Ratsinformationssystem

Vorlage - VII-DS-00237  

 
 
Betreff: Sicheres digitales Arbeiten im Ehrenamt und Grundsatzbeschluss zur Beschaffung mobiler Endgeräte für die Ratsarbeit
Anlass: Stadtratsbeschluss
Status:öffentlich (Vorlage freigegeben)Vorlage-Art:Beschlussvorlage
Einreicher:Oberbürgermeister
Beratungsfolge:
DB OBM - Vorabstimmung Bestätigung
Dienstberatung des Oberbürgermeisters Bestätigung
FA Allgemeine Verwaltung 1. Lesung
26.05.2020    Videokonferenz FA Allgemeine Verwaltung      
FA Finanzen 1. Lesung
FA Allgemeine Verwaltung 2. Lesung
FA Finanzen 2. Lesung
Ratsversammlung Beschlussfassung

Beschlussvorschlag
Finanzielle Auswirkungen
Sachverhalt
Anlagen:
Anlage Prüfergebnis VI-A-05500
Nutzungsvereinbarung zur digitalen Gremienarbeit (Entwurf)

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Beschlussvorschlag:

 

  1. Das Prüfergebnis zum Beschluss VI-A-05500 „Sicheres digitales Arbeiten im Ehrenamt“ (Anlage 1) wird zur Kenntnis genommen.

 

  1. Die Ratsversammlung beschließt die Beschaffung mobiler Technik für die digitale Ratsarbeit der Stadträtinnen und Stadträte. Bei der Beschaffung werden die Anforderungen berücksichtigt, die für die moderne digitale Arbeitsweise identifiziert wurden.

    Die mobilen Endgeräte werden den Stadträtinnen und Stadträten für die digitale Ratsarbeit zur Verfügung gestellt. Voraussetzung hierfür ist der Abschluss einer Nutzervereinbarung für die digitale Ratsarbeit zwischen dem jeweiligen Stadtrat bzw. der jeweiligen Stadträtin und der Stadt Leipzig. Die Nutzung der Endgeräte für private Zwecke soll in dem in der Nutzungsvereinbarung vorgegebenen Rahmen möglich sein.

 

  1. Der Entwurf für die Nutzungsvereinbarung zur digitalen Ratsarbeit (Anlage 2) wird bestätigt. Diese wird durch den Oberbürgermeister abschließend ausgearbeitet. Der Oberbürgermeister schließt die Nutzungsvereinbarung mit allen Stadträtinnen und Stadträten ab, denen ein mobiles Endgerät zur Verfügung gestellt wird.

 

  1. Die unterjährige Finanzierung der Maßnahme ist gesamtstädtisch gesichert.

 

  1. Die im Haushaltsjahr 2021 ff. anfallenden Kosten sind (entsprechend Pkt. 4 der Vorlage) sind innerhalb des gesamtstädtischen Haushaltes gedeckt. Über eine Aufstockung des vorhandenen Budgets ist im Rahmen der Haushaltsplanung 2021/2022 zu entscheiden.

 

 

 

Räumlicher Bezug:

 

Nicht relevant

 

Zusammenfassung:

 

Anlass der Vorlage:

 

Rechtliche Vorschriften   Stadtratsbeschluss   Verwaltungshandeln

Sonstiges:

 

Es soll die Beschaffung mobiler Technik für die digitale Ratsarbeit beschlossen werden. Die Lecos GmbH stellt mobile Endgeräte im Mobile Device Management (MDM) mit eingeschränkter privater Nutzung bereit.


 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

 

 

Finanzielle Auswirkungen

 

nein

X

wenn ja,

Kostengünstigere Alternativen geprüft

 

nein

X

ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung

Folgen bei Ablehnung

 

nein

X

ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)?

X

nein

 

ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

 

 

Im Haushalt wirksam

von

bis

Höhe in EUR

wo veranschlagt

Ergebnishaushalt

Erträge

 

 

 

 

 

Aufwendungen

2020

2021

 

2024

 

80.298

14.994 € p.a.

 

1.100.11.1.1.01/

SK 42552100

Finanzhaushalt

Einzahlungen

 

 

 

 

 

Auszahlungen

 

 

 

 

Entstehen Folgekosten oder Einsparungen?

 

nein

 

wenn ja,

 

Folgekosten Einsparungen wirksam

von

bis

Höhe in EUR (jährlich)

wo veranschlagt

Zu Lasten anderer OE

Ergeb. HH Erträge

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand

 

 

 

 

Nach Durchführung der Maßnahme zu erwarten

Ergeb. HH Erträge

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand (ohne Abschreibungen)

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand aus jährl. Abschreibungen

 

 

 

 

 

Steuerrechtliche Prüfung

X

nein

 

wenn, ja

Unternehmerische Tätigkeit i.S.d. §§ 2 Abs. 1 und 2B UStG

 

nein

 

ja, Erläuterung siehe Punkt 4 des Sachverhalts

Umsatzsteuerpflicht der Leistung

 

nein

 

ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

Bei Verträgen: Umsatzsteuerklausel aufgenommen

 

ja

 

Nein, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

 

Auswirkungen auf den Stellenplan

 

Ja

X

Nein

Beantragte Stellenerweiterung:

   Vorgesehener Stellenabbau:


Hintergrund zum Beschlussvorschlag:

Welche strategischen Ziele werden mit der Maßnahme unterstützt?

 

 

2030 - Leipzig wächst nachhaltig!

Ziele und Handlungsschwerpunkte

 

Leipzig setzt auf Lebensqualität:

Balance zwischen Verdichtung und Freiraum

Qualität im öffentlichen Raum und in der Baukultur

Nachhaltige Mobilität

Vorsorgende Klima- und Energiestrategie

Erhalt und Verbesserung der Umweltqualität

Quartiersnahe Kultur-, Sport- und Freiraum­angebote

 

Akteure:

rgerstadt

Region

Stadtrat

Kommunalwirtschaft

Verwaltung

Leipzig besteht im Wettbewerb:

Positive Rahmen­bedingungen für qualifizierte Arbeitsplätze

Attraktives Umfeld für Innovation, Gründer und Fachkräfte

Vielfältige und stabile Wirtschaftsstruktur

Leistungsfähige technische Infrastruktur

Vernetzung von Bildung, Forschung und Wirtschaft

 

Leipzig schafft soziale Stabilität:

Chancengerechtigkeit in der inklusiven Stadt

Gemeinschaftliche Quartiersentwicklung

Bezahlbares Wohnen

Zukunftsorientierte Kita- und Schul­angebote

Lebenslanges Lernen

Sichere Stadt

 

 

 

Leipzig stärkt seine Internationalität:

Weltoffene Stadt

Vielfältige, lebendige Kultur- und Sport­landschaft

Interdisziplinäre Wissenschaft und exzellente Forschung

Attraktiver Tagungs- und Tourismusstandort

Imageprägende Großveranstaltungen

Globales Denken, lokal verantwortliches Handeln

 

Sonstige Ziele: >beim Ausfüllen bitte überschreiben: max. 60 Zeichen ohne Leerzeichen

 

trifft nicht zu

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Beschreibung des Abwägungsprozesses:

 

 

Nicht relevant

 

 

I. Eilbedürftigkeitsbegründung

 

Auf Grund der aktuellen Situation ist es dringlich die digitale Ratsarbeit und deren Entscheidungs- und Beratungsprozesse zu verbessern. Um auch diesen Anforderungen gewachsen zu sein ist es nötig die Stadträte technisch besser auszustatten. Durch diese mobilen Endgeräte können auch weiterhin alle demokratischen Prozesse ermöglicht werden.

 

II. Begründung Nichtöffentlichkeit

 

Die Vorlage ist öffentlich. Die Anlage Variantenvergleich ist nichtöffentlich, weil sie Kalkulationsgrundlagen und Angebotspreise des Vertragspartners enthält.

 

 

III.  Strategische Ziele

 

In Umsetzung des Integrierten Stadtentwicklungskonzepts soll Leipzig eine Stadt sein, die imstande ist, intelligente und zukunftsweisende Konzepte zum Nutzen der Gemeinschaft zu finden und umzusetzen. Ein wesentlicher Akteur bei der Umsetzung dieses Zieles ist die Ratsversammlung.

 

Mit der Ausstattung der Stadträtinnen und Stadträte mit mobilen Endgeräten werden die Möglichkeiten der digitalen Gremienarbeit weiter ausgebaut. Weiterhin werden durch den Verzicht auf Papierdokumente natürliche Ressourcen geschont.

 

 

IV. Sachverhalt

 

1. Anlass

 

Mit Beschluss VI-A-05500 „Sicheres digitales Arbeiten im Ehrenamt“ wurde der Oberbürgermeister beauftragt, verschiedene Szenarien für die elektronische Ratsarbeit zu prüfen und das Prüfergebnis innerhalb eines Jahres vorzulegen. Detaillierte Ausführungen zum Prüfergebnis sind in der Anlage 1 aufgeführt.

 

 

2. Beschreibung der Maßnahme

 

Für die moderne digitale Arbeitsweise wurden die folgenden Anforderungen identifiziert:

 

Technik

 

-          Mindestens 10“ Bildschirmdiagonale

-          Tastatur muss vorhanden sein

-          Anschlussmöglichkeiten in Sitzungsräumen berücksichtigen, notwendige Adapter bereitstellen

-          Zugriff auf

  • Ratsinformationssystem der Stadt Leipzig (Web und/oder APP)
  • städtische E-Mail-Konten der Mandatsträger, Termine, und Kontakte (@stadtrat.leipzig.de, @or.leipzig.de, @sbb.leipzig.de)
  • Internetdienste für Webrecherchen
  • Videokonferenzen (z.B. MS Teams)
  • ggf. LDRive

-          kein Zugriff auf Stadtnetz, d.h. kein VPN erforderlich

-          sichere und einfache Verbindung - Datenschutz-, Integrität – und Sicherheit müssen gewährleistet sein (Einhaltung Datenschutz und Informationssicherheit) – per Mobile Device Management (MDM) – s.u.

-          Nutzbarkeit von zu Hause

-          Container-Lösung für dienstliche Daten

 

Mobile Device Management

-          Umsetzung definierter Sicherheitsrichtlinien nach BSI-Konformität (PIN, Schutz vor Kompromittierung, automatische Sperrung des Endgerätes bei Nichtnutzung)

-          Verschlüsselung der Endgeräte

-          Fernlöschung (umfasst Zugänge als auch lokale Daten) möglich

-          Software- und Patchstände sollen ohne großen Aufwand aktuell gehalten werden

-          Geräteregistrierung inkl. Bereitstellungsprogramm der jeweiligen Hardwarehersteller (eine Neueinrichtung ist ohne Techniker nicht möglich, Gerät kann nicht verwendet werden)

 

WLAN/Mobilfunk

-          die Nutzung der Endgeräte erfolgt hauptsächlich im Neuen Rathaus, die Sitzungsräume sind bereits mit WLAN ausgestattet

-          keine Anbindung per Mobilfunk, privates WLAN kann verwendet werden

 

Empfängerkreis/Zielgruppe

-          zunächst 70 Stadträte

-          perspektivisch: zusätzlich 210 Mitglieder des SBB/OR

 

Laufzeit

-          VII. Wahlperiode (bis 2024)

-          Kauf oder Miete: es sollen sowohl der Kauf/Mietkauf als auch die Miete der Endgeräte wurden geprüft

 

Support

-          Unterstützung durch die Lecos GmbH nach Betriebsleistungsvertrag von 07:00 bis 17:00 Uhr, örtlich wird der Standort Neues Rathaus abgedeckt

 

Nutzungsvereinbarung

-          Überlassung der Endgeräte nur nach Abschluss einer Nutzungsvereinbarung

-          Separate Freigabe der Stadt, wenn die Endgeräte mit ins EU/Ausland genommen werden

 

Eine Ausschreibung durch die Stadt Leipzig ist nicht notwendig. Die Beschaffung der mobilen Endgeräte erfolgt über die Lecos GmbH per Inhouse-Vergabe.

 

2.1 Begründung der Notwendigkeit

 

In Auswertung des Prüfergebnisses wird empfohlen, die Stadträtinnen und Stadträte mit mobilen Endgeräten für die digitale Ratsarbeit auszustatten. Eine Nutzung der Endgeräte für private Zwecke soll innerhalb eines vorgegebenen Rahmens zulässig sein. Zusätzlich soll die digitale Ratsarbeit in einer Nutzungsvereinbarung (Anlage 2) verbindlich geregelt werden.

 

Dies führt zu einer klaren Regelung, um eine klare Trennung der dienstlichen Tätigkeiten im Ehrenamt und der privaten Tätigkeiten zu ermöglichen. Außerdem wird damit erreicht, dass die geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen besser eingehalten werden.

 

Zu Beginn der VII. Wahlperiode erklärten sich bereits 38 Stadträtinnen und Stadträte zum Verzicht auf die Bereitstellung von Papierunterlagen bereit. Es wird davon ausgegangen, dass sich weitere Mandatsträgerinnen/Mandatsträger anschließen.

 

Durch die zentrale Bereitstellung einheitlicher Endgeräte wird eine Standardisierung der Endgerätelandschaft erreicht. Der Betreuungsaufwand, den das Büro für Ratsangelegenheiten (BfR) im Fehlerfall abfangen muss, kann durch die Lecos GmbH als städtischen Dienstleister im Rahmen des Betreuungsleistungsvertrages erbracht werden.

 

 

 

2.2 Variantenvergleich

 

Für die Ausstattung der Stadträtinnen und Stadträte wurden die Endgeräte von Windows, Samsung und Apple miteinander verglichen.

 

Die Windows-Endgeräte stellen die teuerste Variante (siehe Variantenvergleich Anlage) dar. Außerdem sind diese auch deutlich schwerer und größer. Leider gestalten sich bei diesen Endgeräten auch die Wartungs- und Updateprozesse deutlich aufwändiger. Aus diesen Gründen kommen die Windows-Endgeräte nicht in Frage und werden nicht weiter betrachtet. Eine Ausstattung der Mitglieder der Stadtbezirksbeiräte und Ortschaftsräte würde sich, auch aus Kostengründen, deutlich schwieriger gestalten.

 

Eine günstigere Variante (siehe Variantenvergleich Anlage) wären die Samsung Endgeräte, allerdings haben diese nicht alle eine Möglichkeit für die Nutzung von biometrischen Merkmalen. Diese Merkmale sind jedoch ein wichtiger Baustein zum Aufbau einer sichereren Arbeitsweise. Auch die Leistung ist im Vergleich zu den Apple-Endgeräten deutlich niedriger.

 

Daher schlägt die Stadt Leipzig die Anschaffung von Apple-Endgeräten vor. Diese besitzen alle Möglichkeiten, um biometrische Merkmale zu nutzen. Sie sind leistungsstärker und durch die gute Bedienbarkeit genießen sie auch bei den Nutzern eine hohe Akzeptanz. Der geringfügig höhere Anschaffungspreis wird durch eine längere Nutzungsdauer kompensiert.

 

Nach Rücksprache mit dem Hersteller von ALLRIS wird die Verwendung von Apple- Endgeräten (iPads) empfohlen, da sich die Probleme bei der Nutzung der ALLRIS-App auf Android-Betriebssystemen mehren. Dies ist auch auf die geringere Leistung der Endgeräte zurückzuführen.

 

2.3 Darstellung der Wirtschaftlichkeit

 

Eine erste Kostenschätzung erfolgte auf Grundlage des von der Lecos GmbH vorgelegten Konzeptes.

 

Auf die Ertüchtigung der Endgeräte mit Mobilfunkkarten soll verzichtet werden, da die Räume des Neuen Rathauses bereits vollständig mit WLAN ausgestattet sind, so dass die Nutzbarkeit des Ratsinformationssystems sowohl in den Sitzungsräumen als auch auf der Fraktionsebene gegeben ist.

 

Außerdem wird der Ausbau des WLAN in öffentlichen Einrichtungen der Stadt weiter vorangetrieben, wodurch sich keine Notwendigkeit zur Ausstattung der Endgeräte mit Mobilfunkkarten ergibt. Für die Gremienarbeit werden Dokumente und Anhänge heruntergeladen, dabei wird ein großes Datenvolumen benötigt. Dieses wäre nicht durch einen wirtschaftlichen Mobilfunkvertrag abdeckbar. Bei Bedarf ist eine nachträgliche Erweiterung durch mobile WLAN Hotspots möglich, was eine deutlich kostengünstigere Variante im Vergleich zu Mobilfunkkarten darstellt.

 

Der Kauf von Endgeräten wird bevorzugt, da dieser eine kostengünstigere Variante darstellt. Diese ermöglicht es eine Ausweitung auf Mitglieder des Stadtbezirksbeirats und Ortschaftsrats durchzuführen. Um die Wartung und den Support aus einer Hand zu erhalten, werden die Geräte durch die Lecos angeschafft und betreut. Auch der Ersatz der Endgeräte, kann im Garantiefall durch die geringeren Kosten kompensiert werden. Hierzu werden 5 Ersatzgeräte einkalkuliert.

 

 

3. Realisierung-/Zeithorizont

 

Nach Beschluss der Vorlage wird der Kaufvertrag mit der Lecos abgeschlossen. Das Ziel ist es, die mobilen Endgeräte im Sommer 2020 auszurollen.

 

 

4. Finanzielle Auswirkungen

 

PSP-Element

2020

2021

2022

2023

2024

1.100.11.1.1.01

80.298 €

14.994 €

14.994 €

14.994 €

14.994 €

 

Eine Deckung z.B. durch Einsparungen bei den Druckkosten für Vorlagen scheidet aus, da durch diese Einsparungen in der Regel die Erhöhung des Speicherplatzes für das Ratsinformationssystem finanziert wird. Zudem zeigt sich in der Druckkostenentwicklung der vergangenen Jahre, dass sich diese trotz zunehmenden Anteils auf Papier verzichtender Stadträtinnen und Stadträte auf einem gleich bleibenden Niveau bewegt. Dies ist einerseits begründet in der Zunahme der Anzahl der Vorlagen sowie andererseits in der Zunahme des Umfangs vieler Vorlagen.

 

 

5. Auswirkungen auf den Stellenplan

 

Keine.

 

 

6. Bürgerbeteiligung

 

Nicht nötig.

 

 

7. Besonderheiten

 

Mit der Anschaffung der mobilen Endgeräte betreten die Akteure Neuland in Leipzig.

 

 

8. Folgen bei Nichtbeschluss

 

Sollte der Beschluss durch die Ratsversammlung nicht gefasst werden, so können die städtischen Mandatsträger nicht in ihrer ehrenamtlichen Tätigkeit besser unterstützt werden. Es würden auch keine Erleichterungen der stadträtlichen Arbeit in den Gremien, vor allem außerhalb des Neuen Rathauses, erfolgen können.

 

 

Anlagen:

 

-                      Prüfergebnis zum Beschluss VI-A-05500

-                      Nutzungsvereinbarung zur digitalen Gremienarbeit (Entwurf)

-                      Variantenvergleich (nichtöffentlich)