Beschlussvorschlag:

1. Der Oberbürgermeister wird beauftragt den 1. Nachtrag zum Mietvertrag vom 08.07.2019 zur Anmietung des Dachgeschosses im Objekt Thomasiusstraße 1 zu den in der Vorlage genannten Rahmenbedingungen mit dem Vermieter abzuschließen.

2. Die außerplanmäßigen Aufwendungen nach § 79 (1) SächsGemO der Anmietung i. H. v. 88.609,60 € für das Haushaltsjahr 2020 werden bestätigt. Die mit Anmietung des Objektes zusätzlichen Kosten i. H. v. 78.455,00 € werden bestätigt.

3. Die Deckung der außerplanmäßigen Aufwendungen im Jahr 2020 erfolgt aus dem PSP-Element „Kaufmännisches Gebäudemanagement“ (1.100.11.1.3.04.02.02) des Mietbudgets MP_65 i. H. v. 160.579,60 € und aus den jeweiligen PSP-Elementen der Fachämter, welche das Objekt nutzen, i. H. v. 8.485,00 €. Für die Jahre 2021 ff. werden die Aufwendungen, welche sich aus dem neuen Mietvertrag ergeben, zur jeweiligen Haushaltsplanung angemeldet.

I. Eilbedürftigkeitsbegründung

Die Eilbedürftigkeit ist geboten, da der Vermieter die Räumlichkeiten anderweitig vermarkten wird, sollte nicht zeitnah der Abschluss des Nachtrages zum Mietvertrag für das Dachgeschoss erfolgen. Somit muss noch im Kalenderjahr 2019 der Abschluss des Nachtrages erfolgen.

II. Begründung Nichtöffentlichkeit

Nicht erforderlich.

III.  Strategische Ziele

Die Anmietung erfolgt aus weitestgehend operativen Gesichtsgründen, da die disponiblen Büroraumkapazitäten in den Verwaltungsobjekten aktuell aufgebraucht sind und keine Personalzuwächse untergebracht werden können. Auf Grund der zentrumsnahen Lage sowie der Nähe zum bisherigen Standort Neues Rathaus/Stadthaus ist aber auch aus strategischen Gesichtspunkten eine langfristige Anmietung erstrebenswert. Das zur Zeit in Erarbeitung befindliche Konzept zur mittel- und langfristigen Verwaltungsunterbringung verfolgt die Unterbringung großer Verwaltungseinheiten vorrangig im bestehenden Eigentum. Kurzfristige Raumbedarfe können dabei weder aktuell noch zukünftig in einem solchen strategischen Papier berücksichtigt werden, vielmehr werden operative Reaktionen auf aktuelle Entwicklungen, bis zur Umsetzung der zentralisierten Verwaltungsstandorte ab 2030, notwendig sein. Mit der Thomasiusstraße 1 sollen die notwendigen Kapazitäten geschaffen werden, welche sich unter anderem auch aus der Stellenplanung 2019/2020 operativ ergeben haben.

Im Verbund mit den bereits angemieteten Räumlichkeiten im EG, 1. OG und 2. OG des Objektes Thomasiusstraße 1 ist es empfehlenswert die derzeit leerstehenden Räume im Dachgeschoss anzumieten.

IV. Sachverhalt

1. Anlass

Mit dem Mietvertrag vom 08.07.2019 wurde das EG bis 2. OG im Objekt Thomasiusstr. 1 angemietet, um hier diverse Organisationseinheiten der Stadtverwaltung unterbringen zu können.

Bereits mit der Vorlage VI-DS-07812, mit welcher der Abschluss des eben genannten Mietvertrages legitimiert wurde, wurde im Beschlusspunkt 4 die zusätzliche Anmietung des Dachgeschosses für die Jahre 2019 und 2020 optional bestätigt. Der Abschluss eines Mietvertrages für weniger als 2 Jahre ist in diesem Fall jedoch nicht empfehlenswert, da zum einen der Mietvertrag für die restlichen Mieteinheiten für die Dauer von mindestens 10 Jahren abgeschlossen wurde und zum anderen wäre der Mietzins für zwei Jahre unverhältnismäßig, weil die Umbaukosten für das DG somit auf die zwei Jahre umgelegt würden.

Als alleiniger Nutzer der Dachgeschossflächen wird auf Grund der räumlichen Gegebenheiten von Büro- und Schulungsräumen die Zensuserhebungsstelle untergebracht. Nach Beendigung des „Zensus 2021“ werden die Flächen der Verwaltungsunterbringung zugeführt.

2. Beschreibung der Maßnahme

Mit dieser Vorlage soll der in der Anlage 1 befindliche 1. Nachtrag zum Mietvertrag vom 08.07.2019 zu folgenden Konditionen abgeschlossen werden:

Im Zuge des Nachtrages wurde vom Eigentümer im Zuge eines neuen Aufmaßes eine minimale Flächenanpassung der bisherigen Mietflächen von 1.824,46 m² auf 1.832,77 m² vorgenommen, woraus monatliche Mehraufwendungen für Mieten i. H. v. 90,16 € und für Betriebskostenvorauszahlungen i. H. v. 24,93 € resultieren. Daraus ergeben sich jährliche Mehraufwendungen i. H. v. 1.381,08 € .

3. Realisierungs- / Zeithorizont

Sobald die Umbauarbeiten im Dachgeschoss abgeschlossen sind, soll das Mietverhältnis beginnen. Voraussetzung für den Umbau ist die Unterzeichnung des Mietvertrages. Diese soll schnellstmöglich erfolgen.

4. Finanzielle Auswirkungen

Für die Anmietung der Dachgeschossfläche im Objekt Thomasiusstraße 1 fallen für das Haushaltsjahr 2020 Mietaufwendungen für März bis Dezember i. H. v. 70.076,80 € an. Die Aufwendungen für Betriebskostenvorauszahlungen betragen für diesen Zeitraum 18.532,80 €. Weiterhin ergeben sich für das Jahr 2020 entsprechend der Anlage 2 Folgekosten i. H. v. 80.455,00 €.

Diese außerplanmäßigen Aufwendungen gemäß § 79 (1) SächsGemO mit einer Gesamthöhe von 169.064,60 € werden i. H. v. 160.579,60 € durch das Mietbudget 65_MP (PSP-Element (1.100.11.1.3.04.02.02) über geplante, aber nicht zustandekommende Aufwendungen aus Mietverträgen für Kindertagesstätten bzw. Verwaltungsobjekten gedeckt. Die restlichen 8.485,00 € werden aus den jeweiligen Budgets der nutzenden Fachämter gedeckt.

Die jährlichen Mietaufwendungen i. H. v. 84.092,16 EUR sowie Aufwendungen für Betriebskostenvorauszahlungen i. H. v. 22.239,36 EUR werden zur Haushaltsplanung 2021/2022 angemeldet. Weiter werden, ausweislich der Anlage 2, Folgekosten i. H. v. 38.432,00 EUR p. a. zur Haushaltsplanung 2021/2022 angemeldet.

5. Auswirkungen auf den Stellenplan

Keine.

6. Bürgerbeteiligung

bereits erfolgt    geplant    nicht nötig

7. Besonderheiten

Keine.

8. Folgen bei Nichtbeschluss

Bei Nichtbeschluss können für die Durchführung des Zensus 2021 keine Räumlichkeiten zur Verfügung gestellt werden.

Anlagen:

Anlage 1: 1. Nachtrag zum Mietvertrag vom 08.07.2019 – nicht öffentlich

Anlage 2: Folgekosten

[1] angepasst an Mietvertrag für EG – 2. OG