Ratsinformationssystem

Vorlage - VI-A-03534  

 
 
Betreff: Einführung eines internen Kontrollsystems (IKS) in der Leipziger Stadtverwaltung
Status:öffentlich (Vorlage freigegeben)Vorlage-Art:Antrag
Einreicher:Mitglieder des FA Finanzen, Mitglieder des Rechnungsprüfungsausschusses
Ziele:1. nicht relevant
Beratungsfolge:
FA Finanzen Vorberatung
20.03.2017    Fachausschuss Finanzen      
03.04.2017    Fachausschuss Finanzen      
Ratsversammlung Verweisung in die Gremien
14.12.2016 
Ratsversammlung (offen)   
FA Allgemeine Verwaltung 1. Lesung
24.01.2017    Fachausschuss Allgemeine Verwaltung      
FA Allgemeine Verwaltung 2. Lesung
04.04.2017    Fachausschuss Allgemeine Verwaltung      
Rechnungsprüfungsausschuss Vorberatung
06.04.2017    Rechnungsprüfungsausschuss      
Ratsversammlung Beschlussfassung
12.04.2017 
Ratsversammlung ungeändert beschlossen   

Beschlussvorschlag
Sachverhalt
Anlage/n

 

 

 

Beschlussvorschlag:

 

1. Die Verwaltung entwickelt unter Federführung des Dezernates I (Allgemeine Verwaltung) ein Internes Kontrollsystem(IKS) auf Basis heute schon vorhandener Teile und Bausteine einzelner Dezernate und Ämter. Das IKS ist bis zum 30.6.2018 final aufzubauen und ab diesem Zeitpunkt in der gesamten Leipziger Stadtverwaltung bindend anzuwenden.

 

2. Über den Stand der Entwicklung und Umsetzung dieses Antrages wird während der Entwicklungs- und Aufbauphase bis zum 30.6.2018 der Stadtrat informiert. Diese Information ist dem Stadtrat halbjährlich vorzulegen.

 

3. Als Grundlage des aufzustellenden IKS sind folgende Mindestanforderungen (Prinzipien) zu beachten: Prinzip der Transparenz, Prinzip der vier Augen, Prinzip der Funktionstrennung, Prinzip der Information. Die Zusammenarbeit mit externer Fachschul- oder Hochschulkompetenz (z. Bsp. die Fachhochschule der Sächsischen Verwaltung Meißen oder der Leipziger Universität) für die Einführung ist bindend vorzunehmen.

 

4. Nach der Einführung des IKS sind die wesentlichen Erkenntnisse und Ergebnis aus der laufenden verwaltungsinternen Anwendung des Systems der Ratsversammlung einmal pro Jahr zur Kenntnis zu geben. Im Verlaufe der Entwicklung des IKS bis 30.6.2018 ist dazu ein Kriterienkatalog aus wesentlichen Erkenntnissen und Ergebnissen zu erarbeiten.

 

5. Nach endgültiger Etablierung des IKS (also ab dem 30.6.2018) erfolgt aller 2 Jahre eine Evaluierung des IKS durch die Verwaltung. Die Resultate sind dem Stadtrat zur Kenntnis zu geben.


Begründung:
 

Seit Jahren werden in der Verwaltung Pläne für die Einführung vorbereitet. Die Umsetzung

eines umfassenden „Internen Kontrollsystems (IKS)“ konnte jedoch noch nicht erreicht

werden. Es ist an der Zeit, der Verwaltung die nötige Motivation zur Einführung eines

funktionierenden IKS zu geben. Dies soll mit diesem Antrag erreicht werden.

 

Das Internes Kontrollsystem (IKS) soll aus systematisch gestalteten technischen und

organisatorischen Regeln und Kontrollen zum Einhalten u.a. von Gesetzen, Verordnungen,

Stadtratsbeschlüssen und Dienstanweisungen zur Abwehr von Schäden an der Kommune

bestehen. Als geeignete Maßnahmen kommen sowohl prozessunabhängig, retrospektive

Kontrollen, als auch prozessabhängig präventive Regeln in Betracht.

 

Ziel eines solchen IKS ist die möglichst umfassende Eliminierung von Fehlerquellen in

kritischen Abläufen. Es geht darum, dass Fehlerquellen identifiziert und anschließend

geeignete Maßnahmen eingesetzt werden, um die Eintrittswahrscheinlichkeit von Fehlern

zu reduzieren. Anders ausgedrückt werden damit Fehler in den Strukturen und im Handeln

der Verwaltung schneller aufzudecken, um mit der Umsetzung entsprechenden, zügigen

angeordneter Maßnahmen u.a. finanzielle Nachteile für die Stadt zu minimieren.

 

Durch diesen Antrag wollen die Einreicher auch erreichen, dass die Kontrollaufgabe des

Stadtrates gegenüber der städtischen Verwaltung besser wahrgenommen werden kann.
 


Anlagen:
 

keine