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Vorlage - VII-DS-00863  

 
 
Betreff: Abschluss eines Mietvertrages bzw. eines 1. Nachtrages, Objekt Messehalle 12, 2. BA
Anlass: Verwaltungshandeln
Status:öffentlich (Vorlage freigegeben)Vorlage-Art:Beschlussvorlage
Einreicher:1. Dezernat Stadtentwicklung und Bau
2. Dezernat Kultur
Beratungsfolge:
Dienstberatung des Oberbürgermeisters Bestätigung
DB OBM - Vorabstimmung
Grundstücksverkehrsausschuss Vorberatung
FA Allgemeine Verwaltung Vorberatung
FA Stadtentwicklung und Bau Vorberatung
FA Finanzen Vorberatung
SBB Südost Anhörung
SBB Mitte Anhörung
Ratsversammlung Beschlussfassung

Beschlussvorschlag
Finanzielle Auswirkungen
Sachverhalt

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Beschlussvorschlag:

 

  1. Der Oberbürgermeister wird beauftragt den 1. Nachtrag zum Mietvertrag vom 28.06./05.07.2018 für die Verwaltungsunterbringung von insgesamt ca. 450 Arbeitsplätzen im 2. Bauabschnitt in der Messehalle 12, Alte Messe, mit der Leipziger Entwicklungs- und Vermarktungsgesellschaft mbH & Co. Grundstücks KG (LEVG) abzuschließen.
     
  2. Der Oberbürgermeister wird beauftragt den Mietvertrag über Depot- und Werkstatträume für das Kulturamt im 2. Bauabschnitt in der Messehalle 12, Alte Messe, mit der Leipziger Entwicklungs- und Vermarktungsgesellschaft mbH & Co. Grundstücks KG (LEVG) als Zwischennutzung für Erweiterungsflächen des Stadtarchivs abzuschließen.

 

  1. Die mit dem Mietvertrag und 1. Nachtrag verbundenen Aufwendungen für Mieten und Betriebskosten werden ab 2023 jährlich im Haushalt berücksichtigt und durch das jeweilige Fachamt eingeplant.

 

Zusammenfassung:

 

Zwischen der Stadt Leipzig und der LEVG bestehen zum Standort Messehalle 12 derzeit zwei Mietverträge. Zum einen der Mietvertrag für das Stadtarchiv (Drucksache VI-DS-01050) und zum anderen der Mietvertrag zum 1. Bauabschnitt für die Verwaltungsunterbringung von ca. 100 Arbeitsplätzen (APL) des Amtes für Jugend, Familie und Bildung (Drucksache VI-DS-03786-NF-04).

 

Bereits mit der Vorlage VI-DS-03786-NF-04 wurde in Vorbereitung auf das weitere Bauvorhaben beschlossen, dass die Stadt Leipzig mit der LEVG einen zusätzlichen Vertrag für den 2. Bauabschnitt abschließt. Dies soll nun in Form eines Nachtrages zum bestehenden Mietvertrag realisiert werden.

 

Weiterhin soll mit dieser Vorlage der Mietvertrag für die Anmietung von Depot- und Werkstatträumen im selbigen Objekt zur Nutzung durch das Kulturamt, in diesem Fall die Städtischen Museen, bestätigt werden. Diese Flächen stellen mittel- bis langfristig Erweiterungsflächen für das Stadtarchiv dar und werden durch die Museen bis zur Inanspruchnahme durch das Stadtarchiv zwischengenutzt.

 

Mit dieser Vorlage soll der Abschluss des 1. Nachtrages zum Mietvertrag vom 28.06./05.07.2018 für das Objekt Messehalle 12 zur Errichtung des 2. Bauabschnitts legitimiert werden.

 

 

Rechtliche Vorschriften   Stadtratsbeschluss   Verwaltungshandeln

Sonstiges:

 

 

 


 

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Finanzielle Auswirkungen

 

nein

x

wenn ja,

Kostengünstigere Alternativen geprüft

x

nein

 

ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung

Folgen bei Ablehnung

 

nein

x

ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)?

x

nein

 

ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

 

 

Im Haushalt wirksam

von

bis

Höhe in EUR

wo veranschlagt

Ergebnishaushalt

Erträge

 

 

 

 

 

Aufwendungen

 

Siehe Anlage 3

 

 

Finanzhaushalt

Einzahlungen

 

 

 

 

 

Auszahlungen

 

 

 

 

Entstehen Folgekosten oder Einsparungen?

x

nein

 

wenn ja,

 

Folgekosten Einsparungen wirksam

von

bis

Höhe in EUR (jährlich)

wo veranschlagt

Zu Lasten anderer OE

Ergeb. HH Erträge

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand

 

 

 

 

Nach Durchführung der Maßnahme zu erwarten

Ergeb. HH Erträge

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand (ohne Abschreibungen)

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand aus jährl. Abschreibungen

 

 

 

 

 

Steuerrechtliche Prüfung

x

nein

 

wenn, ja

Unternehmerische Tätigkeit i.S.d. §§ 2 Abs. 1 und 2B UStG

 

nein

 

ja, Erläuterung siehe Punkt 4 des Sachverhalts

Umsatzsteuerpflicht der Leistung

 

nein

 

ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

Bei Verträgen: Umsatzsteuerklausel aufgenommen

 

ja

 

Nein, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

 

Auswirkungen auf den Stellenplan

 

Ja

x

Nein

Beantragte Stellenerweiterung:

   Vorgesehener Stellenabbau:

 

 

 


Hintergrund zum Beschlussvorschlag:

Welche strategischen Ziele werden mit der Maßnahme unterstützt?

 

2030 - Leipzig wächst nachhaltig!

Ziele und Handlungsschwerpunkte

 

Leipzig setzt auf Lebensqualität:

Balance zwischen Verdichtung und Freiraum

Qualität im öffentlichen Raum und in der Baukultur

Nachhaltige Mobilität

Vorsorgende Klima- und Energiestrategie

Erhalt und Verbesserung der Umweltqualität

Quartiersnahe Kultur-, Sport- und Freiraum­angebote

 

 

Akteure:

rgerstadt

Region

Stadtrat

Kommunalwirtschaft

Verwaltung

Leipzig besteht im Wettbewerb:

Positive Rahmen­bedingungen für qualifizierte Arbeitsplätze

Attraktives Umfeld für Innovation, Gründer und Fachkräfte

Vielfältige und stabile Wirtschaftsstruktur

Vorsorgendes Flächen- und Liegenschaftsmanagement

Leistungsfähige technische Infrastruktur

Vernetzung von Bildung, Forschung und Wirtschaft

 

Leipzig schafft soziale Stabilität:

Chancengerechtigkeit in der inklusiven Stadt

Gemeinschaftliche Quartiersentwicklung

Bezahlbares Wohnen

Zukunftsorientierte Kita- und Schulangebote

Lebenslanges Lernen

Sichere Stadt

 

 

 

Leipzig stärkt seine Internationalität:

Weltoffene Stadt

Vielfältige, lebendige Kultur- und Sportlandschaft

Interdisziplinäre Wissenschaft und exzellente Forschung

Attraktiver Tagungs- und Tourismusstandort

Imageprägende Großveranstaltungen

Globales Denken, lokal verantwortliches Handeln

 

Sonstige Ziele: Verwaltungsunterbringung

 

trifft nicht zu

 

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I.         Eilbedürftigkeitsbegründung

-

 

II.     Begründung Nichtöffentlichkeit

 

Die Vorlage ist öffentlich, lediglich die Anlagen zu den Mietverträgen sind nichtöffentlich zu behandeln, da diese Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse des Vermieters enthalten.

 

III.  Strategische Ziele

 

Ziel ist es, dass Amt für Jugend, Familie und Bildung durch die Anmietung zusätzlicher Räume am Standort Messehalle 12 und damit im Eigentum der Stadt (Bauherr LEVG) zu zentralisieren und so mittelfristig den Standort Naumburger Straße aufzugeben. Weiterhin sollen zusätzliche Depot- und Werkstatträume des Kulturamtes  als Zwischennutzung angemietet werden.

 

Der Standort Messehalle 12 (1. und 2. BA) mit der Unterbringung des Amtes für Jugend, Familie und Bildung wird im Rahmen der Konzepterstellung der mittel- und langfristigen Verwaltungsunterbringung als ein wichtiger Baustein im Zusammenspiel mit anderen untersuchten Standorten gesehen.

 

Demzufolge unterstützt die Anmietung – wie bereits mit der Drucksache VI-DS-03786-NF-04 beschrieben und bestätigt die mittel- und langfristige Konzeption der Verwaltungsunterbringung.

 

IV. Sachverhalt

1. Anlass

 

Der Stadtrat hatte in der Vergangenheit grundsätzlich mit der Bestätigung nachfolgender Vorlagen beschlossen, dass die durch die LEVG zu sanierende bzw. in Teilen neu zu bauende Halle 12 zur Unterbringung des Stadtarchivs und zentraler Funktionen des Amtes für Jugend, Familie und Bildung angemietet werden soll. Die Anmietung erfolgte in verschiedenen Bauabschnitten.

 

Stadtarchiv 1. BA

Die LEVG (Vermieter) und die Stadt Leipzig (Mieter) schlossen am 02./19.06.2015 einen Mietvertrag über Räumlichkeiten in der Halle 12 auf dem „Alten Messegelände“ in Leipzig (Beschlussvorlage VI-DS-01050 zum 1. BA). Darin vereinbarten sie, dass der Vermieter den Portikus der Halle 12 sanieren und den Hallenbau im erforderlichen Umfang durch einen zweigeschossigen (Erdgeschoss und erstes Obergeschoss) Neubau ersetzen werden, wobei die Fassade denkmalgerecht wiederhergestellt werden soll. Die im Zuge dieser Sanierung zu schaffenden Räumlichkeiten mietete der Mieter zur Nutzung durch sein Stadtarchiv an. Diesen Mietvertrag ergänzten die Parteien später durch den 1. Nachtrag vom 04./16.07.2018 und den 2. Nachtrag vom 10./30.04.2019. In diesem Vertrag hat der Vermieter dem Mieter zugesichert, er werde sicherstellen, dass er dem Mieter zum 01.01.2030 und zum 01.01.2050 über die ursprünglich vermieteten Flächen hinaus weitere 1.500 m² bzw. 2.000 m² Nutzfläche vermieten kann, die sich räumlich unmittelbar an die ursprünglich vermieteten Flächen für das Stadtarchiv anschließen (potentielle Erweiterungsflächen).

 

Büroflächen 1. Bauabschnitt

Darüber hinaus schlossen die Parteien auf der Basis der Drucksache VI-DS-3786-NF-04 am 28.06./05.07.2018 einen Mietvertrag über Büroräume im 2. und 3. Obergeschoss des Hallenbaus der Halle 12 auf dem „Alten Messegelände“ in Leipzig. Die mit diesem Vertrag vermieteten Flächen befinden sich ebenfalls im 1. Bauabschnitt. In diesem Mietvertrag war eine Laufzeit des Vertrages von 15 Jahren vorgesehen, beginnend mit der Übergabe des Mietgegenstandes, der spätestens am 01. Juli 2019 erfolgen sollte. Diese Übergabe hat sich durch projektspezifische Herausforderungen, aber auch die schwierige Marktlage verzögert. Darüber hinaus möchten die Parteien den vom Vermieter geschuldeten Bauzustand der Mietflächen und infolgedessen auch die für die Mietflächen im 1. Bauabschnitt vereinbarte Laufzeit des Vertrages ändern.

 

Büroflächen 2. Bauabschnitt

Hinter dem Hallenteil, in dem die mit dem Mietvertrag vermieteten Flächen erstellt werden, befindet sich ein weiterer Teil der Halle 12, der abgerissen wird. Das Grundstück, auf dem sich dieser Hallenteil befindet, wird voraussichtlich geteilt und ein Teil dieses Grundstücks an einen Dritten veräußert. Der Vermieter wird auf dem in seinem Eigentum verbleibenden Grundstücksteil einen neuen Hallenteil errichten. Dieser noch zu errichtende Teil des Hallenbaus wird nachstehend als „2. Bauabschnitt“ oder „2. BA“ bezeichnet. In diesem 2. Bauabschnitt möchte der Mieter weitere Flächen anmieten. Sowohl die mit dem Mietvertrag angemieteten als auch die zusätzlichen Mietflächen möchte der Mieter als Büros für seine Verwaltung (Unterbringung AfJFB) nutzen.

 

Mit Beschluss Nr. VI-DS-03786-NF-04 der Ratsversammlung vom 25.04.2018 wurde in Vorbereitung zum Mietvertrag Messehalle 12, 2. Bauabschnitt beschlossen, dass die Stadt Leipzig mit der LEVG einen Vertrag für die Planung bis zur 3. Leistungsphase nach HOAI abschließen soll. Weiterhin wurde mit diesem Beschluss die Ausreichung der Ausleihung für die Planungskosten des 2. BA i. H. v. ca. 3,0 Mio. EUR bestätigt.

 

Die mit dem 2. BA zu errichtenden Büroflächen sollen nun zusätzlich zum Mietvertrag 1. BA in einem Nachtrag angemietet werden. Der Nachtrag umfasst alle Flächen für die Unterbringung zentraler Funktionen des AfJFB mit insgesamt ca. 450 APL, dezentrale Funktionen (z.B. ASD verbleiben an den bisherigen Standorten). Diese setzen sich zusammen aus 108 APL des 1. BA und ca. 350 APL des 2. BA. Beide Parteien sind sich darüber einig, dass der Stadt die Räume im Wesentlichen zu den Selbstkosten überlassen werden sollen, welche der LEVG mit der Herstellung und Unterhaltung entstehen. Das Gleiche gilt für die im 2. BA berücksichtigten Depot- und Werkstattflächen zur späteren Erweiterung des Stadtarchivs, welche bis zur notwendigen Erweiterung durch das Kulturamt zwischengenutzt werden sollen. Die Vermietung der Depot- und Werkstattflächen erfolgt aus Budget- und Bewirtschaftungsgründen über separate Verträge, welche ebenfalls Bestandteil dieser Vorlage sind.

 

Sowohl der 1. Nachtrag für das Amt für Jugend, Familie und Bildung als auch der Mietvertrag Kulturamt sind insoweit miteinander gekoppelt, dass eine Legitimation beider Verträge durch die Gremien zwingend erforderlich ist. Es ist nicht möglich, beide Verträge voneinander zu trennen, da eine Nichtbestätigung eines Vertrages zwangsläufig auch die Nichtumsetzung des anderen Vertrages nach sich ziehen würde. Beide Verträge sind somit voneinander abhängig.

 

2. Beschreibung der Maßnahme

 

Mit dieser Vorlage soll der in der Anlage 1 befindliche 1. Nachtrag zum Mietvertrag vom zur Unterbringung von Struktureinheiten des Amtes für Jugend, Familie und Bildung zu folgenden Konditionen abgeschlossen werden:

 

Laufzeit:

26 Jahre

Mietbeginn:

01.04.2024

Mietende:

31.03.2050

Mietfläche:

(davon 3.002,00 m² aus dem 1. BA und 19.294,00 m² aus dem 2.BA)

         22.296,30

Miete monatlich zu Mietbeginn:

        286.099,94 €

Miete jährlich zu Mietbeginn:

     3.433.199,28

Jährliche Staffelmiete:

          2,2 %

Betriebskostenvorauszahlung monatlich zu Mietbeginn:

77.825,24 €

Betriebskostenvorauszahlung jährlich zu Mietbeginn:

        933.902,88 €

Unterhaltungsrücklage (5 % der Kaltmiete) monatlich zu Mietbeginn:

          14.305,00 €

Unterhaltungsrücklage jährlich zu Mietbeginn:

        171.660,00 €

Miete inkl. Nebenkosten monatlich zu Mietbeginn:

        378.230,18 €

Verwaltungspauschale (2,50 % der Jahres-kaltmiete) jährlich zu Mietbeginn:

          85.829,98 €

Miete inkl. Nebenkosten jährlich zu Mietbeginn:

     4.624.592,14 €

 

Weiterhin soll mit dieser Vorlage der in der Anlage 2 befindliche Mietvertrag über die Depot- und Werkstattflächen mit dem Kulturamt zu folgenden Konditionen abgeschlossen werden:

 

Laufzeit:

26 Jahre

Mietbeginn:

01.04.2024

Mietende:

31.03.2050

Mietfläche:

           7.653,00

Miete monatlich zu Mietbeginn:

          92.083,33 €

Miete jährlich zu Mietbeginn:

     1.104.999,96

Jährliche Staffelmiete:

          2,2 %

Betriebskostenvorauszahlung monatlich zu Mietbeginn:

26.751,06 €

Betriebskostenvorauszahlung jährlich zu Mietbeginn:

        321.012,72 €

Unterhaltungsrücklage (5 % der Kaltmiete) monatlich zu Mietbeginn:

            4.604,17 €

Unterhaltungsrücklage jährlich zu Mietbeginn:

          55.250,04 €

Miete inkl. Nebenkosten monatlich zu Mietbeginn:

        123.438,56 €

Verwaltungspauschale (2,50 % der Jahres-kaltmiete) jährlich zu Mietbeginn:

          27.625,00 €

Miete inkl. Nebenkosten jährlich zu Mietbeginn:

     1.508.887,72 €

 

3. Realisierungs- / Zeithorizont

 

Nach Bestätigung der Vorlage soll der Mietvertrag für das Kulturamt bzw. der 1. Nachtrag zum Mietvertrag zur Unterbringung von Struktureinheiten des Amtes für Jugend, Familie und Bildung unterzeichnet werden. Die Mietverhältnisse beginnen voraussichtlich am 01.04.2024. Für die Finanzierung des Bauvorhabens (weitere Planung und Bauinvestition) muss die LEVG jedoch bereits jetzt einen unterschriebenen Mietvertrag bei der Bank vorlegen.

 

4. Finanzielle Auswirkungen

 

Aus dem 1. Nachtrag zum Mietvertrag für die Unterbringung von Struktureinheiten des Amtes für Jugend, Familie und Bildung entstehen der Stadt Leipzig voraussichtlich ab dem 01.04.2024 monatlich Mietaufwendungen i. H. v. 286.099,94 € sowie Aufwendungen für Betriebskosten i. H. v. 77.825,24 €. Weiterhin fallen monatliche Unterhaltungsrücklagen i. H. v. 14.305,00 € (5 % der monatlichen Kaltmiete) sowie eine jährliche Verwaltungspauschale i. H. v. 85.829,98 (2,5 % der jährlichen Kaltmiete) an.

 

Jeweils zum 01.01. eines Jahres erhöht sich die Miete um 2,2 %. Erstmals wird die Miete zum 01.01.2025 auf 292.394,14 € angehoben. Eine detaillierte Aufstellung der entstehenden Aufwendungen ist der Vorlage als Anlage 3 beigefügt.

 

Aus dem Mietvertrag für das Kulturamt entstehen der Stadt Leipzig voraussichtlich ab dem 01.04.2024 monatlich Mietaufwendungen i. H. v. 92.083,33 € sowie Aufwendungen für Betriebskosten i. H. v. 26.751,06. Weiterhin fallen monatliche Unterhaltungsrücklagen i. H. v. 4.604,17 € (5 % der monatlichen Kaltmiete) sowie eine jährliche Verwaltungspauschale i. H. v. 27.625,00 (2,5 % der jährlichen Kaltmiete) an.

 

Jeweils zum 01.01. eines Jahres erhöht sich die Miete um 2,2 %. Erstmals wird die Miete zum 01.01.2025 auf 94.109,16 € angehoben. Eine detaillierte Aufstellung der entstehenden Aufwendungen ist der Vorlage als Anlage 3 beigefügt.

 

5. Auswirkungen auf den Stellenplan

 Nein.

 

6. Bürgerbeteiligung

 

bereits erfolgt    geplant    nicht nötig

 

7. Besonderheiten

 Keine.

 

8. Folgen bei Nichtbeschluss

 

Bei Nichtbeschluss könnte ein Großteil des Amtes für Jugend, Familie und Bildung nicht wie geplant am Standort Messehalle 12 untergebracht werden. Auf Grund der unzureichenden Unterbringung des Amtes im Mietobjekt Naumburger Straße bzw. an dezentralen Standorten wird die Arbeitsfähigkeit des Amtes dann deutlich eingeschränkt.

 

Weiterhin könnten dem Kulturamt keine zusätzlichen Flächen für die Städtischen Museen zur Verfügung gestellt werden, eine Erweiterung der Archivflächen des Stadtarchivs wäre auch nicht möglich.

 

Anlagen:

Anlage 1 – 1. Nachtrag (AfJFB) – nicht-öffentlich

Anlage 2 – Mietvertrag (Kulturamt) – nicht-öffentlich

Anlage 3 – Finanzielle Auswirkungen – nicht-öffentlich