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Vorlage - VI-DS-07812  

 
 
Betreff: Abschluss eines Mietvertrages für das Objekt Thomasiusstraße 1 sowie Bestätigung einer überplanmäßigen Aufwendung nach § 78 in Anlehnung an § 79 (1) SächsGemO
Status:öffentlich (Vorlage entschieden)Vorlage-Art:Beschlussvorlage
Einreicher:Dezernat Stadtentwicklung und Bau
Beratungsfolge:
Dienstberatung des Oberbürgermeisters
DB OBM - Vorabstimmung
FA Finanzen Vorberatung
03.06.2019    Sondersitzung FA Finanzen      
17.06.2019    FA Finanzen      
FA Allgemeine Verwaltung Vorberatung
11.06.2019    FA Allgemeine Verwaltung      
25.06.2019    FA Allgemeine Verwaltung, Stadtarchiv, Blaues Kabinett, Alte Messe, Halle 12      
FA Jugend, Soziales, Gesundheit und Schule Vorberatung
13.06.2019    FA Jugend, Soziales, Gesundheit und Schule      
Grundstücksverkehrsausschuss Vorberatung
17.06.2019 
Grundstücksverkehrsausschuss      
Ratsversammlung Beschlussfassung
26.06.2019 
Ratsversammlung vertagt     
27.06.2019 
Ratsversammlung (Fortsetzung vom 26.06.2019) geändert beschlossen   

Beschlussvorschlag
Finanzielle Auswirkungen
Sachverhalt
Anlagen:
Anlage_1_Folgekosten
Anlage_2_Erdgeschoss Thomasiusstraße 1
Anlage_3_ 1. Obergeschoss Thomasiusstraße 1
Anlage_4_2. OG Thomasiusstraße 1
Anlage_7_Flächenzusammenhänge_Beispiel Standard VwU - nur elektronisch im Allris einsehbar
Anlage_8_Flächenzusammenhänge_Beispiel Thomasiusstraße - nur elektronisch im Allris einsehbar

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Beschlussvorschlag:

 

1. Der Oberbürgermeister wird beauftragt, mit dem Vermieter für die Anmietung von Räumlichkeiten im Objekt Thomasiusstraße 1 in 04109 Leipzig zu den in der Vorlage genannten Rahmenbedingungen einen Mietvertrag abzuschließen.

 

2. Die Kosten der Anmietung i.H.v. 152.666,88 € für das HH 2019 und 305.333,76 € für das HH 2020 werden bestätigt. Die mit Anmietung des Objektes zusätzlichen Kosten i. H. v. 264.380,00 € für 2019 und 117.630,00 € für 2020 werden bestätigt.

 

3. Die Deckung der Anmietung erfolgt aus dem Mietbudget MP_65 i.H.v. 298.700,00 € in 2019 sowie i. H. v. 330.950,00 € in 2020. Die Kosten der Hausmeisterstelle gem. lfd. Nr. 1 der Folgekostentabelle i. H. v. 25.500,00 € in 2019 und 43.330,00 € ab 2020 ff. sind aus dem PSP-Element 110011.1.3.04.04 zu decken. Die ungedeckten Mehrbedarfe werden durch die beteiligten Fachämter gedeckt.

 

4. Die zusätzliche Anmietung des Dachgeschosses i. H. v. 24.318,25 € für das Jahr 2019 sowie 97.273,01 € für 2020 wird optional bestätigt. Die ungedeckten Mehrbedarfe werden durch die beteiligten Fachämter gedeckt.

 

 

Zusammenfassung:

 

Anlass der Vorlage:

 

Rechtliche Vorschriften   Stadtratsbeschluss   Verwaltungshandeln

Sonstiges:

 

 

  1. Ziel der Vorlage

Mit der Vorlage soll ein neues Verwaltungsobjekt in fußläufiger Nähe zum Verwaltungsstandort Neues Rathaus / Stadthaus angemietet werden.

Vorrangig sollen auf Grund fehlender Raumkapazitäten im Zusammenhang mit der Unterbringung von zusätzlichen Stellenmehrbedarfen bisherige Struktureinheiten u.a. aus dem Stadthaus in das neue Verwaltungsobjekt untergebracht werden.

Die zentrale Lage des neuen Verwaltungsstandortes erfüllt bereits das Kriterium des noch in der Erstellung befindlichen Verwaltungsunterbringungskonzeptes, die Mitarbeiter der Stadtverwaltung konzentriert in Zentrumsnähe unterzubringen.

 

 

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Finanzielle Auswirkungen

 

 

nein

x

wenn ja,

Kostengünstigere Alternativen geprüft

x

nein

 

ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung

Folgen bei Ablehnung

 

nein

x

ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)?

x

nein

 

ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

 

 

Im Haushalt wirksam

von

bis

Höhe in EUR

wo veranschlagt

Ergebnishaushalt

Erträge

 

 

 

 

 

Aufwendungen

siehe

Anl. 1

Folgekosten

 

Finanzhaushalt

Einzahlungen

 

 

 

 

 

Auszahlungen

 

 

 

 

Entstehen Folgekosten oder Einsparungen?

 

nein

 

wenn ja,

 

Folgekosten Einsparungen wirksam

von

bis

Höhe in EUR (jährlich)

wo veranschlagt

Zu Lasten anderer OE

Ergeb. HH Erträge

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand

 

 

 

 

Nach Durchführung der Maßnahme zu erwarten

Ergeb. HH Erträge

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand (ohne Abschreibungen)

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand aus jährl. Abschreibungen

 

 

 

 

 

Auswirkungen auf den Stellenplan

x

nein

 

wenn ja,

Beantragte Stellenerweiterung:

Vorgesehener Stellenabbau:

Beteiligung Personalrat

 

nein

 

ja,

 

 

Beschreibung des Abwägungsprozesses:

 

n.n.

 

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Verwaltungsunterbringung, hier: Abschluss eines Mietvertrages für das Objekt Thomasiusstraße 1

Inhaltsverzeichnis

1. Nichtöffentlichkeits-  und Eilbedürftigkeitsbegründung...............................4

2. Sachverhalt................................................................4

2.1. Anlass.................................................................4

2.2. Strategisches Ziel.......................................................5

2.3. Operative Umsetzung....................................................5

2.4 Verwaltungsinterne Beteiligte..............................................7

2.5 Realisierungs-/Zeithorizont................................................7

3. Finanzielle Auswirkungen.....................................................8

4. Auswirkungen auf den Stellenplan..............................................9

5. Bürgerbeteiligung...........................................................9

6. Besonderheiten der Vorlage...................................................9

7. Folgen bei Nichtabschluss....................................................9

1.   Nichtöffentlichkeits-  und Eilbedürftigkeitsbegründung

Die Eilbedürftigkeit dieser Vorlage ist geboten, da der Mietvertrag für das Anmietobjekt Thomasiusstraße 1 zeitnah unterzeichnet werden muss. Der letztmögliche Termin für diesen Beschluss ist die Ratsversammlung am 26.06.2019. Sofern dieser Termin nicht eingehalten werden kann, wäre die nächste Ratsversammlung am 28.08.2019 zu spät. Auf Grund der zeitlichen Verzögerung steht ggf. zu befürchten, dass der Vermieter von dem bisher ausgehandelten Mietvertrag Abstand nimmt.

 

2.   Sachverhalt

2.1.         Anlass

Die derzeit im Bestand stehenden Büroflächen in den Eigentums- sowie angemieteten Objekten decken weder den tatsächlichen noch den zukünftig steigenden Personalbedarf der Stadtverwaltung, welcher aus dem stetigen Bevölkerungswachstum und der damit einhergehenden erhöhten Nachfrage nach Verwaltungsleistungen resultiert.

 

In allen Verwaltungsobjekten ist derzeit kein disponibler Leerstand für eine Büronutzung vorhanden. Mittlerweile können Personalzuwächse auch nicht mehr im Bestand untergebracht werden.

 

Darüber hinaus müssen vorhandene Verwaltungsprozesse modernisiert und moderne Bürostrukturen geschaffen werden.

 

Dies führt im Ergebnis dazu, dass zusätzliche Büroräume benötigt werden.

2.2.         Strategisches Ziel

Die Anmietung erfolgt aus weitestgehend operativen Gesichtsgründen, da die disponiblen Büroraumkapazitäten in den Verwaltungsobjekten aktuell aufgebraucht sind und keine Personalzuwächse untergebracht werden können. Auf Grund der zentrumsnahen Lage sowie der Nähe zum bisherigen Standort Neues Rathaus / Stadthaus ist aber auch aus strategischen Gesichtspunkten eine langfristige Anmietung erstrebenswert. Das zur Zeit in Erarbeitung befindliche Konzept zur mittel- und langfristigen Verwaltungsunterbringung verfolgt die Unterbringung großer Verwaltungseinheiten vorrangig im bestehenden Eigentum. Kurzfristige Raumbedarfe können dabei weder aktuell noch zukünftig in einem solchen strategischen Papier berücksichtigt werden, vielmehr werden operative Reaktionen auf aktuelle Entwicklungen, bis zur Umsetzung der zentralisierten Verwaltungsstandorte ab 2030, notwendig sein. Mit der Thomasiusstraße 1 sollen die notwendigen Kapazitäten geschaffen werden, welche sich unter anderem auch aus der Stellenplanung 2019/2020 operativ ergeben haben.

 

Des Weiteren kann auf Grund des angespannten Gewerbeimmobilienmarktes davon ausgegangen werden, dass Objekte dieser Größe und in der Lage am freien Markt kurzfristig nicht mehr verfügbar sein werden. Gerade in Bezug auf die Lage des Mietobjektes steht die

Anmietung einer Gesamtstrategie nicht entgegen.

 

Hinsichtlich der zukünftigen strategischen Ausrichtung der Verwaltungsunterbringung und dem dazu vorzulegenden Konzept zur mittel- und langfristigen Verwaltungsunterbringung wird auf folgende nächste Meilensteine verwiesen, welche darauf abstellen Anfang 2020 eine grundlegende Entscheidung zu potentiellen Standorten der Verwaltungsunterbringung treffen zu können:

 

II. Quart. 2019: Vorgaben zu baulichen Standards für Objekte der Stadt Leipzig, Teil G: Verwaltungsgebäude – Informationsvorlage VI-Ifo-08003

ab IV. Quart. 2019: Infovorlage und Stadtratsbeteiligung

I. Quart. 2020:   Beschlussvorlage Standortvarianten zur Umsetzung zentralisierter
                              Verwaltungsunterbringung

ab II Quart. 2020:  Präzisierung der einzelnen Bausteinstandorte, Wirtschaftlichkeits-
             betrachtung und Nutzwertanalyse als Grundlage für Grundsatzentscheid

III. Quart. 2021:     Beschlussvorlage Grundsatzbeschluss Standort- und Strategie-
                              entscheidung (Bestätigung einer Kombination bestehender und neuer
                              Standorte zur Umsetzung des Konzepts)

I. Quart. 2023:      Objektkonkrete Planungsbeschlüsse etc.
 

2029:      Konzept zur Verwaltungsunterbringung umgesetzt (teilweise Umzüge, z. B. 
    TRH)

 

2.3.         Operative Umsetzung

Das Verwaltungsobjekt verfügt über insgesamt vier Vollgeschosse und ein Dachgeschoss. Eine Anmietung ist für die Etagen EG – 2. OG vorgesehen. Die Etagen sind optimal für eine Verwaltungsunterbringung geeignet, da die vorhandenen Räumlichkeiten überwiegend aus Einzel- bzw. Doppelbüros bestehen, deren Größe sich an den Flächenrichtwerten der Stadt Leipzig orientieren (siehe im Folgenden Punkt 2.4). Somit fallen bei einer Anmietung erheblich weniger Umbaukosten an, als in möglichen anderen Mietobjekten.

Die dritte Etage wird vom Vermieter selber genutzt und steht für eine Anmietung nicht zur Verfügung.

 

Ein Ankauf des Gesamtobjektes wurde angefragt, aber von Seiten des Eigentümers bereits im Vorfeld ausgeschlossen.

 

Im weiteren Verfahren soll geprüft werden, ob die Anmietung der Dachgeschossflächen (bspw. als Seminar- und Schulungsräume für das Personalamt) angemietet werden können. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit einer Unterbringung des Referates Digitale Stadt ab 2020. Weitere ungenutzte Flächen im Objekt könnten für die Familienberatungsstelle (derzeit untergebracht in der Rietschelstraße 2) bzw. dem ASD Mitte (derzeit untergebracht im Gohlis-Center) verwendet werden. Aufgrund bestehender Mietlaufzeiten können vorgenannte Ämter für eine kurzfristige Unterbringung derzeit noch nicht berücksichtigt werden.

 

 

Nutzung des Objektes

 

Wie unter Punkt 2.1 ausgeführt, gibt es aktuell einen erhöhten Raumbedarf für neue

zusätzliche Stellen verschiedenster Ämter der Verwaltung. Diese zusätzlichen Stellen sind

auch Ergebnis der demografischen Entwicklung der Stadt Leipzig und der daraus

resultierenden Stellenplanung 2019/2020. Eine Unterbringung ist u. a. in der Thomasiusstraße vorgesehen.

 

Im anzumietenden Objekt können ca. 75 APL bereit gestellt werden.

2.4      Flächenkennwerte

Aktuell wird die Vorlage zu den Standards für die Verwaltungsunterbringungen fertiggestellt bzw. endabgestimmt. Als Vorgabe für zukünftige konzeptionelle Verwaltungsunterbringung wird darin ein Wert von 25 m² Nutzungsfläche (NUF 1 - 7) je Mitarbeiter angesetzt. Dieser Wert stellt eine wirtschaftliche Größe dar, nach der zukünftig Büroflächen geplant werden sollen, welcher gleichzeitig aber auch die Anforderungen an moderne Arbeitsplätze berücksichtigt.

Die Nutzungsfläche beinhaltet dabei die Netto-Raumfläche des Gebäudes (inkl. Sanitär, Teeküchen, Kommunikationszonen und Besprechungsräume etc.) abzüglich Verkehrsflächen und Technikflächen für Haustechnik (siehe dazu Anlage 7).

 

Im Objekt Thomasiusstraße können in den Ebenen EG – 2. OG ca. 75 Mitarbeiter untergebracht werden (in Abhängigkeit von Raumbedarf für Beratungsräume etc.). Daraus ergibt sich für diese Anmietung eine Flächeninanspruchnahme je Mitarbeiter von ca. 20 m² Nutzungsfläche je Mitarbeiter (siehe Anlage 8). Dieser wirtschaftlich positive Wert ergibt sich durch die Bauart und Aufteilung des Bestandsobjektes, welches klassische sowie minimale Raumzuschnitte (Zellenbüro) als auch sehr wenige Flächen für Gemeinschafts- und Kommunikationszonen, Abstellräume und Lager aufweist.

Zum Vergleich: im Technischen Rathaus liegt der Wert bei ca. 25,5 m² NUF je Mitarbeiter.

2.5      Verwaltungsinterne Beteiligte

In den Prozess der Vertragserarbeitung waren das Dezernat Allgemeine Verwaltung, Rechtsamt, das Dezernat Jugend, Soziales, Gesundheit und Schule, Amt für Jugend, Familie und Bildung, und das Dezernat Stadtentwicklung und Bau, Amt für Gebäudemanagement, einbezogen.

 

2.6     Realisierungs-/Zeithorizont

Der Mietvertrag soll im Juni 2019 abgeschlossen werden,  eine Umsetzung der Struktureinheiten wird im III. Quartal 2019 avisiert.


 

3.   Finanzielle Auswirkungen

Für die Aufwendungen des Mietvertrages wurde bereits in der Haushaltsplanung 2019/2020 entsprechende Mittel freigehalten. Der vollständige Mietvertrag ist als Anlage 6 zur Vorlage einsehbar. Nachfolgende Eckwerte können kurz benannt werden:

 

Eckpunkte Mietvertrag Thomasiusstraße 1

 

Mietgegenstand:

Die im EG, 1.OG und 2. OG gelegene Gesamtmietfläche inkl. Verkehrs- und Neben-nutzflächen beträgt 1.824,46 m².

 

Mietbeginn:

Der Vermieter wird mit den Ausbauarbeiten erst beginnen, wenn der Mietvertrag vom Mieter unterzeichnet ist. Ab Unterzeichnung braucht der Vermieter für die Durchführung der Ausbauarbeiten ca. 3 Monate. Der Übergabetermin hängt daher davon ab, wann der Mietvertag vom Mieter unterzeichnet wird:

 

Unter der Voraussetzung, dass der Mietvertrag Ende Juni/Anfang Juli 2019 abgeschlossen werden kann, erfolgt die Übergabe damit voraussichtlich im Oktober/November 2019.

 

Laufzeit: 10 Jahre fest + 2 x 5 Jahre Verlängerungsoption

 

Mietzins:

 

Mietfläche

 

 

 Miete/m²

Gesamt 

Büromiete

Lagermiete

1.824,46

     33,06

x

x

10,85  EUR/m²

   3,50 EUR/m²

19.795,39 EUR

      115,71 EUR

Betriebskostenvorauszahlung

1.824,46

x

   3,00 EUR/m²

   5.473,38 EUR

Stellplatzmiete[1]

  1 Stück

x

60,00 EUR/Stck

        60,00 EUR

Monatliche Miete

(inkl. gesetzliche Umsatzsteuer)

 

 

 

25.444,48 EUR

 

Darüber hinaus ist optional beabsichtigt das Dachgeschoss mit einer Fläche von ca. 610 m² für die Stadt Leipzig anzumieten. Ein Mietvertragsangebot ist in Anlage 5 der Vorlage beigefügt. Die Kosten belaufen sich demnach für 2019 auf 24.318,25 € (KM+BKVZ) sowie 97.273,01 € (KM+BKVZ) für das Jahr 2020. Bei Erfordernis können sechs weitere Stellplätze zu o. g. Konditionen angemietet werden.

 

Neben dem Mietzins sind in der Anlage 1 – Folgekosten weitere Aufwendungen dargestellt, zu denen im Einzelnen wie folgt Stellung genommen werden soll:

 

Die aufgeführte Hausmeisterstelle ist in der Haushaltsplanung im Zusammenhang mit der Anmietung Thomasiusstraße 1 beantragt und bestätigt worden.

 

Die laufenden Nummern 2.4 – 2.6 beziehen sich auf Lecos-Leistungen. Die passive Datenverkabelung wird durch den Eigentümer im Objekt sichergestellt. Die aktive Datentechnik wie Gerätebereitstellung, WLAN-Einrichtung, Anbindung an das Stadtnetz sind kostenseitig durch die Stadt Leipzig bereitzustellen. Hierzu wurden Angebote/Kostenschätzungen eingeholt.

 

Unter dem laufenden Punkt 3 sind die Mietkosten kumuliert dargestellt. Nachfolgend sind unter den laufenden Nummern 4 – 6 die Bewirtschaftungskosten aufgeführt

 

In der laufenden Nummer 10 sind die Kosten für den Umzug und der Entsorgung aufgeführt.

 

Die Kosten der Büroausstattung sind in den Budgets der jeweiligen Ämter bereitzustellen.

4.   Auswirkungen auf den Stellenplan

Es gibt keine Auswirkung auf den Stellenplan.

5.   Bürgerbeteiligung

Eine Bürgerbeteiligung ist nicht erforderlich.

 

6.   Besonderheiten der Vorlage

keine

7.   Folgen bei Nichtabschluss

Bei Ablehnung können den bereits bestätigten Stellenmehrbedarfen kein Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt werden. Darüber hinaus sind keine weiteren Objekte zur Anmietung in Rathausnähe mehr vorhanden.

 

 


[1] Der Stellplatz wird zur Nutzung durch das AGM u. a. für Haushandwerker, Hausverwalter und das Reinigungspersonal angemietet.

Stammbaum:
VI-DS-07812   Abschluss eines Mietvertrages für das Objekt Thomasiusstraße 1 sowie Bestätigung einer überplanmäßigen Aufwendung nach § 78 in Anlehnung an § 79 (1) SächsGemO   65 Amt für Gebäudemanagement   Beschlussvorlage
VI-DS-07812-ÄA-01   Abschluss eines Mietvertrages für das Objekt Thomasiusstraße 1 sowie Bestätigung einer überplanmäßigen Aufwendung nach § 78 in Anlehnung an § 79 (1) SächsGemO   Geschäftsstelle der CDU-Fraktion   Änderungsantrag
VI-DS-07812-DS-02   Abschluss eines Mietvertrages für das Objekt Thomasiusstraße 1 sowie Bestätigung einer überplanmäßigen Aufwendung nach § 78 in Anlehnung an § 79 (1) SächsGemO hier: Belegung EG und 2. OG sowie Stand der Prüfung 1. OG   65 Amt für Gebäudemanagement   Beschlussvorlage