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Vorlage - VII-DS-01141  

 
 
Betreff: Ausführungsbeschluss - Einführung der Software JIRA zur Durchführung eines Multiprojektmanagements in der Stadtverwaltung Leipzig
Anlass: Verwaltungshandeln
Status:öffentlich (Vorlage freigegeben)Vorlage-Art:Beschlussvorlage
Einreicher:Dezernat Allgemeine Verwaltung
Beratungsfolge:
DB OBM - Vorabstimmung Vorberatung
Dienstberatung des Oberbürgermeisters Bestätigung
FA Finanzen 1. Lesung
15.06.2020    FA Finanzen      
FA Allgemeine Verwaltung 1. Lesung
23.06.2020    Videokonferenz FA Allgemeine Verwaltung      
FA Finanzen 2. Lesung
29.06.2020    FA Finanzen      
FA Allgemeine Verwaltung 2. Lesung
07.07.2020    FA Allgemeine Verwaltung      
Ratsversammlung Beschlussfassung
08.07.2020 
Ratsversammlung, Kongreßhalle Leipzig, Pfaffendorfer Str. 31, 04105 Leipzig vertagt     
09.07.2020 
Ratsversammlung (Fortsetzung vom 08.07.2020), Kongreßhalle Leipzig, Pfaffendorfer Str. 31, 04015 Leipzig vertagt     
15.07.2020    Ratsversammlung (2. Fortsetzung vom 08.07.2020), Congress Center Leipzig, Seehausener Allee 1, 04356 Leipzig      

Beschlussvorschlag
Finanzielle Auswirkungen
Sachverhalt

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

 

Beschlussvorschlag:

 

  1. Der Erweiterung der Software ATLASSIAN Jira von bisher 50 Lizenzen (Testbetrieb) auf 500 Lizenzen für fünf Jahre über ein Vergabeverfahren wird zugestimmt.
  2. Die Mittel für Wartung, Bereitstellung und Betrieb, Beratungsleistungen sowie Schulungen ab dem Haushaltsjahr 2021 sind für die Diskussion i.R. der finanziellen Mittel, welche für die Digitalisierung im Doppelhaushals 2021/2022 bereitgestellt werden, anzumelden. Eine abschließende Entscheidung über die Bereitstellung erfolgt im Rahmen dieser Diskussion

Zusammenfassung:

Zur verbesserten Steuerung und Koordinierung von Modernisierungs- und Digitalisierungsprojekten wurde im Konzept Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt (VI-DS-05136-DS-01) im Handlungsfeld 4 die Etablierung eines zentralen Multiprojektmanagements als Ziel definiert. Zudem wird mit der Etablierung der Projektmanagementeinheit (VI-DS-06414) und der damit verbundenen Entwicklung von einheitlichen Projektmanagement-Standards für die Stadtverwaltung Leipzig die Nutzung einer umfassend anwendbaren Projektmanagementsoftware erforderlich, um diesen Anforderungen Rechnung zu tragen.

Die Beschaffung von 500 Lizenzen der Software ATLASSIAN Jira hat demnach zum Ziel, Modernisierungs- und Digitalisierungsvorhaben effizienter zu steuern, durchzuführen und strategisch zu koordinieren und somit den gewachsenen Anforderungen an ämterübergreifende und amtsinterne Zusammenarbeit gerecht zu werden.

 

Anlass der Vorlage:

 

Rechtliche Vorschriften   Stadtratsbeschluss     Verwaltungshandeln

Sonstiges:

 

 

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

 

 

Finanzielle Auswirkungen

 

nein

x

wenn ja,

Kostengünstigere Alternativen geprüft

 

nein

x

ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung

Folgen bei Ablehnung

 

nein

x

ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)?

x

nein

 

ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

 

 

Im Haushalt wirksam

von

bis

Höhe in EUR

wo veranschlagt

Ergebnishaushalt

Erträge

 

 

 

 

 

Aufwendungen

2020

 

2021

2020

 

2025

154.181,97€

 

343.243,89€

101011160002

 

1.100.11.1.2.01.01

Finanzhaushalt

Einzahlungen

 

 

 

 

 

Auszahlungen

 

 

 

 

Entstehen Folgekosten oder Einsparungen?

 

nein

 

wenn ja,

 

Folgekosten Einsparungen wirksam

von

bis

Höhe in EUR (jährlich)

wo veranschlagt

Zu Lasten anderer OE

Ergeb. HH Erträge

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand

 

 

 

 

Nach Durchführung der Maßnahme zu erwarten

Ergeb. HH Erträge

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand (ohne Abschreibungen)

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand aus jährl. Abschreibungen

 

 

 

 

 

Steuerrechtliche Prüfung

 

nein

 

wenn, ja

Unternehmerische Tätigkeit i.S.d. §§ 2 Abs. 1 und 2B UStG

 

nein

 

ja, Erläuterung siehe Punkt 4 des Sachverhalts

Umsatzsteuerpflicht der Leistung

 

nein

 

ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

Bei Verträgen: Umsatzsteuerklausel aufgenommen

 

ja

 

Nein, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

 

Auswirkungen auf den Stellenplan

 

Ja

x

Nein

Beantragte Stellenerweiterung:

   Vorgesehener Stellenabbau:

 


Hintergrund zum Beschlussvorschlag:

Welche strategischen Ziele werden mit der Maßnahme unterstützt?

 

 

2030 - Leipzig wächst nachhaltig!

Ziele und Handlungsschwerpunkte

 

Leipzig setzt auf Lebensqualität:

Balance zwischen Verdichtung und Freiraum

Qualität im öffentlichen Raum und in der Baukultur

Nachhaltige Mobilität

Vorsorgende Klima- und Energiestrategie

Erhalt und Verbesserung der Umweltqualität

Quartiersnahe Kultur-, Sport- und Freiraum­angebote

 

 

Akteure:

rgerstadt

Region

Stadtrat

Kommunalwirtschaft

Verwaltung

Leipzig besteht im Wettbewerb:

Positive Rahmen­bedingungen für qualifizierte Arbeitsplätze

Attraktives Umfeld für Innovation, Gründer und Fachkräfte

Vielfältige und stabile Wirtschaftsstruktur

Vorsorgendes Flächen- und Liegenschaftsmanagement

Leistungsfähige technische Infrastruktur

Vernetzung von Bildung, Forschung und Wirtschaft

 

Leipzig schafft soziale Stabilität:

Chancengerechtigkeit in der inklusiven Stadt

Gemeinschaftliche Quartiersentwicklung

Bezahlbares Wohnen

Zukunftsorientierte Kita- und Schulangebote

Lebenslanges Lernen

Sichere Stadt

 

 

 

Leipzig stärkt seine Internationalität:

Weltoffene Stadt

Vielfältige, lebendige Kultur- und Sportlandschaft

Interdisziplinäre Wissenschaft und exzellente Forschung

Attraktiver Tagungs- und Tourismusstandort

Imageprägende Großveranstaltungen

Globales Denken, lokal verantwortliches Handeln

 

Sonstige Ziele:

 

trifft nicht zu

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Beschreibung des Abwägungsprozesses:

 

Modernisierungsmaßnahmen innerhalb der Ämter und Referate bestimmen den Arbeitsalltag in einer mehr und mehr digitalisierten Arbeitswelt. Zur zentralen Steuerung und strategischen Koordination der Modernisierung der Verwaltung wurden in den letzten zwei Jahren wichtige ämterübergreifende Vorhaben auf den Weg gebracht. Das Konzept Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt (VI-DS-05136-DS-01) umfasst aktuell ca. 50 Maßnahmen zur Verwaltungsmodernisierung. Mit der Etablierung einer Projektmanagementeinheit (VI-DS-06414) existiert zudem eine zentrale Stelle für Veränderungsmanagement und die Digitalisierung der Verwaltung (DdV, VI-DS-04814).

Im Projektmanagement fallen viele wiederkehrende Aufgaben und standardisierte Prozesse an, für die der Einsatz von Informationstechnologie einen beachtlichen Nutzen birgt. Je größer und komplexer ein Projekt wird, desto aufwendiger wird z. B. die Projektplanung und desto mehr stößt man an die Grenzen der Leistungsfähigkeit gewöhnlicher Büroanwendungen, sodass der Einsatz einer Projektmanagementsoftware im engeren Sinn erforderlich wird. Der Nutzen liegt in einer großen Arbeitserleichterung und der Unterstützung in der Projektorganisation hinsichtlich Planung, Aufgaben-, Test und Anforderungsmanagement.

 

  1. Eilbedürftigkeitsbegründung

 

-

 

  1. Begründung Nichtöffentlichkeit

 

Die Vorlage ist öffentlich.

 

  1. Strategische Ziele

 

Ausgehend von den strategischen Zielen des Integrierten Stadtentwicklungskonzeptes Leipzig 2030, sowie dem Konzept „Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig“ (VI-DS-05136-DE-01) und „Digitalisierung der Verwaltung“ (VI-DS-04814) soll laut Handlungsfeld 3 „Organisation und E-Government“ das übergreifende Arbeiten in der Verwaltung unterstützt werden. Hinzu kommt in Handlungsfeld 4 „IT Infrastruktur und IT-Steuerung“ der Aufbau eines zentralen Multiprojektmanagements.

 

Mit der Vorlage „Digitalisierung der Verwaltung“ VI-DS-04814 wurde zudem sowohl ein Prozess initiiert als auch die entsprechende Struktur bestätigt, um die bestehenden Digitalisierungsprojekte zu steuern. Die zentralen Ziele der Digitalisierung der Verwaltung umfassen neben der Steigerung der Effizienz der Verwaltungsdienstleistungen auch einen leichteren Zugriff auf aktuelle Informationen sowie Bearbeitungsstände der Verwaltungsvorgänge, die Vorgabe und Umsetzung verbindlicher Standards, die Schaffung moderner Arbeitsformen und die Beschleunigung von Geschäftsprozessen. Damit soll mittel- bis langfristig sowohl aus steigenden Fallzahlen resultierenden Kostensteigerungen begegnet als auch die gestiegene Erwartungshaltung der Bürger/-innen und Mitarbeiter/-innen an eine moderne Verwaltung erfüllt werden.

 

Die umfangreichen Modernisierungs- und Digitalisierungsprojekte in den unterschiedlichen Fachbereichen der Stadtverwaltung, sowie anfallende unterjährige Projekte in den Organisationseinheiten erfordern eine Unterstützung in der Projektorganisation. Mit der Vorlage VI-DS-06414 wurden daher bestehende Projektstrukturen im Dezernat Allgemeine Verwaltung und im Dezernat Finanzen zusammengeführt und ein einheitlicher Prozess zum Einsatz einer Projektmanagementeinheit etabliert. Mittels der Einführung einer Projektmanagementsoftware soll die innere Arbeitsweise der Projektmanagementeinheit und insbesondere deren Zusammenarbeit mit Projekteigner und –beteiligten effizient, transparent und zielführend gestaltet werden.

 

  1. Sachverhalt

1.     Beschreibung des Vorhabens

Modernisierungsmaßnahmen innerhalb der Ämter und Referate bestimmen den Arbeitsalltag unserer Beschäftigten in einer mehr und mehr digitalisierten Arbeitswelt. Zur zentralen Steuerung und strategischen Koordination der Modernisierung der Verwaltung wurden in den letzten zwei Jahren wichtige ämterübergreifende Vorhaben auf den Weg gebracht. Das Konzept Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt (VI-DS-05136-DS-01) umfasst aktuell ca. 50 Maßnahmen zur Verwaltungsmodernisierung. Mit der Etablierung einer Projektmanagementeinheit (VI-DS-06414) existiert zudem eine zentrale Stelle für Veränderungsmanagement und die Digitalisierung der Verwaltung (DdV, VI-DS-04814).

Im Projektmanagement fallen viele wiederkehrende Aufgaben und standardisierte Prozesse an, für die der Einsatz von Informationstechnologie einen beachtlichen Nutzen birgt. Je größer und komplexer ein Projekt wird, desto aufwendiger wird z. B. die Projektplanung und desto mehr stößt man an die Grenzen der Leistungsfähigkeit gewöhnlicher Büroanwendungen, sodass der Einsatz einer Projektmanagementsoftware im engeren Sinn erforderlich wird. Der Nutzen liegt in einer großen Arbeitserleichterung und der Unterstützung in der Projektorganisation hinsichtlich Planung, Aufgaben-, Test und Anforderungsmanagement.

 

Die ausgewählte Software ATLASSIAN Jira ist grundsätzlich eine leistungsfähige webbasierte Software zur workflowgesteuerten Verwaltung von Aufgaben. Die Basis bilden dabei einzelne Jira-Projekte, die als Container zur Gruppierung der verwalteten Aufgaben dienen. Jede zu erledigende Aufgabe wird in Form eines sogenannten Vorgangs im System erfasst und einem Projekt zugeordnet. Über Workflows werden die einzelnen Schritte zur Erledigung der Aufgabe und somit der Lebenszyklus des Vorgangs abgebildet.

Durch die große Flexibilität und die Verfügbarkeit individueller Erweiterungsmöglichkeiten kann das System auch über das reine Aufgabenmanagement ausgebaut werden. Hierdurch eignet sich Jira sowohl als umfassendes Projektmanagementwerkzeug, als auch als leistungsfähige Lösung beispielsweise zum Anforderungs- und Testmanagement. Eine besondere Stärke des Systems ergibt sich hierbei durch die nahtlose Integration aller Einsatzbereiche.

In der Stadtverwaltung Leipzig soll Jira zunächst primär als System für das (Multi)Projektmanagement eingesetzt werden. In einzelnen Projekten werden darüber hinaus auch die Einsatzbereiche Anforderungsmanagement“, „Programmmanagement“ sowie Testmanagement untersucht. Für dieses Vorhaben werden 500 Lizenzen benötigt, um die Projekte der Einführungsphase entsprechend auszustatten.

2.     Begründung der Notwendigkeit

2.1 Standardisierung Projektmanagement

Die Durchführung aller Projekte soll perspektivisch mit standardisierten Projektabläufen (Abbildung 1 Projektablauf) erfolgen; Management, Controlling und Berichterstattung sollen für alle im Projekt vorhandenen Rollen ebenfalls standardisiert werden und möglichst effizient und intuitiv im Rahmen sowohl eines klassischen als auch agilen Ansatzes durchführbar sein.

Abbildung 1:  Projektablauf                   Quelle: Festlegung der Zusammenarbeit BM I und II

 

Die Prozesse auf Einzelprojektebene folgen dem in Abbildung 1 definierten Ablauf und werden mittels der Projektmanagementsoftware in Hinsicht auf Steuerung und Bearbeitung wesentlich vereinfacht, was ein klares und effizientes Aufgabenmanagement ermöglicht. Projektbezogene Daten werden im Multiprojektmanagement aggregiert und ermöglichen somit eine übergeordnete Steuerung und Betrachtung des Gesamtportfolios mit einer jeweils adressatengerechten Detailtiefe.

 

Die inhaltlich vollständige und transparente Berichterstattung und Qualitätssicherung bedingt eine lückenlose und fristgemäße Information durch die Projektleitung und Projektmanager/-innen. Die derzeitigen Möglichkeiten in der Stadtverwaltung Leipzig bieten hier nur voneinander unabhängig agierende, rudimentäre Hilfsmittel (E-Mail, Austauschlaufwerk, Telefon, Intranet) und sind für eine zielgerichtete Projektarbeit weder zeitgemäß noch effizient. Die Planung und Kommunikation sowie die Rückmeldung von Terminen, Aufgaben, Arbeitspaketen ist vor allem zeitaufwändig und fehleranfällig. Effizienter und zielgerichteter kann dieser Prozess in einem stetig wachsenden Portfolio mit steigendem Umfang der Aufgaben nur mittels einer Projektmanagementsoftware erfolgen.

2.2 Auswahl von Jira

Bezüglich der gestellten Anforderungen an ein Multiprojektmanagement-Tool wurden in einer ersten Testphase folgende wesentliche Kriterien erprobt:

  • Planungs-Tool, um beispielsweise Netzpläne, Balkenpläne, Projektstrukturpläne, Anforderungslisten u.a. zu erstellen und zu pflegen (Projektarbeit klassisch und agil)
  • Ressourcenverwaltung, mit der die vorhandenen Ressourcen (Mitarbeiter, Budget) den Aufgaben zugeordnet werden
  • Kapazitätstreue Terminplanung
  • Controlling zur Aufwandserfassung, Kontrolle des Projektbudgets, Überwachung des inhaltlichen Projektfortschritts sowie der Termintreue und zur Prognose des Projektfortschritts
  • Mögliches Konfigurations- und Administrationsmanagement, Qualitätsmanagement und Risikomanagement,
  • Verwaltung der Projektdokumente (Up- und Download wichtiger Dokumente in den jeweiligen Aufgaben), Anbindung an enaio (E-Akte, DMS)
  • Möglichkeit zur Projektkommunikation und zur Unterstützung von Projektmanagementprozessen, z.B. durch Abbildung von Workflows oder Kanban-Boards
  • Multiprojektmanagement und Projektportfoliomanagement, z.B. mit Gesamtansichten des gesamten Projektportfolios
  • Projektspezifisches Berichtswesen und adressatengerecht aggregiertes Berichtswesen auf Multiprojektebene
  • Trennung der Projektportfolien verschiedener Organisationseinheiten (Mandantenfähigkeit)
  • Strukturiertes Rechte- und Rollenkonzept
  • Erfüllung aller gesetzlichen Anforderungen Datenschutz und IT-Sicherheit vorausgesetzt

Der Auswahlprozess für die erste Testphase mit einem kleinen Nutzerkreis innerhalb des Hauptamtes und des Referates SAP der Stadt Leipzig als Testorganisationsbereiche gestaltete sich standardgemäß. Aufgrund einer umfänglichen Analyse der gängigen Tools konnte eine fundierte Entscheidung für einen Testbetrieb getroffen werden. Das Tool Jira vom Hersteller ATLASSIAN vereint die Anforderungen und ermöglicht sowohl klassische als auch agile Arbeit in Projekten und ist als führendes System für individuelle Lösungen bekannt.

Folgende Argumente sprechen u. a. außerdem für die Auswahl von Jira als Projektmanagementtool:

  • Übersichtlichkeit: Überblick zu Fortschritt und Prioritäten von Arbeitsaufgaben kann von allen Projektbeteiligten schnell hergestellt werden, einfacher Überblick für Projektmanager/-in zu Aufgaben, Projektfortschritt und planungsstand verfügbar.
  • Steigerung Transparenz: Aufgabenbearbeitung ist durch mehrere Teammitglieder möglich, Arbeitsstände und Ergebnisse können vom gesamten Team eingesehen und Informationen schnell geteilt werden. Ausschluss von unklaren Zuständigkeiten ist durch eindeutiges Zuweisen von Arbeitspaketen an Bearbeiter/-in gewährleistet.
  • Nachvollziehbarkeit: Dokumentation von Entscheidungen und daraus resultierenden Aufgaben ist innerhalb des Tools und fortlaufende Bearbeitung innerhalb des Projekts möglich.
  • Planbarkeit: Kollaborative Gestaltung der Prozesse führt zur Erfassung aller Aufgaben, Nachvollziehbarkeit von Bearbeitungsständen und somit zur Planbarkeit von Aufwänden und Ressourcen.
  • Vollständigkeit: Inhaltliche Erfassung aller Vorgänge und Aufgaben für Projektplanung in einem Projekt verhindert unvollständige Bearbeitung von Projektaufgaben, da durch Statusvergabe (Bereit, Wartet, In Arbeit, etc.) nachhaltige Qualitätssicherung der einzelnen Schritte möglich ist.
  • Ressourcenmanagement: Sichtbarmachen der Auslastung von Ressourcen und Herbeiführen von sachgerechter Arbeitsverteilung und somit zuverlässiger Kapazitätsplanung ist möglich.
  • Erfahrungswerte: Projektteam greift auf praktische Erfahrungen mit Jira aus Administrations- und Anwendersicht aus früheren Arbeitskontexten zurück, was Vereinfachung der Einführung in der Stadtverwaltung Leipzig mit sich bringt.
  • Konfigurierbarkeit: Funktionsumfang ist anpassbar an Prozesse; sehr gute Integrierbarkeit in bestehende IT-Infrastruktur, flexible Berechtigungsstruktur, Kompatibilität mit Plugins und Customizing von Filtern und Ansichten für standardisierte, automatisierte Reportings möglich.
  • Nutzerfreundlichkeit: Intuitive Oberfläche und leichte Bedienbarkeit vorhanden, wodurch kurze Einarbeitungszeiten und hohe Akzeptanz zu erwarten sind.
  • Dynamik: Stetige Weiterentwicklung des Tools in Kombination mit offenen Quellcodes für größtmöglichen Zuschnitt auf reale stadtweite Anforderungen möglich.
  • Preispolitik: Transparente, nutzerabhängige Lizenzpolitik ohne Preisvolatilität bei verschiedenen Händlern ist verfügbar.

Mit Bezug auf die o.g. strategischen Ziele hinsichtlich fach-, ressort- und ebenenübergreifendem Arbeiten in der Verwaltung kann Jira als Multiprojektmanagementsoftware vom Intranet der Stadtverwaltung Leipzig insofern abgegrenzt werden, als letzteres die Anforderungen an ein solches Tool hinsichtlich Planungseigenschaften, Ressourcenverwaltung, Controlling, Berichtswesen u.a. nicht erfüllt. Aus diesem Grund besteht die Notwendigkeit der separaten Anschaffung eines solchen Tools.

2.3 Einsatzszenarios Jira

Der Einsatz von Jira in der Zusammenarbeit im Projektmanagement sowohl auf Einzel- als auf Multiprojektmanagementebene ergibt sich aus der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit am Beispiel der Projektmanagementeinheit mit den Fachämtern gem. Abbildung 2.

 

Abbildung 2: Kollaboration      Quelle: Festlegung der Zusammenarbeit BM I und II

 

Die Zusammenarbeit mit den Fachämtern erfolgt gemäß der dargestellten Aufgabenabgrenzung. Die Querschnittsämter werden spätestens im Rahmen der Erarbeitung eines Projektantrages bei der Auftragsklärung einbezogen. Die im Test konfigurierten Prozesse und Strukturen in der Software Jira werden entsprechend weiterentwickelt, um zu gewährleisten, dass:

  • alle Querschnittsbereiche rechtzeitig in die Projekte einbezogen werden
  • die notwendigen Ressourcen aus den Querschnittsbereichen verfügbar sind
  • alle fachlichen Standards der Querschnittsbereiche frühzeitig bekannt sind.

Grundsätzlich ist mittels der Software eine Zusammenarbeit aller Bereiche möglich. Die zentrale Projektmanagementeinheit arbeitet gem. VI-DS-06414 stadtverwaltungsweit und somit ist die Zusammenarbeit gem. dem Standard in Abbildung 2 zunächst umzusetzen, wird jedoch in jedem Projekt spezifisch nach diesem Standard themenbezogen umgesetzt.

Dieser Aufbau für die fachamtsübergreifende Zusammenarbeit mit anderen Ämtern soll für den Produktivbetrieb von Jira übernommen werden und in Q4/2020 nach einem ersten Erfahrungszeitraum evaluiert und überprüft werden. Bereits mit dem Einsatz des Verfahrens nach dem Testbetrieb sollen erste Pilotbereiche nach Beschaffung der Lizenzen in die Aufbau- und Ablaufstrukturen integriert werden. Das eindeutige Rechte- und Rollenkonzept, sowie die Abgrenzung der Projekte im System basierend auf diesen Zugriffsberechtigungen ermöglicht dabei die fachspezifische Trennung.

Neben dem Einsatz im Hauptamt und dem Referat SAP soll die Software in folgenden Pilotbereichen zur Verfügung gestellt werden:

  • Projekt LOGA mit 12 Lizenzen
  • Projekte Zentrale Vertragsdatenbank und Fördermittelmanagement mit 8 bzw. 6 benötigten Lizenzen. In den Projekten ist die bereichs- und ämterübergreifende Zusammenarbeit essentiell. Die Projekte definieren sich als Querschnittsprojekte und werden, beginnend mit den Pilotämtern, in allen Ämtern ausgerollt. Die Ämter übernehmen Aufgaben und liefern Zuarbeiten welche einheitlich kommuniziert, übergeben und gesteuert und werden müssen. Zudem erfordert die Projektarbeit aufgrund von zeitlichen und technischen Abhängigkeiten eine intensive Koordination und Austausch mit Verantwortlichen parallellaufender Projekte (z.B.: BD EVA, BD Scannen), zentraler IT Systeme (Referat SAP, Famos, Lotus Notes etc.) und Dienstleistern (Lecos GmbH). Die Erreichung der gesetzten Projektziele bedingt eine permanente, lückenlose, einheitliche Kommunikation zwischen allen Projektbeteiligten über Standortgrenzen hinweg.
  • Amt für Wirtschaftsförderung und Referat Digitale Stadt sollen als eines der ersten Fachämter die Software für die spezifische Tätigkeit in den einzelnen Bereichen mit 60 Lizenzen nutzen. Ziel des Einsatzes von Jira ist die Etablierung eines Workflows in der Zusammenarbeit zwischen dem Referat Digitale Stadt, der Wirtschaftsförderung und dem Dezernat 7, da sich Projektzuständigkeiten teilweise überschneiden. Weiterhin soll bei gemeinsamen Projekten der Ämter und Referate mit externen Partnern Transparenz hergestellt werden.
  • Amt für Geoinformation und Bodenordnung mit der Abteilung GeodatenService mit 21 Lizenzen. Hauptaufgaben der Abteilung sind die projektbezogene Umsetzungen von Anforderungen der Geodatenverarbeitung/-bereitstellung oder auch die Herstellung kartographischer Produkte aus den Ämtern. Diese sind z.T. nicht nur inhaltlich komplex und währen oft mehrere Monate/Jahre, sondern werden im Zuge des Workflows auch von 2-3 Sachgebieten der Abteilung sowie von mehreren beteiligten Bereichen anderer Ämter bearbeitet. Aufgrund der Vielzahl parallellaufender Projekte wird ein effizienteres Werkzeug benötigt, welches mit der Nutzung von Jira entsprechend zur Verfügung gestellt werden kann.
  • Zur Projektkommunikation für die Weiterentwicklung der Anwendung FAMOS-LE und weiteren IT-Projekten soll auch das Amt für Gebäudemanagement mit 10 Lizenzen perspektivisch in der Software arbeiten.
  • Geschäftsstelle MoVe mit 4 Lizenzen, um die Steuerung der Themen gem. dem Konzept "Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig" VI-DS-05136, die damit verbundene Dokumentation in Steckbriefen und die Berichterstattung aus den Projekten heraus in Einklang zu bringen. Wichtige zentrale Themen mit besonderem Unterstützungs- und Steuerungsbedarf aus verschiedenen strategischen Konzeptionen der Verwaltung werden hier zusammengeführt.
  • Vordergründig werden die Projektmanager/-innen aus der Projektmanagement-Einheit sowie die Mitarbeiter/-innen in den von ihnen begleiteten Projekten mit Lizenzen ausgestattet (ca. 315 Lizenzen bei 20 Projektmanager/-innen mit jeweils 2-3 Projekten und je 7 zusätzlichen Lizenzen pro Projekt).

Grundsätzlich erfolgt die Annahme, dass nach Abschluss eines Projektes mit freiwerdenden Lizenzen gearbeitet werden kann, die wiederum anderen neuen Projekten zugeteilt werden können. Ein kontinuierlicher Aufwuchs ist daher grundsätzlich nicht zu erwarten. Nach erfolgreicher Etablierung in der SVL kann jedoch der Einsatz des Tools in der Gesamtverwaltung außerhalb der DuV-Projekte an Interesse gewinnen. Es wird daher vorgeschlagen, vor Ablauf der fünf Jahre zu evaluieren, ob die Anzahl der Lizenzen ausreichend ist oder ob im Sinne eines generellen Aufwuchses der Projekttätigkeit in der SVL und der angestrebten Standardisierung des Projektmanagements eine Aufstockung der Lizenzen notwendig wird.

 

3.     Darstellung der Wirtschaftlichkeit

 

Das Lizenzmodell von Jira sieht eine Staffelung von 50, 250, 500 oder 2.000 Lizenzen vor. Um die Einführung der Anwendung zu gewährleisten und die stadtweite Nutzbarkeit des Tools weiter zu planen, ist die Beschaffung von insgesamt mindestens 500 Lizenzen notwendig.

Für die Beschaffung der Lizenzen bestehen folgende Optionen:

  • Option 1: Beschaffung von 500 Lizenzen Jira

 

Position

2020

2021

2022

2023

2024

Szenario                                    500 Lizenzen in EUR

Lizenzkosten (Hauptsystem und Add Ons)

42.955,00 €

0,00 €

0,00 €

0,00 €

0,00 €

Wartung*

21.477,50 €

21.477,50 €

21.477,50 €

21.477,50 €

21.477,50 €

Bereitstellung und Betrieb

53.083,47 €

53.083,47 €

53.083,47 €

53.083,47 €

53.083,47 €

Schulung

25.000,00

10.000,00

10.000,00

10.000,00

10.000,00

Beratungsleistung

11.666,00 €

5.000,00 €

0,00 €

0,00 €

0,00 €

Gesamt

154.181,97

89.560,97

84.560,97

84.560,97

84.560,97

* Lizenzverlängerung

Die Kosten für 500 Lizenzen der Software Jira über fünf Jahren betragen inklusive Wartung (d.h. Lizenzverlängerung), Bereitstellung, Betrieb, Schulung und Beratungsleistungen insgesamt 497.425,86€.

 

Nach der aktuellen Berechnung werden ca. 490 Lizenzen benötigt, sodass die Beschaffung von weiteren Lizenzen zum jetzigen Zeitpunkt nicht zwingend notwendig ist. Die Kosten für die brach liegenden Lizenzen würden dennoch anfallen und an Kosten für Wartung, Bereitstellung und Betrieb gekoppelt werden.

 

  • Option 2: Beschaffung von 500 Lizenzen von anderer Software

Als Vergleichsfall für die Berechnung der Wirtschaftlichkeit wird die Software Projektron BCS herangezogen, die die Anforderungen an die Multiprojektmanagementsoftware umgesetzt hat.

 

Aufwand

2020

2021

2022

2023

2024

500 Lizenzen in EUR

einmalig

208.250 €

5.000 €

0 €

0 €

0 €

laufend

136.650 €

126.650 €

126.650

126.650 €

126.650

Kosten gesamt

344.900 €

131.650 €

126.650

126.650

126.650

 

Rechengrundlage ist ein Basispreis von 350€ je Lizenz (einmalig) + 20% Wartung (= Lizenzverlängerung, laufende Kosten). Für die restlichen Kosten wie Bereitstellung & Betrieb, Schulung und Beratung werden die gleichen Schätzkosten zugrunde gelegt wie in Option 1 und unter „laufend“ summiert. Somit betragen die Kosten für Option B über fünf Jahre insgesamt 856.500€.

Insofern führt die Abwägung der wirtschaftlichen Aspekte ebenfalls zur Entscheidung für die Beschaffung von 500 Lizenzen von Jira (Option 1).

4.     Finanzierung

Nach derzeitigem Erkenntnisstand werden für Beschaffung der Lizenzen, Wartung, Bereitstellung und Betrieb sowie Beratung die unter Punkt 3, Option 1 dargestellten Finanzmittel benötigt. Die Beschaffung läuft inklusive Vergabe über die Lecos GmbH. Nach Beschaffung gehen die Lizenzen in das Eigentum der Stadt Leipzig über.

Die Kosten für 2020 in Höhe von 154.181,97€ werden in der Planung im Budget 10101011160002 (ITK, Innenauftrag DuV) berücksichtigt:

 

  • Finanzierung 2020

Position

Budget

2020

Lizenzkosten (Hauptsystem und Add Ons)

Innenauftrag DuV

42.955,00 €

Wartung*

Innenauftrag DuV

21.477,50 €

Bereitstellung und Betrieb

Innenauftrag DuV

53.083,47 €

Schulung

Innenauftrag DuV

25.000,00

Beratungsleistung

Innenauftrag DuV

11.666,00 €

Gesamt

 

154.181,97

 

Ab 2021 werden die Kosten für Bereitstellung, Betrieb und Wartung im Haushalt des Hauptamtes im Budget 1.100.11.1.2.01.01 geplant und sind für die Haushaltsplanung 2021/22 angemeldet.

 

  • Finanzierung 2021-2024

Position

Budget

2021

2022

2023

2024

Lizenzkosten (Hauptsystem und Add Ons)

Hauptamt / 10.3
(zentral für alle)

0,00 €

0,00 €

0,00 €

0,00 €

Wartung*

Hauptamt / 10.3
(zentral für alle)

21.477,50 €

21.477,50 €

21.477,50 €

21.477,50 €

Bereitstellung und Betrieb

Hauptamt / 10.3
(zentral für alle)

53.083,47 €

53.083,47 €

53.083,47 €

53.083,47 €

Schulung

Hauptamt / 10.3
(zentral für alle)

10.000,00

10.000,00

10.000,00

10.000,00

Beratungsleistung

Hauptamt / 10.3
(zentral für alle)

5.000,00 €

0,00 €

0,00 €

0,00 €

Gesamt

 

89.560,97

84.560,97

84.560,97

84.560,97

 

Im Jahr 2021 betragen die Kosten 89.560,97 €, ab 2022 jährlich 84,560,97 €.

5.     Bürgerbeteiligung

 

bereits erfolgt    geplant    nicht nötig

6.     Folgen bei Nichtbeschluss

Sollte die Beschaffung der Projektmanagementsoftware ATLASSIAN Jira nicht beschlossen werden, bedroht dies den Erfolg der geplanten und künftigen Modernisierungs- und Digitalisierungsprojekte im Zuge der einschlägigen Beschlüsse sowie Strategien der Stadtverwaltung Leipzig. Ein einheitliches und transparentes Vorgehen kann bei der absehbaren Zunahme des Projektvolumens ohne Jira kaum gewährleistet werden. Zudem ist zu befürchten, dass durch ineffizientes Projektmanagement, mühsame Abstimmungsprozesse, fehlendes Ressourcenmanagement und fehlenden Überblick über Vorgangsbearbeitung die Ziele einer modernen Verwaltung verfehlt werden.

 

Durch das Fehlen einer Multiprojektmanagementsoftware müssen Begleitung, Betreuung und Controlling der Projekte weiterhin vergleichsweise ineffizient erfolgen, da Prozesse, Daten und steuerungsrelevante Informationen nur heterogen zugänglich bleiben. Dies würde Parallelstrukturen (E-Mail, Austauschlaufwerk, Telefon, Intranet) verstärken und etablieren, was einem einheitlichen, kollaborativen Arbeiten auf einer gemeinsamen Plattform und effizienten, modernen Verwaltungsstrukturen entgegensteht.