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Vorlage - VII-A-00691-VSP-01  

 
 
Betreff: Einrichtung eines Beschwerdemanagements/einer Ombudsperson für die Ausländerbehörde
Anlass: Sonstiges
Status:öffentlich (Vorlage freigegeben)Vorlage-Art:Verwaltungsstandpunkt
Einreicher:Dezernat Umwelt, Ordnung, SportBezüglich:
VII-A-00691
Beratungsfolge:
DB OBM - Vorabstimmung Vorberatung
Dienstberatung des Oberbürgermeisters Bestätigung
FA Umwelt und Ordnung Vorberatung
12.05.2020    FA Umwelt und Ordnung - Videokonferenz      
FA Allgemeine Verwaltung Vorberatung
12.05.2020    Videokonferenz FA Allgemeine Verwaltung      
26.05.2020    Videokonferenz FA Allgemeine Verwaltung      
Ratsversammlung Beschlussfassung
20.05.2020 
Ratsversammlung, Kongreßhalle Leipzig, Pfaffendorfer Str. 31, 04105 Leipzig vertagt     
28.05.2020 
Ratsversammlung - Fortsetzung vom 20.05.2020, Kongreßhalle Leipzig, Pfaffendorfer Str. 31, 04105 Leipzig vertagt     
10.06.2020 
Ratsversammlung, Kongreßhalle Leipzig, Pfaffendorfer Str. 31, 04105 Leipzig abgelehnt     
Migrantenbeirat Vorberatung
14.05.2020 
Migrantenbeirat geändert beschlossen   
04.06.2020 
Migrantenbeirat zur Kenntnis genommen   

Beschlussvorschlag
Finanzielle Auswirkungen
Sachverhalt

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

 

 

Rechtliche Konsequenzen

Der gemäß Ursprungsantrag gefasste Beschluss wäre

Rechtswidrig und/oder

Nachteilig für die Stadt Leipzig.

 

 

Zustimmung

Ablehnung

Zustimmung mit Ergänzung

Sachverhalt bereits berücksichtigt

Alternativvorschlag

Sachstandsbericht

 

 

Beschlussvorschlag:

 

  1. Der Oberbürgermeister wird beauftragt, für die Ausländerbehörde ein transparentes Beschwerdemanagement zu entwickeln. Mit diesem sollen Beschwerden über den Service und den Verlauf des Verfahrens entgegengenommen und geklärt werden.

 

  1. Im ersten projektbezogenen Schritt ist die Einrichtung eines Beschwerdemanagements zu prüfen und dieses zu entwickeln (ca. 6 Monate). Im zweiten Schritt ist nach positivem Votum – das Beschwerdeverfahren in einem Pilotprojekt umzusetzen (ca. 18 Monate).

 

 

 

 

 

  1. Die Arbeit der Beschwerdestelle wird nach zwei Jahren untersucht, so dass über die dauerhafte Einrichtung entschieden und ggf. die Ausweitung dieses Modells auch für weitere Bereiche der Verwaltung geprüft werden kann.

 

  1. Im positiven Fall sind Aussagen über den Stellenbedarf zum Betrieb der Beschwerdestelle der Ausländerbehörde zu treffen.

 

  1. Die Umsetzung des Projektes erfolgt mit dem bestehenden Personal der Ausländerbehörde, Stellenplannummer 32.7.002.

 

  1. Die Ausländerbehörde führt gemeinsam mit dem Migrantenbeirat und weiteren Vereinen/Initiativen einen regelmäßigen allgemeinen Erfahrungsaustausch durch.

 

 

Räumlicher Bezug:

 

Stadtgebiet Leipzig

 

Zusammenfassung:

Anlass der Vorlage:

 

Rechtliche Vorschriften   Stadtratsbeschluss   Verwaltungshandeln

Sonstiges: Antrag Nr. VII-A-00691 des Migrantenbeirates

 

Mit dem vorliegenden Verwaltungsstandpunkt wird die Durchführung eines 2-jährigen Projektes für ein Beschwerdemanagement in der Ausländerbehörde vorgeschlagen. Im ersten projektbezogenen Schritt ist die Einrichtung eines Beschwerdemanagements zu prüfen und dieses zu entwickeln (6 Monate). Im zweiten Schritt ist das Beschwerdeverfahren testweise umzusetzen (18 Monate). Des Weiteren soll der Informationsaustausch zwischen dem Migrantenbeirat und der Ausländerbehörde institutionalisiert werden.

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

 

Finanzielle Auswirkungen

X

nein

 

wenn ja,

Kostengünstigere Alternativen geprüft

 

nein

 

ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung

Folgen bei Ablehnung

 

nein

 

ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)?

 

nein

 

ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

 

 

Im Haushalt wirksam

von

bis

Höhe in EUR

wo veranschlagt

Ergebnishaushalt

Erträge

 

 

 

 

 

Aufwendungen

 

 

 

 

Finanzhaushalt

Einzahlungen

 

 

 

 

 

Auszahlungen

 

 

 

 

Entstehen Folgekosten oder Einsparungen?

 

nein

 

wenn ja,

 

Folgekosten Einsparungen wirksam

von

bis

Höhe in EUR (jährlich)

wo veranschlagt

Zu Lasten anderer OE

Ergeb. HH Erträge

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand

 

 

 

 

Nach Durchführung der Maßnahme zu erwarten

Ergeb. HH Erträge

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand (ohne Abschreibungen)

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand aus jährl. Abschreibungen

 

 

 

 

 

Steuerrechtliche Prüfung

X

nein

 

wenn, ja

Unternehmerische Tätigkeit i.S.d. §§ 2 Abs. 1 und 2B UStG

 

nein

 

ja, Erläuterung siehe Punkt 4 des Sachverhalts

Umsatzsteuerpflicht der Leistung

 

nein

 

ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

Bei Verträgen: Umsatzsteuerklausel aufgenommen

 

ja

 

Nein, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

 

Auswirkungen auf den Stellenplan

 

Ja

X

Nein

Beantragte Stellenerweiterung:

   Vorgesehener Stellenabbau:

 

 

 


Hintergrund zum Beschlussvorschlag:

Welche strategischen Ziele werden mit der Maßnahme unterstützt?

 

 

2030 - Leipzig wächst nachhaltig!

Ziele und Handlungsschwerpunkte

 

Leipzig setzt auf Lebensqualität:

Balance zwischen Verdichtung und Freiraum

Qualität im öffentlichen Raum und in der Baukultur

Nachhaltige Mobilität

Vorsorgende Klima- und Energiestrategie

Erhalt und Verbesserung der Umweltqualität

Quartiersnahe Kultur-, Sport- und Freiraum­angebote

 

 

Akteure:

rgerstadt

Region

Stadtrat

Kommunalwirtschaft

Verwaltung

Leipzig besteht im Wettbewerb:

Positive Rahmen­bedingungen für qualifizierte Arbeitsplätze

Attraktives Umfeld für Innovation, Gründer und Fachkräfte

Vielfältige und stabile Wirtschaftsstruktur

Vorsorgendes Flächen- und Liegenschaftsmanagement

Leistungsfähige technische Infrastruktur

Vernetzung von Bildung, Forschung und Wirtschaft

 

Leipzig schafft soziale Stabilität:

Chancengerechtigkeit in der inklusiven Stadt

Gemeinschaftliche Quartiersentwicklung

Bezahlbares Wohnen

Zukunftsorientierte Kita- und Schulangebote

Lebenslanges Lernen

Sichere Stadt

 

 

 

Leipzig stärkt seine Internationalität:

Weltoffene Stadt

Vielfältige, lebendige Kultur- und Sportlandschaft

Interdisziplinäre Wissenschaft und exzellente Forschung

Attraktiver Tagungs- und Tourismusstandort

Imageprägende Großveranstaltungen

Globales Denken, lokal verantwortliches Handeln

 

Sonstige Ziele: Transparenz des Verwaltungshandelns.

 

trifft nicht zu

 

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Beschreibung des Abwägungsprozesses:

 

Das Dezernat I regte an, das Beschwerdemanagement für die Ausländerbehörde an die vorhandene Stelle 32.01.003 des Ordnungsamtes anzubinden. Da es sich hierbei um eine abteilungsübergreifende koordinierende Stelle handelt, erscheint der Rückgriff auf die Stelle 32.7.002 in der Ausländerbehörde zielführender. Im Zuge der Überarbeitung der Arbeitsplatzbeschreibung wurde dort die Einführung eines Beschwerdemanagements – mit speziellem Bezug zur Ausländerbehörde – bereits eigeninitiativ berücksichtigt.

 

I. Eilbedürftigkeitsbegründung

 

entfällt

 

 

 

 

II. Begründung Nichtöffentlichkeit

 

entfällt

 

III.  Strategische Ziele

 

Das Vorhaben kann zur Steigerung der Transparenz des Verwaltungshandelns und in einem nächsten Schritt zur Erhöhung der Akzeptanz von Verwaltungsentscheidungen beitragen.

 

IV. Sachverhalt

 

1. Begründung

 

Der aus dem Rechtsstaatsprinzip des Art. 20 Abs. 3 GG abgeleitete Grundsatz der Gesetzmäßigkeit der Verwaltung bindet die Verwaltung an Recht und Gesetz. Die Kontrolle des Verwaltungshandelns stellt dabei einen wesentlichen Aspekt der Gewährleistung des Rechtsstaatsprinzips dar. Die Überprüfung des Verwaltungshandelns ist in Form der Selbstkontrolle oder in Form der Fremdkontrolle möglich, wobei die Kontrollmöglichkeiten grob in formlose (z. B. Dienstaufsichtsbeschwerden) und förmliche Rechtsbehelfe (z. B. Widerspruchsverfahren) unterschieden werden können. Die Verwaltung, insbesondere die Polizeiverwaltung, wurde in der Vergangenheit immer wieder mit der Forderung nach der Einrichtung von Beschwerdestellen konfrontiert; dennoch haben sich diese bislang nur in geringem Umfang etabliert. In der Gegenargumentation wird in Bezug auf die fachspezifisch geforderten Beschwerdestellen (wie hier beantragt) oder (unabhängigen) Beauftragten für die Beschwerdebearbeitung häufig ins Feld geführt, hierdurch werde die jeweilige Institution (z. B. Ausländerbehörde, Polizei) unter Generalverdacht gestellt. Ombudsmänner bzw. -frauen als unparteiische Schiedspersonen kommen in der deutschen Verwaltung in erster Linie im Bereich der Korruptionsprävention zur Geltung.

 

Verschiedene verwaltungswissenschaftliche Untersuchungen verdeutlichen, dass die Verwaltungen im mittleren Bereich der Vertrauenswerte der Institutionen liegen, insofern also kein grundsätzliches Vertrauensdefizit aufzuarbeiten haben. Dennoch scheint das Verhältnis zwischen Teilen der Bürgerschaft und der Verwaltung ambivalent zu sein, was möglicherweise auch an dem Maß an (empfundener) Transparenz liegt. Ergänzend dazu kann die Ausprägung der persönlichen Kontakte zu negativen Stereotypen führen.

 

Die Erfahrungen aus dem Verlauf von Widerspruchsverfahren bzw. verwaltungsgerichtlichen Verfahren verdeutlichen, dass die Beschäftigten der Leipziger Ausländerbehörde ihrer Tätigkeit mit hoher fachlicher Qualität nachgehen. Der starke Anstieg der Fallzahlen in den letzten Jahren wirkt sich allerdings auf die Bearbeitungsdauer und die Belastungssituation der Mitarbeiter/-innen aus, die durch eine anhaltend hohe Personalfluktuation verstärkt wird. Da neue Beschäftigte ihr Leistungsvermögen im komplexen Aufenthalts- und Migrationsrecht erst nach längerer Zeit umfänglich bzw. rechtssicher zur Anwendung bringen können, wiegt der Wissensverlust durch Personalabgänge besonders schwer. Die Einzelkritik an Beschäftigten der Ausländerbehörde ist dabei nicht isoliert zu betrachten. Verbale Entgleisungen und Unhöflichkeiten durch Klienten mussten festgestellt werden. In der Folge mussten zudem auch Hausverbote gegen Besucherinnen und Besucher der Ausländerbehörde erteilt werden.

 

 

 

 

Die Entwicklung und testweise Umsetzung eines Beschwerdemanagements im Rahmen eines Pilotprojektes wird befürwortet. Dabei bietet sich die Chance, als Teil eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses individuelle und strukturelle Handlungsbedarfe zu erkennen sowie zur Transparenz von Verwaltungshandeln beizutragen. In einem ersten Schritt ist ein Beschwerdesystem konzeptionell zu entwickeln, wobei Erfahrungen aus anderen Kommunen und Aspekte der Digitalisierung einzubeziehen sind. Dahingehend bedarf es vor allem einer präzisen Beschreibung der beschwerdegeeigneten Sachverhalte, da durch ein Beschwerdemanagement verwaltungsrechtliche Vorgaben nicht ersetzt werden können.

 

Eine unidirektionale Zielrichtung des Beschwerdemanagements erscheint allerdings nicht zielführend. Erfahrungen zeigen, dass – neben berechtigten Bürgereingaben – Beschäftigte der Ausländerbehörde nicht selten mit ungerechtfertigten Vorwürfen konfrontiert werden. Dabei können insbesondere Generalisierungen bzw. Projektionen im Zusammenhang mit Rassismusvorwürfen selbst zu Diskriminierungen – diesmal zu Lasten der Beschäftigten – führen. Vor diesem Hintergrund muss in der Projektphase ein Modus entwickelt werden, der auch die Belange der Mitarbeiter/-innen berücksichtigt.

 

Der beantragte regelmäßige Erfahrungsaustausch wurde bereits thematisiert. Im Rahmen der zunehmenden Vernetzung und Öffentlichkeitsarbeit der Ausländerbehörde ist das vorgeschlagene Format ein weiterer gut geeigneter Baustein, um verstärkt Transparenz herzustellen. Für diesen Erfahrungsaustausch bietet sich eine breitere Einbeziehung von Beschäftigten der Ausländerbehörde an, um die fachspezifischen Anliegen in den heterogenen Themen zufriedenstellend erläutern zu können.

 

2. Realisierungs- / Zeithorizont

 

Im ersten projektbezogenen Schritt ist nach Bestätigung dieses Vorschlags die Einrichtung eines Beschwerdemanagements zu prüfen und dieses zu entwickeln (ca. 6 Monate). Im zweiten Schritt ist das Beschwerdeverfahren in einem Pilotprojekt umzusetzen (ca. 18 Monate). Anders als im Antrag des Migrantenbeirates vorgesehen, können 1,0 VzÄ nicht eingesetzt werden; für das Pilotprojekt stehen nur 0,5 VzÄ aus dem eigenen Personalbestand zur Verfügung. In welchem Umfang sich diese Einschränkung auf den Verlauf des Projektes auswirken wird, bleibt abzuwarten.

 

 

 

Stammbaum:
VII-A-00691   Einrichtung eines Beschwerdemanagements/einer Ombudsperson für die Ausländerbehörde   18 Referat für Migration und Integration   Antrag
VII-A-00691-VSP-01   Einrichtung eines Beschwerdemanagements/einer Ombudsperson für die Ausländerbehörde   32 Ordnungsamt   Verwaltungsstandpunkt
VII-A-00691-NF-02   Einrichtung eines Beschwerdemanagements/einer Ombudsperson für die Ausländerbehörde   18 Referat für Migration und Integration   Neufassung