird. Angesichts der bevorstehenden Inbetriebnahme des elKA sind die erforderlichen Schritte einzuleiten, um den Anschluss an das System umzusetzen. In einem weiteren Schritt sind mögliche Kooperationen mit den rechtlich selbstständigen städtischen Beteiligungsunternehmen zu prüfen.

 

 

 


 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

 

 

 

Finanzielle Auswirkungen

X

nein

 

wenn ja,

Kostengünstigere Alternativen geprüft

 

nein

 

ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung

Folgen bei Ablehnung

 

nein

 

ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)?

 

nein

 

ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

 

 

Im Haushalt wirksam

von

bis

Höhe in EUR

wo veranschlagt

Ergebnishaushalt

Erträge

 

 

 

 

 

Aufwendungen

 

 

 

 

Finanzhaushalt

Einzahlungen

 

 

 

 

 

Auszahlungen

 

 

 

 

Entstehen Folgekosten oder Einsparungen?

 

nein

 

wenn ja,

 

Folgekosten Einsparungen wirksam

von

bis

Höhe in EUR (jährlich)

wo veranschlagt

Zu Lasten anderer OE

Ergeb. HH Erträge

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand

 

 

 

 

Nach Durchführung der Maßnahme zu erwarten

Ergeb. HH Erträge

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand (ohne Abschreibungen)

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand aus jährl. Abschreibungen

 

 

 

 

 

Steuerrechtliche Prüfung

x

nein

 

wenn, ja

Unternehmerische Tätigkeit i.S.d. §§ 2 Abs. 1 und 2B UStG

 

nein

 

ja, Erläuterung siehe Punkt 4 des Sachverhalts

Umsatzsteuerpflicht der Leistung

 

nein

 

ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

Bei Verträgen: Umsatzsteuerklausel aufgenommen

 

ja

 

Nein, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

 

Auswirkungen auf den Stellenplan

 

Ja

x

Nein

Beantragte Stellenerweiterung:

   Vorgesehener Stellenabbau:

 

 

 


Hintergrund zum Beschlussvorschlag:

Welche strategischen Ziele werden mit der Maßnahme unterstützt?

 

 

2030 - Leipzig wächst nachhaltig!

Ziele und Handlungsschwerpunkte

 

Leipzig setzt auf Lebensqualität:

Balance zwischen Verdichtung und Freiraum

Qualität im öffentlichen Raum und in der Baukultur

Nachhaltige Mobilität

Vorsorgende Klima- und Energiestrategie

Erhalt und Verbesserung der Umweltqualität

Quartiersnahe Kultur-, Sport- und Freiraum­angebote

 

 

Akteure:

rgerstadt

Region

Stadtrat

Kommunalwirtschaft

Verwaltung

Leipzig besteht im Wettbewerb:

Positive Rahmen­bedingungen für qualifizierte Arbeitsplätze

Attraktives Umfeld für Innovation, Gründer und Fachkräfte

Vielfältige und stabile Wirtschaftsstruktur

Vorsorgendes Flächen- und Liegenschaftsmanagement

Leistungsfähige technische Infrastruktur

Vernetzung von Bildung, Forschung und Wirtschaft

 

Leipzig schafft soziale Stabilität:

Chancengerechtigkeit in der inklusiven Stadt

Gemeinschaftliche Quartiersentwicklung

Bezahlbares Wohnen

Zukunftsorientierte Kita- und Schulangebote

Lebenslanges Lernen

Sichere Stadt

 

 

 

Leipzig stärkt seine Internationalität:

Weltoffene Stadt

Vielfältige, lebendige Kultur- und Sportlandschaft

Interdisziplinäre Wissenschaft und exzellente Forschung

Attraktiver Tagungs- und Tourismusstandort

Imageprägende Großveranstaltungen

Globales Denken, lokal verantwortliches Handeln

 

Sonstige Ziele: moderne Verwaltung

 

trifft nicht zu

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Beschreibung des Abwägungsprozesses:

 

Die elektronische Archivierung ist eine gesetzliche Pflichtaufgabe der Kommunen. Als Alternative käme eine Einzellösung der Stadt Leipzig in Frage (Modell Dresden). Nach gutachterlicher Bewertung im Rahmen des Projektes würde dies aber zu einer deutlichen Kostensteigerung führen.

 

 

I. Eilbedürftigkeitsbegründung

 

nicht erforderlich

 

II. Begründung Nichtöffentlichkeit

 

nicht erforderlich


 

III.  Strategische Ziele

 

Die Stadt der Zukunft braucht eine moderne Verwaltung. Dazu gehört ein ebenso modernes und leistungsfähiges Archiv. Das Stadtarchiv ist für die Archivierung der Unterlagen (unabhängig von Erscheinungsform und Informationsträger) der Stadtverwaltung Leipzig, der städtischen Einrichtungen, Eigenbetriebe und weiteren Institutionen mit städtischer Beteiligung zuständig. Die Beteiligung am elektronischen Kommunalarchiv (elKA) ermöglicht gesetzeskonforme Umsetzung der Pflichtaufgabe mit einer leistungsfähigen technischen Infrastruktur, um den Anforderungen der Informationsgesellschaft bei der Sicherung und Bereitstellung von Informationen gerecht zu werden. Das elKA ermöglicht die Speicherung und Benutzung elektronischer Unterlagen und ist daher der zentrale Baustein einer modernen Archivinfrastruktur, die zur Vernetzung von Verwaltung, Bildung, Forschung und Wirtschaft beiträgt. Es kann damit eines der wenigen bislang gelungenen interkommunalen Digitalisierungsprojekte werden.

 

IV. Sachverhalt

 

1. Anlass

 

Bevorstehende Inbetriebsetzung des elKA und perspektivische Klärung von Kooperationsmöglichkeiten mit den rechtlich selbstständigen städtischen Beteiligungsunternehmen.

 

2. Beschreibung der Maßnahme

Gesetzliche Grundlage:

Die Stadtverwaltung ist nach § 13 Abs. 2 i.V.m § 2 Abs. 2 SächsArchivG[1] gesetzlich zur dauerhaften Archivierung[2] archivwürdiger analoger und elektronischer Unterlagen verpflichtet. Die dauerhafte, d. h. zeitlich unbegrenzte Archivierung, wird durch das Stadtarchiv organisiert und gewährleistet. Die Vorhaltung elektronischer Unterlagen während der rechtlich erforderlichen Aufbewahrungsfristen (Langzeitspeicherung) obliegt der Verantwortung des jeweiligen Amtes und ist von der Archivierung abzugrenzen.

Rahmenbedingungen:

Mit der Digitalisierung der Verwaltung, insbesondere mit Einführung der E-Akte und der Erstellung von ausschließlich elektronischen Daten in Fachverfahren (sog. born digitals) kommt es langfristig zu einer Prozessänderung bei der Archivierung von Schriftgut. Werden derzeit überwiegend analoge Akten und Vorgänge vom Stadtarchiv übernommen, wird es in einigen Jahren eine grundlegende Verschiebung hin zu elektronischen Unterlagen geben. Archivwürdige analoge Unterlagen werden fachgerecht in den Magazinen des Stadtarchivs aufbewahrt. Archivwürdige elektronische Unterlagen bedürfen eines elektronischen Archivierungssystems, das dem internationalen Standard Open Archival Information System (OAIS) entspricht.

Schon in den vergangenen Jahren wurde eine Vielzahl elektronischer Dokumente und Daten vom Stadtarchiv übernommen und gespeichert (bspw. Gewerbeakten, die seit Jahren ausschließlich elektronisch geführt werden). Dieses elektronische Archivgut wird aktuell in einem von der Lecos GmbH betreuten elektronischen Speicher unter Wahrung der Integrität und Authentizität abgelegt. Dabei handelt es sich um eine provisorische Übergangslösung, die zeitnah durch ein Archivierungssystem abgelöst werden muss, welches den normativen und fachlichen Anforderungen entspricht. Auf diese Weise soll das Stadtarchiv in die Lage versetzt werden, den gesetzlichen Archivierungsauftrag auch für elektronische Unterlagen vollumfänglich zu erfüllen.

Umsetzungsstrategie zur Erfüllung der Pflichtaufgabe

Mit Kabinettsbeschluss 04/0831 vom 30.09.2008 wurde im Freistaat Sachsen ein "Rahmen-konzept zur Langzeitspeicherung und elektronischen Archivierung (LeA)" bestätigt. Das Projekt LeA diente dem Aufbau eines Langzeitspeichers und eines elektronischen Archivs für den Freistaat Sachsen. In diesem Zusammenhang wurde durch die Stadt Leipzig angeregt, sich in einem interdisziplinären Projekt gemeinsam über die strukturellen Ebenen (Freistaat/Landkreise/Städte und Gemeinden) hinweg um ein elektronisches Archiv im Freistaat zu bemühen.

Dieser Ansatz konnte zwar nicht umgesetzt werden, aber fand Eingang in die weiteren Bemühungen für eine einheitliche kommunale Lösung, da die hohen fachlichen, technischen und letztlich auch finanziellen Anforderungen landesweit nahezu alle Kommunen vor die Herausforderung stellen, der Pflichtaufgabe der dauerhaften Archivierung nachzukommen.

Der sächsische Städte- und Gemeindetag (SSG) hat in Abstimmung mit dem Sächsischen Landkreistag beschlossen, eine Projektgruppe für den Aufbau eines gemeinsamen elektronischen Kommunalarchives (elKA) zu bilden. Das Projekt elKA wird in der Aufbauphase nach Abstimmung mit dem SMI und SMF durch FAG-Mittel finanziert. In diesem Rahmen stehen bis zum voraussichtlichen Ende der Projektlaufzeit finanzielle Mittel in Höhe von ca. 2,5 Millionen € zur Verfügung. Das Projekt (elKA) erarbeitet gegenwärtig alle notwendigen Rahmenbedingungen für dessen Inbetriebnahme.

 

Nach derzeitiger Planung ist vorgesehen, das Projekt bis Ende September 2021 mit der Pro-duktivsetzung des elektronischen kommunalen Archives abzuschließen. Nachfolgend ist dies in den nutzerfinanzierten Wirkbetrieb zu überführen.

 

Nach Abschluss des Projektes entstehen für die Refinanzierung der Betriebskosten finanzielle Verpflichtung für die kommunalen Haushalte. Diese hätten sie aber aufgrund der schon heute bestehenden gesetzlichen Verpflichtungen zur elektronischen Archivierung ohnehin, sind aber in den kommunalen Haushalten, so auch in Leipzig, bisher nicht abgebildet. Da ein landesweiter Einsatz mit möglichst hoher Flächendeckung angestrebt wird, werden die individuell für jede Verwaltung entstehenden Kosten in Summe doch deutlich geringer sein, als wenn jede Kommune eine eigene Infrastruktur zur elektronischen Archivierung aufbauen müsste.

 

Die Nutzerfinanzierung ist durch den Sächsischen Landtag gesetzlich festgeschrieben worden. Allerdings bestehen Überlegungen, freibleibende Projektmittel aus der FAG-Finanzierung für eine Anschubfinanzierung zu nutzen, um möglichst viele Kommunen schnell an das elektronische Archiv anzuschließen.

Die Stadt Leipzig ist seit Jahren in der Lenkungsgruppe mit dem Leiter des Hauptamtes vertreten. Das Hauptamt/Stadtarchiv strebt eine Anbindung an das elKA an und unterstützt die Projektgruppe aktiv durch Zuarbeiten und war als Pilotkommune am Testlauf des potenziellen Archivierungssystems (DIMAG) involviert. Für die Stadt Leipzig ist eine Anbindung an das elKA mit entscheidenden Vorteilen gegenüber einer Einzellösung verbunden. Aufgrund der zu erwartenden Synergieeffekte bei der Archivierung von elektronischen Unterlagen durch praxisorientierte Handreichungen und interkommunalen Erfahrungsaustausch steht die Wirtschaftlichkeit als bedeutender Vorteil im Mittelpunkt.

Das elektronische Kommunalarchiv (elKA) – Projektkurzvorstellung

Das Projekt elKA dient der Konzeption und dem Aufbau eines gemeinsamen elektronischen Kommunalarchivs für die Städte und Gemeinden sowie Landkreise des Freistaates Sachsen. Grundsätzlich wird jede Kommune als ein Mandant angebunden.

In Abstimmung mit dem Sächsischen Landkreistag e. V. (SLKT) und der Sächsischen Anstalt für kommunale Datenverarbeitung (SAKD) erfolgte eine organisatorische, personalrechtliche und haushalterische Anbindung der Projektgruppe elKA beim SSG. Koordiniert wird die Projektgruppe durch die eigens initialisierte Lenkungsgruppe elKA. Fachliche Beratung erhält diese durch das Sächsische Staatsarchiv, den Staatsbetrieb Sächsische Informationsdienste, die Sächsische Staatskanzlei, den Landesverband Sachsen im Verband deutscher Archivarinnen und Archivare e. V. sowie die Arbeitsgemeinschaften der Kommunalen Spitzenverbände. Letztere und die IMTB GmbH stehen in direkter Zusammenarbeit mit der Projektgruppe elKA.

Das Projekt wird in der Aufbauphase aus Bedarfszuweisungen gemäß § 22 Abs. 2 Ziff. 9 SächsFAG finanziert. Nach Projektende (voraussichtlich Ende 09/2021) mit Aufnahme des Wirkbetriebs erfolgt eine Nutzerfinanzierung. Ab diesem Zeitpunkt geht die Verantwortung für den Betrieb des elektronischen Kommunalarchivs gemäß § 4 Abs. 5 des Gesetzes über die Errichtung der Sächsischen Anstalt für kommunale Datenverarbeitung (SAKD-Gesetz) an die SAKD über.

Aktueller Sachstand im Projekt:

Nach Prüfung der in Frage kommenden Archivierungssysteme sprachen sich im März 2020 die Mitglieder des Präsidiums des SSG auf Basis der Empfehlungen der Lenkungsgruppe für das Archivierungssystem DIMAG[3] aus (Anlage 1). Die Entscheidung basierte auf den positiven Erfahrungen beim Testlauf mit verschiedenen Pilotkommunen sowie einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung. Derzeit wird eine Kooperationsvereinbarung mit dem DIMAG-Verbund erarbeitet. Diese wird von der SAKD als zukünftige Betreiberin abgeschlossen werden.

 

DIMAG ist die Kurzform für Digitales Magazin (Anlage 2). Das IT-System wurde vom Landesarchiv Baden-Württemberg 2006 für die dauerhafte Erhaltung seiner digitalen Archivalien konzipiert und ist seit dem 6. Juli 2006 beim Landesarchiv im Produktivbetrieb. Seitdem wird es kontinuierlich weiterentwickelt und ist in vielen Bundesländern im Einsatz. Es hat sich im Vergleich mit den wenigen kommerziellen Produkten als die insgesamt fachlich und wirtschaftlich, vor allem aber unter dem Blickwinkel des Vertrauens in die Langlebigkeit des Produktes, beste Lösung erwiesen.

Parallel wurde ein vorläufiges Kostenmodell erarbeitet, welches eine einwohnerbezogene Aufteilung der Kosten unter den Nutzern vorsieht. Die jährlichen Gesamtkosten für die Stadt Leipzig würden sich auf ca. 170.000 € (brutto) belaufen.[4] Diese Summe ist ab dem Jahr 2021 (zunächst anteilig für 3 Monate und ab 2022 in voller Höhe) im Hauptamt zentral veranschlagt. In den Gesamtkosten ist ein Grundspeicherplatz in Höhe von 100 GB vorgesehen. Derzeit ist der provisorische Übergangsspeicher für elektronisches Archivgut des Stadtarchivs mit ca. 400 GB belegt. Daher ist die Zubuchung eines Speicherpakets notwendig. Auch diese Kosten (ca. 5 T€ für 1.000 GB) sind im Haushalt des Hauptamtes veranschlagt. Durch die fortschreitende Digitalisierung der Verwaltung und die daraus resultierenden Übernahmen elektronischer Unterlagen ist mit einem kontinuierlich steigenden Speicherbedarf zu rechnen.

Im nächsten Schritt ist es erforderlich, dass sich die Stadt Leipzig auf der Basis einer Vereinbarung dem elKA technisch anschließt. Dazu wird bis Ende 2020 eine Vorlage für den Stadtrat erstellt.

Perspektive:

 

Historisch bedingt haben sich vereinzelt bei rechtlich unselbstständigen städtischen Institutionen (Eigen- und Regiebetriebe) eigene Archive etabliert. Laut § 3 Abs. 2 der Satzung über die Aufgaben und die Benutzung des Stadtarchivs der Stadt Leipzig (Archivsatzung) in der aktuellen Fassung vom 17.06.2015 ist dieser Zustand nicht rechtskonform, da die Archivierungshoheit dem Stadtarchiv obliegt. Ebenso wie die analogen sind auch die elektronischen Unterlagen (born digitals) dem Stadtarchiv anzubieten, um sie nach der Bewertungsentscheidung im elKA zu sichern. Über die bevorstehende Archivierungslösung werden die Institutionen rechtzeitig informiert.

 

Davon abzugrenzen sind rechtlich selbstständige städtische Beteiligungsunternehmen oder kommunale Zweckverbände, die ab dem Zeitpunkt ihrer Selbstständigkeit die gesetzliche Pflicht zur Archivierung eigenständig wahrnehmen können.  Es besteht jedoch die Möglichkeit, dass auf der Basis einer freiwilligen Kooperation die Archivierung im elKA über das Stadtarchiv genutzt werden kann. Dies hätte den Vorteil, dass alle städtischen Unternehmen und Einrichtungen, unabhängig von ihrer Rechtsform, rechtlich und historisch relevante Informationen in einer Archivierungslösung speichern. Ob dieses Vorgehen in der Praxis umsetzbar ist, wäre mit GBII abzustimmen. Die anteilige Umlage der Kosten und die erforderlichen Ressourcen wären in diesem Zusammenhang ebenfalls zu betrachten, da diese nicht im Hauptamt veranschlagt sind.

Anbindung der Stadt Leipzig / Stadtarchiv an das elKA

 


[1] Archivgesetz für den Freistaat Sachsen vom 17. Mai 1993 (SächsGVBL. S.449), das zuletzt durch Artikel 25 des Gesetzes vom 26. April 2018 (SächsGVBL. S. 198) geändert worden ist.

[2] Das Archivieren umfasst das Erfassen, Übernehmen, Bewerten, Verwahren und Erhalten, Erschließen sowie Nutzbarmachen und Auswerten von Archivgut (vgl. § 2 Abs. 4 SächsArchivG).

 

[3] „Das Archivierungssystem DIMAG wurde 2006 vom Landesarchiv Baden-Württemberg im Rahmen des Projekts „Konzeption für ein digitales Landesarchiv“ und nach den Vorgaben des OAIS-Standards (ISO 14721), des PREMIS-Standards und des Nestor-Kriterienkatalogs „Vertrauenswürdige digitale Langzeitarchive“ (jetzt DIN 31644) entwickelt. DIMAG läuft produktiv seit dem 7. Juli 2006. Seitdem wird das System kontinuierlich weiterentwickelt.“ Keitel, Christian et al.: DIMAG. Kurzbeschreibung (Februar 2020), S. 3.

[4] Eine endgültige Kalkulation kann erst erfolgen, wenn feststeht, wie viele Kommunen sich am elKA beteiligen werden. Eine Reduzierung der Kosten ist daher nicht ausgeschlossen, da die Berechnung äußerst konservativ geführt wurde.

Anlagen:  
  Nr. Name    
Anlage 1 1 Anlage 1 2020-05-26_Anschreiben_KF-KVV_komplett (133 KB)    
Anlage 3 2 Anlage 2 DIMAG Kurzbeschreibung (252 KB)