Beschlussvorschlag:

Die Verwaltung lehnt die Beschlusspunkte 1 und 2 ab und unterbreitet zu Beschlusspunkt 3 folgenden Alternativvorschlag:

Die Stadtverwaltung prüft, ob bis Ende des III. Quartals 2021 eine Übersicht über alle aktuellen Publikationen der Stadtverwaltung und der Stadteigenen Betriebe auf der Webseite der Stadt eingebunden werden kann.

Beschreibung des Abwägungsprozesses:

Abstimmung innerhalb der Stadtverwaltung mit 10.9 Stadtarchiv und 01.12 Referat Kommunikation

I. Eilbedürftigkeitsbegründung

Nicht gegeben

II. Begründung Nichtöffentlichkeit

Nicht gegeben

III.  Strategische Ziele

Das Anliegen des Jugendparlamentes, den Bürgern/-innen der Stadt Leipzig einen unkomplizierten Zugang zu den Publikationen der Stadtverwaltung zu geben und sich mit den Prozessen von Stadtrat und Stadtverwaltung zu befassen, entspricht dem Ziel des integrierten Stadtentwicklungskonzeptes Leipzig 2030 (INSEK), die Möglichkeiten für das bürgerschaftliche Engagement, Bürgerbeteiligung und Kommunikation so zu stärken, dass die Leipzigerinnen und Leipziger weiterhin aktiv die Entwicklung ihrer Stadt mittragen und gestalten können.

IV. Sachverhalt

1. Anlass

Das Anliegen des Jugendparlamentes, den Bürgerinnen und Bürgern der Stadt Leipzig einen unkomplizierten Zugang zu den Publikationen der Stadtverwaltung zu geben und sich mit den Prozessen von Stadtrat und Stadtverwaltung zu befassen, ist gut nachvollziehbar.

Die Etablierung einer „Stadtverwaltungsbibliothek“ zur Umsetzung des Anliegens würde jedoch zum Aufbau von Doppelstrukturen führen. Mit dem Stadtarchiv gibt es bereits eine zentrale Sammel- und Anlaufstelle für Veröffentlichungen der Stadtverwaltung.

Alle aktuellen Publikationen der Stadtverwaltung und Eigenbetriebe werden bereits arbeitsteilig sowie kompetenz- und bedarfsorientiert durch ein leistungsstarkes Netz im gesamten Stadtgebiet den Bürgerinnen und Bürgern zur Verfügung gestellt. Publikationen der Stadtverwaltung sind unter www.leipzig.de grundsätzlich abrufbar. Die Leipziger Städtischen Bibliotheken sind als Teil der Stadtverwaltung in den Internetauftritt der Stadt Leipzig eingebunden. Mit der Startseite leipzig.de ist der leichteste Einstieg zu allen Online-Informationen gegeben. Viele der Flyer, Broschüren, Berichte, Analysen und anderer Publikationen der Stadtverwaltung sind hier zusätzlich zum gedruckten Exemplar – z.T. mit Schutzgebühr – oder auch als ausschließliches elektronisches Angebot online abrufbar.

2. Beschreibung der Maßnahme

zu 1 und 2

Gemäß Archivsatzung und Schriftgutordnung der Stadt Leipzig besteht für die städtischen Ämter und Einrichtungen bereits die Pflicht, von allen Drucksachen/Publikationen (analog und digital) dem Stadtarchiv ein Belegexemplar zu übergeben. Diese Dokumente werden im Stadtarchiv verzeichnet und ohne Einschränkungen für die Benutzung zur Verfügung gestellt.

Mit dem Stadtarchiv gibt es daher bereits eine zentrale Sammel- und Anlaufstelle für Veröffentlichungen der Stadtverwaltung, die auch weit über das Jahr 1990 zurückreichen. Hier lagern zudem die Quellen für weiterführende Fragestellungen, die im Sinne eines transparenten Verwaltungshandelns nach den Maßgaben des Archivgesetzes jedermann zur Verfügung stehen.

Ein leistungsstarkes Netz städtischer Einrichtungen bietet mit Schwerpunkt auf die aktuellen Publikationen der Stadtverwaltung den Bürgerinnen und Bürgern arbeitsteilig und kompetenz- und bedarfsorientiert vielfältige Möglichkeiten, um an die Publikationen und Informationen der Verwaltung zu gelangen. Alle erarbeiteten Publikationen erreichen in der Praxis die jeweiligen Zielgruppen über verschiedene städtische Anlaufstellen, die sich bürgernah auf Standorte im gesamten Stadtgebiet verteilen: z.B. Bürgerbüro, Bürgerämter, Rathäuser, Städtische Bibliotheken, Fachämter, Stadtarchiv.

Seit April 2019 gibt es mit dem neuen Stadtbüro einen weiteren zentralen Ort als Bindeglied zur Stadtverwaltung für Information, Austausch, Begegnung und Beratung sowie als Plattform für Bürgerbeteiligung und Engagement.

In den Leipziger Städtischen Bibliotheken, der in der Stadtbibliothek integrierten Verwaltungsbibliothek und dem LeipzigZimmer gibt es gute Möglichkeiten, wichtige Publikationen der Stadtverwaltung einzusehen. Die Verwaltungsbibliothek als Serviceeinrichtung für die Stadtverwaltung bietet vorrangig Fachliteratur bzw. -informationen zur Verwaltungsarbeit im engeren Sinne. Diese Informationsbereitstellung geschieht in zunehmendem Maße auf elektronischem Weg. Selbstverständlich ist die Möglichkeit zur Nutzung dieser Informationsquellen durch Bürgerinnen und Bürger ebenfalls gegeben.

Die Leipziger städtischen Bibliotheken stellen Informationen zur Verfügung unabhängig davon, ob sie in gedruckter Form, online, in Bild und/oder Ton oder durch den direkten Austausch transportiert werden und unabhängig davon, ob sie durch eigene Mitarbeitende, durch Kooperationspartner oder durch Nutzer/-innen vermittelt werden. Der Bestand wird in steigendem Umfang von digitalen Medien sowie neue Formaten geprägt sein. Mit ihrer Fachkompetenz unterstützen die Bibliotheken die Bürgerinnen und Bürger dabei, die passenden Informationen zum Stadtgeschehen zu finden und zu erhalten.

Im Forschungssaal des Stadtarchivs und in den Leipziger Städtischen Bibliotheken können darüber hinaus an PC-Arbeitsplätzen mit Internetzugang Recherchen auf den Seiten der Stadt und in den dort bereitgestellten Informationen und Diensten erfolgen (digitale Stadtkarte usw.).

zu 3. – Alternativer Vorschlag

Publikationen der Stadtverwaltung sind auf leipzig.de grundsätzlich abrufbar. Über die Suchfunktion der städtischen Seite lassen sich Informationen zu allen Themen abrufen, bspw. verweist das Suchergebnis zu "Leipziger Osten" u.a. auf 4402 Dokumente, in der überwiegenden Zahl handelt es sich hierbei um PDF-Dokumente bzw. Broschüren. Dieses Beispiel zeigt zum einen die immense Fülle an Broschüren, die die Stadt Leipzig vorhält und den damit verbundenen nicht minder immensen Aufwand einer Sichtung, Sortierung, Aktualisierung und Verschlagwortung. Zum anderen zeigt das Beispiel, dass die durch den Antrag angestrebte Transparenz beim Thema Broschüren bereits existiert: es lassen sich alle aktuellen Broschüren über leipzig.de finden.

Technisch ist es möglich, künftige Broschüren zu verschlagworten und so die Nutzerfreundlichkeit zu erhöhen. Dafür muss eine technische Lösung geschaffen werden, die diese Verschlagwortung bzw. Kategorisierung ermöglich und für Nutzerinnen und Nutzer entsprechende Suchmöglichkeiten anbietet. Die dafür entstehenden finanziellen Aufwände müssen erst noch eruiert werden.  Die Verschlagwortung und Kategorisierung der bereits auf leipzig.de vorhandenen bzw. älteren und nicht auf leipzig.de vorhanden Broschüren ist ein aktuell nicht abzuschätzender zeitlicher Kraftaufwand, für den temporär zusätzlichen personelle Ressourcen notwendig sind. Eine Umsetzung bis Ende III/2021 ist momentan nicht abschätzbar. Beachtet werden muss dabei auch, dass nicht für alle Broschüren (vor allem ältere) die entsprechenden Nutzungsrechte für die Onlineverwendung vorliegen (Bildrechte, Agenturrechte).

Den Versand der Publikationen - so die Nutzer diese nicht ohnehin mittlerweile in der allergrößten Mehrheit digital herunterladen - obliegt jedem Amt in Eigenverantwortung. Teilweise werden Schutzgebühren für die Publikationen erhoben, diese werden von den Ämtern separat abgerechnet und im Haushalt verbucht. Ein zentraler Versand für Publikationen, bei der z.B. Publikationen verschiedener Ämter angefordert werden, bedarf aber einer zentralen Anlaufstelle, vor allem einer zentralen Abrechnung innerhalb der Stadtverwaltung. Auch dieser Punkt müsste dezernatsübergreifend geprüft werden.

3. Realisierungs- / Zeithorizont

4. Finanzielle Auswirkungen - keine

5. Auswirkungen auf den Stellenplan - keine

6. Bürgerbeteiligung

bereits erfolgt    geplant     x nicht nötig

7. Besonderheiten

entfällt

8. Folgen bei Nichtbeschluss

keine

Anlagen: keine

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