Vorlage - VI-Ifo-06887  

Die Ratsversammlung nimmt den Sachstand zum KIVAN zur Kenntnis.

Sachverhalt:

Die Kindertagesstättenverwaltungsanwendung - kurz KIVAN - dient seit 2009 der Kitaplatzvergabe in der Stadt Leipzig. Im Oktober 2017 wurde die komplett überarbeitete Version KIVAN.Next eingeführt. Die Migration aus dem Altverfahren wurde durch die Lecos konzipiert und ausgeführt. Die migrierten Daten wurden anschließend in Qualitätssicherungsterminen in den Kitas überprüft und ggf. korrigiert. Diese Termine wurden durch die Lecos vor Ort in den Einrichtungen in Zusammenarbeit mit den Leitungen durchgeführt.

Für die grundsätzliche Befähigung zur Arbeit im KIVAN wurden Vertreterinnen und Vertreter der Träger wie der Kommune seit Mitte 2017 in bisher 33 Schulungsterminen mit insgesamt 385 Teilnehmerinnen und Teilnehmern der Freien Träger unterrichtet. Die Schulungen wurden dabei sowohl durch die Lecos als auch durch das Amt für Jugend, Familie und Bildung durchgeführt. Zusätzlich wurden 6 Schulungen für 61 TN der kommunalen Horte und 8 Schulungen für 90 TN der kommunalen Kitas durchgeführt. Die Kitafachabteilung wurde mit 12 TN in einem separaten Kurs geschult.

Der vollständige Nutzen des KIVAN als Instrument der Eltern hinsichtlich der Kitaplatzsuche und -vergabe sowie als Planungsinstrument für die Verwaltung in Bezug auf Bedarfsplanung und Statistik entfaltet sich nur, wenn alle freien Träger wie auch die Kommune die Betreuungsverträge zeitnah, vollständig und inhaltlich korrekt im Portal (ein-)pflegen. Geschieht dies nicht, entstehen Differenzen zwischen der realen Platzbelegung und der Darstellung im Kivan, d. h. es kommt zu einer verzerrten Darstellung verfügbarer bzw. belegter Platzkapazitäten. In der Folge erhöht sich der Steuerungsaufwand in den Einrichtungen, vorhandene Plätze können u. U. nicht optimal genutzt werden.

Der Grad der Beteiligung im KIVAN lässt sich näherungsweise aus dem Verhältnis von geschlossenen Verträgen zur jeweiligen Platzkapazität der Einrichtung (Vertragsquote) ableiten. Bei Umstellung vom alten zum neuen KIVAN betrug diese Quote über alle Einrichtungen und Träger hinweg ca. 85%. Um diesem Missstand zu begegnen, wurde neben den oben angeführten Schulungen unter anderem eine Support-Hotline bei der Lecos eingerichtet, an die sich die Einrichtungen bei Problemen in der Arbeit mit KIVAN wenden können. Eine fortlaufende Optimierung des KIVAN erfolgt ebenso durch regelmäßige Beratungen und sogenannte Co-Workings (Fachaustausch vor Ort) zwischen Lecos und AfJFB. Des Weiteren wurden die freien Träger durch das AfJFB in mehreren trägerkonkreten Schreiben angesprochen und zur umfassenden Nutzung des KIVAN motiviert.

All diese Maßnahmen und die tätige Mitwirkung der überwiegenden Zahl der Einrichtungen führten dazu, dass die Vertragsquote im Bereich Kita mit Stand 16.01.2019 auf rund 94% sowie im Bereich Tagespflege auf rund 85% gesteigert werden konnte.  Die Verwaltung wird die freien Träger auch weiterhin dabei unterstützen, alle bestehenden Verträge anforderungsgerecht im KIVAN zu pflegen.

Daneben ist die Suche nach Betreuungsplätzen über das Elternportal essentiell. Im Kivan ist dies in unterschiedlichen Ausprägungen möglich. So können Eltern zumindest über die Daten der Einrichtungsansicht Kontakt zu gewünschten Einrichtungen aufnehmen (Variante A). Variante B ermöglicht Eltern freie Plätze zu einem gewünschten Betreuungsbeginn zu recherchieren und platzkonkrete Betreuungswünsche in den Einrichtungen direkt über die Anwendung zu platzieren.

Dazu müssen Träger die im KIVAN angelegten Einrichtungen für die jeweilige Variante freischalten . Nach der Umstellung vom alten zum neuen KIVAN konnte die Zahl der freigeschalteten Einrichtungen in den jeweiligen Varianten durch gezielte Trägeransprache sukzessive gesteigert werden.

Zur verbesserten Transparenz über das Angebot und die Nutzung von KIVAN werden ab Frühjahr 2019 statistische Auswertungen auf der Website www.meinkitaplatz-leipzig.de dargestellt. Dies beinhaltet tagaktuelle grafische und nummerische Statistiken sowie einrichtungskonkrete Auflistungen zur Teilnahme im KIVAN als auch Darstellungen zur Nutzung des Elternportals und der insgesamt im KIVAN geführten Verträge. Beispielhaft kann dies in der Anlage 1 zur Infovorlage nachvollzogen werden.