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Vorlage - VI-Ifo-06793  

 
 
Betreff: Internes Kontrollsystem (IKS) in der Stadtverwaltung Leipzig
Status:öffentlich (Vorlage freigegeben)Vorlage-Art:Informationsvorlage
Einreicher:Dezernat Allgemeine Verwaltung
Beratungsfolge:
Dienstberatung des Oberbürgermeisters Information zur Kenntnis
DB OBM - Vorabstimmung
14.06.2019    DB OBM - Vorabstimmung      
FA Allgemeine Verwaltung Information zur Kenntnis
FA Finanzen Information zur Kenntnis
23.09.2019    FA Finanzen      
Rechnungsprüfungsausschuss Information zur Kenntnis
Ratsversammlung Information zur Kenntnis

Beschlussvorschlag
Sachverhalt
Finanzielle Auswirkungen
Anlagen:
IKS-Konzept
IKS-Konzept_Anlage_1_vorhandene IKS-Maßnahmen
IKS-Konzept_Anlage_2_Checkliste

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Die Ratsversammlung nimmt das Konzept „Internes Kontrollsystem (IKS) in der Stadtverwaltung Leipzig“ zur Kenntnis.

 

Zusammenfassung:

 

Anlass der Vorlage:

 

Rechtliche Vorschriften   Stadtratsbeschluss   Verwaltungshandeln

Sonstiges:

 

Mit dieser Vorlage wird der Ratsbeschluss VI-A-03534 „Einführung eines Internen Kontrollsystems in der Stadtverwaltung Leipzig“ umgesetzt. Die Vorlage stellt die Bausteine des IKS, das Vorgehensmodell sowie die Umsetzung des IKS dar. Des Weiteren wird mit dieser Vorlage die Berichterstattung für die Führungsebenen der Verwaltung und den Stadtrat beschrieben.

 

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Sachverhalt:
 

1.       Anlass

Mit Beschluss der Ratsversammlung vom 12.04.2017 (VI-A-03534) wurde die Stadtverwaltung beauftragt, ein Internes Kontrollsystem (IKS) auf Basis heute schon vorhandener Teile und Bausteine einzelner Dezernate und Ämter zu entwickeln. Zur Umsetzung des Beschlusses wurde entsprechend den Festlegungen der DB OBM vom 20.03.2018 (I-Ifo-05080-DS-01) ein Projekt unter Federführung des Hauptamtes gebildet. Die dezernatsübergreifende Projektgruppe hat sich im Mai 2018 konstituiert. In der Projektgruppe wirken folgende Organisationseinheiten mit:

Abbildung 1Zusammensetzung der Projektgruppe IKS

Vom Geschäftsbereich II, Kommunalwirtschaft wurde kein Vertreter benannt.

2.       Strategische Ziele

Ein wirksames internes Kontrollsystem unterstützt die Erreichung der strategischen Ziele in allen Bereichen der Verwaltung.

3.       Vorgehensmodell zum Internen Kontrollsystem

Von der Projektgruppe IKS wurde gemeinsam mit der Hochschule Meißen ein Vorgehensmodell für die Systematisierung eines IKS entwickelt, welches in allen Organisationseinheiten zur Anwendung kommen soll. In 5 IKS-Schritten erfolgt die Umsetzung des IKS.

 

 

Das in der Anlage beigefügte Konzept „Internes Kontrollsystem (IKS) in der Stadtverwaltung Leipzig“ stellt das Vorgehensmodell, die Vorgehensweise zur Umsetzung sowie die Berichterstattung vor.

Das Vorgehensmodell wurde in sieben Bereichen der Verwaltung (dezernatsbezogen) anhand je eines Beispiels getestet. Die Erkenntnisse aus dieser Pilotierung sind in die Umsetzungskonzeption eingeflossen.

 

4.       Realisierungs-/Zeithorizont

Die Umsetzung erfolgt nach Beschlussfassung durch den OBM entsprechend der in Punkt 4.2 des Konzeptes beschriebenen Vorgehensweise.

Als nächste Schritte sind geplant:

 

-          Erstellung einer Feinprojektplanung (u.a. Zeitplanung) für die erste Umsetzungsstufe

-          Informationsveranstaltungen zum Thema IKS

-          Unterstützung der Führungskräfte bei der Bearbeitung der Checkliste

-          Bei Bedarf Vorstellung der IKS-Konzeption in den Dezernaten und Ämtern/Referaten (Vorschlag: Präsentation in den jeweiligen Dienstberatungen der Bürgermeister und Amts-/ Referatsleiter)


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Finanzielle Auswirkungen

 

x

nein

 

wenn ja,

Kostengünstigere Alternativen geprüft

 

nein

 

ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung

Folgen bei Ablehnung

 

nein

 

ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)?

 

nein

 

ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

 

 

Im Haushalt wirksam

von

bis

Höhe in EUR

wo veranschlagt

Ergebnishaushalt

Erträge

 

 

 

 

 

Aufwendungen

 

 

 

 

Finanzhaushalt

Einzahlungen

 

 

 

 

 

Auszahlungen

 

 

 

 

Entstehen Folgekosten oder Einsparungen?

x

nein

 

wenn ja,

 

Folgekosten Einsparungen wirksam

von

bis

Höhe in EUR (jährlich)

wo veranschlagt

Zu Lasten anderer OE

Ergeb. HH Erträge

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand

 

 

 

 

Nach Durchführung der Maßnahme zu erwarten

Ergeb. HH Erträge

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand (ohne Abschreibungen)

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand aus jährl. Abschreibungen

 

 

 

 

 

Auswirkungen auf den Stellenplan

 

nein

x

wenn ja,

Beantragte Stellenerweiterung: 2,0 (im HH 2019 bereits berücksichtigt)

Vorgesehener Stellenabbau:

Beteiligung Personalrat

x

nein

 

ja,

 

 

 

Beschreibung des Abwägungsprozesses:

 

-          Entfällt -

 

Stammbaum:
VI-Ifo-06793   Internes Kontrollsystem (IKS) in der Stadtverwaltung Leipzig   10 Hauptamt   Informationsvorlage
VI-Ifo-06793-DS-01   Internes Kontrollsystem (IKS) in der Stadtverwaltung Leipzig   10 Hauptamt   Beschlussvorlage