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Vorlage - VII-DS-00816  

 
 
Betreff: Umsetzung Online-Serviceportal Amt24 für die Stadt Leipzig
Anlass: Verwaltungshandeln
Status:öffentlich (Vorlage entschieden)Vorlage-Art:Beschlussvorlage
Einreicher:1. Dezernat Allgemeine Verwaltung
2. Dezernat Finanzen
Beratungsfolge:
Dienstberatung des Oberbürgermeisters Beschlussfassung
DB OBM - Vorabstimmung Vorberatung

Beschlussvorschlag
Finanzielle Auswirkungen
Sachverhalt
Anlagen:
Vorpriorisierte OZG-relevante Leistungen der Stadt Leipzig

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

 

Beschluss des Oberbürgermeisters vom 05.05.2020:

 

  1. Der Oberbürgermeister legt zentral 75 OZG-Leistungen zur Umsetzung im Serviceportal Amt24 im Rahmen der Haushaltsplanung fest. Die Vorbereitung hierfür erfolgt in den Entwicklungsdialogen.
  2. Der Bürgermeister Finanzen wird beauftragt, in der Haushaltsplanung ein Budget in Höhe von mindestens 2,25 Mio. Euro für die 75 durch den Oberbürgermeister festgelegten OZG-Leistungen zu planen.
  3. Der Sachstand zur Umsetzung des Serviceportals Amt24 für die Stadt Leipzig wird zur Kenntnis genommen.

 

Räumlicher Bezug:

 

Stadtgebiet und überregional

Zusammenfassung:

 

Anlass der Vorlage:

 

Rechtliche Vorschriften   Stadtratsbeschluss   Verwaltungshandeln

Sonstiges:

 

Eine zeitgemäße Verwaltung stellt den Dienstleistungsgedanken in den Vordergrund und bietet ihre Leistungen rund um die Uhr digital und gebündelt für ihre Bürgerinnen und Bürger an. Das Serviceportal Amt24 ist als sächsische eGovernment Basiskomponente das Verwaltungsportal für die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes und bietet darüber hinaus Potentiale durch die Verzahnung von Online-Verwaltungsleistungen mit Online-Angeboten der Beteiligungsgesellschaften und Eigenbetriebe.

 

 


 

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Finanzielle Auswirkungen

 

nein

X

wenn ja,

Kostengünstigere Alternativen geprüft

X

nein

 

ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung

Folgen bei Ablehnung

 

nein

X

ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)?

X

nein

 

ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

 

 

Im Haushalt wirksam

von

bis

Höhe in EUR

wo veranschlagt

Ergebnishaushalt

Erträge

 

 

 

 

 

Aufwendungen

2021

2022

2,25 Mio. Euro

zentrales Digitalisierungs-budget

Finanzhaushalt

Einzahlungen

 

 

 

 

 

Auszahlungen

 

 

 

 

Entstehen Folgekosten oder Einsparungen?

X

nein

 

wenn ja,

 

Folgekosten Einsparungen wirksam

von

bis

Höhe in EUR (jährlich)

wo veranschlagt

Zu Lasten anderer OE

Ergeb. HH Erträge

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand

 

 

 

 

Nach Durchführung der Maßnahme zu erwarten

Ergeb. HH Erträge

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand (ohne Abschreibungen)

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand aus jährl. Abschreibungen

 

 

 

 

 

Steuerrechtliche Prüfung

x

nein

 

wenn, ja

Unternehmerische Tätigkeit i.S.d. §§ 2 Abs. 1 und 2B UStG

 

nein

 

ja, Erläuterung siehe Punkt 4 des Sachverhalts

Umsatzsteuerpflicht der Leistung

 

nein

 

ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

Bei Verträgen: Umsatzsteuerklausel aufgenommen

 

ja

 

Nein, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

 

Auswirkungen auf den Stellenplan

 

Ja

x

Nein

Beantragte Stellenerweiterung:

   Vorgesehener Stellenabbau:

 

 

 


Hintergrund zum Beschlussvorschlag:

Welche strategischen Ziele werden mit der Maßnahme unterstützt?

 

 

2030 - Leipzig wächst nachhaltig!

Ziele und Handlungsschwerpunkte

 

Leipzig setzt auf Lebensqualität:

Balance zwischen Verdichtung und Freiraum

Qualität im öffentlichen Raum und in der Baukultur

Nachhaltige Mobilität

Vorsorgende Klima- und Energiestrategie

Erhalt und Verbesserung der Umweltqualität

Quartiersnahe Kultur-, Sport- und Freiraum­angebote

 

 

Akteure:

rgerstadt

Region

Stadtrat

Kommunalwirtschaft

Verwaltung

Leipzig besteht im Wettbewerb:

Positive Rahmen­bedingungen für qualifizierte Arbeitsplätze

Attraktives Umfeld für Innovation, Gründer und Fachkräfte

Vielfältige und stabile Wirtschaftsstruktur

Vorsorgendes Flächen- und Liegenschaftsmanagement

Leistungsfähige technische Infrastruktur

Vernetzung von Bildung, Forschung und Wirtschaft

 

Leipzig schafft soziale Stabilität:

Chancengerechtigkeit in der inklusiven Stadt

Gemeinschaftliche Quartiersentwicklung

Bezahlbares Wohnen

Zukunftsorientierte Kita- und Schulangebote

Lebenslanges Lernen

Sichere Stadt

 

 

 

Leipzig stärkt seine Internationalität:

Weltoffene Stadt

Vielfältige, lebendige Kultur- und Sportlandschaft

Interdisziplinäre Wissenschaft und exzellente Forschung

Attraktiver Tagungs- und Tourismusstandort

Imageprägende Großveranstaltungen

Globales Denken, lokal verantwortliches Handeln

 

Sonstige Ziele:

 

trifft nicht zu

 

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Beschreibung des Abwägungsprozesses:

 

Das Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (kurz OZG oder Onlinezugangsgesetz) verpflichtet Bund und Länder, alle davon betroffenen Verwaltungsleistungen auch elektronisch anzubieten und über verbundene Verwaltungsportale bereit zu stellen. Um diese gesetzliche Verpflichtung zu erfüllen, wurde das Serviceportal Amt24 des Freistaates Sachsen mit dem Einsatzbereich der Beantragung von Leistungen der Stadtverwaltung über das Internet als Basisdienst festgelegt (vgl. VII-DS-00513).

 

 

I. Eilbedürftigkeitsbegründung

 

Nicht notwendig

 

II. Begründung Nichtöffentlichkeit

 

Nicht notwendig

III.  Strategische Ziele

 

Die Umsetzung des Onlinezugangsgesetz und die Digitalisierung von Antragsprozessen unterstützt in seiner Wirkung die Erreichung von vielen strategischen Zielen und Handlungsschwerpunkten. Herauszuheben ist hier sicherlich die Wirkung auf das Handlungsfeld „Attraktives Umfeld für Innovation, Gründer und Fachkräfte“. Mit digitalen Antragsangeboten kann die Stadtverwaltung Leipzig dieses Umfeld positiv beeinflussen. Deshalb ist die Umsetzung des OZG auch Bestandteil des Arbeitsprogramms 2023 unter dem Thema „Moderne und Digitale Verwaltung“ und auch zentraler Bestandteil des Programms „Moderne Verwaltung“.

 

IV. Sachverhalt

 

1. Anlass

 

Das Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (kurz OZG oder Onlinezugangsgesetz) verpflichtet Bund und Länder, alle davon betroffenen Verwaltungsleistungen (575 OZG-Leistungen) bis Ende des Jahres 2022 auch elektronisch anzubieten und über verbundene Verwaltungsportale bereit zu stellen.

 

Als zentrale eGovernment Basiskomponente des Freistaates stellt das Serviceportal Amt24das Verwaltungsportal für die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) dar. Hier kann sich der Bürger in verschiedenen Sicherheitsstufen ein Servicekonto anlegen und seine Daten dauerhaft in einem Dokumentensafe hinterlegen.

 

Das Gesetz verpflichtet Bund und Länder nicht nur

  • Verwaltungsdienstleistungen auch elektronisch über Verwaltungsportale anzubieten, sondern auch
  • diese Verwaltungsportale zu einem Portalverbund zu verknüpfen und
  • interoperable Servicekonten für Nutzerinnen und Nutzer zur Verfügung zu stellen.

 

Das OZG betrachtet insofern Verwaltungsleistungen konsequent aus Bürgerinnen- und Bürgersichtweise bzw. aus Unternehmensperspektive. Für Bürgerinnen/ Bürger und Unternehmen sollen damit das handschriftliche Ausfüllen, Ausdrucken, die postalische Versendung von Anträgen und die persönliche Vorsprache in der Behörde mehr und mehr der Vergangenheit angehören.

 

Allerdings nimmt das OZG nicht die Digitalisierung der eigentlichen Fachverfahren bzw. die Einführung von Dokumentenmanagementsysteme in den Blick. Erst die konsequente Verknüpfung von digitalen Anträgen und digitalen Fachprozessen inkl. einer Registervernetzung zu anderen Daten und eines möglichen digitalen Rückkanales an den Bürger/ Unternehmen erbringt die gewünschte Digitalisierungstiefe und die Automatisierung im Verfahren.

 

Bürgerterminals sind eine Weiterentwicklung des Dienstleistungsgedankens der Stadt Leipzig. Sie stellen die moderne Verbindung aus digitaler Antragstellung und möglicher Präsenz vor Ort dar.

 

Mit dieser Vorlage soll über den Stand, die Herausforderungen/ Schwierigkeiten und nächsten Schritte für die Umsetzung des OZG durch die Stadtverwaltung Leipzig informiert werden.


2. Beschreibung der Maßnahme

 

Die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes durch die Stadtverwaltung Leipzig muss unter Berücksichtigung der bundesrechtlichen und landesrechtlichen Regelungen (SächsEGovG) sowie stadteigenen Zielen und Prioritäten (OBM Arbeitsprogramm 2023, VII-DS-00513 u.a.) erfolgen. Dies erfordert eine übergreifende Zusammenarbeit von staatlichen und kommunalen Behörden, IT-Dienstleistern und Verzahnung städtischer Akteure auf verschiedenen Ebenen:

 

  • Arbeitsstand seitens Stadtverwaltung Leipzig:

Die Stadt Leipzig hat das Serviceportal Amt24 in Betrieb genommen und stellt seit 2019 als erste Kommune im Freistaat 2 Leistungen (Gästetaxe und Urkundenbestellung) produktiv. Weitere pilotierte Leistungen (Marktstand, Bewohnerparken und Sondernutzung Umzug) befinden sich in der Umsetzung. Die Anbindung des Basisdienst ePayBL als Grundfunktionalität des Serviceportals wird derzeit getestet. Außerdem sind 75 OZG-relevante Leistungen identifiziert, deren Umsetzungsplanung in den Entwicklungsdialogen finalisiert wird (gemäß VII-DS-00513).

 

  • Arbeitsstand seitens Freistaat Sachsen:

Der Freistaat stellt die eGovernment Basiskomponente Serviceportal Amt24 zur Verfügung. Um eine interkommunale Zusammenarbeit zu gewährleisten wurde die Komm24 GmbH gegründet (VI-DS-05999-NF-01), welche ihre Arbeit in 2019 aufgenommen hat. Zur Erhebung der kommunalen Anforderungen werden derzeit verschiedene OZG-Werkstätten initiiert, welche im Ergebnis nachnutzbare Antragsassistenten entwickeln sollen, um die kommunale Umsetzung OZG-relevanter Leistungen zu unterstützen. Konkrete Erfahrungen zur Nachnutzbarkeit dieser interkommunal entwickelten Leistungen oder zu ggf. entstehende Lizenz-oder Nutzungsgebühren existieren derzeit noch nicht.

 

  • Arbeitsstand seitens Bund:

Auf Bundesebene wurden sogenannten Digitalisierungslabore in Federführung des jeweiligen Bundesministeriums und in Zusammenarbeit mit Experten aus Ländern und Kommunen ins Leben gerufen um sogenannten Referenzimplementierung für priorisierte Leistungen zu entwickeln (z. B. Querschnittsleistungen, Wohngeld, Baugenehmigung, BAföG). Da aber keine gemeinsame Serviceportalinfrastruktur in den Ländern existiert, kann die Nachnutzbarkeit dieser Referenzimplementierungen derzeit nicht eingeschätzt werden.

 

 

3. Realisierungs- / Zeithorizont

 

Bisherige Erfahrungswerte:

 

Im Jahr 2019 hat die Stadtverwaltung erste Erfahrungen mit der Umsetzung OZG-relevanter Leistungen im Verwaltungsportal Serviceportal „Amt24“ gesammelt. Aus der Pilotierung lässt sich erst jetzt erkennen, dass die Umsetzung OZG-relevanter Leistungen erhebliche Haushaltsmittel benötigt. Die Kosten bis zur Produktivstellung einer eigenentwickelten Leistung belaufen sich nach bisherigen Erfahrungen zwischen 10.000€ und 50.000€. Je nach Digitalisierungstiefe könnten alleine für die ersten 75 Leistungen dabei Entwicklungskosten in Höhe von 2.250.000€ (75 Leistungen x 30.000 Euro) entstehen. Dies beinhaltet keine Kosten für ggf. notwendige umfangreiche Anpassungen an den Fachverfahren der Ämter. Inwieweit die weiteren ca. 500 OZG-Leistungen durch parallele Entwicklungen in Bund und Ländern nachgenutzt werden können, ist aktuell nicht absehbar (vgl. folgende Darstellung).


Erfahrungswerte über die Nachnutzbarkeit von Antragsassistenten aus den OZG-Werkstatt-Entwicklungen liegen noch nicht vor. Es ist aber davon auszugehen, dass auch für die Anpassung der Entwicklungen aus den OZG-Werkstätten (z. B. durch die Anbindung an spezifische Fachverfahren der Stadtverwaltung) Kosten entstehen. Eine Kostenschätzung wird zu Zeit erarbeitet und ein Ausführungsbeschluss vorbereitet.

 

 

Weiterhin zeigt sich in der Pilotierungsphase, dass entscheidende rechtliche und technische Rahmenbedingungen von der eGovernment Basiskomponente des Freistaates noch nicht abgebildet werden können. Der identifizierte Anpassungs- bzw. Erweiterungsbedarf an der Basiskomponente des Freistaates wurde der Staatskanzlei kommuniziert und soll schrittweise dort umgesetzt werden.

 

Die Umsetzung OZG-relevanter Leistungen im Serviceportal Amt24 stellt für die Fachämter aufgrund der personellen Ressourcenbindung eine große Herausforderung dar. Mit den Entwicklungsdialogen soll im nächsten Schritt die Priorisierung der 75 identifizierten Leistungen in den Digitalisierungsfahrplan überführt werden. Dieser Fahrplan soll aktuelle fachliche Erfordernisse sowie personelle und finanzielle Ressourcen der einzelnen Dezernate/Ämter berücksichtigen und ein Arbeitsinstrument für die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes darstellen.

 

Chancen und Potentiale:

 

Die bisherige Umsetzungsarbeit zeigt, neben allen Schwierigkeiten, aber auch hohes Potential für die Verwaltungsinnensicht auf. Ziel bei der Entwicklung von Antragsassistenten im Serviceportal Amt24 ist es, Antragstellende zu einem erfolgreichen Antrag zu führen, einem Antrag, der in der Regel positiv beschieden werden kann. Hierfür wird der Prozess vor der Antragstellung, also außerhalb der Verwaltung, betrachtet. Diese Betrachtungsweise korreliert teilweise direkt mit Entscheidungsschritten, die während der Sachbearbeitung getroffen werden. In Abhängigkeit von der Digitalisierungstiefe und den Validierungsmöglichkeiten zwischen Serviceportal Amt24 und dem entsprechenden Fachverfahren oder Unterstützungsdiensten während des Antragsprozesses erreichen im Idealfall nur erfolgreiche Anträge die Sachbearbeitungsebene innerhalb der Verwaltung. Das bietet enormes Potential für die Verwaltungsinnensicht und kann in den Umsetzungsentwicklungen auf dem Serviceportal Amt24 angebahnt werden. Der tatsächlich erreichbare Digitalisierungsgrad einer Verwaltungsleistung muss im Prozess in Abwägung mit den vorhandenen Werkzeugen, welche die eGovernment Basiskomponente des Freistaates bietet aber immer wieder neu geprüft werden.

 

Ein praktisches Beispiel stellt die OZG-Leistung „Wohngeld“ dar. Wohngeld ist ein staatlicher Zuschuss zu den Wohnkosten, der es Menschen mit geringen Einnahmen ermöglichen soll, in angemessenem Wohnraum zu leben. Die Stadt Leipzig bewilligt Wohngeld als Miet- und Lastenzuschuss nach den Vorschriften des Wohngeldgesetzes. Der Antrag umfasst 13 Seiten. In der Sachbearbeitung müssen die Informationsfelder in das Fachverfahren übernommen werden - ein enormer Ressourcenaufwand, auch wenn das Formular vermeintlich digital in Form eines PDF-Formulars per E-Mail übermittelt wurde. Eine idealerweise vollständige oder zumindest teilweise Übernahme von Informationen aus dem Antragsassistenten des Serviceportals Amt24 direkt in das Fachverfahren stellt ein enormes Optimierungspotential für die Verwaltungsinnensicht dar, was je nach Rahmenbedingungen immer wieder neu für jede einzelne Leistung bewertet und anhand von gegebenen Strukturen ausgerichtet werden muss.

 

Ausblick:

 

Im Sinne einer gesamtstädtisch denkenden und handelnden Verwaltung könnte das Serviceportal Amt24 mittelfristig zu einem Bürgerportal der Stadt Leipzig entwickelt werden. Das gebündelte Angebot aller städtischen Leistungen komplettiert den Dienstleistungsgedanken zu einem One-Stop-Angebot für Bürgerinnen und Bürger.

Angebote wie Ticketbestellungen für Oper, Gewandhaus, Zoo, Schauspiel oder der Verkauf von Wertmarken für die Entsorgung von Sperrmüll, Grünschnitt, Elektroschrott; Kursbuchungen aus dem Angebot der Sportbäder sind ebenso Themen die für Bürgerinnen und Bürger eine hohe Relevanz haben, wie die Ticketbestellung der Verkehrsbetriebe oder die Angebotsabfrage der Stadtwerke oder die Antragstellung zur Herstellung eines Hauswasseranschlusses.

 

All diese Leistungen können bürgernah über das Serviceportal Amt24 auch über Bürgerterminals angeboten werden. Standorte mit hohem Bürgerkontakt, bspw. in städtischen Bürgerämtern und den städtischen Beteiligungsgesellschaften kann die Verbindung aus moderner, digitaler und bürgernahen Verwaltung schaffen.

 

4. Finanzielle Auswirkungen

 

Für die Umsetzung der 75 OZG-Leistungen entstehen im Doppelhaushalt 2021/2022 Kosten in Höhe von ca. 2.250.000€ (75 Leistungen x 30.000 Euro).

 

5. Auswirkungen auf den Stellenplan

 

Keine Auswirkungen auf den Stellenplan.

 

6. Bürgerbeteiligung

 

nicht nötig

 

7. Besonderheiten

 

keine

 

8. Folgen bei Nichtbeschluss

 

Die Anforderungen des Onlinezugangsgesetzes können nicht erfüllt werden.

 

Anlage:

Vorpriorisierte OZG-relevante Leistungen der Stadt Leipzig

 

 

 

Anlagen:  
  Nr. Name    
Anlage 1 1 Vorpriorisierte OZG-relevante Leistungen der Stadt Leipzig (57 KB)