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Vorlage - VII-DS-00022-NF-01  

 
 
Betreff: Beauftragung eines Projekt- und Finanzmanagements für das EU-Projekt EfficienCE
Status:öffentlich (Vorlage entschieden)Vorlage-Art:Beschlussvorlage
Einreicher:Dezernat Wirtschaft, Arbeit und Digitales
Beratungsfolge:
Ratsversammlung Beschlussfassung
07.11.2019 
Fortsetzung der Ratsversammlung vom 30.10.2019 vertagt   
19.11.2019 
Ratsversammlung ungeändert beschlossen   

Beschlussvorschlag
Finanzielle Auswirkungen
Sachverhalt
Anlagen:
Anlage 1 Leistungsbeschreibung

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Beschlussvorschlag:

 

  1. Der Oberbürgermeister wird beauftragt, das Projekt- und Finanzmanagement sowie die Bearbeitung zwei inhaltlicher Arbeitsbausteine für das EU-Projekt EfficienCE an einen externen Dienstleister zu vergeben.

 

  1. Die Kosten der Beauftragung für den voraussichtlichen Leistungszeitraum 11/2019 – 06/2022 werden auf 156.187,50 EUR beziffert. Die Deckung erfolgt aus dem Budget 82_571_ZW - Referat Digitale Stadt, Innenauftrag „EfficienCE“ (108257100003). Die Gegenfinanzierung der Aufwendungen erfolgt aus dem Förderbudget des Projektes EfficienCE wie in der Vorlage zur Umsetzung des Projektes EfficienCE (VI-DS-06922) dargestellt. Die erforderlichen Eigenanteile i.H.v. 31.237,50 EUR werden durch Eigenleistungen in weiteren Arbeitspaketen des Projektes EfficienCE durch Bestandspersonal des Referates Digitale Stadt und des Amtes für Geoinformation und Bodenordnung erbracht. Das Förderbudget der EU beinhaltet die Auftragssumme vollumfänglich.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Räumlicher Bezug:

gesamtstädtisch

 

Zusammenfassung:

 

Anlass der Vorlage:

 

Rechtliche Vorschriften   Stadtratsbeschluss   Verwaltungshandeln

Sonstiges:

 

Zur Unterstützung der Stadt Leipzig beim Projekt- und Finanzmanagements als Lead Partner des EU-Projektes EfficienCE (VI-DS-06922) sowie der Erstellung inhaltlicher Arbeitsbausteine ist eine externe Beauftragung für die Projektlaufzeit (11/2019 bis voraussichtlich 06/2022) vorgesehen. Die erforderlichen Finanzmittel i.H.v. 156.187,50 EUR sind im Förderbudget eingeplant und werden zu 80% refinanziert. Der Eigenanteil i.H.v. 20% wird durch Personalleistungen finanziert.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Finanzielle Auswirkungen

 

Finanzielle Auswirkungen

 

nein

x

wenn ja,

Kostengünstigere Alternativen geprüft

 

nein

x

ja, Ergebnis siehe Anlage zur Begründung

Folgen bei Ablehnung

 

nein

x

ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

Handelt es sich um eine Investition (damit aktivierungspflichtig)?

x

nein

 

ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

 

 

Im Haushalt wirksam

von

bis

Höhe in EUR

wo veranschlagt

Ergebnishaushalt

Erträge

2019

 

0

2019 – 2020 Planansatz PSP-Element 1.100.51.1.1.08, Innenauftrag 106400000960, Sachkonto 3148 9000

-----------------------------

2021 – 2022 Planansatz PSP-Element 1.100.57.1.0.06

Innenauftrag 108257100003

Sachkonto 3148 9000

 

 

2020

 

33.857,88

 

 

 

 

 

 

 

2021

 

 

 

 

 

 

38.691,66

 

 

2022

 

52.400,46

 

Aufwendungen

2019

 

28.625,45

2019 – 2020 Planansatz PSP-Element 1.100.51.1.1.08, Innenauftrag 106400000960, Sachkonto 42711 200

-----------------------------

 

2021 – 2022 Planansatz PSP-Element 1.100.57.1.0.06, Innenauftrag 108257100003

Sachkonto 42711 200

 

 

2020

 

48.837,60

 

 

 

 

 

 

 

 

2021

 

 

 

 

 

 

 

46.945,50

 

 

2022

 

31.778,95

Finanzhaushalt

Einzahlungen

 

 

 

 

 

Auszahlungen

 

 

 

 

Entstehen Folgekosten oder Einsparungen?

x

nein

 

wenn ja,

 

Folgekosten Einsparungen wirksam

von

bis

Höhe in EUR (jährlich)

wo veranschlagt

Zu Lasten anderer OE

Ergeb. HH Erträge

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand

 

 

 

 

Nach Durchführung der Maßnahme zu erwarten

Ergeb. HH Erträge

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand (ohne Abschreibungen)

 

 

 

 

 

Ergeb. HH Aufwand aus jährl. Abschreibungen

 

 

 

 

 

Steuerrechtliche Prüfung

 

nein

 

wenn, ja

Unternehmerische Tätigkeit i.S.d. §§ 2 Abs. 1 und 2B UStG

 

nein

x

ja, Erläuterung siehe Punkt 4 des Sachverhalts

Umsatzsteuerpflicht der Leistung

 

nein

x

ja, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

Bei Verträgen: Umsatzsteuerklausel aufgenommen

 

ja

 

Nein, Erläuterung siehe Anlage zur Begründung

 

Auswirkungen auf den Stellenplan

 

Ja

x

Nein

Beantragte Stellenerweiterung:

   Vorgesehener Stellenabbau:


 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

 

Hintergrund zum Beschlussvorschlag:

Welche strategischen Ziele werden mit der Maßnahme unterstützt?

 

 

2030 - Leipzig wächst nachhaltig!

Ziele und Handlungsschwerpunkte

 

Leipzig setzt auf Lebensqualität:

Balance zwischen Verdichtung und Freiraum

Qualität im öffentlichen Raum und in der Baukultur

X Nachhaltige Mobilität

Vorsorgende Klima- und Energiestrategie

Erhalt und Verbesserung der Umweltqualität

Quartiersnahe Kultur-, Sport- und Freiraum­angebote

 

Akteure:

rgerstadt

Region

Stadtrat

Kommunalwirtschaft

Verwaltung

Leipzig besteht im Wettbewerb:

Positive Rahmen­bedingungen für qualifizierte Arbeitsplätze

Attraktives Umfeld für Innovation, Gründer und Fachkräfte

Vielfältige und stabile Wirtschaftskultur

Leistungsfähige technische Infrastruktur

Vernetzung von Bildung, Forschung und Wirtschaft

 

Leipzig schafft soziale Stabilität:

Chancengerechtigkeit in der inklusiven Stadt

Gemeinschaftliche Quartiersentwicklung

Bezahlbares Wohnen

Zukunftsorientierte Kita- und Schul­angebote

Lebenslanges Lernen

Sichere Stadt

 

 

Leipzig stärkt seine Internationalität:

Weltoffene Stadt

Vielfältige, lebendige Kultur- und Sport­landschaft

Interdisziplinäre Wissenschaft und excellente Forschung

Attraktiver Tagungs- und Tourismusstandort

Imageprägende Großveranstaltungen

Globales Denken, lokal verantwortliches Handeln

 

Sonstige Ziele:

trifft nicht zu

 

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Beschreibung des Abwägungsprozesses:

 

Kein Abwägungsprozess notwendig.


 

I. Eilbedürftigkeitsbegründung

nicht eilbedürftig

 

II. Begründung Nichtöffentlichkeit

 

Aufgrund der berechtigten Interessen Einzelner ist die Benennung des zu Bezuschlagenden Teil einer nichtöffentlichen Anlage.

 

III.  Strategische Ziele

 

Die zu beauftragende Leistung unterstützt die Stadt Leipzig als Lead Partner in der Umsetzung des EU-Projektes EfficienCE (VI-DS-06922). Ziel der Teilnahme der Stadt Leipzig am EfficienCE-Projekt gemeinsam mit den Leipziger Verkehrsbetrieben ist die Schaffung der Grundlage für künftige Abstimmungsprozesse bei der Planung öffentlicher Verkehrsinfrastruktur in Leipzig – die urbane Datenplattform. Damit wird auf die gestiegenen Anforderungen einer wachsenden Stadt im Bereich Infrastrukturplanung reagiert. Zentral dabei ist die Zusammenführung bestehender Datensätze der Stadtverwaltung und Beteiligungsunternehmen, welche eine effizientere, intelligentere Infrastrukturplanung ermöglicht.

 

Grundlage dafür ist der Aufbau einer urbanen Datenplattform (auf Basis der bestehenden Geodateninfrastruktur GDI-L) zum verbesserten Datenaustausch zwischen Fachämtern und Beteiligungsunternehmen für Planungen, Prognosen und Szenarien sowie weitere zukünftige Digitalisierungsprojekte.

 

Somit unterstützt das Projekt EfficienCE das Teilziel „Nachhaltige Mobilität“, gleichzeitig stärkt die Stadt Leipzig als Projektpartner in einem internationalen Förderprojekt ihre Internationalität.

 

IV. Sachverhalt

1. Anlass

Die Stadt Leipzig hat am 23.01.2019 den Zuschlag für die Durchführung des transnationalen Austauschprojektes „EfficienCE – Energy Efficiency for Public Transport Infrastructure in Central Europe“ im EU-Förderprogramm Interreg Central Europe erhalten. Die Stadt Leipzig, vertreten durch das Referat Digitale Stadt, koordiniert das Gesamtprojekt als Leadpartner in einem Konsortium bestehend aus 12 Partnern aus Mittel- und Südeuropa.

Projektpartner:

 

-          Leipziger Verkehrsbetriebe, DE

-          Wiener Linien GmbH und Co KG, AT

-          Budapester Verkehrsbetriebe, HU

-          Trolleybus Verkehrsbetriebe Gdynia, PL

-          Technische Universität Danzig, PL

-          Stadt Maribor, SI

-          Universität Maribor, SI

-          Pilsener Verkehrsbetriebe, CZ

-          Stadt Bergamo, IT

-          Redmint Social Enterprises, IT

-          Mobilissimus, HU

Das Partnerkonsortium erarbeitet Strategien zur Reduzierung von CO2-Emmissionen, indem neue Lösungen im Bereich erneuerbarer Energie im öffentlichen Personennahverkehr eingesetzt und getestet werden. Ziel des EfficienCE-Projektes ist die Erhöhung des Anteils erneuerbarer Energielösungen im öffentlichen Personennahverkehr in Mitteleuropa. Die Übertragbarkeit der Lösungen der einzelnen Städte auf andere Städte wird im Projekt mithilfe von gemeinsamen Dokumenten (z.B. Handbücher) und Online-Veröffentlichungen sichergestellt.

 

2. Beschreibung der Maßnahme

 

Zur Unterstützung des Referates Digitale Stadt bei seiner Funktion als Lead Partner insbesondere beim Projekt- und Finanzmanagement sowie der Erarbeitung und Koordinierung inhaltlicher Arbeitsbausteine des EfficienCE-Projektes ist die Beauftragung eines externen Dienstleisters geplant. Bei der zu beauftragenden Leistung handelt es sich um eine klassische Beauftragung von Sachverständigen und Beratungsleistungen gemäß DA 16/2018 Pkt. 3.5.3.

Gemäß dieser Dienstanweisung ist ab einem kalkulierten Auftragswert i.H.v. 50 T EUR brutto die Zustimmung der Ratsversammlung einzuholen.

 

Der Leadpartner ist das Bindeglied zwischen Europäischer Kommission und den Projektpartnern. Er fungiert als Drehscheibe, Mittler und Koordinator. Aus dieser Aufgabe heraus ergibt sich ein Arbeits- und Koordinationsaufwand, den die Stadt Leipzig durch vorhandenes Personal nicht decken kann. Eine Abstimmung mit dem Hauptamt gemäß DA 16/2018 zur Organisationsberatung hat ergeben, dass diese Leistung nicht durch das Hauptamt übernommen werden kann.

 

Mithin sind folgende Arbeitsbausteine Bestandteil der ausgeschriebenen Leistung:

 

Arbeitspaket 1: Projekt- und Finanzmanagement

Das Arbeitspaket Management dient der Sicherstellung einer einwandfreien und vorschriftsmäßigen finanztechnischen und administrativen Abwicklung des transnationalen Gesamtprojekts.

 

Arbeitspaket 2: Erstellung von Strategien und Veröffentlichungen (Inhaltlicher Arbeitsbaustein)

Auf Grundlage der im Projekt erarbeiteten Ergebnisse der einzelnen Projektpartner soll ein Handbuch (Transnational Guide) basierend auf den im EfficienCE-Projekt umgesetzten Pilotmaßnahmen mit Empfehlungen zu Maßnahmen zur Verbesserung der Energieeffizienz im öffentlichen Nahverkehr erarbeitet werden.

 

Arbeitspaket 3: Studie inkl. webbasierte Darstellung (inhaltlicher Arbeitsbaustein)

Die Recherche, Analyse und Aufbereitung vorhandener Maßnahmen und Instrumente für energieeffiziente ÖPNV-Infrastruktur in europäischen Städten außerhalb des Projektkonsortiums ist ebenfalls Bestandteil des Auftrags. Diese sollen zusammen mit den im Rahmen des EfficienCE-Projektes erarbeiteten Beispielen in einer Projektdatenbank (=Tool Repository) zusammengeführt und online zur Verfügung gestellt werden.

 

Die Arbeitsbausteine 2 und 3 sind Pflichtaufgaben im Rahmen des von der EU bewilligten Projektes und stehen in engem inhaltlichen Zusammenhang mit den im Rahmen des Projektmanagements beauftragten Leistungen, so dass aus Kostengründen eine gemeinsame Beauftragung beschlossen wurde.

 

Zur Beauftragung der Leistung wurde im Juni 2019 eine unverbindliche Marktrecherche durchgeführt. Anschließend wurden fünf als geeignet erachtete Unternehmen am 25.06.2019 per Email zur Angebotsabgabe bis 12.07.2019 aufgefordert. Zwei der angefragten Unternehmen reichten fristgerecht ihre Angebote ein, drei Unternehmen sagten ihre Teilnahme aufgrund von Kapazitätsengpässen ab. Die Angebote wurden anhand eines Kriterienkatalogs durch eine Jury bewertet.

 

Die Entscheidung fiel auf den Bieter mit dem qualitativ hochwertigsten Angebot.

 

Das Vergabeverfahren sowie Vergabeentscheidung wurden durch das Rechnungsprüfungsamt der Stadt Leipzig bestätigt.

 

 

3. Realisierungs- / Zeithorizont

 

Beginn des EU-Projektes EfficienCE war der 01.04.2019. Die Beauftragung soll spätestens ab 11/2019 bis zum Abschluss des EfficienCE-Projektes (voraussichtlich einschl. 06/2022) mit Genehmigung des Schlussberichtes gegenüber dem Fördermittelgeber erfolgen.

 

4. Finanzielle Auswirkungen

 

Im Rahmen des EfficienCE-Projektes erhält die Stadt Leipzig Fördergelder u.a. für Personalkosten sowie für die Wahrnehmung der Rolle als Lead Partner.

 

Die dafür bei der Stadt Leipzig anfallenden Gesamtkosten für das Projekt EfficienCE betragen 664.832,31 €, wovon 531.865,85 € im Rahmen des Projektes (Förderquote 80 %) bereitgestellt werden. Der erforderliche städtische Eigenanteil beträgt 132.966,46 € (20 % der Gesamtkosten).

 

Die Fördergelder werden gem. der in der Vorlage zur Umsetzung des EU-Projektes EfficienCE (VI-DS-06922) dargelegten Zeitplans vereinnahmt. Ausgaben sind zunächst als Vorschuss zu leisten und werden im Rahmen einer halbjährlichen Abrechnung beim Fördermittelgeber zu 80% rückerstattet. Die Deckung des Eigenanteils i.H.v. 20 % wird während der gesamten Projektlaufzeit ausschließlich durch Personalleistungen im Referat Digitale Stadt und dem Amt für Geoinformation und Bodenordnung abgedeckt.

 

Vom Projektbudget der Stadt Leipzig stehen zweckgebunden max. 160.000 € zur Beauftragung externer Dienstleister für das internationale Projekt- und Finanzmanagement sowie die Erarbeitung der beiden inhaltlichen Arbeitsbausteine zur Verfügung.

 

Der Preis des Bieters mit dem qualitativ hochwertigsten Angebot beläuft sich auf 156.187,50 € brutto. Davon werden 124.950,00 € durch den Fördermittelgeber refinanziert.

 

Aufwendungen und Erträge für das Projekt- und Finanzmanagement stellen sich über die Projektlaufzeit wie folgt dar:

 

Jahr

Aufwendungen in EUR

Erträge in EUR

2019

28.625,45

0

2020

48.837,60

33.857,88

2021

46.945,50

38.691,66

2022

31.778,95

52.400,46

Gesamt

156.187,50

124.950,00

Tabelle 1: Gesamtübersicht Aufwendungen und Erträge

 

Die Planung der Hauhaltsansätze erfolgte im Amt für Wohnungsbau und Stadterneuerung. Die Ansätze wurden im AWS gesperrt. Die Bewirtschaftung der Mittel erfolgt durch das Referat Digitale Stadt (vgl. VI-DS-06922).

 

5. Auswirkungen auf den Stellenplan

 

Keine Auswirkungen auf den Stellenplan.

 

 

 

6. Bürgerbeteiligung

 

bereits erfolgt    geplant    x nicht nötig

 

 

7. Besonderheiten

 

 

8. Folgen bei Nichtbeschluss

 

Bei Nichtbeschluss kann die Stadt Leipzig die geplanten Leistungen nicht beauftragen. Die erforderlichen Aufgaben als Lead Partner des Projektes EfficienCE sowie die Umsetzung der Arbeitspakete 2 und 3 müssten durch die Stadt Leipzig selbst erbracht werden. Hierfür stehen keine Personalkapazitäten zur Verfügung. Die im Rahmen des Projektes beim Fördermittelgeber beantragten Mittel zur externen Vergabe des Projekt- und Finanzmanagement sowie zur Bearbeitung der Arbeitspakete 2 und 3 i.H.v. max. 160.000 € könnten nicht in Personalmittel umgewandelt werden und würden somit verfallen.

 

Anlagen:

1 Leistungsbeschreibung

2 nicht öffentlicher Teil

 

 

 

 

 

Anlagen:  
  Nr. Name    
Anlage 1 1 Anlage 1 Leistungsbeschreibung (307 KB)