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Vorlage - VI-DS-06871  

 
 
Betreff: Abschluss eines neuen Betriebsleistungsvertrages mit der Lecos GmbH
Status:öffentlich (Vorlage freigegeben)Vorlage-Art:Beschlussvorlage
Einreicher:Dezernat Allgemeine Verwaltung
Beratungsfolge:
Dienstberatung des Oberbürgermeisters
15.04.2019    Dienstberatung des Oberbürgermeisters (09:00 bis 11.30 Uhr)      
DB OBM - Vorabstimmung
FA Finanzen 1. Lesung
29.04.2019    FA Finanzen      
FA Allgemeine Verwaltung 1. Lesung
30.04.2019    FA Allgemeine Verwaltung      
FA Finanzen 2. Lesung
FA Allgemeine Verwaltung 2. Lesung
Ratsversammlung Beschlussfassung

Beschlussvorschlag
Sachverhalt
Finanzielle Auswirkungen
Anlage/n

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Beschlussvorschlag:

  1. Die Ratsversammlung stimmt der Beendigung des bisherigen Betriebsleistungsvertrages mit der Lecos GmbH zum 31.12.2019 und dem Abschluss des neuen Betriebsleistungsvertrages mit der Lecos GmbH in der als Entwurf beigefügten Fassung (siehe Anlage 1) mit einer Laufzeit vom 1.1.2020 bis zum 31.12.2039 zu und beauftragt den Oberbürgermeister, diesen Vertrag abzuschließen.
  2. Der Oberbürgermeister wird ermächtigt, während der Vertragslaufzeit auftretende Änderungen im Betriebsleistungsvertrag mit der Lecos GmbH zu vereinbaren, es sei denn, es handelt sich um wesentliche Änderungen, für die weiterhin die Ratsversammlung zuständig bleibt.

 

 

Zusammenfassung:

 

Anlass der Vorlage:

 

Rechtliche Vorschriften   Stadtratsbeschluss   Verwaltungshandeln

Sonstiges:

 

Der bestehende Betriebsleistungsvertrag mit der Lecos GmbH läuft zum 31.12.2020 aus und bietet keine weiteren Verlängerungsoptionen. Mit Ablauf des Vertrages verliert die Stadt die vertragliche Grundlage für die IT-Unterstützung ihrer Verwaltungsprozesse. Die Lecos GmbH kann mit der aktuell bestehenden geringen Restlaufzeit des Vertrages keine wirtschaftlichen Finanzierungsmodelle für die Anmietung von IT-Infrastruktur anbieten. Ein neuer Betriebsleistungsvertrag soll deshalb noch in 2019 abgeschlossen werden.

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

 

1 Anlass

 

Die Lecos GmbH erbringt als städtische IT-Gesellschaft alle relevanten Leistungen für die IT-Unterstützung der Stadtverwaltung Leipzig.

 

Vertragliche Grundlage für die Erbringung der Dienstleistungen ist der Betriebsleistungsvertrag. Dieser Vertrag wurde erstmalig zum 01.01.2001 abgeschlossen und ist gegenwärtig in der Fassung vom November 2010 durch Wahrnehmung einer Verlängerungsoption bis zum 31.12.2020 gültig (vgl. DS-00667/14).

Nunmehr soll ein neuer Betriebsleistungsvertrag mit der Lecos GmbH abgeschlossen werden.

 

2  Beschreibung der Maßnahme

Der neue Betriebsleistungsvertrag basiert auf dem Vertragstext des bestehenden Betriebsleistungsvertrages. Neben redaktionellen Anpassungen des Vertragstextes wurden die zum laufenden Betriebsleistungsvertrag vorgenommenen Änderungsvereinbarungen und folgende wesentliche Neuerungen in den Vertrag übernommen:

  1. Die Laufzeit wurde auf 20 Jahre erweitert. Der Betriebsleistungsvertrag gilt damit vom 01.01.2020 bis zum 31.12.2039.
  2. Die Vereinbarungen zur Service Level Kontrolle wurden verändert.
  3. Die Vorschriften aus der Datenschutzgrundverordnung der Europäischen Union (DSGVO) wurden eingearbeitet.
  4. Eine regelmäßige Preisprüfung wurde etabliert.

Beschreibung der wesentlichen Vertragsanpassungen

 

Zu Nr. 1: Anpassung der Laufzeit:


Die Lecos GmbH ist als IT-Volldienstleister für die Stadt Leipzig aufgestellt. Die Rahmenbedingungen des IT-Einsatzes haben sich in den letzten Jahren massiv verändert und werden sich weiter verändern. Mit einem leistungsstarken und flexibel handlungsfähigen IT Dienstleister kann auf die bevorstehenden Herausforderungen, u. a. Digitalisierung der Verwaltung, reagiert werden. Über die bisherige Laufzeit ist festzustellen, dass sich das gesellschaftsrechtliche Konstrukt der Lecos GmbH für die Stadt Leipzig als Gesellschafter als auch als Kunde bewährt hat.

 

Zu dem Geschäftsmodell der Lecos GmbH gehört wesentlich die Finanzierung der Leistungen der Lecos GmbH über ein Mietmodell. Dies hat für die Stadt den Vorteil, dass

  • ein Investitionsstau vermieden wird,
  • technologische Weiterentwicklungen berücksichtigt werden und
  • ein hoher Grad an Standardisierung sichergestellt wird.

Die technologischen Anforderungen entsprechen in diesem Umfang allerdings keiner Vertragslaufzeit von 5 Jahren. Maßgebliche Faktoren dafür sind:

  • eine relativ kurze Laufzeit für IT Investitionen,
  • der Rollout Zyklus von 5 Jahren, d. h. die Betreuung und Garantie laufen über die Vertragslaufzeit von 5 Jahren hinaus
  • der Zyklus für Erneuung von zentraler (Sicherheits)Infrastruktur erfolgt ebenfalls rollierend über 5 Jahre

Neben der fachlichen Problematik der Laufzeit der Betriebsleistungen, steht die Lecos GmbH vor der Herausforderung der Finanzierung der Investitionen am Kapitalmarkt. Hier bestehen in den letzten Jahren regelmäßig Probleme bei Kreditanträgen, insbesondere kurz vor Ablauf der Vertragslaufzeit. Begründet ist dies damit, dass die Refinanzierung über die Vertragslaufzeit hinausgeht und somit die Frage von Sicherheiten aus formaler Prüfung der Kreditinstitute auftreten. Die Erfahrungen der Lecos GmbH zeigen, dass bei zu geringer Restlaufzeit Kreditangebote ausbleiben bzw. eine Verschlechterung der Konditionen erfolgt.

 

Da der Betriebsleistungsvertrag mit der Stadt Leipzig aktuell am 31.12.2020 ausläuft, soll ein neuer Betriebsleistungsvertrag mit einer Laufzeit von 20 Jahren vereinbart werden. Mit der Laufzeit von 20 Jahren wird auch sichergestellt, dass die Vertragslaufzeit länger als die vereinbarten Erneuerungszyklen ist und für die Lecos GmbH eine ausreichende Investitionssicherheit besteht. Mit Inkraftsetzung des neuen Vertrages erlischt der alte Vertrag. Aufgrund der langen Laufzeit ist eine automatische Verlängerungsoption für die Stadt Leipzig nicht mehr erforderlich.

 

Bezüglich der vergaberechtlichen Prüfung liegt ein Gutachten der Kanzlei Redeker Sellner Dahs vor, welches der Vorlage als Anlage beigefügt ist. Im Ergebnis ist eine Vertragslaufzeit von 20 Jahren bzw. bis zu 30 Jahren möglich. Vor diesem Hintergrund soll der Betriebsleistungsvertrag mit der Lecos GmbH auf 20 Jahre vereinbart werden.

Das über die bisherige Laufzeit bewährte Grundkonstrukt des Betriebsleistungsvertrages,
d. h. Grundvertrag und Detailregelungen in den Anlagen mit Anhängen, bleibt bestehen. Dies ermöglicht die Anpassung von Detailregelungen an aktuelle Entwicklungen über Änderungsvereinbarungen. Die Verwaltung wird deshalb ermächtigt Anpassungen am Betriebsleistungsvertrages innerhalb der Laufzeit des Vertrages durchzuführen.

 

Für die Stadt Leipzig als Mehrheitsgesellschafter bedeutet die Änderung der Vertragslaufzeit keine Verringerung oder Einschränkung der Rechte bzw. Einflussmöglichkeiten.

 

Die inhouse-Fähigkeit gegenüber den Gesellschaftern ist die wesentliche Rahmenbedingung, die auch bei der langfristigen Stabilität der Lecos GmbH zwingend gewährleistet werden muss. Die Lecos GmbH wurde gegründet, um den Gesellschafter direkt mit IT-Dienstleistungen unterstützen zu können. Handlungsbedarf besteht aktuell hinsichtlich des Ziels inhouse-Fähigkeit nicht. Nach § 108 Abs. 1 GWB kann ein öffentlicher Auftraggeber einen Dritten inhouse, d.h. ohne öffentliche Ausschreibung beauftragen, wenn

  1. der öffentliche Auftraggeber über den Auftragnehmer eine ähnliche Kontrolle wie über seine eigenen Dienststellen ausübt (Kontrollkriterium) – die Stadt Leipzig und KISA kontrollieren Lecos GmbH über Aufsichtsrat und Gesellschafterversammlung,
  2. mehr als 80 % der Tätigkeit des Auftragnehmers der Ausführung von Aufgaben dienen, mit denen er von dem öffentlichen Auftraggeber oder von einer anderen juristischen Person, die von diesem kontrolliert wird, betraut wurde (Tätigkeitskriterium) - der Umsatz der Lecos GmbH mit Leipzig und KISA lag 2017 bei 94% des Gesamtumsatzes und
  3. an dem Auftragnehmer keine direkte private Kapitalbeteiligung besteht - Lecos GmbH hat zwei öffentlich-rechtliche Gesellschafter.

Die Lecos GmbH wird mit der Änderung des Betriebsleistungsvertrages verpflichtet, jährlich die Inhouse-Fähigkeit nachzuweisen. Dies kann z. B. im Rahmen der Prüfung des Jahresabschlusses erfolgen.

 

Zu Nr. 2: Fortschreibung der Vereinbarungen Service Level Kontrolle


Bereits im aktuell gültigen Betriebsleistungsvertrag wurden Vertragsstrafen vereinbart, wenn die Lecos GmbH aus von ihr vertretbaren Gründen nicht in der Lage ist, vereinbarte Service Level zu erreichen. Da sich die bestehenden Regelungen bewährt und einen wesentlichen Beitrag zur Erhöhung der Service Qualität geleistet haben, wird ihre Anwendung hinsichtlich der verschiedenen Leistungsarten konkretisiert. Darüber hinaus werden die Abrechnungsmodalitäten und damit die Anwendbarkeit für die Stadt vereinfacht. Mit Abschluss des Vertrages sind Vertragsstrafen für folgende Bereiche anwendbar:

  1. Nicht-Verfügbarkeit von IT-Diensten und des User Help Desk
  2. Verspäteter Eingang von beauftragten Angeboten
  3. Nicht-Einhaltung von Realisierungsfristen von Angeboten
  4. Nicht-Einhaltung von Leistungspflichten bei Projekten

Zu Nr. 3: Einarbeitung der Vorschriften aus der DSGVO

Die bestehenden vertraglichen Regelungen müssen vor dem Hintergrund der DSGVO angepasst werden. Die Lecos GmbH erbringt Auftragsdatenverarbeitung für die Stadt Leipzig. Durch den Datenschutzbeauftragten und den Informationssicherheitsbeauftragten der Stadt Leipzig wurden die Regelungen der bisherigen Ziffer 17 des Betriebsleistungsvertrages, die Anlage D Datenschutz und die Anlage A9 Sicherheit geprüft. Im Ergebnis wird eine neue Anlage D – „Datenschutz“ als Anlage zum Betriebsleistungsvertrag vereinbart. Es erfolgt dabei eine vollständige Erneuerung unter Berücksichtigung der Anforderungen aus der DSGVO. Die Anlage A9 – Sicherheit wurde in ihrer bestehenden Form beibehalten.

Zu Nr. 4: Preisanpassung und regelmäßige Preisprüfung

Die Preise bzw. Jahresbetriebsentgelte können im bestehenden Betriebsleistungsvertrag einmal jährlich neu verhandelt werden. Dieses Modell wird auch im neuen Betriebsleistungsvertrag erhalten bleiben. Eine Auswertung der jährlichen Preisanpassungen seit Vertragsbeginn des aktuellen Vertrages in 2010 hat ergeben, dass von insgesamt 184 Anpassungen an Einzelpreisen

  • 79 Preise konstant geblieben sind oder sich sogar reduziert haben,
  • 74 Preise mit bis zu 3 Prozent erhöht wurden,
  • 14 Preise zwischen 3 und 5 Prozent erhöht wurden,
  • 17 Preise über 5 Prozent erhöht wurden.

Die Preisanpassungen der Lecos GmbH bewegen sich damit überwiegend im Rahmen der Inflation bzw. der Anpassungen vergleichbarer Personalkostensätze.

Aufgrund der langen Vertragslaufzeit von 20 Jahren wird im neuen Vertrag ein regelmäßiger Marktvergleich der Preise vorgesehen, der alle zwei Jahre zu erfolgen hat.

3  Realisierungs-/Zeithorizont

Der Betriebsleistungsvertrag gilt vom 01.01.2020 bis zum 31.12.2039.

 

Der Geschäftsführer der Lecos GmbH informierte am 24.01.2019 in der 70. Sitzung den Aufsichtsrat der Lecos GmbH über den beabsichtigten Vertragsabschluss. Der Aufsichtsrat hat der Verlängerung des Betriebsleistungsvertrages bis 31. Dezember 2039 mit der Stadt Leipzig zugestimmt.

 

 

4  Finanzielle Auswirkungen

Im Haushaltsplanentwurf für den Doppelhaushalt 2019/2020 sind für das Jahr 2020 für die Leistungen aus dem Betriebsleistungsvertrag in den Budgets 10_DV und 10_111_ZW folgende Mittel eingestellt:

 

Ansatz 2020

Bereitstellung und Betrieb von IT-Technik auf Basis des Mengengerüstes

(5.300 Arbeitsplätze für das Jahr 2020 geplant)

12.575.700 EUR

 

 

Betreuungs-, Entwicklungs- und Beratungsleistungen im Rahmen des Stundenkontingentes

2.938.000 EUR

Kuvertier- und Scanleistungen
(Technik und Personal)

754.600 EUR

Gesamt:

16.268.300 EUR

 

 

Aus dem neuen Vertrag ergeben sich keine finanziellen Auswirkungen für den Planansatz 2020.

Die Finanzierung der Leistungen aus Anlage G (IT-Ausstattung kommunaler Schulen, Schulbibliotheken, Horte und Kitas in Trägerschaft der Stadt Leipzig) erfolgt aus Mitteln des Dezernates Jugend, Soziales, Gesundheit und Schule (vgl. Ausführungsbeschluss VI-DS-03002)

Die zukünftige Entwicklung der Gesamtkosten aus diesem Vertrag wird abhängen von:

  1. der Entwicklung der Einzelpreise der Lecos GmbH,
  2. der Entwicklung des Mengengerüstes – hier insbesondere Anzahl der Arbeitsplätze der Stadtverwaltung,
  3. der Änderung von wesentlichen Leistungsbestandteilen, z. B. der vorzeitigen Kündigung von Einzelleistungen oder der Aufnahme neuer Leistungen.

Die folgende Tabelle stellt als Rückblick für die Laufzeit der aktuellen Vertragsverlängerung seit 2015 die Entwicklung der Anzahl der Arbeitsplätze und die Entwicklung der Gesamtkosten gegenüber:

 

Jahr

Anzahl der Arbeitsplätze

Gesamtkosten BLV
 

 

Anzahl

Änderung ggü. Vorjahr

in den Budgets 10_DV und 10_111_ZW
(ohne Zusatzangebote)

Änderung
ggü. Vorjahr

2015

4.418

 

12.280.336 €

 

2016

4.554

3%

12.942.539 €

5%

2017

4.700

3%

12.847.508 €

-1%

2018

4.937

5%

13.471.313 €

5%

2019

5.200

5%

15.588.750 €

16%

2020

5.300

2%

16.268.300 €

4%

 

Die Steigerung der Gesamtkosten von 16% in 2019 ergibt sich aufgrund der Aufnahme der neuen Leistungsart „Digitale Werkstatt“. In den anderen Jahren gehen zusätzliche Kosten zum großen Teil auf Veränderungen in der Anzahl der Arbeitsplätze zurück.

 

Für die Prognose der Preisentwicklung bis 2039 wird angenommen, dass die Anzahl der Arbeitsplätze bis 2023 kontinuierlich um 2 bis 3 Prozent pro Jahr ansteigt. Dies beinhaltet im Wesentlichen die Aufstellung weiterer Arbeitsplätze für Beschäftigte ohne Stadtnetzzugang und den Wachstumsfaktor von 1 Prozent für die Stellen der engeren Verwaltung gemäß Stellenprognose (VI-DS-06001). Damit einher gehen geschätzte Mehrkosten von 4 bis 5 Prozent pro Jahr. Ab 2023 wird nur noch eine Steigerung der Arbeitsplätze um 1 Prozent und eine durchschnittliche jährliche Preissteigerung von 2 Prozent für die verschiedenen Leistungsarten prognostiziert.

 

 

Jahr

Arbeitsplätze

Gesamtkosten BLV
 

 

Anzahl

Änderung ggü. Vorjahr

in den Budgets 10_DV und 10_111_ZW (ohne Zusatzangebote)

Änderung
ggü. Vorjahr

2020

5.300

2%

16.268.300 €

4%

2021

5.450

3%

17.000.000 €

5%

2022

5.600

3%

17.850.000 €

5%

2023

5.700

2%

18.500.000 €

4%

2024

5.757

1%

19.055.000 €

2%

2025

5.815

1%

19.250.000 €

2%

2026

5.873

1%

19.630.000 €

2%

2027

5.931

1%

20.000.000 €

2%

2028

5.991

1%

20.600.000 €

2%

2029

6.051

1%

20.800.000 €

2%

2030

6.111

1%

21.200.000 €

2%

2031

6.172

1%

21.600.000 €

2%

2032

6.234

1%

22.030.000 €

2%

2033

6.296

1%

22.470.000 €

2%

2034

6.359

1%

22.900.000 €

2%

2035

6.423

1%

23.350.000 €

2%

2036

6.487

1%

23.800.000 €

2%

2037

6.552

1%

24.270.000 €

2%

2038

6.618

1%

24.750.000 €

2%

2039

6.684

1%

25.200.000 €

2%

 

Zur Kompensation der über die Jahre zu erwartenden Kostensteigerungen bietet der Vertrag die Möglichkeit neben der Reduktion des Mengengerüstes ausgewählte Einzelleistungen vorzeitig zu kündigen.

 

5  Auswirkungen auf den Stellenplan

 

Es ergeben sich keine Auswirkungen auf den Stellenplan

 

6  Bürgerbeteiligung

 

Eine Bürgerbeteiligung ist nicht erforderlich.

 

7 Besonderheiten

 

Es gibt keine relevanten Besonderheiten der Vorlage.

 

8  Folgen bei Nichtbeschluss

 

Die Lecos GmbH hat in den letzten 18 Jahren bewiesen, dass sie ein stabiler und zuverlässiger Partner für IT-Leistungen der Stadt Leipzig ist. Leistungsumfang und –inhalt wurden regelmäßig an die Anforderungen der Stadt angepasst. Bei Nichtbeschluss entstehen für die Lecos GmbH vor dem Hintergrund der geringen Restlaufzeit des Vertrages finanzielle Risiken die dazu führen können, dass erforderliche Investitionen aktuell nicht durchgeführt werden können. Die Stadt müsste in neue Vertragsverhandlungen treten um ab 01.01.2021 eine belastbare Grundlage für die IT-Unterstützung ihrer Verwaltungsprozesse zu erwirken.


 

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Finanzielle Auswirkungen

 

 

nein

x

wenn ja,

Kostengünstigere Alternativen geprüft

x

nein

 

ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung

Folgen bei Ablehnung

 

nein

x

ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)?

x

nein

 

ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

 

 

Im Haushalt wirksam

von

bis

Höhe in EUR

wo veranschlagt

Ergebnishaushalt

Erträge

 

 

 

 

 

Aufwendungen

2020

2021

2022

2023

2024

2025

2026

2027

2028

2029

2030

2031

2032

2033

2034

2035

2036

2037

2038

2039

 

16.268.300 €

17.000.000 €

17.850.000 €

18.500.000 €

19.055.000 €

19.250.000 €

19.630.000 €

20.000.000 €

20.600.000 €

20.800.000 €

21.200.000 €

21.600.000 €

22.030.000 €

22.470.000 €

22.900.000 €

23.350.000 €

23.800.000 €

24.270.000 €

24.750.000 €

25.200.000 €

10_DV

10_111_ZW

Finanzhaushalt

Einzahlungen

 

 

 

 

 

Auszahlungen

 

 

 

 

Entstehen Folgekosten oder Einsparungen?

x

nein

 

wenn ja,

 

Folgekosten Einsparungen wirksam

von

bis

Höhe in EUR (jährlich)

wo veranschlagt

Zu Lasten anderer OE

Ergeb. HH Erträge

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand

 

 

 

 

Nach Durchführung der Maßnahme zu erwarten

Ergeb. HH Erträge

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand (ohne Abschreibungen)

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand aus jährl. Abschreibungen

 

 

 

 

 

Auswirkungen auf den Stellenplan

x

nein

 

wenn ja,

Beantragte Stellenerweiterung:

Vorgesehener Stellenabbau:

Beteiligung Personalrat

x

nein

 

ja,

 

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

 

Anlagen:
1. Entwurfsfassung Betriebsleistungsvertrag inkl. aller Anlagen mit sichtbaren Änderungen gegenüber bestehendem Vertrag (nur elektronisch im ALLRIS)

2. Gutachten der Kanzlei Redeker Sellner Dahs (nur elektronisch im ALLRIS)