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Vorlage - VII-DS-00808  

 
 
Betreff: Zuschlag für Beratungsleistung Digitalisierung Ordnungsamt - Teilprojekt Ordnungswidrigkeitsverfahren / Vollstreckung
Anlass: Verwaltungshandeln
Status:öffentlich (Vorlage entschieden)Vorlage-Art:Beschlussvorlage
Einreicher:1. Dezernat Allgemeine Verwaltung
2. Dezernat Umwelt, Ordnung, Sport
Beratungsfolge:
DB OBM - Vorabstimmung Vorberatung
Dienstberatung des Oberbürgermeisters Bestätigung
FA Allgemeine Verwaltung 1. Lesung
23.06.2020    Videokonferenz FA Allgemeine Verwaltung      
FA Umwelt und Ordnung 1. Lesung
23.06.2020    FA Umwelt und Ordnung      
FA Umwelt und Ordnung 2. Lesung
07.07.2020    FA Umwelt und Ordnung      
FA Allgemeine Verwaltung 2. Lesung
07.07.2020    FA Allgemeine Verwaltung      
Ratsversammlung Beschlussfassung
08.07.2020 
Ratsversammlung, Kongreßhalle Leipzig, Pfaffendorfer Str. 31, 04105 Leipzig vertagt     
09.07.2020 
Ratsversammlung (Fortsetzung vom 08.07.2020), Kongreßhalle Leipzig, Pfaffendorfer Str. 31, 04015 Leipzig vertagt     
15.07.2020 
Ratsversammlung (2. Fortsetzung vom 08.07.2020), Congress Center Leipzig, Seehausener Allee 1, 04356 Leipzig ungeändert beschlossen     

Beschlussvorschlag
Finanzielle Auswirkungen
Sachverhalt
Anlagen:
Anlage 1a Leistungsbeschreibung OWi
Anlage 1b Leistungsbeschreibung Vollstreckung

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Beschlussvorschlag:

 

Den Zuschlag zur Durchführung der Beratungsleistungen

 

Analyse der Anforderungen an ein modernes medienbruchfreies und effizientes Ordnungswidrigkeitenverfahren (OWi-Verfahren) für die Verwaltung und

Analyse und Betrachtung der aktuellen Organisation der Bearbeitung von Vollstreckungsaufgaben bei der Stadtverwaltung Leipzig und Entwicklung eines optimierten Modells der Aufgabenerfüllung in diesem Bereich

 

erhält Rödl & Partner.

 

Räumlicher Bezug:

 

Gesamte Stadt

Zusammenfassung:

 

Anlass der Vorlage:

 

Rechtliche Vorschriften   Stadtratsbeschluss   Verwaltungshandeln

Sonstiges:

Innerhalb des Gesamtprojektes Digitalisierung Ordnungsamt wird das Teilprojekt „Einführung eines neuen Ordnungswidrigkeitenverfahrens“ bearbeitet. Dazu ist die Analyse der Anforderungen an ein medienbruchfreies und effizientes Verfahren erforderlich.

In diesem Zusammenhang soll auch die aktuelle Organisation der Bearbeitung von Vollsterckungsaufgaben in der Verwaltung betrachtet werden. Im Ergebnis ist ein optimiertes Modell der Aufgabenerfüllung zu entwickeln.

Mit der Beratungsleistung für diese Analysen soll Rödl & Partner beauftragt werden.

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

 

Finanzielle Auswirkungen

 

nein

x

wenn ja,

Kostengünstigere Alternativen geprüft

 

nein

 

ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung

Folgen bei Ablehnung

 

nein

 

ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)?

x

nein

 

ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

 

 

Im Haushalt wirksam

von

bis

Höhe in EUR

wo veranschlagt

Ergebnishaushalt

Erträge

 

 

 

 

 

Aufwendungen

 

 

144.000,00€   

Innenauftrag: 101011160002

SK: 44312000

Finanzhaushalt

Einzahlungen

 

 

 

 

 

Auszahlungen

 

 

 

 

Entstehen Folgekosten oder Einsparungen?

 

nein

 

wenn ja,

 

Folgekosten Einsparungen wirksam

von

bis

Höhe in EUR (jährlich)

wo veranschlagt

Zu Lasten anderer OE

Ergeb. HH Erträge

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand

 

 

 

 

Nach Durchführung der Maßnahme zu erwarten

Ergeb. HH Erträge

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand (ohne Abschreibungen)

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand aus jährl. Abschreibungen

 

 

 

 

 

Steuerrechtliche Prüfung

x

nein

 

wenn, ja

Unternehmerische Tätigkeit i.S.d. §§ 2 Abs. 1 und 2B UStG

x

nein

 

ja, Erläuterung siehe Punkt 4 des Sachverhalts

Umsatzsteuerpflicht der Leistung

x

nein

 

ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

Bei Verträgen: Umsatzsteuerklausel aufgenommen

 

ja

 

Nein, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

 

Auswirkungen auf den Stellenplan

 

Ja

x

Nein

Beantragte Stellenerweiterung:

   Vorgesehener Stellenabbau:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Hintergrund zum Beschlussvorschlag:

Welche strategischen Ziele werden mit der Maßnahme unterstützt?

 

 

2030 - Leipzig wächst nachhaltig!

Ziele und Handlungsschwerpunkte

 

Leipzig setzt auf Lebensqualität:

Balance zwischen Verdichtung und Freiraum

Qualität im öffentlichen Raum und in der Baukultur

Nachhaltige Mobilität

Vorsorgende Klima- und Energiestrategie

Erhalt und Verbesserung der Umweltqualität

Quartiersnahe Kultur-, Sport- und Freiraum­angebote

 

 

Akteure:

rgerstadt

Region

Stadtrat

Kommunalwirtschaft

Verwaltung

Leipzig besteht im Wettbewerb:

Positive Rahmen­bedingungen für qualifizierte Arbeitsplätze

Attraktives Umfeld für Innovation, Gründer und Fachkräfte

Vielfältige und stabile Wirtschaftsstruktur

Vorsorgendes Flächen- und Liegenschaftsmanagement

Leistungsfähige technische Infrastruktur

Vernetzung von Bildung, Forschung und Wirtschaft

 

Leipzig schafft soziale Stabilität:

Chancengerechtigkeit in der inklusiven Stadt

Gemeinschaftliche Quartiersentwicklung

Bezahlbares Wohnen

Zukunftsorientierte Kita- und Schulangebote

Lebenslanges Lernen

Sichere Stadt

 

 

 

Leipzig stärkt seine Internationalität:

Weltoffene Stadt

Vielfältige, lebendige Kultur- und Sportlandschaft

Interdisziplinäre Wissenschaft und exzellente Forschung

Attraktiver Tagungs- und Tourismusstandort

Imageprägende Großveranstaltungen

Globales Denken, lokal verantwortliches Handeln

 

Sonstige Ziele:

 

trifft nicht zu

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Beschreibung des Abwägungsprozesses:

 

Die Auswahl des Beratungsunternehmens erfolgte einvernehmlich zwischen Hauptamt, Ordnungsamt und Stadtkasse.

Das Rechnungsprüfungsamt hat die Vergabe der Beratungsleitung ohne Feststellungen geprüft (Prüfnummer 203/0052, 16.01.20).

 

 

I.                   Eilbedürftigkeitsbegründung

 

Nicht erforderlich.

 

II. Begründung Nichtöffentlichkeit

 

entfällt

 

 

 

III.  Strategische Ziele

 

entfällt

 

IV. Sachverhalt

 

1. Anlass

 

Der Projektantrag „Digitalisierung Ordnungsamt“ wurde im Steuerungsgremium Digitalisierung und Veränderungsmanagement am 16.05.2019 beschlossen. Das Projekt umfasst die Umstellung von mehreren Fachverfahren des Ordnungsamtes auf neue Versionen bzw. andere Anwendungen, u.a. die Einführung eines neuen Ordnungswidrigkeitenverfahrens.

 

2. Beschreibung der Maßnahme

 

 

Mit der Anschaffung der neuen Ordnungswidrigkeitensoftware soll ein medienbruchfreier Workflow von der Feststellung des Tatbestandes im Außendienst bis zum Abschluss des Verfahrens ermöglicht werden. In diesem Zusammenhang ist auch die Organisation der Bearbeitung von Vollstreckungsaufgaben im Ordnungsamt und in der Stadtkasse zu betrachten.

Das Steuerungsgremium hat die Beauftragung der folgenden Beratungsleistung beschlossen:

Zur Analyse der Anforderungen an ein modernes und effizientes Ordnungswidrigkeitenverfahren sowie für die Entwicklung eines optimierten Modells der Aufgabenerfüllung im Vollstreckungsbereich soll eine Beratungsleistung beauftragt werden.

 

Nach Erstellung der Leistungsbeschreibung wurden am 30.07.19 per e-mail insgesamt 6 Firmen zur Angebotsabgabe aufgefordert.

Mit Ablauf der Ausschreibungsfrist ging nur ein Angebot der Firma

  • Sophist GmbH Nürnberg

ein. Alle anderen angeschriebenen Firmen haben kein Angebot abgegeben.

Aufgrund dessen erfolgte am 21.08.19 eine erneute Ausschreibung der Leistung, es wurden per e-mail 10 weitere Firmen zur Angebotsabgabe aufgefordert. Mit Ablauf der Ausschreibungsfrist sind von drei Firmen Angebote eingegangen:

  • Nordlicht Management Consultants GmbH Hamburg
  • Rödl & Partner GmbH Nürnberg
  • B & P Management- und Kommunalberatung GmbH Dresden

 

Die Auswertung der Angebote erfolgte anhand der Kriterien, die den Firmen mit den Ausschreibungsunterlagen bekannt gegeben wurden.

 

  • Hat das Beratungsunternehmen alle Fragen in der Aufgabenstellung ím Angebot berücksichtigt?
  • Bietet das Unternehmen einen Beratungsansatz der logisch, transparent, mitarbeiterorientiert ist?
  • Weisen die Berater die fachlichen Voraussetzungen nach?
  • Ist das Angebot wirtschaftlich?

 

Nach Auswertung der Angebote und in Abstimmung zwischen Hauptamt, Ordnungsamt und Stadtkasse wurden aus den o.g. eingegangenen Angeboten zwei Beratungsunternehmen ausgewählt, die zur Angebotspräsentation am 03.12.19 eingeladen wurden:

 

  • Nordlicht Management Consultants GmbH Hamburg
  • Rödl & Partner GbR Nürnberg

 

 

Das Angebot von Rödl & Partner greift die Aufgabenstellung aus der Leistungsbeschreibung auf und stellt die Umsetzung umfassend dar. Der klassische Beratungsansatz wird methodisch und fachlich überzeugend dargelegt.

 

Im Angebot waren nur relativ wenig Aussagen zur Mitarbeiterorientierung enthalten. Dies wurde im Rahmen der Präsentation ausführlicher dargestellt, zur Beratungsleistung gehört auch ein umfassendes Changemanagement.

 

Rödl & Partner hat mit umfassenden Fach-, Prozess-, Change-, IT- und Projektmanagementkompetenzen überzeugt. Ordnungsamt, Stadtkasse und Hauptamt schätzen das Angebot als passend für die ausgeschriebene Beratungsleistung ein.

 

Im Gegensatz dazu bringt Nordlicht im Wesentlichen nur die Methode mit, es fehlt der fachliche Hintergrund, es fehlen außerdem die IT- und Prozesskompetenzen. Nordlicht kann hinsichtlich der auftragsgerechten Erfüllung der Aufgaben der Leistungsbeschreibung nicht überzeugen.

 

 

 

Die Vertreter von Ordnungsamt, Stadtkasse und Hauptamt schlagen deshalb im Ergebnis der Präsentation vor, der Beratungsgesellschaft

 

Roedl & Partner

den Zuschlag zu erteilen.

 

 

Die Beratungsleistungen werden ausführlich in den Anlagen

 

  • 1a – Beratungsleistung zur Analyse der Anforderungen an ein modernes medienbruchfreies und effizientes Ordnungswidrigkeitenverfahren für die Verwaltung

 

  • 1b -  Beratungsleistung zur Analyse und Betrachtung der aktuellen Organisation der Bearbeitung von Vollstreckungsaufgaben bei der Stadtverwaltung Leipzig und Entwicklung eines optimierten Modells der Aufgabenerfüllung in diesem Bereich

 

beschrieben.

 

3. Realisierungs- / Zeithorizont

 

Die Beratungsleistung soll innerhalb von 6 Monaten abgeschlossen sein.

 

 

4. Finanzielle Auswirkungen

 

Die ursprüngliche Auftragssumme in Höhe von 146.191,50 € konnte durch Nachverhandlung auf einen Festpreis in Höhe von 144.000 reduziert werden. Die Mittel sind im Rahmen der Projekte zur Digitalisierung der Verwaltung für 2020 geplant (Sachkonto DV zentral 44312000, Innenauftrag 101011160002).

 

 

5. Auswirkungen auf den Stellenplan

 

Keine Auswirkung.

 

6. Bürgerbeteiligung

 

bereits erfolgt    geplant    nicht nötig

 

 

7. Besonderheiten

 

keine

 

 

8. Folgen bei Nichtbeschluss

 

Das aktuell im Einsatz befindliche Ordnungswidrigkeitenverfahren SaarOWi kann die Anforderungen an eine moderne Verwaltung hinsichtlich digitaler Kommunikation mit allen Beteiligten, elektronischer Aktenführung, medienbruchfreiem Workflow von der Feststellung des Tatbestandes im Außendienst bis zum Abschluss des Verfahrens usw. nicht erfüllen. Ebenso können die Anforderungen des Gesetzgebers (Gesetz zur Einführung der elektronischen Akte in der Justiz und zur weiteren Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs) nicht umgesetzt werden. 

Bei Nichtbeschluss der Vorlage können diese Ziele nicht realisiert werden.   

 

Anlagen:

Leistungsbeschreibungen

1a - Beratungsleistung zur Analyse der Anforderungen an ein modernes medienbruchfreies und effizientes Ordnungswidrigkeitenverfahren für die Verwaltung

 

1b -  Beratungsleistung zur Analyse und Betrachtung der aktuellen Organisation der Bearbeitung von Vollstreckungsaufgaben bei der Stadtverwaltung Leipzig und Entwicklung eines optimierten Modells der Aufgabenerfüllung in diesem Bereich

 

nicht öffentlich:

2 – Auswertung Angebote Organisationsberatung

3 – Bewertung Präsentation

4 – Angebot Rödl & Partner (nur elektronisch im Allris)

 

 

Anlagen:  
  Nr. Name    
Anlage 1 1 Anlage 1a Leistungsbeschreibung OWi (114 KB)    
Anlage 2 2 Anlage 1b Leistungsbeschreibung Vollstreckung (126 KB)