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Vorlage - VII-DS-00963  

 
 
Betreff: Beratungsleistung zur Analyse, Beschreibung und Optimierung der Prozesse in der Abteilung Kulturförderung im Kulturamt
Anlass: Verwaltungshandeln
Status:öffentlich (Vorlage entschieden)Vorlage-Art:Beschlussvorlage
Einreicher:1. Dezernat Allgemeine Verwaltung
2. Dezernat Kultur
Beratungsfolge:
DB OBM - Vorabstimmung Vorberatung
Dienstberatung des Oberbürgermeisters Bestätigung
FA Allgemeine Verwaltung 1. Lesung
16.02.2021    FA Allgemeine Verwaltung, abgehalten in Form einer Videokonferenz      
FA Kultur 1. Lesung
19.02.2021    FA Kultur (Videokonferenz)      
FA Allgemeine Verwaltung 2. Lesung
02.03.2021    FA Allgemeine Verwaltung, abgehalten in Form einer Videokonferenz      
FA Kultur 2. Lesung
05.03.2021    FA Kultur (Videokonferenz)      
Ratsversammlung Beschlussfassung
24.03.2021 
Ratsversammlung (Videokonferenz) vertagt   
25.03.2021 
Ratsversammlung (Fortsetzung) - Videokonferenz ungeändert beschlossen   

Beschlussvorschlag
Finanzielle Auswirkungen
Sachverhalt
Anlagen:
Anlage 1 Leistungsbeschreibung

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Beschlussvorschlag:

 

Den Zuschlag zur Durchführung der Beratungsleistung zur Analyse, Beschreibung und Optimierung der Prozesse in der Abteilung Kulturförderung des Kulturamts der Stadt Leipzig erhält Nordlicht Management Consultants GmbH, Hamburg.

 

Räumlicher Bezug:

 

Nicht gegeben.

 

Zusammenfassung:

 

Anlass der Vorlage:

 

Rechtliche Vorschriften   Stadtratsbeschluss   Verwaltungshandeln

Sonstiges:

 

In der Vorlage geht es um die Erteilung eines Zuschlags für eine Beratungsleistung in der Abteilung Kulturförderung des Kulturamts an Nordlicht Management Consultants GmbH, Hamburg. In der Vorlage sind der Auftrag, der Vergabeprozess und die Begründung für die Auswahl des Unternehmens beschrieben. Die Beratungsleistung ist zugleich Teil einer Prozesspilotierung im Rahmen des ämterübergreifenden Digitalisierungsprojekts „Fördermittelmanagement“, welches in Federführung der Stadtkämmerei durchgeführt wird.

 


 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

 

Finanzielle Auswirkungen

 

nein

x

wenn ja,

Kostengünstigere Alternativen geprüft

 

nein

x

ja, Ergebnis siehe Anlage 2 zur Begründung

Folgen bei Ablehnung

x

nein

 

ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)?

x

nein

 

ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

 

 

Im Haushalt wirksam

von

bis

Höhe in EUR

wo veranschlagt

Ergebnishaushalt

Erträge

 

 

 

 

 

Aufwendungen

01.01. 2021

31.12. 2021

82.000

PSP-Element: 1.100.11.1.1.02.24

Sachkonto: 44319200

Übertragung auf : PSP-Element 1.100.11.1.2.01.01 / Sachkonto 44312000

Finanzhaushalt

Einzahlungen

 

 

 

 

 

Auszahlungen

 

 

 

 

Entstehen Folgekosten oder Einsparungen?

 

nein

 

wenn ja,

 

Folgekosten Einsparungen wirksam

von

bis

Höhe in EUR (jährlich)

wo veranschlagt

Zu Lasten anderer OE

Ergeb. HH Erträge

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand

 

 

 

 

Nach Durchführung der Maßnahme zu erwarten

Ergeb. HH Erträge

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand (ohne Abschreibungen)

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand aus jährl. Abschreibungen

 

 

 

 

 

Steuerrechtliche Prüfung

 

nein

 

wenn, ja

Unternehmerische Tätigkeit i.S.d. §§ 2 Abs. 1 und 2B UStG

 

nein

 

ja, Erläuterung siehe Punkt 4 des Sachverhalts

Umsatzsteuerpflicht der Leistung

 

nein

 

ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

Bei Verträgen: Umsatzsteuerklausel aufgenommen

 

ja

 

Nein, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

 

Auswirkungen auf den Stellenplan

 

Ja

x

Nein

Beantragte Stellenerweiterung:

   Vorgesehener Stellenabbau:

 

 

 


Hintergrund zum Beschlussvorschlag:

Welche strategischen Ziele werden mit der Maßnahme unterstützt?

 

2030 - Leipzig wächst nachhaltig!

Ziele und Handlungsschwerpunkte

 

Leipzig setzt auf Lebensqualität:

Balance zwischen Verdichtung und Freiraum

Qualität im öffentlichen Raum und in der Baukultur

Nachhaltige Mobilität

Vorsorgende Klima- und Energiestrategie

Erhalt und Verbesserung der Umweltqualität

Quartiersnahe Kultur-, Sport- und Freiraum­angebote

 

 

Akteure:

rgerstadt

Region

Stadtrat

Kommunalwirtschaft

Verwaltung

Leipzig besteht im Wettbewerb:

Positive Rahmen­bedingungen für qualifizierte Arbeitsplätze

Attraktives Umfeld für Innovation, Gründer und Fachkräfte

Vielfältige und stabile Wirtschaftsstruktur

Vorsorgendes Flächen- und Liegenschaftsmanagement

Leistungsfähige technische Infrastruktur

Vernetzung von Bildung, Forschung und Wirtschaft

 

Leipzig schafft soziale Stabilität:

Chancengerechtigkeit in der inklusiven Stadt

Gemeinschaftliche Quartiersentwicklung

Bezahlbares Wohnen

Zukunftsorientierte Kita- und Schulangebote

Lebenslanges Lernen

Sichere Stadt

 

 

 

Leipzig stärkt seine Internationalität:

Weltoffene Stadt

Vielfältige, lebendige Kultur- und Sportlandschaft

Interdisziplinäre Wissenschaft und exzellente Forschung

Attraktiver Tagungs- und Tourismusstandort

Imageprägende Großveranstaltungen

Globales Denken, lokal verantwortliches Handeln

 

Sonstige Ziele:

 

trifft nicht zu

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Beschreibung des Abwägungsprozesses:

Die Auswahl des Beratungsunternehmens erfolgte einvernehmlich zwischen Kulturamt und Hauptamt. Das Rechnungsprüfungsamt hat die Vergabe der Beratungsleistung geprüft. Es wurden keine Verstöße o.ä. festgestellt (Prüfnummer: 20/3/1333).

 

I. Eilbedürftigkeitsbegründung

Es liegt keine Eilbedürftigkeit vor.

 

II. Begründung Nichtöffentlichkeit

Die Vorlage ist öffentlich. Die Anlagen 2 und 3 sind aufgrund er darin enthaltenen Unternehmensdaten sowie personenbezogener Daten nichtöffentlich.

 

III.  Strategische Ziele

 

„Leipzig stärkt seine Internationalität: Vielfältige, lebendige Kultur- und Sportlandschaft“

Ein effizient und effektiv gestalteter digitaler Beantragungs-, Bearbeitungs- und Evaluierungsprozess der Kulturförderung trägt dazu bei, eine vielfältige und vitale Kulturlandschaft in Leipzig zu ermöglichen.

IV. Sachverhalt

1. Anlass

 

Die Mittel zur Förderung der freien Kunst und Kultur haben mit der im Jahr 2016 eingeführten jährlichen Dynamisierung in Höhe von 2,5 Prozent sowie mit dem Beschluss zum Doppelhaushalt 2019/20 (plus 3,6 Mio. Euro) einen deutlichen Aufwuchs erfahren. Der Haushaltsansatz 2020 soll im kommenden Doppelhaushalt auf dem gleichen Niveau fortgeschrieben werden. Die Dynamisierung der Fördermittel beträgt, in Abweichung zum geltenden Ratsbeschluss, für 2021 1 Prozent. Im Jahr 2021 stehen demnach zur Förderung von kulturellen und künstlerischen Projekten und Einrichtungen in freier Trägerschaft Mittel in Höhe von rund 10,2 Mio. Euro zur Verfügung. Im Vergleich dazu konnten im Jahr 2018 rund 5,9 Mio. Euro zur Förderung der freien Kunst und Kultur ausgereicht werden.

 

Mit den zusätzlichen Fördermitteln hat sich auch das Aufgabenvolumen im Kulturamt bzw. den Abteilungen Kulturförderung und Verwaltung/Controlling deutlich erhöht. Ziel der Untersuchung sind im Kern deshalb die Verbesserung der Abläufe des Fördermittelverfahrens im Kulturamt und der Nutzerorientierung mit Blick auf die Fördermittelempfänger und den gesamten Prozess des Förderverfahrens möglichst ohne Medienbrüche zu digitalisieren. Diese Ergebnisse wiederum fließen in das ämterübergreifende Projekt „Fördermittelmanagement“ ein, welches im Kontext der Strategie zur Digitalisierung der Verwaltung federführend durch die Stadtkämmerei durchgeführt wird. Konkret sind die Ergebnisse relevant für das Teilprojekt 1: Vergabe von Fördermitteln/Zuwendungen.

 

Folgende Aspekte stehen dabei im Fokus:

  • Transparenz über Förderbudgets, Beantragungsfristen und Formulare,
  • Automatisierung von Prüfroutinen hinsichtlich Förderfähigkeit,
  • Nachvollziehbarkeit des Bearbeitungsstandes für Dritte und Verwaltung,
  • Enge und weitgehend automatisierte Verknüpfung zwischen Förderverfahren und Haushaltsbewirtschaftung,
  • Verringerte Durchlaufzeiten und geringerer Bearbeitungsaufwand,
  • Schaffung von Voraussetzungen für ein Wirkungscontrolling hinsichtlich Förderzielen/-zwecken,
  • Verwendung von bereits vorhandenen Basisinfrastrukturkomponenten, soweit möglich und verfügbar,
  • Vereinfachung und weitgehende Automatisierung des Berichtswesens.

 

 

2. Beschreibung der Maßnahme

 

Gegenstand der Untersuchung

 

Die Beratungsleistung umfasst die ausführliche Analyse, Beschreibung und Optimierung der Prozesse „Kulturförderung beantragen, bearbeiten und abrechnen/evaluieren“. Aufbauend auf den Analyseergebnissen soll dann der digitale Workflow entsprechend der Zielstellungen des Teilprojektes 1 im Projekt „Fördermittelmanagement“ etabliert werden.
Parallel sollen auch die Organisationsstrukturen und die Arbeitsorganisation im Hinblick auf die weiteren Aufgaben und Leistungen, welche die Abteilung neben der Kulturförderung ebenfalls verantwortet, überprüft und optimiert werden.

 

Mit der Beratungsleistung sollen demnach folgende Fragen beantwortet werden, die auch relevant für das übergeordnete Projekt Fördermittelmanagement sind:

  • Wie muss der Prozess „Kulturförderung beantragen“ gestaltet werden, um ihn in das Serviceportal der Stadtverwaltung (Amt 24) integrieren zu können?
  • Braucht es für die elektronische Bearbeitung der Prozesse „Kulturförderung beantragen“, bearbeiten und abrechnen/evaluieren“ eine eigene Fachsoftware oder können dafür die bereits vorhandenen städtischen Standards der elektronischen Vorgangsbearbeitung genutzt werden?
  • Wie muss der Prozess „Kulturförderung bearbeiten“ angepasst werden, um ihn digital bearbeiten zu können?
  • Wie können Evaluierungs- und Monitoringprozesse gestaltet und digital umgesetzt werden?
  • Auf welche Weise müssen durch die Neugestaltung der Prozesse „Kulturförderung beantragen“, bearbeiten und abrechnen/evaluieren“, Organisationsstrukturen, Arbeitsprozesse und weitere Rahmenbedingungen in der Abteilung Kulturförderung im Kulturamt angepasst werden?

 

Ausführlich ist die zu vergebende Beratungsleistung in der Leistungsbeschreibung als Anlage 1 zu dieser Vorlage beschrieben.

 

Angebotsverfahren

 

Am 01.10.2019 wurden 15 Beratungsunternehmen per E-Mail zur Abgabe Ihre Angebote aufgefordert. Die Angebotsfrist zur Abgabe der Angebote endete am 30.10.2019.

 

Von 15 angeschrieben Unternehmen, haben folgende sechs Unternehmen bis zum 30.10.2019 ein Angebot abgegeben:

  • BSL Managementberatung GmbH, Mainz
  • Nordlicht Management Consultants GmbH, Hamburg
  • Metrum Managementberatung GmbH, München
  • Beratungsraum Kommunal- und Unternehmensberatung GmbH, Leipzig
  • arf Gesellschaft für Organisationsentwicklung mbH, Nürnberg
  • Institut für Public Management, Berlin

 

Die Auswertung und Bewertung der Angebote und der Präsentationen erfolgte nach einem Raster, welches folgende Kriterien umfasst und mit der Angebotsaufforderung den Unternehmen bekanntgeben wurde:

 

  • Angebot (100 Punkte)

 

  • Angebot: Hat das Beratungsunternehmen die Fragestellung/Fragestellungen richtig verstanden? (30 Punkte)
  • Leistungen: Bietet das Beratungsunternehmen die richtigen Leistungen an? (25 Punkte)
  • Fachliches: Weisen die Berater (Personen) die fachlichen Voraussetzungen nach? (10 Punkte)
  • Wirtschaftlichkeit des Angebots (35 Punkte)

 

  • Präsentation (50 Punkte)

 

  • Inhalt der Präsentation/Vorstellung (20 Punkte)
  • Aufbau der Präsentation/Vortrag (10 Punkte)
  • Feedbackphase (10 Punkte)
  • Vortragender/Vortragende, Sprache, Soziale Kompetenz (10 Punkte)

 

Die Beigeordnete und Bürgermeisterin für Kultur, das Kultur- und das Hauptamt, Abteilung Organisation und Projektmanagement, haben am 22.11.2019 folgende Unternehmen ausgewählt, die zur Präsentation am 02.12.2019 eingeladen wurden:

 

  • BSL Managementberatung GmbH, Mainz
  • Nordlicht Management Consultants GmbH, Hamburg
  • Metrum Managementberatung GmbH, München[1]
  • Beratungsraum Kommunal- und Unternehmensberatung GmbH, Leipzig

 

Von März bis September 2020 wurde das Vergabeverfahren pandemiebedingt unterbrochen.

Ab Mitte September 2020 wurde das Vergabeverfahren fortgesetzt.

Die Unternehmen, welche der Einladung zur Präsentation gefolgt waren:

  • BSL Managementberatung GmbH, Mainz,
  • Nordlicht Management Consultants GmbH, Hamburg,
  • Beratungsraum Kommunal- und Unternehmensberatung GmbH, Leipzig,

wurden am 19.09.2020 erneut per Email aufgefordert, ihr Angebot zu aktualisieren und bis zum 09.10.2020 einzureichen. Im Rahmen der erneuten Angebotsabfrage haben sich die Leistungsbeschreibung und die Bewertungskriterien nicht verändert. Lediglich folgende Rahmenbedingungen wurden der gegenwärtigen Situation angepasst:

  • Es ist auf eine auskömmliche Kalkulation der angesetzten Beratertage zu achten.
  • Aufgrund der geänderten Rahmenbedingungen angesichts pandemiebedingter Vorkehrungen und Zusatzaufgaben ist zu berücksichtigen, dass der zeitliche Aufwand für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltung möglichst gering bzw. erforderliche Workshops etc. so effizient wie möglich bzw. digital ausfallen sollten.
  • Präferenz: Pauschalangebot
  • Auf eine erneute Präsentation kann verzichtet werden.

Nach erneuter Auswertung[2] der Angebote und Rückkoppelung mit dem Kulturamt am 19.10.2020 wird folgender Vorschlag unterbreitet:

 

Nordlicht Management Consultants GmbH, Hamburg

 

soll den Zuschlag erhalten.

 

Begründung

 

Die Fragestellung wurde richtig verstanden und im Vergleich zu 2019 noch einmal sichtbar überarbeitet. Dabei wurde die Vorgehensweise zur Bearbeitung der Fragestellungen sehr ausführlich skizziert. So wird die Beteiligung der Mitarbeitenden im Angebot von Nordlicht, unter der Berücksichtigung pandemiebedingter Rahmenbedingungen, von Anfang an mitgedacht. Aus der ersten Präsentation wurde damals nicht ausreichend deutlich, ob die methodische Herangehensweise des Service Design Thinking zum Gegenstand (Verfahren Kulturförderung) passt, der untersucht werden soll. Das nun überarbeitete Angebot passt sich den Rahmenbedingungen der Abteilung Kulturförderung im Kulturamt an. Es umfasst einen optimalen Mix aus sehr offenen und kreativen Methoden des Service Design Thinking und gleichzeitig fokussierten Beteiligungsformaten, um die aktuellen Arbeitsprozesse analysieren und diese im Hinblick auf die formulierten Herausforderungen weiterentwickeln zu können. Dadurch besteht die Chance, nicht nur den Prozess der Kulturförderung zu analysieren und zu optimieren, sondern auch die anderen Projekte und Prozesse, die das Kulturamt ebenfalls verantwortet. Neben der Analyse des Kulturförderungsprozesses sollen deshalb auch übergreifende Steuerungsprozesse zum Qualitätsmanagement entwickelt und etabliert werden. So kann die methodische Projekterfahrung auch dazu beitragen, diese künftig auch für die Zusammenarbeit in der Abteilung zu nutzen. Service Design Thinking verbindet folglich bewusst die verschiedenen Bereiche einer Organisation und geht weiter als die reine Optimierung von Prozessen.

 

Das Projektmanagement ist nachvollziehbar und detailliert aufgeschlüsselt, obwohl die Analyse mit Blick auf die Beteiligung der Mitarbeitenden des Kulturamts umfangreich geplant ist. So wird mit einem zeitlichen und personellen Arbeitsaufwand mit acht bis zehn Workshops gerechnet.

 

Nordlicht hat bereits Digitalisierungsprozesse von Kommunen begleitet bzw. diese dazu beraten. Das zeigt insbesondere die Projekterfahrung aus der Stadtverwaltung Köln. Die Kulturförderung in der Stadt Köln wurde dort als Prototyp-Prozess ausgewählt, um Lernerfahrungen für alle Fördermittelverfahren in der Stadt Köln zu sammeln. In den Workshops mit dem Service-Design-Ansatz wurden die Mitarbeitenden befähigt mit diesem Ansatz an ihren Prozessen zu arbeiten. Die Soll-Prototypen wurden mittels "Klick-Dummys" und Power Point-Animationen erstellt und mit Kulturschaffenden und Mitarbeitern getestet, z.B. zur Online-Beantragung der Kulturförderung. In den sich anschließenden Prototyping-Workshops erfolgte die Verbesserung und Weitentwicklung. Dafür wurden von der Analyse bis zu Finalisierung sechs Workshops benötigt. Am Anfang bestand nach unserer Kenntnis gemischte Akzeptanz am Arbeitsansatz bei den Mitarbeitenden im Kulturbereich der Stadt Köln. Durch Schulungen und schnelle kleine Erfolge in der Optimierung der Prozesse erfuhren die Ergebnisse aber nachfolgend eine breite Akzeptanz bei den Mitarbeitenden. Mit Hilfe der erarbeiteten Prototypen wurde auch am finalen Online-Produkt weitergearbeitet.

 

Mittels des Arbeitsansatzes können verhältnismäßig schnelle und effektive Lösungen für die Gestaltung von Prozessen erarbeitet werden. Im Zentrum steht dabei immer der Wert der Service Nutzung. Der Arbeitsansatz knüpft deshalb gut an folgenden vom Projekt Fördermittelmanagement definierten Zielen an:

  • Transparenz und Nachvollziehbarkeit über Förderbudgets, Beantragungsfristen und Formulare
  • Automatisierung von Prüfroutinen hinsichtlich Förderfähigkeit und weitgehend automatisierte Verknüpfung zwischen Förderverfahren und Haushaltsbewirtschaftung
  • Vereinfachung und weitgehende Automatisierung des Berichtswesens

 

Der methodische Ansatz hebt Nordlicht letztlich gegenüber den beiden anderen Bietern heraus, obwohl Nordlicht den höchsten Tagessatz hat. Beratungsraum und die BSL richten ihren Schwerpunkt (im Projektmanagement bzw. bei der Anzahl der Beratertage) auf eine ausführliche inhaltliche IST-Analyse der aktuellen Prozesse. Nordlicht dagegen stellt den methodischen Weg zur Beantwortung der zentralen Fragestellungen, einschließlich der Erarbeitung von Soll-Prozessen zur Service Nutzung mit den sichtbaren und unsichtbaren Schnittstellen in den Mittelpunkt.

 

Das Angebot ist als Anlage 3 Bestandteil der Vorlage.

 

3. Realisierungs- / Zeithorizont

 

Der Zeithorizont für die Erbringung der Beratungsleistung ist für das zweite Halbjahr 2021 geplant. Ausgehend von den Ergebnissen der Beratungsleistung ist eine zeitnahe Digitalisierung des Förderverfahrens anzustreben.

 

4. Finanzielle Auswirkungen

 

Die Höhe der Aufwendungen im Ergebnishaushalt wurden aufgrund der Schätzung des Wertumfangs der Aufgabenstellung ermittelt. Die Finanzierung erfolgt vorbehaltlich des Ratsbeschlusses zum Haushalt aus den Mitteln des Kulturamtes (20.000 EUR), des Hauptamtes (20.000 EUR) und der Stadtkämmerei (42.000 EUR).

 

5. Auswirkungen auf den Stellenplan

 

Es gibt keine Auswirkungen auf den Stellenplan.

 

6. Bürgerbeteiligung

 

bereits erfolgt    geplant    nicht nötig

 

7. Besonderheiten

 

Es gibt keine Besonderheiten.

 

8. Folgen bei Nichtbeschluss

 

Bei Nichtbeschluss kann die Beratungsleistung nicht vergeben werden. Der Auftrag, Optimierungspotenziale für die Prozesse in der Abteilung Kulturförderung zu erarbeiten, kann nicht zeitnah erfüllt werden.

 

Anlagen:

 

Anlage 1 Leistungsbeschreibung

 

Anlage 2 Auswertungsmatrix (nichtöffentlich, da personenbezogenen Daten und sensible Unternehmensdaten Inhalt der Anlage sind.)

 

Anlage 3 Angebot von Nordlicht (nichtöffentlich, da personenbezogenen Daten und sensible Unternehmensdaten Inhalt der Anlage sind)

 

 


[1] Am 27.11.2019 hat das Beratungsunternehmen allerdings sein Angebot per E-Mail wieder zurückgezogen.

[2] Die Auswertung ist als Anlage 2 dieser Vorlage beigefügt. In der Auswertung wurde aus gegebenen Anlass die Umsatzsteuer von 16% zu Grunde gelegt. Da die Beschlussfassung im Jahr 2021 erfolgt, wurde das Honorar mit 19 % Umsatzsteuer in der Kalkulation und Haushaltsplanung berücksichtigt.

Anlagen:  
  Nr. Name    
Anlage 2 1 Anlage 1 Leistungsbeschreibung (331 KB)