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Vorlage - VI-DS-07968  

 
 
Betreff: Coaching zur Unterstützung des Projektes Optimierung Kassenprozesse
Status:öffentlich (Vorlage entschieden)Vorlage-Art:Beschlussvorlage
Einreicher:Dezernat Finanzen, Beigeordneter Torsten Bonew
Beratungsfolge:
Dienstberatung des Oberbürgermeisters
FA Finanzen 1. Lesung
13.05.2019    FA Finanzen      
FA Finanzen 2. Lesung
27.05.2019    FA Finanzen      
Verwaltungsausschuss Beschlussfassung
12.06.2019 
Verwaltungsausschuss ungeändert beschlossen   

Beschlussvorschlag
Finanzielle Auswirkungen
Sachverhalt

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Beschlussvorschlag:

 

Der Verwaltungsausschuss beschließt entsprechend §13 Abs. 7 Nr. 11 Hauptsatzung die Beauftragung der Bonpago GmbH zur Unterstützung des Projektes Optimierung Kassenprozesse im Rahmen eines Coachings.

 

Die Deckung der hierfür benötigen finanziellen Aufwendungen steht im Produkt „Projekt Optimierung Kassenprozesse“ (1.100.11.1.3.02.09) im Sachkonto „Rechts- und Beratungskosten (44311400) für die Haushaltsjahre 2019/2020 in Höhe von 49.500 € zur Verfügung.

 

 

Zusammenfassung:

 

Anlass der Vorlage:

 

Rechtliche Vorschriften   Stadtratsbeschluss   X Verwaltungshandeln

Sonstiges:

 

Das Projekt Optimierung Kassenprozesse wird zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Bonpago GmbH als externen Dienstleister für die Erbringung von Beratungsleistungen beauftragen. Dieser Dienstleister soll das Projekt Optimierung Kassenprozesse auf rahmenvertraglicher Basis, im Sinne eines Coachings, unterstützen. Dies soll mit besonderem Bezug auf die Leistungsprozesse der Stadtkasse – Zahlungsverkehr, Buchhaltung, Forderungs-management – geschehen, wobei mit Blick auf das gesamtstädtische Finanzwesen alle Aktivitäten gebündelt werden sollen, die der Modernisierung, Optimierung und Digitalisierung dieser Prozesse dienen.

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

 

Finanzielle Auswirkungen

 

 

nein

X

wenn ja,

Kostengünstigere Alternativen geprüft

 

nein

X

ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung

Folgen bei Ablehnung

 

nein

X

ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)?

X

nein

 

ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

 

 

Im Haushalt wirksam

von

bis

Höhe in EUR

wo veranschlagt

Ergebnishaushalt

Erträge

 

 

 

 

 

Aufwendungen

2019

2020

49.500

1.100.11.1.3.02.09

Finanzhaushalt

Einzahlungen

 

 

 

 

 

Auszahlungen

 

 

 

 

Entstehen Folgekosten oder Einsparungen?

X

nein

 

wenn ja,

 

Folgekosten Einsparungen wirksam

von

bis

Höhe in EUR (jährlich)

wo veranschlagt

Zu Lasten anderer OE

Ergeb. HH Erträge

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand

 

 

 

 

Nach Durchführung der Maßnahme zu erwarten

Ergeb. HH Erträge

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand (ohne Abschreibungen)

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand aus jährl. Abschreibungen

 

 

 

 

 

Auswirkungen auf den Stellenplan

X

nein

 

wenn ja,

Beantragte Stellenerweiterung:

Vorgesehener Stellenabbau:

Beteiligung Personalrat

X

nein

 

ja,

 

 

 

Beschreibung des Abwägungsprozesses:

 

Nicht relevant.

 

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

 

1. Nichtöffentlichkeits- und Eilbedürftigkeitsbegründung

Nicht erforderlich.

 

2. Sachverhalt

2.1 Anlass

Mit Grundsatzbeschluss vom 08.05.2018 (VI-DS-05587) hat die Stadtverwaltung Leipzig das Projekt OK (Optimierung Kassenprozesse) initiiert. Wachsende Einwohnerzahlen führen nicht nur zu steigenden Fallzahlen für Verwaltungsprozesse rund um die direkten Anliegen der Bürgerinnen und Bürger, sondern auch zu stetig wachsenden Fallzahlen für die dahinterliegenden internen Verwaltungsprozesse, wie die der Stadtkasse. Daneben steigen zunehmend die Erwartungen der Bürgerinnen und Bürger an eine moderne, internetbasierte Verwaltung und nicht zuletzt stellen auch die Beschäftigten selbst im Hinblick auf die Attraktivität eines Arbeitgebers Ansprüche an ein modernes Arbeitsumfeld.

 

Das bei der Stadtkasse (Dezernat Finanzen) für eine Dauer von vier Jahren angelegte „Projekt Optimierung Kassenprozesse“ nimmt sich diesen Herausforderungen mit Bezug auf die Leistungsprozesse der Stadtkasse – Zahlungsverkehr, Buchhaltung, Forderungsmanagement – an und bündelt mit Blick auf das gesamtstädtische Finanzwesen alle Aktivitäten, die der Modernisierung, Optimierung und Digitalisierung dieser Prozesse dienen. Die Betrachtung erfolgt dabei ganzheitlich und fokussiert auf folgende Kernaspekte:

 

  • Effizienz und Beschleunigung: Maximales Abfedern der künftigen Entwicklung der Fallzahlen
  • Modernität: Transparente, mehrkanalfähige Prozesse für alle Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen
  • Neue Arbeitsformen: Moderne Prozesse für moderne Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Die Optimierung der Kassenprozesse bei der Stadt Leipzig wird zentral durch das OK-Projektteam gesteuert.

 

Für die Erarbeitung von konzeptionellen Voraussetzungen und umsetzbaren Impulsen für die Optimierung der Kassenprozesse in der Stadtverwaltung Leipzig beabsichtigt das Projektteam die Einbeziehung eines externen Dienstleisters. Darüber hinaus soll durch diesen eine professionelle Beratung sowie Begleitung dieses Optimierungs- und Modernisierungsprozesses im Sinne eines Coachings erfolgen.

 

Im Ergebnis der Ausschreibung soll ein Dienstleister gebunden werden, der für das Projekt auf rahmenvertraglicher Basis Beratungsleistungen zu Einzelaufträgen zur Optimierung der Kassenprozesse bei der Stadtverwaltung Leipzig erbringt.

 

Der Auftrag erstreckt sich auf folgende fachlich-inhaltlichen Aufgaben:

 

  • Unterstützung bei der Entwicklung einer Soll-Konzeption für die Modernisierung des Bargeldhandlings und des Zahlungsverkehrs in der Stadtverwaltung mit dem Ziel der Bargeldvermeidung
  • Unterstützung bei der Optimierung des Forderungsmanagements durch realisierbare Optimierungsmaßnahmen und Soll-Konzepte
  • Unterstützung bei der methodischen Vorgehensweise zur Umstellung auf neue bzw. alternative Zahlmethoden/Unterstützung bei der Umsetzung der entwickelten Soll-Konzepte

Im Rahmen einer Vergabe ohne förmliches Verfahren wurden sieben geeignete Beratungsunternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert und einer Wertung unterzogen. Im Ergebnis ist für die aufgeführten Unterstützungsleistungen beabsichtigt, die Bonpago GmbH zu beauftragen.

 

2.2 Strategische Ziele

Mit dem Erreichen der projektspezifischen Ziele (siehe 2.1) wird aktiv das strategische Ziel einer modernen, gesamtstädtisch denkenden Verwaltung im Sinne einer flexiblen, lernen Organisation, die ihr Handeln an strategischen Zielen, aktuellen Handlungserfordernissen und den künftigen finanziellen Ressourcen ausrichtet, unterstützt. Dabei sollen vor allem intelligente und zukunftsweisende Konzepte zum Nutzen der Bürgerinnen und Bürger aber auch der Verwaltung der Stadt Leipzig gefunden und umgesetzt werden.

 

2.3 Operative Umsetzung

Das Projekt „Optimierung Kassenprozesse“ nimmt sich den im Abschnitt 2.1 erläuterten Herausforderungen mit Bezug auf die Leistungsprozesse der Stadtkasse – Zahlungsverkehr, Buchhaltung, Forderungsmanagement – an und leistet dadurch einen aktiven Beitrag zum Erreichen der strategischen Ziele der Stadt Leipzig.

 

2.4 Realisierungs-/Zeithorizont

Die erforderlichen Leistungen werden einzelauftragsbezogen vom Auftragsgeber, Stadt Leipzig, abgerufen. Die Laufzeit der Rahmenvereinbarung soll 24 Monate ab Datum der Auftragserteilung betragen.

 

3. Finanzielle Auswirkungen

Aufwendungen

Deckung

Sobald einzelne Leistungen durch den externen Dienstleister abschließend erbracht wurden, ist eine Rechnungsstellung möglich. Mit dem vorhandenen Budget von 49.500 € sind bei gegebenem Tagessatz der Bonpago GmbH insgesamt maximal 35 Personentage an Beratungsleistungen möglich.

1.100.11.1.3.02.09 (Projekt Optimierung Kassenprozesse), Sachkonto 44311400 (Rechts- und Beratungskosten):

 

 

 

49.500 €

 

4. Auswirkungen auf den Stellenplan

Keine Auswirkungen.

 

5. Bürgerbeteiligung

Eine Bürgerbeteiligung ist nicht erforderlich.

 

6. Besonderheiten der Vorlage

Die Vorlage weist keine Besonderheiten auf.

 

7. Folgen bei Nichtbeschluss

Bei Nichtbeschluss kann die Bonpago GmbH nicht als Dienstleister für externe Beratungsleistungen beauftragt werden. Die Projektarbeit wird ohne externe Beratungsleistungen fortgeführt. Dies hat unter Umständen Auswirkungen auf die zeitliche Planung des Projektes sowie auf die Qualität der Projektergebnisse.