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Vorlage - VII-DS-01206  

 
 
Betreff: Beschaffung einer Software für die Digitalisierung der Wahlorganisation
Anlass: Verwaltungshandeln
Status:öffentlich (Vorlage freigegeben)Vorlage-Art:Beschlussvorlage
Einreicher:Dezernat Allgemeine Verwaltung
Beratungsfolge:
DB OBM - Vorabstimmung Vorberatung
Dienstberatung des Oberbürgermeisters Bestätigung
FA Allgemeine Verwaltung 1. Lesung
01.09.2020    FA Allgemeine Verwaltung      
FA Allgemeine Verwaltung 2. Lesung
15.09.2020    FA Allgemeine Verwaltung - Videokonferenz      
Verwaltungsausschuss Beschlussfassung
30.09.2020 
Verwaltungsausschuss      

Beschlussvorschlag
Finanzielle Auswirkungen
Sachverhalt

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Beschlussvorschlag:

 

  1. Der Beschaffung der Fachsoftware voteManager für die Wahlorganisation wird zugestimmt.
  2. Der ausgewiesene Mehrbedarf für die Beschaffung der Fachsoftware voteManager für die Jahre 2021 ff. in Höhe von 60.500 Euro p.a., ist im Rahmen der Haushaltplanung zum Doppelhaushalt 2020/21 zu berücksichtigen und anzumelden. Über die Bereitstellung wird im Rahmen des Planungsprozesses entschieden.

 

Zusammenfassung:

 

Anlass der Vorlage:

 

Rechtliche Vorschriften   Stadtratsbeschluss   X Verwaltungshandeln

Sonstiges:

 

Für die Organisation von Wahlen und Entscheiden in der Stadt Leipzig soll eine Fachsoftware eingeführt werden. Das Vorhaben umfasst die Beschaffung der Software, Implementierungs­leistungen, Produktschulungen für die Anwender/-innen und den Produktivbetrieb der Anwendung.

 

 

 

 


 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

 

 

 

Finanzielle Auswirkungen

 

nein

x

wenn ja,

Kostengünstigere Alternativen geprüft

 

nein

x

ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung

Folgen bei Ablehnung

 

nein

x

ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)?

x

nein

 

ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

 

 

Im Haushalt wirksam

von

bis

Höhe in EUR

wo veranschlagt

Ergebnishaushalt

Erträge

 

 

 

 

 

Aufwendungen

2020 

 

2020 

 

40.000 

 

1.100.11.1.6.06 /
1.100.12.1.2.01

Finanzhaushalt

Einzahlungen

 

 

 

 

 

Auszahlungen

 

 

 

 

Entstehen Folgekosten oder Einsparungen?

x

nein

 

wenn ja,

 

Folgekosten Einsparungen wirksam

von

bis

Höhe in EUR (jährlich)

wo veranschlagt

Zu Lasten anderer OE

Ergeb. HH Erträge

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand

 

 

 

 

Nach Durchführung der Maßnahme zu erwarten

Ergeb. HH Erträge

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand (ohne Abschreibungen)

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand aus jährl. Abschreibungen

 

 

 

 

 

Steuerrechtliche Prüfung

x

nein

 

wenn, ja

Unternehmerische Tätigkeit i.S.d. §§ 2 Abs. 1 und 2B UStG

 

nein

 

ja, Erläuterung siehe Punkt 4 des Sachverhalts

Umsatzsteuerpflicht der Leistung

 

nein

 

ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

Bei Verträgen: Umsatzsteuerklausel aufgenommen

 

ja

 

Nein, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

 

Auswirkungen auf den Stellenplan

 

Ja

x

Nein

Beantragte Stellenerweiterung:

   Vorgesehener Stellenabbau:

 

 

 


Hintergrund zum Beschlussvorschlag:

Welche strategischen Ziele werden mit der Maßnahme unterstützt?

 

 

2030 - Leipzig wächst nachhaltig!

Ziele und Handlungsschwerpunkte

 

Leipzig setzt auf Lebensqualität:

Balance zwischen Verdichtung und Freiraum

Qualität im öffentlichen Raum und in der Baukultur

Nachhaltige Mobilität

Vorsorgende Klima- und Energiestrategie

Erhalt und Verbesserung der Umweltqualität

Quartiersnahe Kultur-, Sport- und Freiraum­angebote

 

 

Akteure:

rgerstadt

Region

Stadtrat

Kommunalwirtschaft

Verwaltung

Leipzig besteht im Wettbewerb:

Positive Rahmen­bedingungen für qualifizierte Arbeitsplätze

Attraktives Umfeld für Innovation, Gründer und Fachkräfte

Vielfältige und stabile Wirtschaftsstruktur

Vorsorgendes Flächen- und Liegenschaftsmanagement

Leistungsfähige technische Infrastruktur

Vernetzung von Bildung, Forschung und Wirtschaft

 

Leipzig schafft soziale Stabilität:

Chancengerechtigkeit in der inklusiven Stadt

Gemeinschaftliche Quartiersentwicklung

Bezahlbares Wohnen

Zukunftsorientierte Kita- und Schulangebote

Lebenslanges Lernen

Sichere Stadt

 

 

 

Leipzig stärkt seine Internationalität:

Weltoffene Stadt

Vielfältige, lebendige Kultur- und Sportlandschaft

Interdisziplinäre Wissenschaft und exzellente Forschung

Attraktiver Tagungs- und Tourismusstandort

Imageprägende Großveranstaltungen

Globales Denken, lokal verantwortliches Handeln

 

Sonstige Ziele: „Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig“ (Handlungsfelder 1, 3, 4)

 

trifft nicht zu

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Beschreibung des Abwägungsprozesses:

 

Entfällt

 

I. Eilbedürftigkeitsbegründung

 

Entfällt

 

II. Begründung Nichtöffentlichkeit

 

Entfällt


III.  Strategische Ziele

Das Vorhaben ist an Zielen der Handlungskonzepte „Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig“ und „Digitalisierung der Verwaltung“ ausgerichtet, insbesondere leistet das Vorhaben einen wesentlichen Beitrag, Wahlen als demokratische Prozesse rechtssicher, effizient und transparent zu gestalten.

 

IV. Sachverhalt

 

Inhaltsverzeichnis

1.

Beschreibung des Vorhabens

4

1.1

Ausgangssituation

4

1.2

Lösungsszenario

5

1.3

Einführungsprojekt

7

2.

Begründung der Notwendigkeit und Dringlichkeit

9

2.1

Notwendigkeit

9

2.2.

Dringlichkeit

9

3.

Darstellung der Wirtschaftlichkeit

10

3.1

Kostenbetrachtung

10

3.2

Weitere Effekte

11

4.

Finanzielle Auswirkungen

11

 

1. Beschreibung des Vorhabens

Für die Organisation von Wahlen und Entscheiden in der Stadtverwaltung Leipzig soll eine Fachsoftware eingeführt werden. Das Vorhaben umfasst die Beschaffung der Software, Implementierungsleistungen, Produkt­schulungen für die Anwender/-innen und den Produktivbetrieb der Anwendung.

1.1 Ausgangssituation

Wahlen sind ein zentrales Element einer Demokratie. Sie werden auf kommunaler Ebene organisiert und durchgeführt. Dementsprechend organisiert das Amt für Statistik und Wahlen im Rahmen seiner Zuständigkeit alle in der Stadt Leipzig stattfindenden Wahlen und Entscheide (siehe hierzu Abschnitt 2.1). Dabei sind im Wesentlichen jeweils folgende Aufgaben auszuführen:

        Entgegennahme und Prüfung der Unterlagen der Wahlvorschläge und Wahlbewerber und deren Zulassung;

        Entgegennahme und Prüfung von Unterstützungsunterschriften für Wahlvorschläge;

        Satz und Druck der Stimmzettel;

        Einteilung des Stadtgebietes in Wahlbezirke, bei der Stadtratswahl auch in Wahlkreise;

        Akquise, vertragliche Bindung und Ausstattung der Wahlräume für die allgemeinen Wahlbezirke;

        Besetzung der allgemeinen und der Briefwahlbezirke mit ehrenamtlichen Wahlvorständen, dazu Akquise, Berufung, Schulung und Betreuung der Wahlhelfer;

        Ausstattung der Wahlhelfer mit den erforderlichen Unterlagen (Stimmzettel, Wähler-verzeichnisse, Niederschriftsvordrucke u.a.m.) und Materialien für die Durchführung der Wahlhandlung am Wahltag;

        Führung des Wählerverzeichnisses;

        Einrichtung und Betrieb der Briefwahlstelle für die Erteilung von Wahlscheinen und Briefwahlunterlagen;

        Erfassung, Präsentation und Feststellung der Wahlergebnisse;

        Herausgabe der vorgeschriebenen amtlichen Bekanntmachungen;

        Durchführung der repräsentativen Wahlstatistik.

Für die informationstechnische Unterstützung der vorgenannten Aufgaben werden bisher fast ausschließlich Softwarelösungen eingesetzt, die von Mitarbeitern des Amtes unter Nutzung unterschiedlicher Programmiersprachen (C++, Perl, Python, VB.net) und Technologien (Desktop- und Browseranwendungen) selbst entwickelt und im Laufe der Jahre beständig fortentwickelt worden sind. Für die interne Datenhaltung wird vorrangig das Datenbanksystem Maria-DB eingesetzt, das auf einem virtuellen Server bei der Lecos betrieben wird. Daten werden mit anderen Fachverfahren im erforderlichen Umfang über dedizierte Schnittstellen ausgetauscht. Für Teilaufgaben werden darüber hinaus MS Word, MS Excel und PDF-XChange-Editor genutzt.

Diese sehr heterogene Softwarelandschaft mit maßgeschneiderten Eigenentwicklungen bietet zwar den Vorteil der bestmöglichen Anpassung an die konkreten Leipziger Rahmen­bedingungen, verursacht aber anderseits aufgrund der uneinheitlichen Systemarchitektur mit verteilter, teils redundanter Datenhaltung hohen Aufwand für Abstimmungen zwischen den beteiligten Mitarbeiter/-innen. Darüber hinaus müssen Schnittstellen gepflegt und häufig wechselseitige Datenportierungen zwischen den einzelnen Verfahren vorgenommen werden. Die selbst entwickelten Programme bergen zudem nicht unerhebliche Risiken hinsichtlich des Ausfalls der Entwickler, lassen sich nur aufwändig in ein Sicherheitskonzept einpassen und erfüllen auch nicht die Anforderungen an den IT-Grundschutz gemäß BSI.

1.2 Lösungsszenario

Unter Betrachtung der vorstehend dargestellten Rahmenbedingungen ist von einer weiteren technischen und inhaltlichen Anpassung der bestehenden Einzellösungen abzusehen. Vielmehr soll eine konsistente Standardsoftware, die funktional alle wesentlichen Bereiche der Wahlorganisation abdeckt und in einer einheitlichen Systemarchitektur betrieben wird, beschafft und eingeführt werden. Bei Einsatz einer Standardsoftware verliert die Stadt­verwaltung zwar den Vorteil maßgeschneiderter Lösungen, profitiert demgegenüber aber von der kontinuierlichen fachlichen und technischen Weiterentwicklung einer marktgängigen Standardsoftware und den Erfahrungen anderer Anwender. Ein kommerzieller Anbieter agiert nah am Markt und ist in entsprechenden Fachausschüssen vertreten und somit aus eigenem wirtschaftlichem Interesse an einer zügigen rechtssichern Umsetzung neuer Anforderungen interessiert.

Im Rahmen des Vorhabens sollen nicht nur die bisher genutzten Insellösungen abgelöst, sondern auch ein IT-gestütztes Projektmanagement und eine IT-gestützte Plattform für das Wissens­management bei der Wahlorganisation implementiert werden.

Grundlegende Anforderungen an die neue Lösung sind die Einpassfähigkeit in die IT-Architektur der Stadtverwaltung, eine zentrale Datenhaltung, Mehrbenutzerfähigkeit und Skalierbarkeit. Dementsprechend soll das Zielsystem in einer Client-Server-Architektur mit Trennung von Datenhaltung, Anwendungslogik und Benutzerschnittstelle arbeiten:

Abb. 1: Systemarchitektur

Die Anwendung soll dabei modular aufgebaut sein. Insbesondere ist aus Gründen der Informationssicherheit eine strikte Trennung der Funktionalitäten, die öffentlich über das Internet angeboten werden (Online-Formulare für Wahlbewerber und Wahlhelfer, Online-Beantragung von Wahlscheinen und Briefwahlunterlagen, Wahllokalsuche, Präsentation der Wahlergebnisse), von den Funktionalitäten der verwaltungsinternen Wahlorganisation, die ausschließlich für autorisierte und authentifizierte Benutzer im Stadtnetz verfügbar sein dürfen, zu gewährleisten.

Darüber hinaus muss die Anwendung Schnittstellen für die Datenübergabe von bzw. zu anderen Fachverfahren bereitstellen:

        MESO / VOIS bezüglich der Führung des Wählerverzeichnisses, der Wahlgebiets­einteilung, der Wahlberechtigungsprüfung bei Unterstützungsunterschriften für Wahlvorschläge, der Wählbarkeitsprüfung von Wahlbewerbern und des Abgleichs von Wahlhelferdaten;

        SAP bezüglich der Auszahlung der Wahlhelferentschädigungen;

        Dokumentenmanagement Enaio bezüglich Ablage von aktenrelevanten Dokumenten;

        Serviceportal Amt 24 bezüglich der Bereitstellung von Online-Formularen Einreichung von Wahlvorschlägen, Bereitschaftserklärungen für Wahlhelfer sowie Anträgen auf Erteilung von Wahlscheinen und Briefwahlunterlagen;

        Wahl-Client des Statistischen Landesamtes bezüglich der Übermittlung der Wahlergebnisse;

        Open-Data-Portal bezüglich der Publizierung von Wahlergebnissen;

        Benutzerverwaltung ADS bezüglich der Authentifizierung.

Bisher manuell durchgeführte Datenexporte und importe und der Einsatz spezifischer Schnitt­stellen­programme (Beispiel: Datenübergabe an SAP über Ämter-Framework) können damit entfallen.

Der operative Betrieb der Software soll an den IT-Dienstleister Lecos im Rahmen eines dedizierten Angebotes vergeben werden. Daher sollten Anwendungsbereitstellung und Daten­haltung bewährte und bereits vorhandene Technologien nutzen, insbesondere Windows Server und SQL-Server von Microsoft. Die Benutzeroberflächen sollten zwecks Aufwands­minimierung für Installation und Pflege (Updates) als Webanwendung realisiert sein.

Mit dem Einsatz der beschriebenen Lösung können folgende operative Nutzeffekte gegenüber der bisherigen Lösung erbracht werden:

        Die Softwarelandschaft für die Wahlorganisation wird konsolidiert, was den Pflegeaufwand erheblich reduziert und die Informationssicherheit verbessert.

        Mit der Herstellerfirma steht ein vertraglich gebundener Partner für alle Fragen der Software-Entwicklung und -Anwendung sowie für Gewährleistungsfälle zur Verfügung.

        Redundante Datenbestände werden beseitigt, Fehler durch mangelhafte Datensynchronisation sind ausgeschlossen.

        Eigenentwicklungen und wahlbedingte Anpassungen von Programmen und Skripten entfallen, wodurch die bisher dafür aufgewendete Arbeitszeit bei den betreffenden Mitarbeitern frei wird (geschätzt 60 Personentage).

        Risiken durch krankheitsbedingte Ausfälle von Mitarbeiter/-innen werden minimiert; die Vertretungsregelungen der Mitarbeiter/-innen können flexibilisiert werden.

Aus strategischer Sicht ist das Vorhaben ist an Zielen der Handlungskonzepte „Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig“ und „Digitalisierung der Verwaltung“ ausgerichtet. Insbesondere leistet das Vorhaben einen wesentlichen Beitrag,

        Wahlen als demokratische Prozesse rechtssicher, transparent und nachvollziehbar zu gestalten, u. a. indem Wahlergebnisdaten in Form von Open Data bereitgestellt werden (Handlungsfeld 1);

        die Wahlorganisation als Geschäftsprozess wirtschaftlich zu organisieren und durch Digitalisierung zu unterstützen (Handlungsfeld 3);

        dabei standardisierte Lösungen einzusetzen sowie Informationssicherheit und Datenschutz bei der Wahlorganisation zu gewährleisten (Handlungsfeld 4).

Fazit: die Effizienz und die Rechtssicherheit bei der Organisation von Wahlen und Entscheiden in der Stadt Leipzig können erheblich verbessert werden.

1.3 Einführungsprojekt

Um die Produktbeschaffung und –einführung systematisch und kontrolliert abzuwickeln, hat das Amt für Statistik und Wahlen ein Einführungsprojekt initiiert. Der Projektantrag wurde im August 2019 im Fachkreis „Digitalisierung und Veränderungsmanagement“ vorgestellt und im September 2019 vom Steuerungsgremium bestätigt. Die Projektplanung sieht folgenden zeitlichen Ablauf vor:

Abb. 2 Projektplanung

Die Analyse der bisherigen Prozesse und die Zusammenstellung der fachlichen und funktionalen Anforderungen an das neue System wurden mit Unterstützung der Beratungs­gesellschaft für Beteiligungsverwaltung Leipzig (bbvl) durchgeführt. Im Ergebnis liegen ein Projektbericht zur Prozessoptimierung Wahlen und ein Leitfaden zur Wahlorganisation vor.

Im Rahmen der Marktrecherche wurde ermittelt, dass mit den Firmen voteIT, Aachen, und IVU.Elect, Berlin, nur zwei relevante Anbieter am Markt agieren, deren Produkte voteManager bzw. IVU.Elect vom Funktionsumfang für den Einsatz in einer Großstadt wie Leipzig als geeignet in Betracht gezogen werden können. Weitere Produkte wie voteplus, Wahlinfo oder Wahlmanager decken nur Teilbereiche der Wahlorganisation ab und sind wenig verbreitet. PC Wahl ist veraltet und unsicher.

Beide Hersteller haben ihre Produkte bei In-House-Präsentationen in der Stadt­verwaltung vorgestellt. Außerdem fanden Erfahrungsaustausche der Mitarbeiter/-innen des Amtes für Statistik und Wahlen Leipzig mit den Wahlämtern der Städte Dresden und Göttingen statt, wo die Produkte bereits seit Längerem im Einsatz sind. Diese Erfahrungen fließen in die Anforderungsdefinition ein.

Mit der Entwicklung der Soll-Konzeption für den Gesamtprozess der Wahlorganisation und für die Erstellung der Leistungsbeschreibung soll wiederum die bbvl beauftragt werden.

Anschließend wäre ggf. ein öffentliches Vergabeverfahren nach der Vergabe- und Vertrags­ordnung für Leistungen zu durchlaufen. Dies erübrigt sich bei einer Entscheidung für voteManager jedoch, da dieses Produkt bereits über die Bundesarbeitsgemeinschaft der kommunalen IT-Dienstleister vertrieben wird. Lecos kann diese Software insoweit über die Einkaufsgemeinschaft ProVitako beschaffen und für die Stadt Leipzig als Volldienstleistung betreiben. Die Anwendung würde in dem Fall auf Technik der Firma regioIT gehostet werden.

Weitere Schritte im Einführungsprojekt sind die Installation der Softwarekomponenten auf der Servertechnik des IT-Dienstleistes, die initiale Einrichtung des Systems, die Migration der Daten aus den Altsystemen, die Durchführung von Tests sowie Produkt­schulungen für die Anwender/-innen.

2. Begründung der Notwendigkeit und Dringlichkeit

2.1 Notwendigkeit

Die Durchführung von Wahlen ist eine Pflichtaufgabe im Sinne von § 2 Abs. 2 der Sächsischen Gemeindeordnung. Die Stadt Leipzig ist entsprechend verpflichtet, alle Wahlen und Entscheide in ihrem Stadtgebiet gemäß den Vorgaben der Wahlgesetzgebung zu organisieren. Dies umfasst:

        die regelmäßigen Wahlen der Abgeordneten des Europäischen Parlaments aus der Bundesrepublik Deutschland;

        die regelmäßigen Wahlen der Abgeordneten des Deutschen Bundestages;

        die regelmäßigen Wahlen der Abgeordneten des Sächsischen Landtages;

        die regelmäßigen Wahlen des Stadtrates und der Ortschaftsräte;

        die regelmäßigen Wahlen des Oberbürgermeisters;

        Volksentscheide im Freistaat Sachsen;

        Bürgerentscheide in der Stadt Leipzig;

        die regelmäßigen Wahlen der Mitglieder des Jugendparlamentes der Stadt Leipzig.

Darüber hinaus ist die Stadt Leipzig zuständig für die Aufstellung der Bewerber bei den regelmäßigen Wahlen

        der Schöffen und Jugendschöffen für das Land- und das Amtsgericht und

        der ehrenamtlichen Richter am Verwaltungsgericht Leipzig.

Das Wahlspektrum kann sich im Fall entsprechender Beschlüsse zukünftig gegebenenfalls um die Wahl der Mitglieder der Stadtbezirksbeiräte und des Migrantenbeirates der Stadt Leipzig erweitern.

Die im Rahmen der Wahlorganisation erforderlichen Arbeiten (vgl. Abschnitt 1.1) sind ent­sprechend der Bestimmungen der Wahlgesetze und Wahlordnungen entweder von der Gemeinde oder von den ehrenamtlichen Wahlorganen (Wahlausschuss und Wahlvorstände) wahrzu­nehmen, wobei das Amt für Statistik und Wahlen, die der Gemeinde übertragenen Aufgaben unmittelbar ausführt und die Wahlorgane bei deren Tätigkeit unterstützend begleitet.

Damit das Amt diese Aufgaben effektiv, effizient und rechtssicher erledigen kann, ist die Einführung der Software erforderlich. Folgen bei Nichtbeschluss: Falls die Softwarelösung nicht eingeführt wird, werden die zeitlichen und personellen Aufwände für die Vorbereitung und Durchführung von Wahlen weiter ansteigen. Das Risiko des Auftretens von Wahlfehlern, die zur Anordnung von kostenintensiven und image­schädlichen Wiederholungswahlen führen können, wird sich erhöhen.

2.2 Dringlichkeit

Im Zuge des Einführungsprojektes (vgl. Abschnitt 1.3) sind mit Stand März 2020 die Ist-Analyse einschließlich der Ableitung der Anforderungen an das neue Produkt und die Markt­recherche abgeschlossen.

Nächste Schritte im Einführungsprojekt sind die Erstellung der Leistungsbeschreibung und darauf aufbauend gegebenenfalls Ausschreibung und Vergabe­entscheid (falls ein förmliches Vergabe­verfahren erforderlich ist) sowie die Beauftragung der Lecos mit der Beschaffung und der Implementierung der Anwendung.

Die Anwendung soll erstmals zur nächsten Bundestagswahl, die voraussichtlich Ende September 2021 stattfinden wird, genutzt werden. Da die vorbereitenden wahlorganisa­torischen Arbeiten mindestens ein halbes Jahr vor dem Wahltermin beginnen, muss die Software spätestens zu Beginn des 2. Quartals 2021 produktiv einsatzfähig sein. Dies setzt wiederum voraus, dass die Implementierungsarbeiten, welche die Installation
beim Betreiber, Tests, Datenportierungen aus den Altsystemen und Schulungen der Anwender/-innen umfassen, im 4. Quartal 2020 starten.

Jede weitere Verzögerung der Produkteinführung auf eine spätere Wahl würde die beschriebenen Risiken erhöhen.

3. Darstellung der Wirtschaftlichkeit

3.1 Kostenbetrachtung

Für den dauerhaften Betrieb der Anwendung sind der Lizenzerwerb, Wartungsbeiträge für Updates, Programmieraufträge für Softwareanpassungen und Anwendersupport beim Hersteller sowie die Kosten für den Betrieb bei Lecos zu berücksichtigen. Wie vorstehend dargestellt, agieren mit voteIT (voteManager) und IVU.Elect (IVU.Elect) zwei relevante Anbieter am Markt. Entsprechend vorliegender Preisauskünfte werden folgende Kosten (in EUR) bei Anschaffung der jeweiligen Software entstehen:

IVU.Elect

2021

2022

2023

2024

Lizenzen

Nutzungs-/ Wartungsgebühr

30.000

30.000

30.000

30.000

Programm­anpassungen

12.750

12.750

12.750

12.750

Anwender­support

2.000

2.000

2.000

2.000

Betriebskosten

17.250

17.250

17.250

17.250

Summe

62.000

62.000

62.000

62.000

Gesamt 2021 – 2024

248.000

 

voteManager

2021

2022

2023

2024

Lizenzen

14.250

14.250

14.250

14.250

Nutzungs-/ Wartungsgebühr

14.250

14.250

14.250

14.250

Programm­anpassungen

12.750

12.750

12.750

12.750

Anwender­support

2.000

2.000

2.000

2.000

Betriebskosten

17.250

17.250

17.250

17.250

Summe

60.500

60.500

60.500

60.500

Gesamt 2021 – 2024

242.000

 

Das Preismodell von IVU beinhaltet eine dauerhafte jährliche Nutzungsgebühr von aktuell 30.000 Euro, die neben den Nutzungsrechten auch Updates umfasst. VoteIT berechnet für den Erwerb der Nutzungsrechte grundsätzlich eine einmalige Lizenzgebühr, die beim voteManager aktuell 71.250 Euro für alle relevanten Module beträgt, und dann einen jährlichen Wartungsbeitrag für Updates in Höhe von 20 % der Lizenzkosten. Falls Lecos wie vorgesehen die Beschaffung, die Bereitstellung und den Betrieb der Anwendung als Volldienstleistung anbietet, können diese Lizenzkosten jedoch auf eine jährliche Zahlungsweise über fünf Jahre verteilt werden. VoteIT erreicht auf diese Weise von Beginn an einen dauerhaften Kostenvorteil gegenüber IVU, der nach Abzahlung der Lizenzkosten ab dem sechsten Jahr noch verstärkt wird.

Die angesetzten Betriebskosten basieren auf einer Preisauskunft der Lecos. Die Kosten für Programmanpassungen und Anwendersupport sind Durchschnittswerte, die je nach Bedarf von Jahr zu Jahr variieren können.

3.2 Weitere Effekte

Aufgrund der Vertriebsstrategie der Firma voteIT, ihr Produkt ausschließlich über kommunale Rechenzentren zu vertreiben, ist die Möglichkeit gegeben, dass Lecos im eigenen Haus entsprechendes fachliches Know-how aufbaut und den Betrieb der Software auch anderen sächsischen Kommunen als Dienstleistung anbieten und damit wirtschaftliche Effekte erzielen kann.

VoteManager bietet gegenüber IVU.Elect darüber hinaus den Vorteil einer deutlich stärkeren Produktverbreitung in rund 2.200 deutschen Behörden, was einerseits den Erfahrungsaustausch mit den Wahlämtern anderer Städte vereinfacht und andererseits ein gemeinsames Auftreten der Kommunen gegenüber dem Hersteller bezüglich der Weiterentwicklung der Anwendung ermöglicht. Außerdem hat voteIT zwischenzeitlich die Firma IVU.Elect übernommen, so dass die die Zukunft des Produkts IVU.Elect ungesichert ist.

Im Ergebnis wird die Beschaffung und der Einsatz der Software voteManager favorisiert.

4. Finanzielle Auswirkungen

Das Einführungsprojekt wurde nach Bestätigung durch das Steuerungsgremium Digitalisierung der Verwaltung im September 2019 gestartet. Im Rahmen des Einführungsprojekts entstehen Aufwendungen für die Erstellung der Ist-Analyse und der Anforderungsdefinition, die Erstellung der Leistungsbeschreibung, die Installation der Software beim Betreiber, eventuell erforderliche Programmierleistungen für Schnittstellen und Datenportierungen sowie für Schulungen der Anwender/-innen. Die dazu geplanten Haushaltmittel in Höhe von insgesamt 52.250 Euro werden aus dem zentralen Digitalisierungsbudget bereitgestellt und im Zuge des Projektfortschritts bedarfs­weise freigegeben und an das Amt für Statistik und Wahlen übertragen, davon 7.700 Euro im Jahr 2019 und 40.000 Euro im Jahr 2020. Der Steuerungskreis Digitalisierung und Veränderungsmanagement hat für 2020 anstelle der geplanten 44.450 Euro aufgrund der COVID-19-Situation nur 40.000 Euro freigegeben.

Die Aufwendungen für den fortlaufenden Betrieb der Anwendung umfassen den Wartungs­beitrag an den Hersteller, die Betriebskosten bei der Lecos GmbH, Programmieraufträge für Software­anpassungen und Anwendersupport. Der entsprechende Mittelbedarf in Höhe von jährlich 60.500 Euro ist im Rahmen der Planung des Doppelhaushalts 2021/2022 erstmals für das Jahr 2021 angemeldet worden und müsste im Budget des Amtes für Statistik und Wahlen, PSP 1.100.12.1.2.01, bereitgestellt werden.

Falls der Mehrbedarf im Rahmen der Planung 2021/2022 nicht bestätigt wird, kann die Software mangels alternativer Finanzierungsquellen nicht zum geplanten Zeitpunkt eingeführt werden, mit den im Abschnitt 2.1 aufgezeigten Folgen.