Ratsinformationssystem

Vorlage - VI-Ifo-06887  

 
 
Betreff: Aktueller Sachstand KIVAN
Status:öffentlich (Vorlage freigegeben)Vorlage-Art:Informationsvorlage
Einreicher:Dezernat Jugend, Soziales, Gesundheit und Schule
Ziele:1. nicht relevant
 2. Schaffung von Rahmenbedingungen für eine ausgeglichenere Altersstruktur.
Beratungsfolge:
Dienstberatung des Oberbürgermeisters Information zur Kenntnis
DB OBM - Vorabstimmung
01.03.2019    DB OBM - Vorabstimmung      
FA Jugend, Soziales, Gesundheit und Schule Information zur Kenntnis
21.03.2019    FA Jugend, Soziales, Gesundheit und Schule      
Jugendhilfeausschuss Information zur Kenntnis
25.03.2019 
Jugendhilfeausschuss      
Ratsversammlung Information zur Kenntnis

Beschlussvorschlag
Sachverhalt
Finanzielle Auswirkungen
Anlage/n

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Die Ratsversammlung nimmt den Sachstand zum KIVAN zur Kenntnis.

 

Zusammenfassung:

 

Anlass der Vorlage:

 

Rechtliche Vorschriften   Stadtratsbeschluss   Verwaltungshandeln

Sonstiges:

 

Im Oktober 20107 wurde die überarbeitete Version der Kindertagesstättenverwaltungsanwendung (KIVAN) eingeführt, über dessen Sachstand berichtet werden soll. Um Probleme mit dem Umgang von KIVAN.next zu senken, wurden Schulungen durchgeführt und eine Support-Hotline eingerichtet. Durch trägerkonkrete Schreiben konnte die Beteiligung gesteigert werden, welche direkte Auswirkung auf die Nutzbarkeit des KIVAN für Eltern und als Planungsinstrument hat.

 

 

 

 

 

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Sachverhalt:


Die Kindertagesstättenverwaltungsanwendung - kurz KIVAN - dient seit 2009 der Kitaplatzvergabe in der Stadt Leipzig. Im Oktober 2017 wurde die komplett überarbeitete Version KIVAN.Next eingeführt. Die Migration aus dem Altverfahren wurde durch die Lecos konzipiert und ausgeführt. Die migrierten Daten wurden anschließend in Qualitätssicherungsterminen in den Kitas überprüft und ggf. korrigiert. Diese Termine wurden durch die Lecos vor Ort in den Einrichtungen in Zusammenarbeit mit den Leitungen durchgeführt.

 

Für die grundsätzliche Befähigung zur Arbeit im KIVAN wurden Vertreterinnen und Vertreter der Träger wie der Kommune seit Mitte 2017 in bisher 33 Schulungsterminen mit insgesamt 385 Teilnehmerinnen und Teilnehmern der Freien Träger unterrichtet. Die Schulungen wurden dabei sowohl durch die Lecos als auch durch das Amt für Jugend, Familie und Bildung durchgeführt. Zusätzlich wurden 6 Schulungen für 61 TN der kommunalen Horte und 8 Schulungen für 90 TN der kommunalen Kitas durchgeführt. Die Kitafachabteilung wurde mit 12 TN in einem separaten Kurs geschult.

 

Der vollständige Nutzen des KIVAN als Instrument der Eltern hinsichtlich der Kitaplatzsuche und -vergabe sowie als Planungsinstrument für die Verwaltung in Bezug auf Bedarfsplanung und Statistik entfaltet sich nur, wenn alle freien Träger wie auch die Kommune die Betreuungsverträge zeitnah, vollständig und inhaltlich korrekt im Portal (ein-)pflegen. Geschieht dies nicht, entstehen Differenzen zwischen der realen Platzbelegung und der Darstellung im Kivan, d. h. es kommt zu einer verzerrten Darstellung verfügbarer bzw. belegter Platzkapazitäten. In der Folge erhöht sich der Steuerungsaufwand in den Einrichtungen, vorhandene Plätze können u. U. nicht optimal genutzt werden.

 

Der Grad der Beteiligung im KIVAN lässt sich näherungsweise aus dem Verhältnis von geschlossenen Verträgen zur jeweiligen Platzkapazität der Einrichtung (Vertragsquote) ableiten. Bei Umstellung vom alten zum neuen KIVAN betrug diese Quote über alle Einrichtungen und Träger hinweg ca. 85%. Um diesem Missstand zu begegnen, wurde neben den oben angeführten Schulungen unter anderem eine Support-Hotline bei der Lecos eingerichtet, an die sich die Einrichtungen bei Problemen in der Arbeit mit KIVAN wenden können. Eine fortlaufende Optimierung des KIVAN erfolgt ebenso durch regelmäßige Beratungen und sogenannte Co-Workings (Fachaustausch vor Ort) zwischen Lecos und AfJFB. Des Weiteren wurden die freien Träger durch das AfJFB in mehreren trägerkonkreten Schreiben angesprochen und zur umfassenden Nutzung des KIVAN motiviert.

 

All diese Maßnahmen und die tätige Mitwirkung der überwiegenden Zahl der Einrichtungen führten dazu, dass die Vertragsquote im Bereich Kita mit Stand 16.01.2019 auf rund 94% sowie im Bereich Tagespflege auf rund 85% gesteigert werden konnte.  Die Verwaltung wird die freien Träger auch weiterhin dabei unterstützen, alle bestehenden Verträge anforderungsgerecht im KIVAN zu pflegen.

 


Statistik Vertragsquote (Anzahl Verträge/Kapazität)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Monat

Kita*

Hort

Tagespflege

Gesamt*

 

Kita AfJFB*

Stand 16.10.2018

Okt 18

89,46%

87,53%

81,11%

88,23%

 

92,90%

Feb 19

91,99%

85,40%

72,79%

88,30%

 

95,85%

Stand 19.11.2018

Nov 18

92,05%

87,38%

84,66%

89,79%

 

95,63%

Feb 19

93,34%

85,61%

78,61%

89,47%

 

96,66%

Stand 16.01.2019

Jan 19

94,04%

87,10%

85,17%

90,19%

 

97,74%

Feb 19

94,41%

86,37%

84,51%

90,07%

 

97,69%

 

 

 

 

 

 

 

*bereinigt um kommunale Kitas (inkl. SEB), welche noch nicht eröffnet sind

 

Daneben ist die Suche nach Betreuungsplätzen über das Elternportal essentiell. Im Kivan ist dies in unterschiedlichen Ausprägungen möglich. So können Eltern zumindest über die Daten der Einrichtungsansicht Kontakt zu gewünschten Einrichtungen aufnehmen (Variante A). Variante B ermöglicht Eltern freie Plätze zu einem gewünschten Betreuungsbeginn zu recherchieren und platzkonkrete Betreuungswünsche in den Einrichtungen direkt über die Anwendung zu platzieren.

 

Dazu müssen Träger die im KIVAN angelegten Einrichtungen für die jeweilige Variante freischalten . Nach der Umstellung vom alten zum neuen KIVAN konnte die Zahl der freigeschalteten Einrichtungen in den jeweiligen Varianten durch gezielte Trägeransprache sukzessive gesteigert werden.

 

 

Übersicht Elternportal (Variante A) enthält

 

Stand 08.05.2018

Stand 14.09.2018

Stand 15.10.2018

Stand

16.11.2018

Stand

16.01.2018

gesamt

537

725

741

762

791

davon Kita1

247

252

250

249

248

davon Horte

65

65

65

65

65

davon Tagespflegepersonen

225

408

426

447

478

 

 

 

 

 

 

 

 

platzkonkrete Suche (Variante B) möglich2

 

Stand 08.05.2018

Stand 14.09.2018

Stand 15.10.2018

Stand

16.11.2018

Stand

16.01.2018

gesamt

137

249

261

443

445

davon Kita1

122

211

214

216

216

davon Horte

-

-

-

-

-

davon Tagespflegepersonen

15

38

47

227

229

1 gemeint sind Krippe, Kindergarten und kombinierte Einrichtungen

 

 

2 Einrichtungen mit derzeit eingerichteter platzkonkreter Suche

 

 

 


Zur verbesserten Transparenz über das Angebot und die Nutzung von KIVAN werden ab Frühjahr 2019 statistische Auswertungen auf der Website www.meinkitaplatz-leipzig.de dargestellt. Dies beinhaltet tagaktuelle grafische und nummerische Statistiken sowie einrichtungskonkrete Auflistungen zur Teilnahme im KIVAN als auch Darstellungen zur Nutzung des Elternportals und der insgesamt im KIVAN geführten Verträge. Beispielhaft kann dies in der Anlage 1 zur Infovorlage nachvollzogen werden.

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

 

Finanzielle Auswirkungen

 

x

nein

 

wenn ja,

Kostengünstigere Alternativen geprüft

 

nein

 

ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung

Folgen bei Ablehnung

 

nein

 

ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)?

 

nein

 

ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

 

 

Im Haushalt wirksam

von

bis

Höhe in EUR

wo veranschlagt

Ergebnishaushalt

Erträge

 

 

 

 

 

Aufwendungen

 

 

 

 

Finanzhaushalt

Einzahlungen

 

 

 

 

 

Auszahlungen

 

 

 

 

Entstehen Folgekosten oder Einsparungen?

 

nein

 

wenn ja,

 

Folgekosten Einsparungen wirksam

von

bis

Höhe in EUR (jährlich)

wo veranschlagt

Zu Lasten anderer OE

Ergeb. HH Erträge

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand

 

 

 

 

Nach Durchführung der Maßnahme zu erwarten

Ergeb. HH Erträge

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand (ohne Abschreibungen)

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand aus jährl. Abschreibungen

 

 

 

 

 

Auswirkungen auf den Stellenplan

x

nein

 

wenn ja,

Beantragte Stellenerweiterung:

Vorgesehener Stellenabbau:

Beteiligung Personalrat

x

nein

 

ja,

 

 

 

Beschreibung des Abwägungsprozesses:

 

Nicht erforderlich.

 

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Anlage:

Statistische Angaben zur Darstellung auf www.meinkitaplatz-leipzig.de

 

Anlagen:  
  Nr. Name    
Anlage 1 1 Anlage Teilnahmestatistik (539 KB)