Vorlage - VII-A-00889  

Beschlussvorschlag:

Der Oberbürgermeister wird beauftragt:

1. Zu gewährleisten, dass die Ortsvorsteher Kenntnis erhalten, wenn Vorlagen, die die Ortschaft betreffen, auf Tagesordnungen von Ausschüssen zu finden sind. Dies hat vor-zugsweise per Einladung in die betreffenden Ausschüsse zu erfolgen.

2. Die Vorlagen und Tagesordnungen so zu indexieren, dass über die Textrecherche / Schlagwortsuche über den Ortsteilnamen die entsprechenden Tagesordnungen und Vorlagen im Allris zu finden sind.

3. Die Ortsteilbezeichnungen in der Indexierung im Allris so zu gestalten, dass einst in einen Ortsteil eingegliederte Orte bzw. auf einstigen Gemarkungen gelegene Objekte unter der Verwaltungsbezeichnung zu finden sind (Beispiel Grundschule Gundorf, Ortsteil Böhlitz-Ehrenberg).

Begründung:

Oft ist für den OR durch die fehlerhafte Indexierung nicht ersichtlich, dass es zum Beispiel in den Sitzungen der Ausschüsse um Angelegenheiten der Ortschaft geht. So ist zum Beispiel der Beschlussvorlage Nr. VI-DS-07131 (Seehausen II) nicht zu entnehmen, dass es Aus-gleichsmaßnahmen dafür in der Gemarkung Böhlitz-Ehrenberg gibt, da eine Gemarkungs-bezeichnung in der Vorlage nicht auftaucht und somit auch nicht indexiert wurde. Nur über das Schlagwort „Schlobachshof“ konnte dies recherchiert werden. Somit konnte der Ortsvorsteher nicht seinem Recht nachkommen, an den nichtöffentlichen Sitzungen der entsprechenden Ausschüsse teilzunehmen.

Auch werden Objektbezeichnungen nicht mit dem Verwaltungsnamen der Ortschaft versehen. So wird zum Beispiel von der Grundschule Gundorf gesprochen, die Verwaltungs-bezeichnung „Böhlitz-Ehrenberg“ fehlte allerdings. Eine Recherche zum Ortsteil führt also nicht zu entsprechenden Vorlagen / Tagesordnungen.