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Vorlage - VI-DS-06918-DS-01  

 
 
Betreff: Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) enaio als führendes System für die elektronische Akte der Stadtverwaltung
Status:öffentlich (Vorlage entschieden)Vorlage-Art:Beschlussvorlage
Einreicher:Dezernat Allgemeine VerwaltungBezüglich:
VI-DS-06918
Beratungsfolge:
Dienstberatung des Oberbürgermeisters Beschlussfassung
DB OBM - Vorabstimmung

Beschlussvorschlag
Finanzielle Auswirkungen
Sachverhalt

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

 

Beschluss des Oberbürgermeisters vom 03.06.2019:

 

Das Dokumentenmanagementsystem „enaio“ wird grundsätzlich als das System der elektronischen Akte der Stadtverwaltung festgelegt.

 

Zusammenfassung:

 

Anlass der Vorlage:

 

Rechtliche Vorschriften   Stadtratsbeschluss   Verwaltungshandeln

Sonstiges:

 

Ausgehend von den strategischen Zielen des Integrierten Stadtentwicklungskonzeptes Leipzig 2030 wurde im Konzept „Moderne Verwaltung für die wachsende Stadt Leipzig“   im Handlungsfeld 3 Organisation und E-Government die Einführung der elektronischen Akte und der digitalen Vorgangsbearbeitung als eine priorisierte Maßnahme festgelegt. Dies umfasst folgende Projektteilziele:

      Die Stadtverwaltung Leipzig setzt die elektronische Akte als führende Akte um.

      Die Stadtverwaltung Leipzig einigt sich auf eine Zielarchitektur und setzt diese um.

Zur Erreichung der einheitlichen Architektur für die Einführung der E-Akte ist die grundsätzliche Nutzung des führenden DMS enaio festzuschreiben.

 

 

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

 

Finanzielle Auswirkungen

 

x

nein

 

wenn ja,

Kostengünstigere Alternativen geprüft

 

nein

 

ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung

Folgen bei Ablehnung

 

nein

 

ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)?

 

nein

 

ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

 

 

Im Haushalt wirksam

von

bis

Höhe in EUR

wo veranschlagt

Ergebnishaushalt

Erträge

 

 

 

 

 

Aufwendungen

 

 

 

 

Finanzhaushalt

Einzahlungen

 

 

 

 

 

Auszahlungen

 

 

 

 

Entstehen Folgekosten oder Einsparungen?

 

nein

 

wenn ja,

 

Folgekosten Einsparungen wirksam

von

bis

Höhe in EUR (jährlich)

wo veranschlagt

Zu Lasten anderer OE

Ergeb. HH Erträge

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand

 

 

 

 

Nach Durchführung der Maßnahme zu erwarten

Ergeb. HH Erträge

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand (ohne Abschreibungen)

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand aus jährl. Abschreibungen

 

 

 

 

 

Auswirkungen auf den Stellenplan

x

nein

 

wenn ja,

Beantragte Stellenerweiterung:

Vorgesehener Stellenabbau:

Beteiligung Personalrat

x

nein

 

ja,

 

 

 

Beschreibung des Abwägungsprozesses:

 

 

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

 

Sachverhalt:
 

1.               Anlass

Um die Stadtverwaltung Leipzig erfolgreich zu digitalisieren und die avisierten Ziele zu

erreichen, ist eine verbindliche Basisinfrastruktur zu definieren. Eine der erforderlichen

Basisinfrastrukturkomponenten ist das DMS. Damit wird der orts- und zeitunabhängige

Zugriff auf Akten in elektronischer Form ermöglicht. Aktenrelevante Informationen und

Dokumente werden vollständig an einem zentralen Speicherort abgelegt.

 

Das bisher in einzelnen Fachbereichen der Stadtverwaltung eingesetzte DMS (enaio von

Optimal Systems) wird gesamtstädtisch zum Einsatz kommen. Das DMS wird als zentrale

Dokumentenablage für die Ablage gemäß Aktenplan dienen. Dabei kann das DMS sowohl

im Sinne einer Fachanwendung für dokumentenbasierte Prozesse genutzt werden, als auch

im Hintergrund als Dokumentenablageort für vorhandene Fachanwendungen dienen.

 

2.               Beschreibung der Maßnahme

Zurzeit erfolgt die Aktenhaltung in den Ämtern und Referaten sehr unterschiedlich. So

existieren neben den Papierakten bereits elektronische Akten über die Stadtverwaltung

Leipzig verteilt, welche als Leuchtturmprojekte umgesetzt wurden. Dies bedeutet u. a., dass

in verschiedensten Fachämtern bereits unterschiedliche Dokumentenmanagementsysteme

(enaio, VISkompakt und DocuWare) im Einsatz sind. Zum jetzigen Zeitpunkt arbeiten die

Systeme autark.

 

Mit der Zielsetzung einer einheitlichen Zielarchitektur wurden die vorhandenen DMS bereits

im Vorfeld geprüft. Bereits 2005 im Ergebnis einer Produktevaluierung (Marktanalyse und

Auswertung BARC Studie) wurde die Entscheidung für enaio (ehemals OS ECM) getroffen.

Vor Umsetzung der ersten DMS-Projekte in der Stadt Leipzig wurden im Jahr 2011 nochmals

die Produkte OS ECM und VISkompakt hinsichtlich ihrer Eignung mit externer Unterstützung

untersucht bzw. verglichen. Im Ergebnis dieser Untersuchung wurde enaio als DMS

empfohlen.

 

VISkompakt kommt in mehreren Bereichen der Stadt Leipzig als Landesverfahren zum

Einsatz. Diese Anwendungen werden nicht Bestandteil des DMS der Stadt Leipzig. Sie

werden vom Land gehostet, d.h. selbst bei einer Entscheidung für VISkompakt müssen sie

weiterhin getrennt betrieben werden.

 

Das DMS DocuWare wird ausschließlich für die Ablage bzw. den stadtweiten Zugriff auf die

Belege des Finanzwesens genutzt. DocuWare selbst ist bezüglich der E-Akte und

Vorgangsbearbeitung auf dem Markt nicht etabliert und verfügt nicht über repräsentative

Referenzkunden. Zudem ist avisiert, das System des Dezernates Finanzen durch das stadtweite DMS enaio abzulösen. Die Kosten für die Anbindung von SAP und WMD und grundsätzlich auch für die Migration sind im geplanten Aufwand berücksichtigt. Hierzu wird ein

gesondertes Projekt mit dem Dezernat Finanzen erarbeitet.

 

Die im BLV festgeschriebene Nutzung der DMS wird durch die Migration von Docuware auf

das führende System enaio und für Landesverfahren VISkompakt reduziert.

 

Bei der Ablage der aktenrelevanten Dokumente können verschiedene Szenarien ausgeprägt

werden. Im enaio erfolgt grundsätzlich die Ablage der Dokumente in der E-Akte. Darüber hinaus können weiterführende Workflows und Fachverfahren ggf. im enaio abgebildet werden. Die Umsetzung ist im Rahmen des einzelnen Umsetzungsprojektes zu klären.

 

 

3.               Folgen bei Nichtbeschluss

Bei Nichtbestätigung kann das Ziel der einheitlichen Zielarchitektur ggf. nicht erfolgreich umgesetzt werden.

Stammbaum:
VI-DS-06918   Ausführungsbeschluss - Stadtweite Einführung des Dokumentenmanagementsystem (DMS) enaio für die Umsetzung der elektronischen Akte   10 Hauptamt   Beschlussvorlage
VI-DS-06918-DS-01   Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) enaio als führendes System für die elektronische Akte der Stadtverwaltung   10 Hauptamt   Beschlussvorlage