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Vorlage - VI-DS-06587  

 
 
Betreff: Ausstattung des Amtes für Jugend, Familie und Bildung in der Messehalle 12 , überpl. Aufwendungen und Auszahlungen gem. § 78 in Anlehnung an § 79 (1) SächsGemO für das Jahr 2019
Status:öffentlich (Vorlage entschieden)Vorlage-Art:Beschlussvorlage
Einreicher:Dezernat Stadtentwicklung und Bau
Beratungsfolge:
DB OBM - Vorabstimmung
Dienstberatung des Oberbürgermeisters Bestätigung
15.04.2019    Dienstberatung des Oberbürgermeisters (09:00 bis 11.30 Uhr)      
FA Stadtentwicklung und Bau
04.06.2019    FA Stadtentwicklung und Bau      
FA Jugend, Soziales, Gesundheit und Schule Vorberatung
13.06.2019    FA Jugend, Soziales, Gesundheit und Schule      
20.06.2019    FA Jugend, Soziales, Gesundheit und Schule      
FA Finanzen Vorberatung
17.06.2019    FA Finanzen      
FA Allgemeine Verwaltung Vorberatung
25.06.2019    FA Allgemeine Verwaltung, Stadtarchiv, Blaues Kabinett, Alte Messe, Halle 12      
Ratsversammlung Beschlussfassung
26.06.2019 
Ratsversammlung vertagt     
27.06.2019 
Ratsversammlung (Fortsetzung vom 26.06.2019) ungeändert beschlossen     

Beschlussvorschlag
Sachverhalt
Finanzielle Auswirkungen
Anlagen:
Grundrisskonzept 2. OG Variante E
Grundrisskonzept 3. OG Variante E
Anlage 3_Flächenzusammenhänge_MH12

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Beschlussvorschlag:

 

  1. Die Büroausstattung für 108 APL des 1. BA der Messehalle 12 i. H. v. 378.000 € (270.000 EUR im Ergebnishaushalt und 108.000 EUR im Finanzhaushalt) wird bestätigt.

 

  1. Im Ergebnishaushalt werden 270.000 EUR im PSP-Element „Hilfen zur Erziehung §§ 27, 29“ (1.100.36.3.3.01), wo die zentralen Ausstattungsaufwendungen für das Fachamt geplant sind, bereitgestellt.

 

Dazu werden überplanmäßige Aufwendungen nach § 79 (1) i.H. von 257.100 € im o.g. PSP-Element im Haushaltsjahr 2019 bestätigt.

Die Deckung erfolgt i. H. v. 257.100 EUR aus der Kostenstelle "unterjährige Finanzierung formale Deckung im Ergebnishaushalt“ (1098620000).

In diesem Zusammenhang werden in gleicher Höhe Ansätze im Finanzhaushalt im Bereich "BGA Ausstattung" der Fachamtsbereiche (Untersetzung siehe Anlage 1) gesperrt.

 

  1. Im Finanzhaushalt werden 108.000 EUR im PSP-Element "BGA Ausst." (7.0000979.710.020.019) bereitgestellt.

Zusammenfassung:

Anlass der Vorlage:

Rechtliche Vorschriften   Stadtratsbeschluss   Verwaltungshandeln

Sonstiges:

Aufgrund der Höhe der üpl. Aufwendungen ist für die Büromöbelausstattung für das Amt für Jugend, Familie und Bildung in seinem neuen Domizil, der Halle 12 auf dem Gelände der Alten Messe, ein Beschluss des Verwaltungsausschusses bzw. der Ratsversammlung erforderlich, da der Verwaltungs-ausschuss nicht mehr erreichbar ist.

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Beantragung der Kosten für die Ausstattung des 1. BA Messehalle 12 für das Amt für Jugend, Familie und Bildung

Inhaltsverzeichnis

1. Nichtöffentlichkeits-  und Eilbedürftigkeitsbegründung...............................3

2. Sachverhalt................................................................3

2.1. Anlass.................................................................3

2.2. Strategisches Ziel.......................................................4

2.3. Operative Umsetzung....................................................4

2.4 Verwaltungsinterne Beteiligte..............................................5

2.5 Realisierungs-/Zeithorizont................................................5

3. Finanzielle Auswirkungen.....................................................5

4. Auswirkungen auf den Stellenplan..............................................6

5. Bürgerbeteiligung...........................................................6

6. Besonderheiten der Vorlage...................................................6

7. Folgen bei Nichtabschluss....................................................6

1.   Nichtöffentlichkeits-  und Eilbedürftigkeitsbegründung

Auf Grund des Umfangs der benötigten Ausstattung und der damit verbundenen Einhaltung

der Lieferfristen ist eine Beschlussfassung der Vorlage vor der Sommerpause zwingend

erforderlich.

 

Eine Bestätigung durch den Verwaltungsausschuss ist durch die kurze Terminschiene nicht

mehr möglich gewesen, weshalb die Vorlage durch die Ratsversammlung beschlossen

werden soll.

2.     Sachverhalt

2.1.            Anlass

Die Unterbringung des Amtes für Jugend, Familie und Bildung in der Halle 12 ist vom Stadtrat beschlossen und fügt sich in das Gesamtkonzept zur Verwaltungsunterbringung ein.

 

Im einzelnen wurde mit Stadtratsbeschluss VI-DS-03786-NF-04 der Mietvertrag für die Unterbringung der ersten 100 Arbeitsplätze (APL), die zwischenzeitlich auf 108 APL konkretisiert werden konnten, des Amtes für Jugend, Familie und Bildung (AfJFB) am Standort Messehalle 12, Alte Messe, bestätigt.

 

Mit Einzug der ersten 108 APL des Fachamtes im IV. Quartal 2019 am neuen Verwaltungsstandort sollen mit dieser Vorlage nunmehr die Kosten für die Büroausstattung des Fachamtes beantragt werden.

 

2.2.            Strategisches Ziel

Mit der Möbelbeschaffung soll die Arbeitsfähigkeit der Mitarbeiter am neuen Verwaltungsstandort sichergestellt werden.

2.3.            Operative Umsetzung

Die Verwaltungsbereiche des Amtes für Jugend, Familie und Bildung sind gegenwärtig noch auf drei Standorte in Leipzig verteilt. In der o.g. Ratsvorlage wurde dargestellt, dass mehrere Bereiche des Amtes mit dem Umzug räumlich zusammengeführt werden sollen.

 

Neben dem Hauptstandort Naumburger Straße 26 sind auch die Standorte Georg-Schumann-Straße 357 (Rathaus Wahren) und die Kiewer Straße 1-3 (Ratzelbogen) betroffen. Zurzeit verteilt sich das Leistungsangebot des AfJFB für Bürgerinnen und Bürger auf verschiedene Standorte und erschwert somit die Steuerungsfähigkeit des Amtes und steht auch der Entwicklung einer gemeinsamen Amtskultur entgegen.

 

Daneben genügen die genannten Objekte nicht den Anforderungen an modernen Arbeitswelten und einer kundenorientierten, kinder- wie familienfreundlichen Verwaltung, bspw. im Hinblick auf Wartebereiche und Orientierung.

 

Die Zusammenführung der Verwaltungsbereiche des AfJFB erfolgt entsprechend der Bauabschnitte in 2 Schritten. Der erste Bauabschnitt (BA) - geplante Fertigstellung Mitte 2019 - umfasst ca. 3.100 m² Büromietfläche für die Unterbringung von 108 APL. In der Anlage 3 werden die Flächenzusammenhänge (m²/APL) auf Grundlage der DIN 277-1:2016-01 am Beispiel des 1. BA MH 12 in einer Übersicht dargestellt. Die Grafik veranschaulicht, dass je Arbeitsplatz ca. 10 m² reine Bürofläche zur Verfügung gestellt werden. Die bereits jetzt vorhandenen Flächendefizite können erst mit Fertigstellung des 2. BA ausgeglichen werden. Im zweiten BA (Fertigstellung 2021) wird eine Büromietfläche von ca. 10.400 m² angemietet, in der weitere ca. 350 APL untergebracht werden sollen.

 

Im Zusammenhang mit der Innutzungnahme des 1. Bauabschnitts Messehalle 12 sind folgende Umzüge geplant:

 

OE

Anzahl MA[1]

aktueller Standort

Anmerkung

AL-Bereich

2

Naumburger Str. 26

Spiegelarbeitsplätze AL + Führungsunterstützung

AL-Bereich

1

Stadthaus

 

51.1

1

Rathaus Wahren

 

51.2

3

Naumburger Str. 26

 

51.21

20

Kiewer Str. 1-3

 

51.25

18

Naumburger Str. 26

 

51.3

6

Naumburger Str. 26

 

51.30

4

Naumburger Str. 26

 

51.31

12

Naumburger Str. 26

 

51.7

2

Rathaus Wahren

 

51.70

13

Rathaus Wahren

 

51.72

11

Rathaus Wahren

 

51.73

9

Rathaus Wahren

 

Flex-AP

6

alle

Kompensationsstellen, Studenten, Praktikanten, MA nachgeordneter Einrichtungen/anderer Ämter

 

108

 

 

 

Die Auswahl der o. g. Abteilungen und Sachgebiete für den 1. Bauabschnitt erfolgte unter folgenden Gesichtspunkten:

 

  1. Optimale Ausnutzung des Platzes bei gleichzeitig logischer Zusammensetzung der 108 Arbeitsplätze
  2. Erhalt der Steuerungsfähigkeit des Amtes (Querschnittsbereiche wie Haushalt und innere Verwaltung verbleiben bis zur Fertigstellung des 2. Bauabschnitts am Hauptstandort Naumburger Straße)
  3. Keine Einsteuerung sehr publikumswirksamer Bereiche, da die Frage von Wartebereichen und der Steuerung von Bürgerbewegungen im Amt innerhalb eines Gesamtkonzeptes für den 2. Bauabschnitt zu klären ist

 

Ausstattung des Verwaltungsunterbringungsobjektes (VwU-Objekt) Messehalle 12, Alte Messe

 

Der Umzug der ersten 108 Mitarbeiter des AfJFB bedingt die Beschaffung entsprechender Möblierung und Ausstattung. Die Möbel in den durch das AfJFB aktuell genutzten VwU-Objekten sind zum großen Teil älter als 20 Jahre, damit entsprechend verschlissen und zudem nicht mehr zeitgemäß. Bis auf wenige Ausnahmen existieren keine höhenverstellbaren Schreibtische. Im Sinne der Gesunderhaltung der Mitarbeiter ist diesem Missstand im Zuge einer vollumfänglichen Möblierung Rechnung zu tragen.

 

Daneben bietet der Erstbezug eines Verwaltungsobjektes die Chance, moderne Arbeitsraumkonzepte umzusetzen. Unter den Fragestellungen wie den veränderten Ansprüchen der Bürger und Beschäftigten an eine moderne Verwaltung bzw. an einen zeitgemäßen Arbeitsplatz Rechnung getragen werden kann und was es braucht, um mit innenarchitektonischen und gestalterischen Mitteln eine moderne, transparente, kommunikative und effiziente Verwaltung zu unterstützen, sollen – eingebunden im Rahmen des MoVe – moderne Arbeitswelten realisiert werden. Dies bedingt ein Raum- und Ausstattungskonzept, welches von klassischen Bürowelten abweicht.

 

Dieser breite Einstieg in die praktische Umsetzung moderner Arbeitswelten kann gleichzeitig als Modellprojekt für zukünftige Unterbringung in der gesamten Stadtverwaltung gelten. Im Sinne eines Erprobungsfeldes bedarf es daher einer Offenheit der gesamten Verwaltung, nicht nur der Mitarbeiter/-innen des AfJFB, sondern aller prozessbegleitender Bereiche.

 

Mit Zunahme der Digitalisierung in der Verwaltung werden durch das Fachamt bereits jetzt nur die Akten am Arbeitsplatz vorgehalten, die unmittelbar benötigt werden. Diese Verfahrensweise soll auch am neuen Standort fortgeführt werden.

2.4  Verwaltungsinterne Beteiligte

Neben dem Fachamt sind in dem Beteiligungsprozess das Dezernat I mit dem Hauptamt, das Dezernat II und das Dezernat VI mit dem Amt für Gebäudemanagement einbezogen.

2.5  Realisierungs-/Zeithorizont

 

Nach der Beschlussfassung am 26.06.2019 im Stadtrat soll die Büroausstattung für das Amt, dessen Umzug im IV. Quartal vorgesehen ist, noch in diesem Jahr beschafft werden.

3. Finanzielle Auswirkungen

Für die Büroausstattung für 108 APL des 1. BA der Messehalle 12 sind Aufwendungen und Auszahlungen i. H. v. 378.000 € (270.000 EUR im Ergebnishaushalt und 108.000 EUR im Finanzhaushalt) notwendig.

 

PSP-Element

Bezeichnung

Sachkonto

Plan 2019

1.100.36.3.3.01

Hilfen zur Erziehung §§ 27, 29 (zentrale Ausstattungsansätze des Fachamtes)

42531000

270.000 EUR

7.0000979.710.020.019

BGA Ausst. HZE

78327400

108.000 EUR

Summe

 

 

378.000 EUR

 

Im Ergebnishaushalt können dazu 12.900 EUR im PSP-Element „Hilfen zur Erziehung §§ 27, 29“ (1.100.36.3.3.01), wo die zentralen Ausstattungsaufwendungen für das Fachamt geplant sind, bereitgestellt werden.

 

Weitere überplanmäßige Aufwendungen nach § 79 (1) i.H. von 257.100 € müssen im o.g. PSP-Element im Haushaltsjahr 2019 bestätigt und zusätzlich bereitgestellt werden.

 

Die Deckung erfolgt i. H. v. 257.100 EUR aus der Kostenstelle "unterjährige Finanzierung formale Deckung im Ergebnishaushalt“ (1098620000).

 

In diesem Zusammenhang werden in gleicher Höhe Ansätze im Finanzhaushalt im Bereich "BGA Ausstattung" der Fachamtsbereiche (Untersetzung siehe Anlage 4) gesperrt. 

 

PSP-Element

Bezeichnung

Sachkonto

Plan 2019

1098620000

unterjährige Finanzierung formale Deckung im Ergebnishaushalt“

42531000

257.100 EUR

1.100.36.3.3.01

Hilfen zur Erziehung §§ 27,29

42531000

12.900 EUR

Summe

 

 

270.000 EUR

4.   Auswirkungen auf den Stellenplan

Es gibt keine Auswirkung auf den Stellenplan.

5.   Bürgerbeteiligung

Eine Bürgerbeteiligung ist nicht erforderlich.

6.   Besonderheiten der Vorlage

Besonderheiten sind nicht vorhanden.

7.   Folgen bei Nichtabschluss

Bei Nichtbeschluss kann das Fachamt nicht mit Möbeln ausgestattet werden. In der Folge kann ohne Ausstattung der Büros der Umzug und damit das Gesamtkonzept zur Zentralisierung des AfJFB nicht umgesetzt werden. Zugleich ist mittelfristig die Arbeitsfähigkeit des Amtes gefährdet.

 

Anlagen:

Anlage 1: Grundrisskonzept 2. OG Variante E

Anlage 2: Grundrisskonzept 3. OG Variante E

Anlage 3: Flächenzusammenhänge_MH12

Anlage 4: Untersetzung der Sperrung im Finanzhaushalt   


[1] beinhaltet Azubi-Arbeitsplätze, die auch aktuell vorgehalten werden

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

 

Finanzielle Auswirkungen

 

 

nein

x

wenn ja,

Kostengünstigere Alternativen geprüft

 

nein

 

ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung

Folgen bei Ablehnung

 

nein

 

ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)?

 

nein

 

ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

 

 

Im Haushalt wirksam

von

bis

Höhe in EUR

wo veranschlagt

Ergebnishaushalt

Erträge

 

 

 

 

 

Aufwendungen

2019

2019

270.000

1.100.36.3.3.01

Finanzhaushalt

Einzahlungen

 

 

 

 

 

Auszahlungen

2019

2019

108.000

7.0000.979.710.020.019

Entstehen Folgekosten oder Einsparungen?

x

nein

 

wenn ja,

 

Folgekosten Einsparungen wirksam

von

bis

Höhe in EUR (jährlich)

wo veranschlagt

Zu Lasten anderer OE

Ergeb. HH Erträge

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand

 

 

 

 

Nach Durchführung der Maßnahme zu erwarten

Ergeb. HH Erträge

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand (ohne Abschreibungen)

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand aus jährl. Abschreibungen

 

 

 

 

 

Auswirkungen auf den Stellenplan

x

nein

 

wenn ja,

Beantragte Stellenerweiterung:

Vorgesehener Stellenabbau:

Beteiligung Personalrat

x

nein

 

ja,

 

Beschreibung des Abwägungsprozesses: